Che cos'è la gestione degli ordini?
La gestione degli ordini è il processo di acquisizione, registrazione ed evasione degli ordini dei clienti. Il processo di gestione degli ordini inizia quando viene effettuato un ordine e termina quando il cliente riceve il proprio pacco.
Un sistema di gestione ordini (Order Management System, OMS) è un sistema software utilizzato in diversi settori per l'inserimento e l'elaborazione degli ordini. Un ordine perfetto significa soddisfare un ordine di vendita secondo le specifiche del cliente, consegnando le merci come promesso al momento della vendita.
Che cos'è un sistema di gestione ordini?
Un sistema di gestione degli ordini è un'applicazione software che automatizza l'intero processo di gestione degli ordini. Ti consente di gestire le informazioni sul inventario, vendite e clienti in un'unica posizione, in modo da poter accedere facilmente a tutti questi dati ovunque e in qualsiasi momento.
Un sistema OMS (Order Management System) consente inoltre di automatizzare processi quali l'elaborazione degli ordini, la spedizione, la fatturazione, la riscossione dei pagamenti e molto altro ancora.
Caretteristiche del sistema di gestione degli ordini
Un sistema OMS consente alle aziende di gestire l'intero processo di evasione, dalla raccolta degli ordini, dall'inventario e dalla visibilità della consegna alla disponibilità del servizio e al reporting. Questi processi dettagliati di gestione degli ordini includono:
Processi automatizzati di vendita
Automatizza l'intero processo di vendita monitorando ogni aspetto di ogni vendita, inclusi i prodotti ordinati, i pagamenti effettuati e lo stato della consegna.
Controllo dell'inventario
Controlla i livelli di inventario riordinando automaticamente gli articoli che stanno per finire. Ciò consentira un'evasione degli ordini ottimale e conterrà i costi.
Customer Relationship Management
Gestisci tutti gli aspetti del Customer Journey: dalla generazione dei lead alla fidelizzazione, fino al cross-selling.
Sales Automation
Riduci il carico di lavoro semplificando il processo di ordinazione dei prodotti, la comunicazione con i clienti e la gestione dei pagamenti.
Spedizione e ricezione
Ottieni visibilità su spedizioni e ricezioni accedendo ad aggiornamenti in tempo reale sullo stato di ogni spedizione e ricevendo avvisi quando si verificano problemi.
Raccolta dei pagamenti
Puoi raccogliere facilmente i pagamenti tramite carta di credito, PayPal, bonifico bancario, contanti alla consegna o qualsiasi altra opzione di pagamento.
Tracciamento dei documenti
Traccia tutto ciò che riguarda i tuoi documenti durante le diverse fasi di produzione. Dal monitorare i progressi dei documenti al sapere chi ha visionato i file, le aziende e i produttori saranno sempre aggiornati.
Reporting avanzato
Analizza le tue prestazioni e identifica le aree da migliorare. I report possono includere, tra gli altri, i prodotti di punta, i clienti di punta, gli ordini di punta, le pagine di punta, i paesi di punta, i brand di punta, le categorie di punta, i venditori di punta, i canali di punta, i giorni di punta e così via.
App mobile
Facile accesso ai dati da qualsiasi posto. Con le app mobile, le aziende possono controllare la loro cronologia di vendita ed esaminare gli elenchi dei clienti, ordinare nuovi prodotti, aggiornare il proprio catalogo di prodotti, inviare e-mail, creare fatture, accettare ordini e così via.
Che cos'è la gestione degli ordini?
L'evasione degli ordini è il modo in cui le aziende concludono un ordine di vendita ed è al centro di ogni business. Le aziende generano ricavi vendendo prodotti e servizi ad altre aziende o direttamente ai consumatori. Sia che si appartenga al settore B2B o a quello B2C, la vendita non è completa fino a quando il cliente non riceve gli articoli. Ecco un esempio di come Cleveland Golf ha registrato un aumento dell'81,5% delle spedizioni puntuali con la gestione degli ordini.
Il processo di evasione degli ordini ha luogo nei centri di distribuzione, fabbriche o negozi. In genere prevede la gestione dell'inventario, la gestione della supply chain, l'elaborazione degli ordini, il controllo della qualità e i sistemi di assistenza clienti che possono segnalare problemi o effettuare scambi o resi di prodotti.
Perché una gestione degli ordini omnicanale è importante?
Nel commercio omnicanale, i clienti hanno molte opzioni per acquistare. Che si tratti di negozi online, fisici o di venditori diretti, i clienti vogliono un'esperienza impeccabile che consenta loro di effettuare ordini ed elaborare i resi il più rapidamente possibile. I clienti sono più informati e hanno più potere rispetto al passato. La gestione degli ordini omnicanale è fondamentale per garantire la soddisfazione del cliente, i profitti della tua azienda e la reputazione del brand. Per soddisfare i clienti nel modo in cui vogliono acquistare, è necessario fornire una Customer Experience conveniente e impeccabile. Ecco perché è una priorità aziendale per le aziende B2B e quelle B2C semplificare il processo di acquisizione degli ordini, configurazione, visibilità dell'inventario, evasione programmata e le opzioni di spedizione e reso. L'obiettivo è quello che i clienti ricevano gli ordini in modo completo e puntuale, al minor costo possibile.
I tradizionali sistemi di gestione ordini (OMS), progettati molto prima che esistesse il commercio omnicanale, non sono in grado di supportare diversi canali, metodi di evasione, ubicazioni e punti di reso. Al contrario, tali sistemi operano in silos, connettendo un unico canale a un'unica fonte di inventario. Senza visibilità sull'inventario in tutta la supply chain, i commercianti non sanno quanto inventario è disponibile e dov'è posizionato, rendendo difficile mantenere promesse di consegna o instradare gli ordini verso centri logistici ottimali.
In che modo le aziende possono ottimizzare il processo di evasione degli ordini?
Per superare queste sfide, le aziende possono integrare sistemi e fonti di dati eterogenei, i quali possono risultare costosi e inefficienti, o adottare una moderna soluzione per la gestione degli ordini in modo tale da:
1. Semplificare l'orchestrazione degli ordini e i processi di evasione
Fusion Order Management è stato progettato per migliorare l'acquisizione e l'esecuzione dell'evasione degli ordini in tutto il processo " order-to-cash". Esso funge da hub centrale per gli ordini per ambienti multicanale e omnicanale.5 L'applicazione semplifica il processo di acquisizione, determinazione dei prezzi e configurazione degli ordini. Anche gli ordini ricevuti da fonti esterne possono essere modificati ed elaborati per l'evasione. Offre integrazioni predefinite con altri servizi cloud, criteri di orchestrazione gestiti a livello centrale, disponibilità globale e monitoraggio dell'evasione.
2. Ottenere integrazione per un processo order-to-cash completo
Fusion Cloud Order Management è preintegrato con altri servizi cloud, tra cui Product Hub, Logistics, Manufacturing, Procurement, Finance e CPQ, per consentire una serie di processi avanzati di evasione degli ordini di tipo configure-to-order, drop-ship per fornitori e partner, orchestrazione evasione di tipo back-to-back, trasferimenti interni e quote-to-cash. Inoltre, offre un set di funzionalità per ottenere integrazione con altre applicazioni cloud e on-premise, necessarie per un completo processo order-to-cash.
3. Rendere centralizzata la gestione dei prezzi e le configurazioni dei prodotti
Cloud Order Management ti consente di acquisire e rivedere gli ordini con semplici codici SKU, articoli configurati e servizi. L'applicazione fornisce regole aziendali configurabili dall'utente che impostano i valori predefiniti degli ordini, ad esempio le informazioni sulla fatturazione/spedizione del cliente e i criteri di determinazione dei prezzi. Offre informazioni sulla disponibilità dei prodotti in tempo reale e convalida l'ordine prima dell'evasione. La funzionalità di prezzi centralizzati esegue regole di sconto, differenziazione dei prezzi, prezzi a scaglioni, calcolo delle imposte, prezzi ricorrenti per i servizi e adeguamenti manuali dei prezzi. Configurator è integrato con la determinazione dei prezzi che offre funzionalità per creare, verificare e distribuire modelli di configurazione, incluse definizioni di regole/vincoli e interfacce utente di runtime.
4. Ottimizzare la promessa ordine
Grazie alla funzionalità Global Order Promising (PDF) gli utenti possono rispettare impegni ottimali in termini di disponibilità dei prodotti, avvalendosi delle fonti di approvvigionamento disponibili per aumentare i ricavi, aumentare la soddisfazione dei clienti e ridurre i costi di evasione degli ordini. Cloud Global Order Promising seleziona le migliori opzioni di inventario disponibile per clienti e commercianti raccogliendo informazioni sulla fornitura e applicando regole di sourcing e promessa configurabili dall'utente. Gli utenti possono impostare regole di promessa che sono basate sul lead time, available-to-promise, capable-to-promise e profitable-to-promise. Gli utenti possono inoltre impostare regole di allocazione in base alla classe di domanda per garantire che venga assegnata una priorità alla fornitura insufficiente per i clienti importanti.
Un'altra funzionalità di promessa ordine consente di gestire le condizioni di rischio correlate alla domanda e all'offerta durante l'elaborazione degli ordini. Consente agli utenti di visualizzare eccezioni, dettagli degli ordini, opzioni di sourcing alternative ed eseguire simulazioni What-If utilizzando gli analytics integrati. Aiuta gli utenti a accettare compromessi tra livelli di servizio e costi o tra ordini dei clienti concorrenti. L'architettura avanzata e residente in memoria di Global Order Promising garantisce che la capacità di promessa ordini sia altamente reattiva, disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, anche quando vengono aggiornati i dati di transazione e quelli di riferimento.
I vantaggi di un sistema di gestione ordini distribuito.
La gestione degli ordini distribuiti è un'applicazione che consente alle organizzazioni di gestire in modo accurato ed efficiente gli ordini dei clienti in più sistemi di acquisizione ed evasione degli ordini. È stato progettato per orchestrare gli ordini attraverso un ambiente omnicanale distribuito, tra cui molti sistemi legacy separati tra loro. Consente di gestire in modo accurato ed efficiente gli ordini dei clienti su diversi canali e di determinare l'ubicazione di stoccaggio dell'inventario o lo stabilimento di produzione migliori in cui l'ordine verrà evaso e spedito.
Cloud Order Management funge da unico repository di informazioni. Consolida le informazioni sui clienti e funge da hub centrale per le informazioni sugli ordini in tutti i punti di contatto, tra cui online, punti di vendita e personale addetto alle vendite sul campo. Inoltre, sfrutta la visibilità in tempo reale sulla disponibilità dell'inventario, aggrega automaticamente gli articoli in tutte le ubicazioni e li invia al punto di spedizione ottimale per completare l'ordine e garantire la puntualità della consegna.
Quando la domanda aumenta, Cloud Order Management acquisisce facilmente grandi volumi di ordini da canali diversi (online, negozi, call center ecc.), gestisce le configurazioni e i prezzi dei prodotti, evade gli ordini dalle fonti migliori e garantisce la puntualità della consegna.
La funzionalità di acquisizione ordini di Cloud Order Management consente di inserire gli ordini direttamente, di importarli da sistemi esterni e quindi di modificarli. Esegue la convalida delle informazioni sugli ordini per la completezza dei dati e la conformità alle regole aziendali, inclusi i controlli di conformità commerciale. La funzionalità di evasione degli ordini orchestra gli ordini in più sistemi di acquisizione, ricevendo gli aggiornamenti dello stato di evasione e riporta gli aggiornamenti dello stato ai sistemi di acquisizione. Cloud Order Management orchestra gli ordini a monte di una combinazione di sistemi/applicazioni di acquisizione ordini e evasione ordini nel cloud oppure on-premise. Esso funge da hub degli ordini in tutti i processi order-to-cash per centralizzare la gestione di ordini, evasione, criteri ed eccezioni.
Gestisci in modo efficace le eccezioni degli ordini
Cloud Order Management consente agli utenti di cercare ordini, visualizzare gli stati, visualizzare un riepilogo delle eccezioni per cliente, prodotto o fornitore e analizzare in modo approfondito ulteriori dettagli. Gli avvisi relativi alle condizioni di rischio identificano in modo proattivo gli ordini a rischio per soddisfare le date delle promesse, consentendo ai commercianti di identificare tempestivamente i problemi e intraprendere azioni correttive. Gli analytics integrati e l'analisi What-if forniscono agli utenti insight per prendere la miglior decisione possibile.
Attua dei criteri di orchestrazione degli ordini prevedibili
L'architettura unica delle applicazioni unifica i processi tra diverse fonti degli ordini e diverse modalità di evasione. Grazie a un efficace set di funzionalità applicative predefinite, gli utenti business possono definire, implementare e gestire i propri criteri di orchestrazione dell'evasione degli ordini senza basarsi sulla programmazione tecnica. Questa soluzione cloud scalabile e flessibile consente alle aziende di sviluppare, implementare e regolare i criteri in base alle esigenze, accelerando le implementazioni e riducendo i costi. Ad esempio, quando un processo di evasione dell'ordine prevede fasi di pianificazione/spedizione/fattura e il cliente modifica l'ordine durante la spedizione, la logica dell'ordine annullerà la richiesta di spedizione originale e tornerà al processo di pianificazione. I flussi di lavoro delle approvazioni garantiscono che la creazione e le modifiche degli ordini soddisfino i criteri. Quando un ordine viene elaborato, gli utenti possono definire la lunghezza di ogni fase. Pertanto, nel caso in cui le date promessa ordine subiscano dei ritardi, vengono creati degli alert proattivi.
Channel revenue management
Per aumentare la quota di mercato e rimanere competitivi, aziende manifatturiere e fornitori molto spesso offrono riduzioni dei prezzi ai clienti per promuovere prodotti specifici e generare ricavi attraverso i canali di distribuzione. Questi programmi di sconto gestiti da distributori all'ingrosso sono molto spesso complessi. Se i distributori non sono riusciti a gestire in modo efficace i propri programmi per i fornitori ed elaborare i le richieste di sconto, potrebbero perdere margini di profitto a causa degli sconti non riscossi e delle vendite perse.
Channel Revenue Management, un componente di Order Management in Supply Chain Management, consente alle aziende di distribuzione all'ingrosso di definire programmi promozionali e sconti e gestire in modo efficace l'elaborazione e la contabilità delle richieste di rimborso in base agli accordi di spedizione e addebito dei fornitori. I distributori all'ingrosso raggiungono margini di profitto migliori e dedicano meno tempo alla gestione dei programmi, poiché Channel Revenue Management semplifica il processo di gestione dei programmi di sconto per i fornitori. I distributori che utilizzano channel revenue management ottengono anche un maggiore livello di fiducia da parte dei propri partner della supply chain, in quanto il programma commerciale viene eseguito perfettamente e si limitano le controversie sulle richieste di sconto. Forse altrettanto vantaggioso: l'automazione, oltre a far risparmiare tempo, solleva l'onere che comporta l'amministrazione manuale dei programmi commerciali e offre ai manager la possibilità di affrontare attività con più valore aggiunto.
Software di gestione degli ordini: promuovi la crescita
1. Poni i clienti al centro. Unifica i canali di acquisto dei clienti per ottimizzare la Customer Experience. Investi in una gestione degli ordini integrata nella tua logistica end-to-end.
2. Identifica i punti critici e i processi manuali nell'orchestrazione e nell'evasione degli ordini. Adotta tecnologie e strumenti digitali a supporto dei tuoi dipendenti.
3. Effettua un'indagine di inventario sui sistemi e sulle applicazioni esistenti. Unisci i requisiti tecnologici ai tuoi obiettivi di business. Prendi in considerazione una soluzione che consenta di sostituire un sistema alla volta, anziché sostituire tutti i sistemi contemporaneamente.