Northwell Health nutzt Oracle Cloud HCM und KI-Funktionen, um seine Mitarbeiter zu unterstützen

New Yorks größter Gesundheitsdienstleister versorgt jährlich mehr als zwei Millionen Patienten in seinem Netzwerk aus 900 Einrichtungen. Über 85.000 Mitarbeiter verfolgen ein gemeinsames Ziel: den Standard der Gesundheitsversorgung für alle zu erhöhen.

Als größter privater Arbeitgeber des Bundesstaates implementierte Northwell Health Oracle Fusion Cloud HCM, um eine einheitliche Umgebung zu schaffen, die den sich wandelnden Anforderungen der Belegschaft gerecht wird. Zuvor nutzte Northwell Oracle PeopleSoft für HR, Gehaltsabrechnung, Benefits und Vergütung sowie Taleo für Recruiting und Performance Management. Das Gesundheitssystem erkannte die Notwendigkeit, HR zu modernisieren, um seine Mitarbeiter besser zu unterstützen. Ziel war es, nicht nur den aktuellen Employee Lifecycle zu verbessern, sondern auch eine Zukunft mit mehr Automatisierung und optimierten Benutzererfahrungen zu gestalten.

Nach der Bewertung mehrerer führender Anbieter entschied sich Northwell Health für Oracle Fusion Cloud Human Capital Management (HCM), da die Lösung alle HR-Prozesse im gesamten Unternehmen miteinander verbindet.

Die vollständig integrierte Suite von Oracle Cloud HCM ersetzt Altsysteme und bietet eine zentrale Plattform für alle HR-Daten und -Ressourcen. Damit kann das Gesundheitssystem HR-Funktionen standardisieren – unterstützt durch Module wie Oracle Payroll, Oracle Talent Management und Oracle Recruitment.

Zudem kann Northwell Health die KI-gestützten Funktionen des Oracle Digital Assistant nutzen, um HR-bezogene Anfragen innerhalb von Sekunden und zu einem für die Mitarbeiter passenden Zeitpunkt zu beantworten. Die lockere, dialogorientierte Sprache des Chatbots sorgt für eine menschlichere Ansprache. Darüber hinaus stärkt der Oracle HR Help Desk gemeinsam mit der Oracle ME Employee Experience Platform die Erfahrung der Teammitglieder.

Zudem suchte Northwell nach einer messbaren Möglichkeit, Schulungen bereitzustellen, die auf die jeweilige Rolle zugeschnitten sind – egal, ob jemand Poweruser ist oder die Software nur selten nutzt. Außerdem wollte das Unternehmen den Fortschritt bei Schulungen und der Softwareeinführung nachverfolgen. Mit Oracle Guided Learning wurde eine Lösung implementiert, die die Akzeptanz von Fusion Cloud HCM beschleunigt und kontinuierliche Interaktion ermöglicht. Das Tool bietet Schulungen direkt im Anwendungskontext und sorgt so für ein nahtloses, einheitliches Erlebnis.

„Als wir Guided Learning zum ersten Mal entdeckten, wussten wir, dass es unglaublich nützlich und notwendig sein würde, um eine erfolgreiche Implementierung von Fusion HCM Cloud zu gewährleisten“, sagt Jon Frascati, Senior Director des Human Resources Support Center bei Northwell.

Nach der Implementierung erhielten die Mitarbeiter von Northwell mobilen Zugriff auf wichtige HR-Transaktionen. Dadurch konnten Aufgaben wie das Aktualisieren persönlicher Daten, das Einreichen von Leistungsbeurteilungen und das Bewerben auf neue Stellen über ein einziges, intuitives Portal vereinfacht werden.

Mit Oracle Guided Learning konnten die Teammitglieder sofort mit der Nutzung der Oracle Cloud HCM-Anwendungen beginnen. Bereits sieben Monate nach der Einführung wurden 2,5 Millionen Trainingsleitfäden heruntergeladen, mit einer Teilnahmequote von 94 %. Die Anzahl der HR-Support-Tickets sank um 40 %. Die Möglichkeit, Nachrichten direkt in der Anwendung zu versenden, half Northwell, wichtige Informationen wie Go-Live-Benachrichtigungen und Änderungen an Richtlinien zu kommunizieren, was das Engagement des Teams deutlich stärkte.

Das Unternehmen setzte zudem intelligente Hinweise und Mitteilungen ein, um wichtige Informationen direkt im Arbeitsablauf bereitzustellen. Mithilfe von Analysen konnte Northwell das Verhalten der Mitarbeiter gezielt steuern – wie z. B. durch Erinnerungen an geänderte Fristen für die Freigabe der Feiertags-Gehaltsabrechnung, um nachträgliche Korrekturen zu vermeiden. Darüber hinaus wurde die Rollenzuordnung eingesetzt, um Führungskräfte und Teammitglieder in mehreren Positionen zu sensibilisieren und Fehler zu vermeiden. Ein weiterer Erfolg war die „Just-in-time“-Schulung, die genau zum richtigen Zeitpunkt Informationen zu Benefits, Gehaltsabrechnung und Talentmanagement bereitstellt.