HR nel settore sanitario: i 9 principali problemi da risolvere

Mark Jackley | Content Strategist | 17 marzo 2023

Il settore sanitario stava già sperimentando cambiamenti importanti prima del 2020 e il COVID-19 ha semplicemente accelerato i fenomeni in corso. L'aggravarsi delle carenze di talenti e personale, unitamente all'aumento dei tassi di burnout e turnover dei dipendenti, può compromettere l'assistenza ai pazienti. Questi disagi hanno messo in grave difficoltà i responsabili HR dei prestatori di assistenza sanitaria, che devono investire maggiormente nei dipendenti e trovare modi più efficaci per motivarli a rimanere e operare al meglio delle loro possibilità.

In cosa consistono le HR nel settore sanitario?

Le risorse umane, chiamate anche gestione del capitale umano, svolgono un ruolo fondamentale in ogni sistema sanitario. I team HR contribuiscono a migliorare i risultati di salute supportando medici, infermieri e altri professionisti che forniscono servizi di assistenza ai pazienti. Il reparto HR influenza e perfeziona i processi operativi, dall'accettazione dei pazienti e dalla gestione dei record ai protocolli di sicurezza e molto altro ancora, aiutando ospedali e cliniche a operare in modo corretto. Le HR collaborano anche con la direzione per definire strategie organizzative che avvantaggino i dipendenti, i pazienti e l'azienda.

Negli ospedali o nelle cliniche, l'esperienza dei dipendenti influenza le prestazioni lavorative, l'efficienza e l'assistenza ai pazienti e sono proprio i team HR ad avere il potere di rendere l'esperienza di ogni dipendente la migliore possibile. Oltre alla ricerca, l'assunzione e l'onboarding di nuovi dipendenti, le HR hanno il compito di creare una cultura che incoraggi i dipendenti a proseguire il rapporto di lavoro. A tale scopo, è possibile ascoltare e implementare il feedback dei dipendenti, mantenere pratiche di pianificazione flessibili e gestire lo sviluppo dei talenti.

Le HR fungono da intermediario tra la direzione e i lavoratori a tutti i livelli, svolgendo così anche una funzione di sostegno ai dipendenti. I team HR devono guadagnarsi la fiducia di tutti i dipendenti per trovare un equilibrio tra gli interessi medici e aziendali e le preoccupazioni di individui e reparti all'interno dell'organizzazione.

Concetti chiave

  • Le HR aiutano a bilanciare gli obiettivi aziendali di un sistema sanitario con gli interessi dei dipendenti.
  • Tra le tante responsabilità dei team HR dei prestatori di assistenza sanitaria, la più importante consiste nel mantenere un personale adeguato assumendo, sviluppando e fidelizzando i talenti migliori.
  • A causa delle carenze di personale, le HR stanno dedicando più tempo ai programmi per attirare e fidelizzare il personale, senza per questo trascurare gli altri compiti, come garantire la conformità legale.

Perché le HR nel settore sanitario sono importanti?

L'importanza delle HR nel settore sanitario è dovuta principalmente a un motivo: la vita dei pazienti dipende dai medici e dal personale supportato dalle HR stesse. I team HR supervisionano le attività critiche connesse alla selezione di talenti qualificati in un settore caratterizzato dalla carenza di manodopera e fanno tutto il possibile per fidelizzare i dipendenti migliori, dall'aggiornamento dei pacchetti di retribuzione alla fornitura di tecnologie che rendono la formazione più accessibile.

Il settore HR supervisiona anche il processo di gestione delle prestazioni dell'organizzazione, garantendo ai dipendenti il feedback di cui hanno bisogno per eccellere nel loro lavoro e offrire ai pazienti un'assistenza di alta qualità.

Come in molti altri settori, anche in quello sanitario le HR forniscono un input chiave che influenza la strategia organizzativa e il processo decisionale, aiutando gli operatori a risolvere i problemi in modo più consapevole. Ad esempio, anziché cercare di risolvere le carenze di personale in modo precipitoso, per mezzo di assunzioni esterne, le HR potrebbero suggerire modifiche alle pratiche di formazione e promozione interne, un possibile aiuto per coprire più velocemente i posti vacanti e affrontare al contempo le difficoltà legate allo sviluppo dei percorsi di carriera.

Le HR contribuiscono sempre più a delineare le strategie aziendali dell'organizzazione, svolgendo un ruolo importante che consente loro di sostenere efficacemente gli obiettivi della direzione. Ad esempio, se i dirigenti decidono di concentrarsi maggiormente sui servizi medici specializzati ma le HR continuano ad assumere medici generici, il risultato sarà un deficit di competenze.

Insieme al dipartimento legale, le HR supervisionano anche questioni etiche (sia mediche che sociali) e i responsabili HR hanno un ruolo chiave nel garantire che l'organizzazione e i suoi dipendenti restino conformi tanto alle politiche interne quanto alle leggi e normative esterne.

Il ruolo in continua evoluzione delle HR nel settore sanitario

Sebbene per certi versi il ruolo delle HR nel settore sanitario non sia cambiato dall'inizio del COVID-19 (i team HR continuano ad assumere e inserire nuovi profili, contribuiscono a garantire la sicurezza sul posto di lavoro e svolgono un ruolo importante nel mantenere la conformità giuridica e normativa), ora le HR investono di più nel benessere dei dipendenti nell'ambito di un'iniziativa più ampia volta a migliorare l'assegnazione del personale e a rispondere ai cambiamenti causati dalla pandemia in tutto il settore.

I reparti HR degli ospedali hanno operato per gran parte del 2020 e del 2021 in modalità di crisi, facendo del loro meglio per assicurarsi che i turni fossero coperti e i team avessero tutto il necessario per assistere i pazienti nel modo più efficace possibile, oltre a garantire l'accesso ai servizi di supporto psicologico di cui molti dipendenti avevano bisogno. In un report del 2018, l'American College of Healthcare Executives ha definito i problemi economici come la preoccupazione maggiore nel settore, seguita dalle normative sulla sicurezza e dagli obblighi governativi. Nel 2021, il problema principale era la carenza di personale.

Man mano che l'assegnazione del personale assumeva un ruolo sempre più prioritario, i dirigenti sanitari hanno acquisito una maggiore consapevolezza dell'importanza di fare di più per i dipendenti e del potenziale impatto positivo di un reparto HR adeguatamente supportato. Ad esempio, i team HR non hanno perso di vista il loro compito di promozione e applicazione della conformità legale e della sicurezza sul posto di lavoro, ma ora sono autorizzati dalla direzione a investire in programmi di coinvolgimento dei dipendenti, tra cui concorsi e momenti di svago; definizione e sviluppo dei percorsi di carriera; revisione delle politiche di pianificazione per prevenire il burnout del personale, oltre a migliori paghe e benefit.

9 problemi per le HR nel settore sanitario

Man mano che i team HR cambiano le loro priorità per concentrarsi di più sui dipendenti, devono affrontare i seguenti problemi.

1. Assunzione e onboarding

Entro il 2030, gli Stati Uniti potrebbero trovarsi ad affrontare una carenza di 120.000 medici. Per trattenere il personale, i team HR devono studiare nuove tattiche di assunzione e onboarding. Secondo la rivista Hospital & Health Networks, solo il 29% dei millennial utilizza portali di offerte di lavoro online. Per raggiungere i professionisti più giovani, alcuni team HR lavorano fianco a fianco con i reparti di marketing in modo da sfruttare l'ottimizzazione dei motori di ricerca e il monitoraggio dei lead per attirare e contattare i candidati in modo più efficace. Altri offrono bonus di assunzione e contribuiscono alle spese di trasloco. I sistemi automatizzati possono migliorare il processo di onboarding consentendo di pianificare in modo più efficiente le sessioni di orientamento dei nuovi assunti, la formazione correlata e l'iscrizione ai benefit, mentre i mentori assegnati possono contribuire ad accelerare e personalizzare il processo di onboarding, offrendo ai nuovi dipendenti linee guida preziose, strumenti di supporto e la sensazione di essere parte di un gruppo. Un'altra best practice: il primo giorno, assicuratevi che i nuovi assunti abbiano accesso alle tecnologie necessarie e sappiano come usarle.

2. Formazione

Più che in qualsiasi altro settore, nelle strutture sanitarie è necessario che i dipendenti restino al passo con i corsi di formazione, poiché set di competenze non aggiornati vanno a scapito delle terapie cliniche. Alcuni team HR collaborano con istituti di formazione; altri offrono corsi in loco o da remoto. Uno dei principali obiettivi consiste nel garantire che medici e personale di supporto si mantengano aggiornati sulle licenze e le certificazioni richieste. Tramite una piattaforma di formazione basata sul cloud, l'organizzazione potrà monitorare automaticamente la conformità, comunicare ai dipendenti i loro obblighi e fornire i link ai corsi di cui hanno bisogno. La formazione è anche un elemento chiave dello sviluppo di talenti, un'area che molti datori di lavoro dovrebbero cercare di migliorare se vogliono contribuire ad aumentare la soddisfazione sul lavoro e la fidelizzazione dei dipendenti. Secondo una recente ricerca, l'85% dei dipendenti non è soddisfatto del supporto alla carriera ricevuto dal datore di lavoro.

3. Gestione degli orari e del ciclo paghe

La maggior parte delle persone non associa la logistica alle risorse umane, eppure la gestione della pianificazione dei turni ospedalieri è una sfida logistica complessa, soprattutto durante le carenze croniche di personale. Una struttura sanitaria di grandi dimensioni può gestire centinaia di diverse rotazioni di medici, infermieri, dipendenti a contratto, medici frequentatori e altro personale. Una corretta pianificazione è fondamentale: uno studio ha dimostrato che il 33% degli infermieri di terapia intensiva e il 45% dei medici di terapia intensiva ha sofferto gravemente di burnout. Le HR dovrebbero aiutare a creare programmi flessibili che siano facili da comunicare, consultare e modificare secondo necessità.

Il ciclo paghe costituisce un'altra sfida logistica per le HR. Alcuni operatori sanitari, come terapisti e chirurghi, vengono pagati per le cure ai singoli pazienti. Altri hanno uno stipendio e possono ricevere incentivi bonus. Senza una sana logistica, le buste paga potrebbero arrivare in ritardo o contenere errori. Un altro grande problema in fatto di ciclo paghe è la gestione dei costi di manodopera. I datori di lavoro nel settore sanitario limitano questi costi in vari modi, ad esempio esaminando straordinari e gratifiche, come i pagamenti per turni doppi e tripli,in modo da individuare i reparti con retribuzioni eccessive. Un'altra strategia consiste nel ridimensionare l'impiego di dipendenti a contratto, infermieri a chiamata e altri lavoratori temporanei, che di solito chiedono paghe elevate e sono costosi da sostituire.

4. Assegnazione del personale

Restare al passo con le tendenze di assegnazione del personale nel settore è un requisito per qualsiasi datore di lavoro, ma i professionisti HR in ambito sanitario devono ampliare particolarmente il loro campo di ricerca. Devono informarsi su tendenze globali come il lavoro da remoto e rispondere a domande come: quanti dipendenti lavorano da casa? Quanti sono necessari in loco? Abbiamo le tecnologie giuste per consentire il lavoro virtuale? E quali sono i relativi problemi di sicurezza informatica? Tuttavia, i professionisti HR nel settore sanitario devono anche pensare a livello locale: la nostra area di servizi alla popolazione si sta espandendo o riducendo e in che modo queste dinamiche potrebbero influire sui livelli di personale? I nuovi concorrenti si stanno aggiudicando talenti e clienti? Se sì, abbiamo un piano per gestire la situazione? Le HR devono prevenire e gestire cambiamenti quali un eventuale calo del reddito medio e della qualità della vita, nonché l'invecchiamento o il ringiovanimento della popolazione assegnata a un prestatore di assistenza sanitaria.

5. Promuovere la diversità, l'inclusione e la parità di trattamento

Il posto di lavoro migliore è quello in cui tutti si sentono inclusi e trattati in modo corretto. Il reparto HR definisce e applica politiche che contribuiscono a rendere questo ideale una realtà. Linee guida chiare che descrivono le pratiche di assunzione, gli aumenti salariali e la crescita professionale contribuiscono a creare una cultura trasparente ed equa. Inoltre, un'applicazione coerente delle presenti linee guida consente di proteggere i dipendenti da qualsiasi forma di discriminazione basata su età, razza, etnia, sesso, orientamento sessuale o altre caratteristiche protette. Queste stesse garanzie di tutela devono estendersi anche ai pazienti. Ora la maggior parte dei team HR richiede una formazione annuale per promuovere la diversità e l'inclusione, combattere le molestie e trattare argomenti correlati. Senza questo tipo di formazione, aumentano le probabilità di comportamenti inaccettabili.

6. Assicurarsi la soddisfazione dei pazienti

È compito delle HR definire le modalità di lavoro dei dipendenti. La sfida a cui sono chiamati i sistemi sanitari consiste nel garantire prestazioni superiori che soddisfino i pazienti. Dalla descrizione delle mansioni alla definizione dei ruoli organizzativi di interi reparti, le HR mettono in chiaro le aspettative di un'assistenza di alto livello. Le HR sono anche responsabili della creazione di una cultura aziendale che invogli i dipendenti a compiere tutti gli sforzi immaginabili per i pazienti. I datori di lavoro nel settore sanitario dovrebbero premiare i dipendenti che prestano un'assistenza eccezionale e condividere le loro storie in tutta l'organizzazione. Una tale pubblicità offre ai dipendenti il riconoscimento che meritano e mette in luce i comportamenti apprezzati dai pazienti.

7. Gestione dei dipendenti

Alla luce delle recenti carenze di personale e talenti a livello nazionale, la gestione dei dipendenti diventa una sfida prioritaria per i reparti HR. Sebbene i professionisti HR non gestiscano effettivamente medici e infermieri, si occupano comunque di tutte le questioni relative ai dipendenti. Ad esempio, le HR supervisionano la raccolta dei dati sui nuovi assunti, un processo da eseguire in modo corretto e sicuro per garantire la conformità. Il settore HR gestisce anche il processo relativo alle prestazioni dei dipendenti, assicurandosi che ricevano un feedback periodico per migliorare il loro operato e avanzare nella carriera. Inoltre, le HR contribuiscono a delineare la struttura organizzativa, che a volte comporta lo spiacevole compito di licenziare il personale, sebbene negli ultimi anni la tendenza dei sistemi sanitari sia quella di incrementare, non di ridurre, la forza lavoro.

8. Gestire comportamenti e contestazioni

I problemi disciplinari e le contestazioni dei dipendenti nelle organizzazioni sanitarie possono ostacolare l'assistenza ai pazienti. I dipendenti non possono saltare i turni e lasciare i loro team a corto di personale o gestire distrattamente i dati dei pazienti e violare la loro privacy, esponendo l'ospedale o la clinica al rischio di azioni legali. In caso di offese o violazioni contro pazienti o colleghi da parte dei dipendenti, compresi medici ben pagati e infermieri specializzati difficili da sostituire, le HR devono intervenire sanzionando i trasgressori. Tuttavia, se i dipendenti sono in conflitto tra loro o con i responsabili, spesso le punizioni cedono il passo alla diplomazia. In situazioni insolitamente complesse, alcuni operatori sanitari chiedono aiuto a mediatori esterni.

9. Garantire la conformità e la legalità

I team HR nel settore sanitario devono affrontare una grande sfida a livello di gestione degli orari. Devono continuare a svolgere un ruolo cruciale nel garantire la conformità legale, relativamente a gestione dei record, sicurezza sul posto di lavoro e altre aree, così come dedicare più tempo alla risoluzione delle carenze di personale rispetto a quanto fatto in passato. Non c'è una soluzione semplice per trovare un equilibrio tra questi diversi doveri. Chiarire i ruoli e delegare può essere di aiuto, ma allo stesso tempo potrebbe essere necessario assumere più personale HR, in particolare profili con esperienza comprovata in fatto di conformità. Come sempre, le HR devono avere una conoscenza pratica delle leggi in materia di occupazione e sanità, per prevenire il rischio di violazioni e multe. Negli Stati Uniti, queste leggi includono l'Health Insurance Portability and Accountability Act, le cui violazioni possono essere sanzionate con multe fino a 1,5 milioni di dollari all'anno, l'Affordable Care Act e i regolamenti stabiliti dall'Occupational Safety and Health Administration (OSHA). Le HR devono inoltre rivedere e far rispettare i contratti di lavoro, compresi quelli con medici e infermieri a chiamata, che vengono utilizzati sempre più spesso per coprire i posti vacanti.

Risolvere i problemi HR nel settore sanitario con Oracle HCM per il settore sanitario

I team HR hanno a disposizione diverse piattaforme per gestire tutte le loro responsabilità. Tuttavia, le HR nel settore sanitario, devono far fronte a problematiche specifiche che richiedono applicazioni su misura.

Oracle Fusion Cloud Human Capital Management (HCM) è una suite di applicazioni basate sul cloud che connette tutti i processi HR all'interno del sistema sanitario e funge da fonte di dati centralizzata. Come piattaforma unificata, si integra con i sistemi in tutta l'azienda, consentendo alle organizzazioni sanitarie di sostituire le tecnologie meno recenti, spesso non connesse.

Con Oracle Cloud HCM, i team HR creano, gestiscono e ottimizzano processi che supportano una cultura collaborativa, in grado di ridurre il turnover dei dipendenti. L'uso di sistemi e processi automatizzati consente di trovare e assumere più rapidamente candidati qualificati. Il settore HR gestisce i talenti mediante strumenti di apprendimento personalizzati e basati sui ruoli e piani di sviluppo per creare opportunità per il personale medico/paramedico e non, migliorando le conoscenze professionali, le prestazioni lavorative e lo sviluppo della carriera. Il team HR migliora le prestazioni dei dipendenti e l'assistenza ai pazienti, alleviando al tempo stesso il burnout con piani flessibili di assegnazione del personale. Inoltre, invoglia i lavoratori a onorare il contratto usando strumenti di comunicazione e gestione della forza lavoro per migliorare la pianificazione dei turni e lo spirito di squadra in tutta l'organizzazione.

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Domande frequenti sul ruolo delle HR nel settore sanitario

Qual è il ruolo delle risorse umane nel settore sanitario?
I professionisti HR nel settore sanitario hanno un doppio ruolo: rappresentano gli interessi economici dei loro datori di lavoro e supportano i dipendenti in una professione estenuante. Negli ultimi anni è diventato chiaro che un personale motivato è fondamentale per la crescita aziendale e l'alta qualità dell'assistenza ai pazienti.

Come sta cambiando il ruolo delle HR nel settore sanitario?
I professionisti HR nel settore sanitario stanno espandendo il loro ruolo ben al di là della selezione, della gestione delle retribuzioni e di altre mansioni tradizionali. Oggi, il team HR collabora con la direzione per definire le strategie aziendali, garantire la conformità normativa di un'enorme mole di dati dei pazienti e adottare tecnologie che migliorino l'esperienza dei dipendenti.

Qual è il ruolo delle HR in materia di salute e sicurezza?
Negli Stati Uniti, il reparto HR nel settore sanitario è responsabile di garantire che il luogo di lavoro sia conforme alle regole dell'OSHA. Negli ultimi anni, i team HR hanno anche affrontato la minaccia del COVID-19 e il parallelo aumento degli episodi di violenza contro gli operatori sanitari.

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