Che cos'è la gestione finanziaria? Una guida per esperti

Lynne Sampson | ERP Content Strategist | Gennaio 2023

Quando la maggior parte delle persone pensa alla gestione finanziaria, spesso pensano alla gestione dei propri conti bancari: pagare l'affitto o il mutuo, pagare le bollette, andare al supermercato e forse anche pianificare un budget mensile. Ma la gestione finanziaria per le aziende rappresenta qualcosa di molto più complesso. Comprende il controllare e tenere traccia di tutti i flussi di denaro in entrata e in uscita dall'azienda, nonché l'adottare misure per rendere l'azienda il più redditizia e finanziariamente sicura possibile.

Per avere un quadro più chiaro, analizziamo alcuni degli obiettivi e delle funzioni chiave della gestione finanziaria.

Che cos'è la gestione finanziaria?

La gestione finanziaria consiste nel controllare il flusso di denaro dell'organizzazione in entrata e in uscita. Ogni azienda deve vendere prodotti o servizi, pagare le spese, far quadrare i conti e pagare le tasse. La gestione finanziaria comprende tutto questo, oltre a processi più complessi come il pagamento di dipendenti, l'acquisto di forniture e l'invio di report agli enti pubblici per dimostrare di stare rispettando le leggi e le normative applicabili. L'atto di supervisionare tutte queste transazioni per un'azienda è ciò che intendiamo quando parliamo di gestione finanziaria di un'azienda. In generale, più grande è l'azienda, più complicata sarà la gestione finanziaria.

I dipendenti specializzati nella gestione finanziaria sono responsabili di tutti i soldi che entrano ed escono dall'azienda. Le piccole imprese avranno almeno un contabile o un ragioniere che lavora con la banca per eseguire queste transazioni e monitorare il flusso di denaro. Le grandi aziende avranno spesso interi team di finance guidati da un chief financial officer (CFO), un controller, un head of finance o qualcuno con un titolo simile.

Il compito principale del team finance è quello di assicurarsi che l'azienda resti solvibile e che abbia sempre a disposizione denaro, ma non è il loro unico lavoro. Sono anche responsabili della gestione di prestiti e debiti, del bilanciamento dei conti, della supervisione degli investimenti, della raccolta di capitale di rischio e della gestione delle offerte pubbliche (cioè la vendita di azioni societarie sul mercato aperto). Fondamentalmente, il team finance protegge le risorse finanziarie di un'azienda, monitora e controlla tutte le transazioni e adotta misure per rendere l'azienda il più redditizia possibile.

Concetti chiave

  • La gestione finanziaria comprende tutte le attività di monitoraggio, controllo, protezione e reporting delle risorse finanziarie di un'azienda.
  • Le aziende hanno contabili o team finanziari che si occupano della gestione delle loro finanze, tra cui tutte le transazioni bancarie, i prestiti, i debiti, gli investimenti e altre fonti di finanziamento.
  • Inoltre, i team finance si assumono la responsabilità di garantire che l'azienda segua tutti i regolamenti, rimanga solvibile e sia la più redditizia possibile.

Comprendere la gestione finanziaria

La gestione finanziaria comprende processi aziendali che riguardano tutti i team e i reparti dell'azienda. Fra le responsabilità di un team finance ci sono:

  • Fatturazione e contabilità clienti: Somme di denaro che i clienti pagano o hanno promesso di pagare all'azienda. I team finance sono responsabili dell'invio delle fatture e dell'elaborazione dei pagamenti. I team di recupero crediti sono responsabili della gestione dei ritardi dei pagamenti (questo processo a volte è affidato a terze parti).
  • Contabilità fornitori: Somme di denaro che l'azienda deve a vendor e fornitori. I team finance sono responsabili del pagamento di queste fatture e della registrazione dei pagamenti.
  • Transazioni bancarie e riconciliazioni I team finance lavorano a stretto contatto con le loro banche per garantire che ogni transazione venga elaborata correttamente. Essi devono inoltre assicurarsi che gli estratti conto della banca corrispondano ai loro registri, che sono conservati nel libro giornale e nei sezionali dell'azienda. Il team finance deve gestire e correggere eventuali discrepanze tra estratti conto e libri contabili, un processo noto come riconciliazione dei conti.
  • Chiusura finanziaria: In una determinata data, l'azienda registrerà le transazioni di un determinato periodo in modo da poter riconciliare i propri conti e generare report sulla propria situazione finanziaria. La chiusura avviene generalmente alla fine del mese, del trimestre o dell'anno.
  • Report: Le aziende devono generare regolarmente report sulle loro prestazioni finanziarie, che si tratti per il loro CEO, per il consiglio di amministrazione, per gli investitori, per gli azionisti o per le autorità governative. Il team finance deve garantire che questi report siano chiari e accurati.
  • Modellazione degli scenari, pianificazione e definizione del budget: La modellazione degli scenari inizia con il fare alcune ipotesi su un arco temporale in arrivo, ad esempio "Per il prossimo trimestre, ci aspettiamo un fatturato compreso tra 10 e 15 milioni di dollari". Il team finance eseguirà diversi scenari "what-if" per i casi migliori e peggiori al fine di stimare quanto denaro avrà l'azienda se tali condizioni si verificano. In base a questi modelli, il team finance valuterà il modo migliore per rispondere e sviluppare piani, previsioni e budget appropriati. Spesso, il team finance collaborerà con altri reparti, come i team di vendite, HR, project management o procurement, per creare modelli che includono dati provenienti da previsioni di vendita, spese del personale e costi di magazzino. Questa operazione è nota come pianificazione connessa.
  • Ciclo paghe e spese: Gli stipendi dei dipendenti generalmente sono responsabilità del reparto HR. Tuttavia, i costi complessivi del personale vengono riferiti al team finance affinché possa considerarli nei budget e nei piani. Lo stesso team è inoltre responsabile del rimborso delle spese dei dipendenti, ad esempio viaggi e pasti di lavoro.
  • Gestione e previsione dei flussi di cassa: Considerando il flusso costante di denaro che entra ed esce da un'azienda, è importante che i team finance guardino al futuro. Devono garantire che la società abbia abbastanza denaro per rimanere solvibile nel trimestre a seguire, nell'anno a seguire etc, guardando fino 3-5 anni nel futuro. Nella maggior parte delle aziende, le previsioni di cassa vengono eseguite generalmente una volta al mese.
  • Strategie fiscali: Ogni azienda deve pagare le tasse e, come tutti noi, desidera usufruire del maggior numero possibile di detrazioni per evitare pagamenti in eccesso. Alcuni team finance hanno specialisti fiscali per gestire questo problema. I team che non ne sono provvisti esternalizzano questo compito a una società di contabilità.
  • Rischio e compliance Ogni azienda deve far fronte a rischi finanziari, dall'aumento dei tassi di interesse alle pandemie globali. È compito del team finance controllare tali rischi e ridurre il più possibile l'esposizione dell'azienda. Devono inoltre assicurarsi che l'azienda segua le regole e i regolamenti stabiliti da governi, autorità di regolamentazione e altre giurisdizioni per essere conformi ed evitare multe pesanti.
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Perché la gestione finanziaria è importante?

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La gestione finanziaria è importante perché mantiene un'azienda solvibile. Il suo obiettivo principale è quello di garantire che l'azienda non vada in bancarotta. La gestione finanziaria gestisce i problemi più critici che un'azienda può affrontare, come la perdita di entrate (come è accaduto durante la pandemia di COVID-19), disastri naturali, scioperi, guerre e così via.

Oltre a sopravvivere, una buona gestione finanziaria e un software di gestione finanziaria possono aiutare le aziende a crescere e a prosperare. I team finance dispongono di molti strumenti che possono utilizzare all'interno del business per favorirne la crescita. In buone condizioni di mercato, con un'economia in crescita e tassi di interesse bassi, i team finance possono prendere in prestito denaro dalle banche, raccogliere fondi da capitali di rischio o rendere pubblica la società (ossia vendere azioni sul mercato azionario). L'azienda può investire questi fondi per la crescita aprendo nuove sedi, espandendosi in altri territori, aggiornando le attrezzature e così via. Quando le condizioni di mercato sono meno favorevoli, come, ad esempio, durante un periodo di recessione, le strategie di gestione finanziaria potrebbero comprendere la riduzione dei costi mediante licenziamento dei lavoratori o la chiusura di sedi non redditizie.

Migliorare la redditività è una parte importante della gestione finanziaria. I team finance spesso lavorano con i team di vendite e marketing per determinare i prezzi dei prodotti o dei servizi dell'azienda. Devono trovare un equilibrio per fissare i prezzi giusti. Se i prezzi sono troppo alti, i clienti potrebbero andare da competitor meno costosi; se sono troppo bassi, l'azienda potrebbe non generare ricavi sufficienti per coprire le spese. Allo stesso modo, controllare i costi è un'altra delle responsabilità principali dei team finance, che si tratti di dipendenti, affitti, elettricità, materie prime o spese di spedizione.

I report costituiscono un componente fondamentale di una gestione finanziaria efficace. Il CFO e gli altri leader aziendali vogliono essere a conoscenza delle prestazioni dell'azienda in modo da poter prendere le decisioni migliori per la salute del business. Vogliono sapere che il business sta proseguendo secondo i piani, e che sta fornendo un buon ritorno agli investitori dell'azienda. Una buona gestione finanziaria è importante perché aiuta un'azienda a raggiungere, o a superare, questi obiettivi.

Obiettivi della gestione finanziaria nei business

I team finance puntano a molti obiettivi quando si tratta di gestione finanziaria. Fra i principali ci sono:

1. Garantire la solvibilità dell'azienda evitando la bancarotta e assicurando che l'azienda disponga di denaro sufficiente per continuare a operare.

2. Massimizzare la redditività stabilendo il prezzo giusto per prodotti e servizi esistenti, interrompendo quelli non redditizi e valutando il potenziale profitto di nuovi.

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3. Ridurre al minimo i costi monitorando le spese e cercando soluzioni per ridurre i costi.

4. Garantire un buon ritorno sugli investimenti (ROI, return of investment) per venture capitalist, azionisti e altri investitori.

5. Aumentare il capitale attirando più investimenti tramite un ROI positivo.

6. Prevedere i flussi di cassa per garantire che l'organizzazione abbia abbastanza denaro non solo per operare, ma anche per investire nella crescita.

7. Ridurre i rischi ed evitare multe assicurando che l'azienda sia conforme alle normative appropriate. Queste includono pianificazione e reporting in materia di ambiente, impegno sociale e governance (ESG, environmental, social and governance)

Funzioni della gestione finanziaria

Nelle aziende più piccole, una sola persona o un piccolo team di potrebbero essere sufficienti per eseguire tutte le funzioni di gestione finanziaria del business. Le aziende più grandi generalmente dispongono di team responsabili per funzioni specifiche. Questi includono:

1. Contabilità

Questa include il tracciamento, la registrazione e l'abbinamento di tutte le transazioni monetarie all'interno dell'azienda. Il team di contabilità è spesso guidato da un controller o da un chief accounting officer e utilizza un software di contabilità. Spesso utilizzano sistemi ERP cloud, e in particolar modo i sistemi finanziari, per eseguire, registrare e creare report sui dati finanziari dell'azienda. La contabilità è inoltre responsabile della riconciliazione dei conti e della chiusura finanziaria (vedi sopra).

2. Project management

I progetti sono una fonte principale di reddito e spese, soprattutto per i servizi professionali, come quelli di ingegneri, avvocati e consulenti. I team finance sono responsabili dell'allocazione del budget a un progetto e della supervisione dei ricavi che tutti i progetti portano.

3. Procurement

Generalmente si suddivide in due categorie:

  • Il procurement diretto comprende le parti e le materie prime utilizzate per creare i prodotti di un'azienda. Il procurement diretto normalmente viene supervisionato dai team di supply chain e/o operations che gestiscono e lavorano con i fornitori attraverso un sistema di procurement. Le parti, le materie prime e i prodotti finiti vengono monitorati utilizzando un sistema di inventario. La connessione tra questi sistemi semplifica notevolmente le operazioni, il controllo e la supervisione dei fornitori e dell'inventario.
  • Per procurement indiretto si intendono le forniture che non vengono utilizzate per i prodotti e servizi di un'azienda, ma per operazioni quotidiane. Fra queste possono esserci elementi quali mobili per ufficio, laptop e articoli di cancelleria. Il reparto finance autorizza e monitora questi acquisti utilizzando un sistema di procurement.

4. Financial planning and analysis (FP&A)

Nelle grandi aziende, a volte se ne occupa un team separato all'interno del dipartimento finanziario. Gli specialisti di FP&A sono responsabili della modellazione di scenari potenziali e della previsione dei probabili risultati per le situazioni migliori e peggiori. Usano queste previsioni per sviluppare piani finanziari e budget per il trimestre o l'anno a seguire. I professionisti di FP&A spesso lavorano a stretto contatto con altre parti del business per sviluppare previsioni e budget, tra cui piani di vendita, piani per il personale e piani operativi. Questa operazione è nota come pianificazione connessa.

5. Tasse

Tutte le aziende devono pagare le tasse, ma questa attività diventa particolarmente complicata per le grandi aziende che devono pagarle in vari paesi. Queste aziende spesso dispongono di team fiscali specializzati che utilizzano software di generazione di report fiscali specifici per i paesi e altri tipi di report.

6. Tesoreria

Il dipartimento di tesoreria è responsabile del monitoraggio e della gestione di cespiti in conto capitale, debiti, prestiti e denaro nella banca. La tesoreria consiglia al CFO quanto denaro è disponibile per attività quali investimenti di capitale (ad esempio, acquisti di attrezzature di grandi dimensioni) o fusioni e acquisizioni (M&A, mergers and acquisitions). Sono anche responsabili della struttura patrimoniale dell'azienda (vedi sotto).

7. Rischi e compliance

Questa funzione gestisce i controlli per i rischi finanziari, che vanno dagli audit alle calamità naturali, e riduce il più possibile l'esposizione dell'azienda. Devono inoltre assicurarsi che l'azienda segua le regole e i regolamenti stabiliti da governi, autorità di regolamentazione e altre giurisdizioni per essere conformi ed evitare multe pesanti.

Tipi di gestione finanziaria

In generale, la gestione finanziaria è suddivisa nei seguenti tipi:

Gestione del capitale circolante

Questo si concentra principalmente sulle operazioni quotidiane, come ad esempio l'assicurarsi che il denaro sia sufficiente per pagare i dipendenti o l'acquistare materie prime. Il capitale circolante comprende cose come il denaro disponibile, il magazzino disponibile o altri asset che possono essere venduti rapidamente per raccogliere denaro in caso di problemi critici.

Gestione del ciclo di ricavi

Questo rende conto dei ricavi che una società ottiene nel corso del tempo vendendo i suoi beni e i suoi servizi. Con le aziende si spostano sempre di più verso la vendita "as-a-service", i ricavi devono essere registrati nel mese o nel trimestre in cui sono guadagnati, piuttosto che tutti insieme al momento della vendita. Questo ciclo ricavi distribuito è l'MRR, o monthly recurring revenue.

Budgeting del capitale

Questo settore della gestione finanziaria si occupa dell'identificazione di ciò di cui un'azienda ha bisogno finanziariamente per raggiungere i suoi obiettivi a breve e a lungo termine. I manager finance utilizzano il budgeting del capitale per valutare la redditività degli investimenti e/o dei progetti e verificare se aggiungono valore all'attività.

Composizione del patrimonio

La composizione del patrimonio è la combinazione dei debiti e del capitale netto utilizzati per finanziare le operazioni, le acquisizioni, gli investimenti e la crescita. La composizione del patrimonio di un'azienda viene generalmente rappresentata in un rapporto debito/capitale netto.

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Senza un software di gestione finanziaria, le organizzazioni avrebbero difficoltà a sopravvivere. Man mano che la tua azienda cresce, la gestione finanziaria diventerà più complicata e avrai bisogno di un software finanziario che possa fare più della contabilità di base. I sistemi avanzati di gestione finanziaria ti aiutano non solo a gestire il flusso di denaro, ma anche a ottimizzare la redditività, verificare gli obblighi fiscali, ridurre i rischi, garantire la compliance, migliorare la gestione dei ricavi e molto altro ancora. Utilizzando il giusto sistema di enterprise resource planning (ERP), sarai pronto ad affrontare qualsiasi cosa.

Domande frequenti sulla gestione finanziaria

Cosa si intende per gestione finanziaria?
Per gestione finanziaria si intende la gestione delle finanze di un'azienda, tra cui tutti i soldi che entrano in entrata e in uscita e il resto del denaro e degli asset.

Qual è lo scopo della gestione finanziaria?
Il suo scopo principale è quello garantire che l'azienda rimanga solvibile. Oltre a questo, una buona gestione finanziaria può aiutare il business a crescere e a prosperare.

Quale potrebbe essere un esempio di gestione finanziaria?
Un esempio di gestione finanziaria è quando un team di gestione finanziaria determina quanto denaro un'azienda dovrebbe prendere in prestito per investire in una nuova fabbrica, in una linea di prodotti o in una offerta di servizi.

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