Software di contabilità - Panoramica

Cos'è il software di contabilità?

Un software di contabilità gestisce e registra le transazioni finanziarie quotidiane di un'organizzazione, tra cui gestione cespiti, gestione spese, gestione ricavi, contabilità clienti, contabilità fornitori, contabilità sezionale, reportistica e analitica. Un sistema di contabilità completo tiene traccia di beni, passività, passività e ricavi all'interno di un'organizzazione. Queste transazioni vengono inserite immediatamente nel libro contabile , offrendo a CFO, tesorieri e controller l'accesso immediato a dati finanziari accurati in tempo reale. Inoltre, il sistema consente ai proprietari di un conto profitti e perdite di visualizzare le proprie prestazioni a livello operativo.

La registrazione sistematica di queste operazioni finanziarie agevola la produzione di rendiconti finanziari trimestrali e annuali, tra cui stato patrimoniale, conto economico, rendiconto flussi di cassa ed estratto conto del capitale netto. Il software di contabilità è un componente fondamentale di un sistema di pianificazione risorse aziendali (ERP).

I sistemi ERP unificano le funzioni gestionali essenziali, come contabilità, pianificazione e analisi finanziaria (FP&A), catena di fornitura, gestione magazzino e approvvigionamento. Queste applicazioni sono integrate in maniera nativa con un'interfaccia utente e un modello dati comuni, eliminando la necessità di spostarsi tra sistemi o integrare silos di dati per gestire diversi aspetti dell'azienda.

 

I vantaggi di un software di contabilità

Il software di contabilità è fondamentale per aiutare le organizzazioni a eseguire i processi aziendali quotidiani. Consente ai leader aziendali di monitorare costantemente lo stato finanziario della propria azienda.

General ledger (GL) e libro contabile sezionale

Un software di contabilità moderno è progettato per consentire l'inserimento automatico delle scritture contabili e sezionali nel General Ledger, offrendo ai CFO e ai controller una visione in tempo reale dei dati finanziari.

Contabilità fornitori (AP) e contabilità clienti (AR)

Una soluzione software di contabilità completa non si limita alla semplice contabilità di base. Il suo scopo è di aiutare le organizzazioni a ridurre la ridondanza dei record, migliorare budget e previsioni e garantire una gestione spese accurata e correttamente categorizzata. Inoltre, semplifica l'integrazione nei sistemi bancari, consente di generare audit più accurati e tiene traccia in modo dettagliato dei record di tutti i beni e le passività.

Gestione flussi di cassa

Le funzionalità di gestione flussi di cassa nel software di contabilità offrono posizioni di cassa accurate riconciliando automaticamente le transazioni di cassa con l'estratto conto bancario. Queste funzionalità consentono alle aziende di prendere decisioni tempestive in materia di investimenti, prestiti e altri flussi di cassa mediante previsioni di cassa automatizzate che si basano sui dati di contabilità fornitori e contabilità clienti, sui libri contabili sezionali del ciclo paghe e sulle transazioni esterne.

Gestione degli asset

Una moderna soluzione di contabilità aiuta a gestire l'intero ciclo finanziario dei beni, tra cui l'acquisizione, la capitalizzazione, l'ammortamento e lo smobilizzo. Avere una visibilità completa aiuta le aziende a fornire rendiconti finanziari accurati relativi a rivalutazione e ammortamento.

Gestione del rischio e conformità

Per un'organizzazione, la difesa migliore contro le frodi e gli accessi non autorizzati degli utenti è un software di contabilità con funzioni di sicurezza, gestione del rischio e controlli audit integrati. Questi controlli interni, unitamente alla separazione dei compiti, agevolano la conformità alle normative Sarbanes-Oxley (SOX) e offrono alle aziende un'unica fonte sicura di dati.

Gestione riscossioni

Gestire le riscossioni coinvolgendo i clienti è una funzionalità importante di un software di contabilità. Grazie a una gestione completa delle riscossioni è più facile valutare i clienti, definire le strategie di riscossione, gestire i pagamenti ed effettuare riscossioni tardive per i clienti in bancarotta.

Revenue management

Le funzionalità di gestione ricavi integrate nel software di contabilità automatizzano il processo di utilizzo dell'analitica per massimizzare i ricavi e la redditività.

Reporting e Analytics

Un sistema contabile completo non solo registra le transazioni finanziarie, ma include anche funzionalità di reportistica e analitica. Questi dashboard predefiniti consentono ai CFO di valutare lo stato finanziario della loro organizzazione e di eseguire il drill down per ottenere informazioni più dettagliate. Questi dashboard misurano i KPI finanziari critici in tempo reale, tra cui l'indice di disponibilità, l'indice di liquidità immediata, il rapporto debito/capitale netto, il capitale circolante netto e il ricambio magazzino, solo per citarne alcuni.

Software di contabilità—In locale o nel cloud

Dalla sua introduzione quasi 45 anni fa, il software di contabilità si è evoluto enormemente, da un modello di distribuzione in locale a uno basato sul cloud. La prima generazione di software di contabilità è stata implementata in locale, il che significa che l'hardware e i server del software si trovavano nel centro dati di un'azienda.

Oggi, si riscontra un costante aumento della richiesta di software di contabilità basati sul cloud. Quando il software di contabilità è "nel cloud", significa semplicemente che l'applicazione è gestita su una rete di server remoti e non in una sede dell'azienda.

Il cloud offre un'alternativa meno costosa per il software di contabilità, in grado di ridurre le spese operative e in conto capitale, eliminando la necessità di acquistare hardware o di assumere altro personale IT. L'assenza di una costosa infrastruttura da supportare consente di investire le risorse in opportunità di innovazione, mentre i dipendenti possono dedicarsi ad attività più strategiche invece di gestire l'IT.

Esistono quattro concetti operativi essenziali che stanno favorendo il passaggio del software di contabilità dalla versione in locale a quella nel cloud. Essi includono:

Eliminazione della manutenzione I sistemi software legacy richiedono molta manutenzione da parte del personale e dei consulenti. Questi sistemi richiedono costantemente correzioni di bug, applicazione di patch, upgrade e spese di manutenzione. Adottando un software di contabilità basato sul cloud, il carico più gravoso, ovvero tracciare, individuare, installare e testare le correzioni, passa dal cliente al fornitore. Non dovrai più lavorare costantemente per risolvere i problemi del sistema, perché il sistema lavorerà costantemente per te.
Addio agli interventi di manutenzione costosi Il funzionamento del software in locale richiede molto tempo, energia e denaro. Con un software di contabilità basato sul cloud, gli upgrade, le procedure di Disaster Recovery, gli aggiornamenti dell'hardware e i backup sono inclusi nell'assistenza.
Dati finanziari accurati e in tempo reale Le vecchie soluzioni software di contabilità spesso erano progettate per le transazioni di "trasferimento batch " dal libro contabile sezionale al General Ledger. Il software di contabilità basato su cloud contabilizza automaticamente tutte le transazioni nel General Ledger, assicurandosi che contenga sempre dati in tempo reale.
Niente più software non utilizzati Con un software di contabilità moderno, non è più necessario acquistare licenze aggiuntive per utenti futuri e potenziali progetti. Grazie al modello di subscription SaaS sul cloud, le aziende utilizzano le licenze di cui hanno bisogno e aggiungono ulteriori utenti o prodotti in base alla propria crescita.

Il futuro del software di contabilità

Il software di contabilità si è evoluto per soddisfare le esigenze di un mondo sempre più digitale e il cloud ha avuto un ruolo chiave in questa trasformazione. Il cloud ha trasformato il software di contabilità del back-office in una soluzione completa, strategica e integrata, progettata per favorire l'innovazione. Le aziende devono affrontare nuove forze dirompenti e pressioni dai concorrenti: i sistemi di contabilità agili, adattabili e basati sul cloud sono stati sviluppati per fronteggiare questa situazione e permettere alle aziende di aumentare la propria capacità finanziaria per il futuro.

Disporre di una moderna soluzione software di contabilità basata sul cloud aiuta le organizzazioni a competere in un'economia digitale. Queste soluzioni integrate includono le seguenti funzionalità:

Reportistica e analitica avanzate Ottieni una visione completa delle prestazioni finanziarie della tua organizzazione e comprendi meglio la redditività, i costi e i ricavi eseguendo analisi di varianze e tendenze cronologiche sulla base di metriche predefinite.
Tecnologie di nuova generazione Le moderne applicazioni di contabilità basate sul cloud sono molto spesso integrate con tecnologie di nuova generazione, come intelligenza artificiale, Machine Learning e assistenti digitali.
Automazione Le funzioni integrate di riconciliazione dei conti e corrispondenza delle transazioni consentono alle organizzazioni di accelerare notevolmente il processo di chiusura finanziaria. Scopri come Oracle ha registrato la più rapida chiusura di bilancio secondo l'indice S&P 500, impiegando solo nove giorni di calendario.
Total Cost of Ownership (TCO) ridotto Il cloud permette alle aziende di risparmiare sulle spese per hardware, manutenzione, software e upgrade. Grazie alla velocità e alla scalabilità offerte da SaaS, le organizzazioni che utilizzano un software di contabilità basato sul cloud registrano un Total Cost of Ownership fino al 52% inferiore (PDF) rispetto ai clienti in locale.
Elevata scalabilità Il software di gestione Finance deve poter scalare in modo semplice e rapido per gestire la crescita dell'azienda in tutti i mercati e le aree geografiche e per tutti i prodotti. I centri dati dei fornitori di software di contabilità basati sul cloud sono progettati per offrire velocità, prestazioni, sicurezza e scalabilità senza eguali.
Possibilità di lavorare ovunque Il software di contabilità basato sul cloud consente a contabili, controller, tesorieri e CFO di accedere all'applicazione su qualsiasi dispositivo mobile con un connessione Internet, dai laptop agli smartphone, in modo che i dipartimenti finanziari possano lavorare in sicurezza ovunque, in qualsiasi momento e su qualsiasi dispositivo.
Ciclo di aggiornamento trimestrale Il software di Oracle include aggiornamenti trimestrali automatici che consentono ai clienti di sfruttare una maggiore automazione e una più ampia serie di funzionalità, ogni 90 giorni.
Una suite di gestione Finance completa Offriamo le soluzioni di gestione Finance più complete del settore, che comprendono applicazioni per funzioni contabili e finanziarie essenziali, gestione rischio, approvvigionamento diretto e indiretto e gestione portafoglio progetti.
Disaster Recovery I protocolli di sicurezza incorporati nel software di contabilità basato sul cloud sono molto più ampi e moderni rispetto ai sistemi in locale. I fornitori di servizi cloud eseguono regolarmente il backup dei dati sui server in più sedi, riducendo il rischio che un incendio o un disastro naturale possa compromettere le informazioni e l'istanza del sistema.
Standard di conformità Le aziende di oggi hanno bisogno di qualcosa di più di una versione digitale della contabilità tramite fogli di calcolo. Oltre a registrare le transazioni, un software di contabilità basato sul cloud permette ai team dell'area Finance di adempiere alle attività di gestione fiduciaria, ridurre gli errori di contabilità, accorciare i tempi dei cicli di fatturazione, garantire la conformità alle leggi fiscali e ai requisiti normativi in continuo cambiamento e ottimizzare il flusso di cassa.
Risk Management Dato che si occupano di gestire e tracciare il flusso di denaro all'interno dell'organizzazione, i sistemi di contabilità devono proteggere i dati critici da furti, frodi e altre attività criminali. Le soluzioni di gestione Finance basate sul cloud includono le funzioni di gestione rischio e conformità, che le aziende possono sfruttare al di là degli audit trail e dei controlli degli errori per includere la separazione dei compiti e l'individuazione dei ruoli in base alle responsabilità nei vari reparti.

La contabilità basata sul cloud non è più un semplice proposito per il futuro, ma una scelta che le aziende devono compiere ora per evitare uno svantaggio competitivo. Un software di contabilità cloud offre vantaggi simili a quelli di altre applicazioni cloud, ma ha un ruolo ancora più cruciale in quanto i dati finanziari sono alla base di tutte le attività di un'azienda. Gestire un'azienda senza informazioni finanziarie accurate in tempo reale è come guidare un'auto senza il tachimetro o l'indicatore del carburante. Ecco perché al giorno d'oggi un sistema di contabilità basato sul cloud è un investimento essenziale per le aziende.