Oracle Fusion Cloud Workforce Management

Oracle Workforce Management verbindet Planung, Zeiterfassung, Abwesenheiten, Arbeitsoptimierung sowie Gesundheit und Sicherheit in einer Workforce-Management-Lösung, damit HR- und Betriebsteams Arbeit planen und verwalten, geleistete Arbeitszeit nachverfolgen, Überstunden und Zuschläge berechnen, vergütungsrelevante Zeiten an die Gehaltsabrechnung übermitteln, die Verfügbarkeit von Mitarbeitenden und Richtlinien für Abwesenheiten verwalten sowie Gesundheits- und Sicherheitsprogramme unterstützen können, die zur Erfüllung der Geschäftsanforderungen erforderlich sind.

Oracle Workforce Management wurde für Führungskräfte im Personalwesen, im Betrieb und in der Frontline-Belegschaft entwickelt, die regelkonforme Zeiterfassung, faire und effektive Einsatzplanung sowie eine am Bedarf ausgerichtete Personalabdeckung benötigen und gleichzeitig das Gesundheits- und Sicherheitsmanagement unterstützen möchten. Sie adressiert gängige Herausforderungen wie die Prognose des Personalbedarfs, Schichtplanung, Zeiterfassung und Anwesenheitsüberwachung, Berechnungen von Überstunden und Zuschlägen, Durchsetzung von Abwesenheitsrichtlinien sowie Vorfallmeldungen in einer Vielzahl von Branchen und Mitarbeiterprofilen – einschließlich der Erfassung von Ausnahmezeiten für Angestellte sowie stundenbasierter, schichtbasierter oder bedarfsorientierter Abläufe. Die Funktionen unterstützen Unternehmen dabei, Personalkosten zu kontrollieren, die Personalabdeckung sicherzustellen, Compliance-Risiken zu reduzieren und Mitarbeitenden mehr Flexibilität und Vertrauen in ihre Mitarbeitererfahrung zu geben.

Arbeitsmuster in Core HR definieren grundlegende, wiederkehrende Arbeitstage und -zeiten für Mitarbeiter – entweder als feste Muster für konsistente Zeitpläne oder als flexible Muster, die die vertragliche Verfügbarkeit beschreiben. Workforce Scheduling unterstützt hingegen die dynamische, regelbasierte Schichtplanung für sich ändernde Geschäftsanforderungen, indem Planungsbeschränkungen wie Mindest- und Höchstarbeitszeiten, Fairness- und Wochenendregeln durchgesetzt sowie Einblicke in Bedarfsausgleich und Abdeckung bereitgestellt werden, um Unter- und Überbesetzung zu vermeiden und unnötige Überstunden zu begrenzen.

Ja—Workforce Health and Safety ist Teil der Oracle Workforce Management-Familie als eigenständiges Produkt mit Schwerpunkt auf Sicherheitsprogrammen und operativem Risikomanagement. Workforce Health and Safety unterstützt Funktionen wie Vorfall- und Gefahrenmanagement, Inspektionen, Folgeuntersuchungen, zugewiesene Korrekturmaßnahmen, Compliance-Berichterstattung und Einblicke zur Identifizierung von Ursachen. So können Unternehmen schneller auf Sicherheitsprobleme reagieren, die Verantwortlichkeit verbessern und Führungskräfte dabei unterstützen, sicherere und konformere Arbeitsumgebungen zu schaffen.

Oracle Time and Labor basiert auf HR-Zuweisungsdaten der Mitarbeitenden und kann außerdem zugehörige Daten wie Abwesenheiten, Arbeitsmuster, Einsatzplanzuordnungen für die Belegschaft, Zeitregeln und -richtlinien, Lohnarten, Zeiterfassungsmethoden sowie alle für die Zeitberichterstattung erforderlichen Zuordnungsdimensionen verwenden (z. B. Projekte, Hauptbuchkostenrechnung oder Standorte), wobei viele dieser Informationen typischerweise aus Oracle Global HR stammen und durch Konfigurationen für Personalabrechnung und Workforce Management ergänzt werden. Die Arbeitszeit selbst kann von Mitarbeitern oder Führungskräften eingegeben, über eine Web-Stempeluhr (einschließlich Geofencing, sofern konfiguriert) erfasst oder aus Zeiterfassungsgeräten von Drittanbietern importiert werden. Für Gehaltsabrechnungsintegrationen sind zugeordnete Zeitkategorien und Berechnungsergebnisse erforderlich.

Oracle Absence Management setzt Abwesenheitsrichtlinien durch, indem es Mitarbeiterdaten für die Berechtigung zusammen mit Abwesenheitsarten, Ansparplänen, Anspruchs- und Ansparregeln, Kalendern, Arbeitszeitplänen und Genehmigungsregeln verwendet, die in Oracle HCM konfiguriert sind, um Salden zu berechnen und Genehmigungen zu steuern. Es lässt sich in die Entgeltabrechnung integrieren, sodass genommene Abwesenheitszeiten und daraus resultierende Salden mit den Ergebnissen von bezahlten und unbezahlten Richtlinien übereinstimmen. So kann HR Abwesenheiten konsistenter verwalten, Führungskräften eine bessere Transparenz über die Abdeckung bieten und genauere nachgelagerte Vergütungsentscheidungen unterstützen.

Oracle Workforce Management ist mit allen Fusion-Anwendungen und HCM-Lösungen vereinheitlicht. Bei der Verwendung externer Lösungen variiert der Integrationsansatz je nachdem, welche Systeme Sie derzeit einsetzen. Oracle Workforce Management integriert sich, indem es Zeit- und Abwesenheitsergebnisse erzeugt, die nachgelagerte Systeme nutzen: Die Personalabrechnung verwendet berechnete Arbeitszeit- und Abwesenheitsergebnisse für Zahlungen und die Arbeitskostenverteilung, während Projektkostenrechnung und Hauptbuchkostenrechnung Zeit- und Abwesenheitsdaten für Zuordnung und Verfügbarkeit nutzen können, wobei Ist-Kosten in der Regel von der Personalabrechnung zurück in die Projektkostenrechnung fließen. Oracle bietet außerdem sofort einsatzbereite Konnektoren mit ausgewählten Drittanbieter-Partnern für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie flexible Integrationstools, damit Kunden ihre gewählten Anbieter integrieren und Datenflüsse an ihre Anforderungen anpassen können.

Ja—Oracle Workforce Management umfasst mehrere KI-Agenten und eine agentische App, das Workforce Operations Command Center, das diese KI-Agenten orchestriert, um gängige Personalentscheidungen zu unterstützen, etwa die Genehmigung von Abwesenheiten, das Finden von Schichtersatz, das Beheben von Zeitausnahmen und die Verwaltung von Zeitgenehmigungen. Workforce Management bietet zudem integrierte Assistenten in den Bereichen Zeitmanagement, Abwesenheitsmanagement und Personaleinsatzplanung, um Fragen zu beantworten sowie Erkenntnisse und Empfehlungen direkt im Arbeitsfluss bereitzustellen. Darüber hinaus nutzt Workforce Labor Optimization KI, um den Personalbedarf zu prognostizieren und optimierte Schichten in großem Umfang zu erstellen – unter Berücksichtigung von Qualifikationen, Verfügbarkeit und Regeln, wobei Manager die Planung prüfen und anpassen können.

Oracle Workforce Management ist standardmäßig darauf ausgelegt, Entscheidungsfindung mit menschlicher Beteiligung zu unterstützen – beispielsweise werden Zeitausnahmen und Richtlinienergebnisse an Genehmigende weitergeleitet, und Planungsergebnisse können vor der Veröffentlichung geprüft werden. Gleichzeitig können Kunden bereitgestellte agentenbasierte Experiences anpassen oder eigene agentenbasierte Apps erstellen, um bestimmte Aktionen ohne menschliche Genehmigung zu automatisieren, sofern ihre Richtlinien und Risikotoleranz dies zulassen.

Eine erfolgreiche Implementierung von Oracle Time and Labor beginnt mit präzisen Mitarbeiterdaten und klar definierten Zeitrichtlinien und Genehmigungs-Workflows, bevor die Zeiterfassung startet, sowie mit definierten Zeitkategorien, Zuordnungen von Entgeltbestandteilen der Personalabrechnung und ausgewählten Methoden oder Geräten für die Zeiterfassung. Kunden sollten außerdem Feiertagskalender und Ausnahmeregeln frühzeitig validieren, um nachgelagerte Nacharbeiten in der Entgeltabrechnung zu reduzieren.

Vor der Verwendung von Oracle Absence Management sollten Sie genaue Mitarbeiterdaten sicherstellen und Abwesenheitspläne und -arten, Berechtigungs- und Anspruchsregeln, Anspar- und Übertragungsregeln, Kalender, Interaktionen mit Arbeitszeitplänen sowie Genehmigungsprozesse konfigurieren, die auf Ihre Richtlinien und Vorschriften abgestimmt sind. Außerdem sollten Sie alle Payroll-Integrationen validieren, die zur Unterstützung der Verarbeitung bezahlter/unbezahlter Vorgänge erforderlich sind, während Sie Salden und Übertragungsergebnisse anhand realistischer Szenarien testen.

Vor der Inbetriebnahme von Oracle Workforce Scheduling sollten Sie über genaue Mitarbeiterdaten wie Jobs oder Positionen, Qualifikationen, Arbeitsmuster, Verfügbarkeiten, Feiertage und Abwesenheiten sowie über Planungsregeln und Manager-Workflows verfügen, die widerspiegeln, wie Dienstpläne erstellt, genehmigt und veröffentlicht werden. Sie sollten außerdem Planungsbeschränkungen wie Abdeckungs-, Compliance- und Ruhezeitregeln konfigurieren und alle Selfservice-Planungsoptionen für Mitarbeiter aktivieren, die Sie bereitstellen möchten.

Vor der Produktivsetzung von Oracle Workforce Labor Optimization benötigen Sie definierte Personalpläne sowie entweder importierte Geschäftsnachfragedaten zur Unterstützung der Prognose von Arbeitsaufkommen und Personalbedarf oder eine importierte, bereits berechnete Personalbedarfsprognose. Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass Workforce Scheduling mit den relevanten Einschränkungen wie Abdeckung, Compliance- und Ruhezeitregeln konfiguriert ist, da die Personaloptimierung diese Regeln bei der Optimierung der Schichterstellung und -zuweisung anwendet.

Nein—Oracle Workforce Management ergänzt Ihre HRIS- und Payroll-Systeme durch Funktionen wie Planung, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, Arbeitskräfteoptimierung sowie Arbeitsschutz und Sicherheit, während Stammdaten von Mitarbeitenden in der Regel aus Global HR stammen und Payroll berechnete Arbeitszeiten und Abwesenheiten verarbeitet. Kunden sollten die unterstützten Payroll-Integrationen für ihre spezifische Umgebung bestätigen.

Ja—Core HR Work Patterns unterstützt feste und flexible wiederkehrende Muster und erfordert nicht das separate Workforce Scheduling-Produkt. Diese Arbeitsmuster werden in Global HR verwaltet und speisen häufig Time and Labor, Absence Management, Payroll und erweiterte Planungssysteme, während Workforce Scheduling in der Regel gewählt wird, wenn Sie ein dynamisches, regelbasiertes Schichtmanagement und Selfservice für Mitarbeiter zur Verwaltung von Schichten benötigen, und Workforce Labor Optimization verwendet wird, wenn Sie den Personalbedarf prognostizieren und die Erstellung sowie Zuweisung von Schichten optimieren möchten.

Oracle Workforce Scheduling und Workforce Labor Optimization eignen sich am besten für schichtbasierte, nachfrageorientierte Abläufe, die eine optimierte Abdeckung über Standorte und Rollen hinweg erfordern – insbesondere bei einer großen Belegschaft auf Stundenbasis, stark schwankender Nachfrage, erheblichen Compliance-Anforderungen oder dem Bedarf an intelligentem Selfservice-Schichtmanagement und automatisierter Optimierung. Diese Anforderungen sind in Branchen mit Mitarbeitenden im Frontline-Bereich wie Gesundheitswesen, Einzelhandel, Fertigung und öffentlichem Sektor weit verbreitet. Sie helfen Unternehmen dabei, den Personaleinsatz an der Nachfrage auszurichten, die Abdeckung sicherzustellen, Kosten zu kontrollieren und Mitarbeitenden mehr Flexibilität bei der Planung zu bieten.

Workforce Health and Safety wurde für Sicherheitsprogramme und das Vorfallmanagement entwickelt, kann jedoch auch von HR- und Betriebsteams für Reporting, Korrekturmaßnahmen und Compliance-Tracking genutzt werden – mit konfigurierbaren Rollen und Workflows, die sich daran ausrichten lassen, wie Ihr Unternehmen Verantwortlichkeiten zuweist. Diese Funktionen helfen Teams, schneller zu reagieren, Verantwortlichkeit sicherzustellen und sicherheitsrelevante Risiken konsistenter zu managen.