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Cos'è un sistema di gestione del procurement?

Cos'è un sistema di gestione del procurement?

Un sistema di gestione del procurement valuta, seleziona e crea accordi formali con i fornitori. Gestisce i rapporti con i fornitori in corso e gli acquisti transazionali di beni e servizi e si occupa inoltre della contabilità fornitori per completare il ciclo source-to-settle elaborando le fatture fornitore per il pagamento.

Controllare i costi. Applicare la conformità. Migliorare la gestione dei fornitori

Le aziende investono in soluzioni di procurement per semplificare e automatizzare il processo source-to-settle e controllare al contempo i costi indirizzando gli acquisti ai fornitori approvati. Un efficace sistema di gestione del procurement offrirà i seguenti vantaggi:

  • Aumentare il controllo sulla spesa—Le organizzazioni di procurement continuano a lottare con gli acquisti che avvengono al di fuori dei processi e delle politiche formali. Le soluzioni di procurement impongono acquisti conformi rendendo più facile per i dipendenti trovare ciò di cui hanno bisogno e indirizzare gli acquisti ai fornitori autorizzati. Questi sistemi implementano anche politiche e controlli di gestione delle spese aziendali con flussi di lavoro verificabili per gli ordini di acquisto per garantire che le richieste siano approvate correttamente.
  • Migliorare l'efficienza e automatizzare i processi di procurement source-to-settle—Processi complessi impediscono alle organizzazioni di fornire un valore più strategico all'impresa. Le soluzioni di gestione del procurement standardizzano, ottimizzano e automatizzano i processi tradizionalmente manuali. Di conseguenza, le approvazioni degli acquisti vengono facilmente gestite e le risorse vengono liberate per attività più strategiche.
  • Migliorare la gestione dei fornitori—La qualifica e la valutazione delle capacità, della redditività e della compliance di un potenziale fornitore con il codice di condotta dell'azienda sono essenziali. Gli avvisi richiamano i professionisti del procurement quando le qualifiche di un fornitore sono in scadenza o quando diventano disponibili nuove informazioni che potrebbero influire sulle qualifiche e sulle capacità dei fornitori e modificarne il profilo di rischio.
  • Standardizzare il ciclo di vita del contratto—Durante le negoziazioni, i revisori dei contratti possono identificare rapidamente le deviazioni dal linguaggio standard per evidenziare i rischi, apportare le modifiche necessarie e ottenere le approvazioni richieste prima della finalizzazione. Gli avvisi informano gli utenti sui contratti in scadenza per garantire rinnovi tempestivi e ridurre al minimo i ritardi.

Vantaggi di una moderna soluzione di procurement basata su cloud

I progressi tecnologici stanno trasformando le pratiche commerciali tradizionali intervenendo sulle forniture, cambiando i modelli di acquisto dei clienti e aggiungendo complessità alla supply chain. Le organizzazioni di procurement devono rispondere assumendo un ruolo più strategico in tutte le attività che riguardano gli acquisti. Hanno bisogno di soluzioni all'altezza del compito.

Passando al cloud , i sistemi di gestione degli approvvigionamenti digitalizzano i processi procure-to-pay con mobilità, social e funzionalità di analisi incorporati e una user experience più ricca e più vicina ai consumatori. Con le tecnologie moderne, come la collaborazione integrata, analytics incorporate e una user experience più intuitiva, le aziende possono creare un sistema di acquisto più efficace per controllare la spesa dei dipendenti, ridurre i rischi dei fornitori e migliorare la riduzione dei costi.

  • Supporto per una forza lavoro in mobilità—Oggi, dipendenti e manager utilizzano dispositivi mobile per svolgere il proprio lavoro. Le moderne soluzioni di procurement cloud consentono di sfruttare questi dispositivi per semplificare i processi, ridurre la latenza e ottenere approvazioni in tempi più rapidi.
  • Collaborazione efficiente—Ottieni piena visibilità sull'intero processo source-to-settle e scambia documenti e messaggi elettronicamente con i tuoi fornitori. I processi di procurement integrati facilitano la creazione di documenti in tempo reale, le recensioni e le approvazioni. La collaborazione social integrata consente ai team di completare i compiti più velocemente e in modo più efficace.
  • Analytics incorporata—Aumentare la produttività con dashboard user-friendly che presentano le informazioni in modo chiaro e mettono in evidenza i contenuti fruibili. Contenitori interattivi e basati sui ruoli, chiamati infolet, aiutano gli utenti a visualizzare rapidamente informazioni di alto livello, rivedere i dettagli rilevanti e agire. Le applicazioni transazionali sfruttano le analytics integrate nel contesto in modo che gli utenti possano decidere rapidamente i passaggi successivi in un processo aziendale.
  • User experience intuitiva—Una user experience vicina al consumatore rafforza la compliance della gestione degli acquisti e rende facile per i dipendenti trovare ciò di cui hanno bisogno. La produttività migliora perché gli utenti sono in grado di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.

Funzionalità principali di una soluzione di procurement basata su cloud

Le organizzazioni di procurement strategiche richiedono suite integrate in grado di abbinare la gestione dei fornitori, l'approvvigionamento, la gestione dei contratti e la gestione proattiva del rischio alle capacità transazionali del procure-to-pay. Con una soluzione di procurement completa, le aziende possono sfruttare informazioni critiche nella fase decisionale, gestendo proattivamente le attività in corso per tutta la durata del ciclo source-to-settle. Una soluzione di gestione del procurement integrata e basata su cloud comprende quanto segue:

  • Gestione dei fornitori—Un procurement strategico inizia dai fornitori qualificati, prima ancora di avviare eventuali trattative. Semplificare la raccolta e il monitoraggio dei dati dei fornitori per garantire che i fornitori rispettino le politiche aziendali. Raccogliere importanti informazioni sulla qualifica dei fornitori attraverso questionari interni ed esterni e profili self-service. Selezionare i fornitori migliori valutando le qualifiche, i fattori di rischio e la compliance alle policy. Utilizzare i social media incorporati per collaborare in modo più efficace e ottenere l'allineamento del business durante la pianificazione e la creazione di documenti di negoziazione. Ricevere avvisi quando sono disponibili nuove informazioni che potrebbero influire sulla gestione dei fornitori, sulle capacità o sui fattori di rischio. I fornitori e i team di sourcing acquisiscono visibilità completa in tempo reale sulle transazioni e sulle attività di approvvigionamento attuali e future.
  • Sourcing—La compilazione manuale e il confronto delle proposte dei fornitori possono essere lunghi e inefficaci. Negoziazioni più intelligenti e selezione dei fornitori sfruttano le best practice sull'argomento per raggiungere i risultati auspicati. La collaborazione social incorporata semplifica l'impegno di tutti verso la creazione di documenti di negoziazione più efficaci. Strumenti di analisi pluripremiati consentono di valutare rapidamente le offerte dei fornitori in base a fattori predeterminati, quali prezzo, qualità e valore, e di ottenere il maggior numero di vantaggi possibile in base a requisiti aziendali specifici.
  • Gestione dei contrattiUna gestione efficace dei contratti è fondamentale. La creazione del contratto è semplificata grazie all'authoring guidato che utilizza librerie di clausole preapprovate, modelli standardizzati e collaborazione social incorporata. Un repository di contratti sicuro e dotato di funzionalità di ricerca con una cronologia delle revisioni e un monitoraggio completo consente agli utenti di individuare rapidamente ciò di cui hanno bisogno. Le funzionalità automatizzate di gestione del rinnovo consentono ai professionisti del procurement di notificare tempestivamente i contratti in scadenza. Analytics identifica eventuali deviazioni del contratto dagli standard definiti. I flussi di lavoro verificabili applicano le approvazioni dei documenti.
  • Richieste di approvvigionamento—I risparmi negoziati vengono rapidamente annullati quando l'acquisto non è adeguatamente regolato durante il ciclo procure-to-pay. Una soluzione moderna garantisce che questi risparmi siano realizzati attraverso politiche aziendali, controlli e approvazioni. Ridurre la spesa fuori contratto fornendo ai dipendenti un'esperienza di acquisto più vicina a quella del consumatore. Funzionalità di ricerca consolidate, moduli intelligenti, liste della spesa ed esperienze di acquisto personalizzate assicurano che i prezzi e i termini negoziati vengano applicati automaticamente tramite i cataloghi dei fornitori e i flussi di lavoro di approvazione configurabili progettati per controllare la spesa e ridurre i costi.
  • PagamentoL'elaborazione delle fatture dei fornitori è spesso manuale, soggetta a errori e richiede tempo. Una soluzione completa di tipo "source-to-settle" semplifica e automatizza questa funzione critica, aiutandoti a usufruire degli sconti di pagamento anticipato e mantenendo i costi sotto controllo. Ciò include un robusto sistema di gestione dei pagamenti che fornisce trasmissione elettronica, "ribaltamento PO" dai fornitori e scansione ottica delle fatture. La convalida della fattura a livello di linea è completamente automatizzata per un'elaborazione più rapida. Le eccezioni sono gestite attraverso la collaborazione social con la condivisione dei documenti per velocizzare i tempi di risoluzione.
  • Acquisto—Automatizzare le transazioni procure-to-pay di routine, come ad esempio creazione dell'ordine d'acquisto, libera le tue risorse e ti consente di trovare nuove opportunità di risparmio. Semplifica il processo applicando i prezzi negoziati e assicurando la compliance alle policy. Crea ordini di acquisto dalle richieste approvate senza alcun intervento manuale. Fornisci ai tuoi professionisti degli acquisti informazioni dettagliate su eccezioni, stato e azioni richieste. Comunica con i tuoi fornitori utilizzando strumenti social incorporati.

Oracle Procurement Cloud

Oracle Procurement Cloud modernizza i processi aziendali di procurement in modo da poter gestire in modo proattivo i fornitori e le attività lungo tutto il ciclo source-to-settle. Questa soluzione completa, integrata e basata su cloud ti consente di trasformare la tua organizzazione di procurement per fornire servizi di procurement veloci e compliant in tutte le aree della tua organizzazione.

Sfruttando le capacità digitali, come analytics incorporate, collaborazione social e dispositivi mobile, Oracle Procurement Cloud consente di ridurre i rischi dei fornitori, ottenere risorse in modo più efficace, controllare le spese e migliorare i margini di profitto della propria organizzazione.

Semplice Applicazioni intuitive guidano la rapida adozione da parte degli utenti
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Risparmio sui costi Aumentare il risparmio e il controllo sui costi
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Facile da usare Una user experience di tipo consumer garantisce l'adozione