Na czym polega zarządzanie zapasami?

Zarządzanie zapasami to proces planowania przepływu towarów w przedsiębiorstwie, który odbywa się formie ciągłego cyklu zamawiania, magazynowania, produkcji, sprzedaży i uzupełniania zapasów towarów. Zarządzanie zapasami odbywa się na ogół na dwóch poziomach: zbiorczego zarządzania zapasami oraz zarządzania zapasami na poziomie lokalizacji i poszczególnych artykułów. Przedsiębiorstwa tworzące strategię zapasów dokonują wyboru między minimalizacją ilości gotówki zainwestowanej w zapasy a utrzymywaniem większej ilości zapasów w celu maksymalizacji obsługi klienta lub wydajności produkcji.

Strategia zapasów obejmuje gospodarkę zapasami na poziomie poszczególnych artykułów za pomocą zasad, takich jak zapasy bezpieczeństwa (opisane w dalszej części), oraz środki kontroli zapasów za pomocą zasad, takich jak klasyfikacja ABC służąca do ustalania priorytetów uzupełniania zapasów i uwzględniająca atrybuty na poziomie artykułu, tj. wartość zużycia, wielkość partii i czas realizacji zamówienia.

Zapasy można zasadniczo podzielić na trzy kategorie: surowce/komponenty, produkcja w toku oraz wyroby gotowe. Firmy produkcyjne kupują surowce lub komponenty, przechowują je do czasu ich wykorzystania w produkcji, a następnie przekształcają je w wyroby gotowe. Przedsiębiorstwa niezajmujące się produkcją, np. hurtownie i sklepy detaliczne, magazynują wyroby gotowe przeznaczone do sprzedaży konsumentom końcowym.

Wszystkie podmioty muszą znaleźć równowagę między poziomem zapasów a popytem, ponieważ zapasy pochłaniają środki pieniężne firmy i generują koszty ich utrzymania. Niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności, przedsiębiorstwa muszą utrzymywać ścisłą kontrolę nad zapasami, aby oszczędzać gotówkę, a jednocześnie zagwarantować wystarczającą ilość zapasów w celu dotrzymania terminów produkcji, spełnienia prognozowanego zapotrzebowania lub realizacji rzeczywistych zamówień klientów.

Korzyści z zarządzania zapasami

Zarządzanie zapasami jest złożone i różni się w zależności od branży, funkcji pełnionej w przedsiębiorstwie oraz rodzaju zarządzanych artykułów. Podejmowanie decyzji o sposobie planowania i zarządzania zapasami to efekt współpracy, pełen kompromisów, zagrożeń i korzyści.

Nie ma dwóch takich samych przedsiębiorstw. W zależności od modelu biznesowego firmy stosują wiele różnych metod zarządzania zapasami. Zapasy kosztują, ale może być konieczne utrzymywanie większych zapasów bezpieczeństwa w celu zachowania najwyższego poziomu usług, uniknięcia wyczerpania zapasów i zmaksymalizowania wydajności bieżącej działalności. Producenci posiadający drogie maszyny i korzystający z siły roboczej utrzymują czasami nadwyżki zapasów, aby uniknąć spowodowanej brakiem zapasów bezczynności urządzeń i pracowników, co kosztowałoby firmę więcej pieniędzy.

Prawie wszystkie przedsiębiorstwa utrzymują zapasy bezpieczeństwa, aby zabezpieczyć się przed nieoczekiwanymi zmianami podaży i popytu. W ten sposób zapasy pełnią rolę ochrony przed nieoczekiwanymi zdarzeniami oraz bufora przed przestojami w produkcji. Zapasy bezpieczeństwa stanowią równowagę między stopniem realizacji dostaw lub zamówień z bieżących zapasów (procent zamówień klientów, które firma może natychmiast wysłać z magazynu) a dodatkowymi kosztami zamawiania i utrzymywania większych zapasów. Konsekwencją niewystarczającej ilości zapasów są przerwy w dostawach, które mogą być szkodliwe dla firmy, zwłaszcza jeśli klienci mogą skorzystać z alternatywnego rozwiązania, np. w przypadku firm internetowych, od których oczekuje się szybkiej realizacji zamówienia. Brak zapasów oznacza utratę przychodów i może negatywnie wpływać na lojalność klientów.

Producenci zazwyczaj wdrażają w swoich systemach ERP mechanizmy kontroli zapasów, takie jak minimalne i maksymalne poziomy zapasów oraz poziomy odnowienia zamówienia. Dystrybutorzy określają poziomy odnowienia zamówienia w sposób zdecentralizowany, pozwalając poszczególnym centrom dystrybucji na definiowanie poziomu zapasów na podstawie czynników lokalnych lub metod zależnych od popytu. Czynniki lokalne mogą obejmować popyt na poziomie jednostki asortymentowej SKU, czas realizacji zamówień lub wzorce sezonowe. Metody zależne od popytu to na przykład dane z punktów sprzedaży pochodzące od klientów detalicznych. Wiele podmiotów zajmujących się zaopatrzeniem uwzględnia w swojej strategii zakupów rabaty cenowe i może kupować większe zapasy niż jest to wymagane, aby uzyskać korzystne ceny.

Zarządzanie zapasami: skutki finansowe

Zarządzanie zapasami wymaga kompromisów między przychodami, kosztami i ryzykiem. Zapasy, sklasyfikowane w bilansie jako aktywa obrotowe, pochłaniają środki finansowe przedsiębiorstwa. Należy zwrócić szczególną uwagę na długość cyklu konwersji gotówki — czas, jaki upływa od zakupu surowców (u producenta) lub towarów (u hurtownika lub detalisty) do sprzedaży wyrobów gotowych i otrzymania płatności od klientów.

W tym czasie środki pieniężne pozostają zablokowane, a przedsiębiorstwa muszą zapewnić terminową sprzedaż zapasów (tzw. obrót zapasami), aby środki pieniężne wróciły do firmy. Wolno rotujące zapasy pociągają za sobą koszty magazynowania i zagrożenia oraz negatywnie wpływają na przepływy pieniężne przedsiębiorstwa. W związku z tym firmy potrzebują metodycznego procesu, który zapewni zgodność poziomu inwestycji w zapasy z oczekiwanym poziomem popytu ze strony klientów.

Gospodarka zapasami wymaga także rygorystycznej kalkulacji kosztów, wspomagającej zarówno wewnętrzną sprawozdawczość zarządczą, jak i ustawową sprawozdawczość finansową. Koszty zapasów wykorzystywanych w produkcji muszą być zgodne z metodami pełnej kalkulacji kosztów, służącymi do przypisywania bezpośrednich i pośrednich kosztów robocizny i kosztów ogólnych do produktów w miarę ich wytwarzania na linii produkcyjnej. Natomiast wyroby gotowe, określane także jako zapasy towarów handlowych, wymagają alokacji wszelkich kosztów związanych z przygotowaniem ich do sprzedaży.

Koszty te mogą obejmować transport, robociznę oraz inne wydatki związane z obsługą. Łączna wartość wszystkich zapasów w całym przedsiębiorstwie jest wykorzystywana do określenia pozycji zapasów w bilansie oraz kosztów własnych sprzedaży w rachunku zysków i strat.

Jakie są rodzaje systemów gospodarki zapasami?

Przedsiębiorstwa stosują różne systemy gospodarki zapasami, w zależności od prowadzonej działalności, złożoności stosowanych procesów lub potrzeb. Przykładowe trzy podstawowe systemy gospodarki zapasami to system ręczny, okresowy i ciągły. Systemy ciągłe są najbardziej zaawansowanymi i najdokładniejszymi systemami gospodarki zapasami, natomiast metoda ręczna jest najmniej zaawansowanym sposobem nadzorowania operacji magazynowych.

Ręczny system inwentaryzacji: Ta metoda gospodarki zapasami polega na fizycznym liczeniu artykułów i rejestrowaniu danych w dokumentacji papierowej lub w arkuszu kalkulacyjnym. Proces ten jest powszechnie stosowany przez małe firmy, które nie wdrożyły oprogramowania do zarządzania zapasami.

System inwentaryzacji okresowej: Jest to system gospodarki zapasami, w którym inwentaryzacja stanów magazynowych odbywa się na koniec okresu rozliczeniowego, a nie po każdej sprzedaży i zakupie. To stosunkowo prosty system, który lepiej sprawdza się w mniejszych firmach, w których towarów jest mniej.

System ciągłej inwentaryzacji: Jest to najbardziej zaawansowany system, w którym wykorzystuje się zautomatyzowane oprogramowanie zapewniające wgląd w stany magazynowe w czasie rzeczywistym. Gdy towar znajdzie się w magazynie, zostanie przeniesiony, sprzedany, wykorzystany lub usunięty, system magazynowy natychmiast aktualizuje salda, korzystając z kodów kreskowych lub etykiet RFID zeskanowanych za pomocą ręcznych urządzeń.

System zdalnej identyfikacji radiowej (RFID) i systemy zarządzania zapasami

RFID to system śledzenia technologii, który wspomaga systemy zarządzania zapasami. Systemy RFID wykorzystują specjalistyczne etykiety dołączane do każdego artykułu w celu śledzenia miejsca, w którym się aktualnie znajdują. RFID upraszcza gospodarkę zapasami poprzez skanowanie przesyłek przychodzących lub wychodzących za pomocą przenośnych skanerów. Etykiety RFID mogą być aktywne i stale emitować sygnał lub pasywne i wymagać fizycznych czytników do ich śledzenia. Etykiety RFID to najlepsze rozwiązanie, gdy chodzi o dostarczanie danych w czasie rzeczywistym oraz informacji o miejscu, w którym znajdują się towary w danym momencie.

Zarządzanie zapasami a inwentaryzacja okresowa

Inwentaryzacja okresowa jest metodą kontroli, która ma na celu potwierdzenie zgodności fizycznych stanów magazynowych z ewidencją zapasów w przedsiębiorstwie. Inwentaryzacja okresowa poszczególnych artykułów w ciągu roku zapewnia dokładne informacje na temat ilości i wartości zapasów.

Dysponowanie dokładnym systemem śledzenia stanów magazynowych jest niezbędne do zarządzania podażą i popytem, utrzymywania wysokiego poziomu obsługi klienta oraz planowania produkcji.

Zamiast korzystać z systemów zarządzania zapasami można przeprowadzać okresowe inwentaryzacje polegające na spisach z natury wszystkich zapasów. Firmy mogą też stosować obie te techniki jednocześnie w celu weryfikacji ilości i wartości zapasów. Zarządzanie zapasami obsługuje seryjne inwentaryzację okresową.

Przykłady zarządzania zapasami — przypadki użycia w branży

Chociaż gospodarka zapasami jest powszechnie stosowana w większości branż, istnieją pewne branże o wyjątkowych wymaganiach, w których uzasadnione jest stosowanie specjalistycznych systemów. Przykładami mogą być branża gastronomiczna (restauracje) i handel detaliczny.

Gospodarka zapasami w handlu detalicznym

Obecnie sprzedawcy detaliczni muszą oferować klientom bardzo elastyczne opcje zakupu towarów za pośrednictwem różnych kanałów. Silna konkurencja ze strony dużych sprzedawców internetowych i wymagający klienci zmusili detalistów do stosowania mieszanego modelu biznesowego, łączącego sklepy stacjonarne i internetowe, określanego mianem wielokanałowej sprzedaży detalicznej.

Wielokanałowość zapewnia kupującym elastyczne opcje, takie jak: zamówienie w sklepie stacjonarnym, dostawa do domu, zakup w Internecie, zwrot w sklepie stacjonarnym lub dostawa od dystrybutora do sklepu stacjonarnego w celu odbioru. Celem jest zapewnienie klientom doskonałej, kompleksowej obsługi, a stawką jest sukces lub bankructwo firmy.

Aby zapewnić klientom najlepsze wrażenia z zakupów w wielokanałowym systemie, sprzedawcy detaliczni muszą mieć wgląd w czasie rzeczywistym w stan magazynowy, tak aby móc zrealizować zakup klienta. Braki magazynowe nie tylko uniemożliwiają realizację konkretnych zamówień, ale także sfrustrowani klienci z dużym prawdopodobieństwem poszukają podobnych produktów w sklepie stacjonarnym lub internetowym konkurencji. Lojalność jest ulotna, a przechodzenie od marki do marki jest powszechnym zjawiskiem. Utraceni klienci mogą nigdy nie wrócić, co wpływa na potencjalną sprzedaż w przyszłości.

W rezultacie sprzedawcy detaliczni muszą bardzo uważnie gospodarować zapasami, aby odpowiednio wyczuć granicę między posiadaniem wystarczającej ilości zapasów do zrealizowania jak największego odsetka zamówień klientów a posiadaniem zbyt dużej ilości, która uszczupla przepływy pieniężne i stwarza ryzyko, że pod koniec sezonu zakupowego pozostaną zapasy, których nie będzie można sprzedać. Oprogramowanie do zarządzania zapasami w handlu detalicznym (w połączeniu z systemami zarządzania zamówieniami) pozwala sprzedawcom detalicznym szybko reagować na zmiany zachowań zakupowych i dostosowywać strategie w poszczególnych kanałach sprzedażowych oraz stany magazynowe.

Zarządzanie zapasami w restauracjach

Zarządzanie zapasami w restauracjach ma o tyle wyjątkowy charakter, że musi zapewniać monitorowanie poszczególnych składników w czasie rzeczywistym, ponieważ wiele z nich to produkty świeże o krótkim terminie przydatności do spożycia i należy je dokładnie monitorować do momentu użycia w potrawach. System musi również dokładnie monitorować stan zapasów, uruchamiać zamówienia ich uzupełnienia, rejestrować nowe przyjęcia do magazynu oraz pomagać w zarządzaniu kosztami menu.

Zarządzanie świeżymi składnikami wiąże się z nieodłącznymi wyzwaniami, ponieważ menedżerowie muszą ściśle monitorować ich okres przydatności do spożycia, aby zapobiec zepsuciu. W najlepszym przypadku zepsucie powoduje marnowanie pieniędzy, natomiast w najgorszym może stać się przyczyną zatrucia pokarmowego i podjęcia działań przez sanepid.

Oprogramowanie do zarządzania zapasami może pomóc restauracjom w sprostaniu tym wyjątkowym wyzwaniom. Dzięki automatycznemu powiązaniu sprzedaży ze stanem zapasów restauracje mogą dysponować kompletnym obrazem zamówień, konsumpcji, zapasów składników oraz nie dopuszczać do psucia się produktów i zarządzać marżami. Oprogramowanie do zarządzania zapasami skraca również czas poświęcany na zadania administracyjne, wysyłając menedżerom powiadomienia o potencjalnym upływie terminu przydatności do spożycia, a także automatyzując ponowne zamawianie produktów po upływie daty przydatności do spożycia lub gdy ich ilość spadnie poniżej ustalonego poziomu uzupełniania zapasów.

Oprogramowanie do zarządzania zapasami

Nowoczesne, oparte na chmurze systemy zarządzania zapasami zapewniają kompleksowe funkcje zarządzania materiałami, które skutecznie radzą sobie z przepływem towarów w całej firmie i jej globalnej sieci dostaw. W połączeniu z systemami zarządzania magazynem zapewniają dokładny i terminowy wgląd w stan zapasów, plany uzupełniania zapasów i wskaźniki możliwości realizacji zamówień, co z kolei wpływa na zadowolenie klientów. W połączeniu z systemami planowania łańcucha dostaw pozwalają wyeliminować zgadywanie związane z zarządzaniem zapasami, dopasowując popyt do podaży poprzez optymalizację stanu zapasów, zwiększenie wskaźnika możliwości realizacji zamówień, zapewnienie terminowej produkcji oraz poprawę wykorzystania kapitału obrotowego.

Widoczność zapasów

Kluczową zaletą nowoczesnych rozwiązań do zarządzania zapasami w chmurze jest ich zdolność do zapewnienia w czasie rzeczywistym wglądu w stan zapasów w wielu węzłach łańcucha dostaw, takich jak zakłady produkcyjne, dostawcy, towary w drodze i centra dystrybucji. Daje to decydentom informacje niezbędne do utrzymania zadowolenia klientów na odpowiednim poziomie. Ma to szczególnie duże znaczenie w przypadku firm, które mają rozbudowane sieci dostaw i borykają się ze zmiennym popytem i silną konkurencją.

Obraz stanu zapasów i ich lokalizacji w czasie rzeczywistym pomaga lepiej zarządzać harmonogramami produkcji i realizacją zamówień klientów. Na przykład, jeśli dostawa jest wstrzymana z powodu problemów z transportem, menedżerowie mogą pokryć tymczasowy niedobór, przenosząc zapasy z jednego centrum dystrybucji do innego, w którym większy popyt uzasadnia posiadanie większych stanów magazynowych.

Dane o wielkości zamówień w czasie rzeczywistym, w połączeniu z oprogramowaniem do planowania łańcucha dostaw, pomagają planistom określić potrzebną ilość danego artykułu, gdzie powinien się znajdować i jak często należy uzupełniać zapasy, aby sprostać faktycznemu i prognozowanemu popytowi oraz poziomowi produkcji.

Zintegrowane planowanie łańcucha dostaw

Złożone łańcuchy dostaw stawiają przed przedsiębiorstwami wyzwania związane z dostosowaniem podaży do popytu i bardziej precyzyjnym określaniem poziomu zapasów. Przydatne mogą okazać się zaawansowane rozwiązania do planowania popytu, wykorzystujące zaawansowane algorytmy, które uwzględniają wiele scenariuszy, w tym kombinacje artykułów i lokalizacji, a także zasady dotyczące zapasów w celu wygenerowania optymalnego planu popytu. Scenariusze warunkowe odgrywają istotną rolę w zapewnieniu, że zaplanowane poziomy zapasów będą wystarczające do zaspokojenia popytu klientów, uniknięcia wyczerpania zapasów i zapewnienia odporności.

Plan zapotrzebowania netto, włączony za pośrednictwem planowania dostaw do planu popytu, musi być w stanie radzić sobie ze złożonością globalnych łańcuchów dostaw i wspomagać określanie zapotrzebowania na surowce i komponenty do produkcji. Systemy planowania pomagają również kształtować politykę zapasów w zakresie określania stanu zapasów bezpieczeństwa (nadwyżki zapasów wykorzystywanej jako bufor w sytuacji niepewności podaży i popytu), w zasadzie eliminując zgadywanie z procesu decyzyjnego dotyczącego zapasów i ich potencjalnego negatywnego wpływu na przepływy pieniężne.

Zintegrowane planowanie biznesowe stanowi połączenie prognoz statystycznych z sygnałami rzeczywistego zapotrzebowania, zapewniając bieżące prognozy i informacje na temat stanu zapasów, które spełniają kryteria pożądanych lub docelowych poziomów obsługi klienta. Pomaga to w zarządzaniu niepewnością w zakresie popytu i czasem realizacji zamówień przez dostawców. Zlecenia uzupełnienia zapasów są generowane każdorazowo, gdy stan zapasów spadnie poniżej minimalnego progu. Zamówienia te uwzględniają szacowane czasy realizacji w celu zapewnienia odpowiedniego stanu zapasów. W zależności od określonej polityki magazynowej zamówienie uzupełniające może być ustalonej wielkości lub obejmować wielkość obliczoną jako różnicę między maksymalnym progiem a stanem magazynowym. Może być także skorygowane o minimalną wielkość zamówienia.

Zarządzanie zapasami w chmurze — w jakim miejscu jesteś?

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o nowoczesnym zarządzaniu zapasami, dobrym początkiem jest zadanie sobie następujących pytań:

• Czy optymalizujemy nasze zapasy, dostosowując je do planowania popytu i podaży?
• Czy stosujemy właściwe zasady gospodarki zapasami, aby zminimalizować koszty magazynu i zmaksymalizować obsługę klienta?
• Czy fragmentacja zapasów nie ogranicza naszej zdolności do realizacji zamówień?
• Jak zarządzamy zapasami bezpieczeństwa?
• Jak duża część naszego kapitału obrotowego jest powiązana z zapasami?
• Jak możemy poprawić rotację zapasów?
• W jaki sposób dostępność zapasów pomaga nam realizować nasze cele związane z zadowoleniem klienta?

Wiele przedsiębiorstw nadal korzysta z arkuszy kalkulacyjnych lub nieelastycznych systemów starszego typu w zakresie niektórych lub wszystkich aspektów zarządzania zapasami. Choć takie podejście może wydawać się odpowiednie, starsze technologie mogą prowadzić do osiągania nieoptymalnych wyników biznesowych. Aby konkurować w dzisiejszych złożonych łańcuchach dostaw i odpowiednio reagować na nieuniknione zakłócenia, potrzebne są nowoczesne rozwiązania w chmurze, które udostępniają informacje w czasie rzeczywistym i umożliwiają osiągnięcie lepszego dopasowania planowania, produkcji i zintegrowanego obrazu stanu zapasów.

Zintegrowane rozwiązania do zarządzania łańcuchem dostaw (SCM) oparte na chmurze pomagają firmom osiągnąć synergię w zakresie planowania i zarządzania zapasami, a także innych kluczowych funkcji łańcucha dostaw, takich jak zaopatrzenie, produkcja, logistyka i zarządzanie zamówieniami. W rezultacie osiąga się większą wydajność, lepszą obsługę klienta i wyższe marże zysku.

Na jakim etapie jesteś w swojej drodze do zintegrowanej gospodarki zapasami? Jak możemy pomóc?