Ce este planificarea financiară?

Planificarea financiară, cunoscută și sub numele de planificare conectată a întreprinderii, permite întreprinderilor să modeleze direcția strategică și să ia măsuri pentru a optimiza performanța financiară și de afaceri. Această abordare este orientată spre viitor și este utilizată pentru a ajuta finanțele să ghideze întreprinderea în vederea realizării strategiei sale. Planificarea financiară cuprinde planuri pe termen lung, modelare de scenarii, bugete și previziuni anuale, rapoarte ad-hoc și analize.

Finanțele utilizează planificarea financiară pentru a comunica strategia și obiectivele generale ale companiei către liniile de afaceri și operațiuni. Finanțele sunt un partener de afaceri și colaborează cu alte domenii pentru a dezvolta planuri anuale, cum ar fi planurile de vânzări și de marketing, planurile de proiect, planurile privind forța de muncă și alte inițiative de planificare operațională care contribuie la obiectivele financiare ale unei organizații.

În ultimii câțiva ani, planificarea financiară a evoluat de la o activitate periodică la un proces continuu care ia în considerare performanța istorică, ajustând factorii de decizie pe parcurs pentru a se asigura că o companie își menține ținta pentru a-și atinge obiectivele financiare. Pentru a se adapta la această schimbare, aplicațiile de planificare financiară trebuie să se alinieze cu alte sisteme, cum ar fi HCM, ERP, lanțul de aprovizionare și operațiunile, pentru a crea planuri pentru o viziune conectată a întregii organizații.

Foaia de calcul financiar – mai este încă folosită în planificare?

În ciuda disponibilității unui software de planificare și bugetare la nivel de întreprindere, mulți profesioniști din domeniul financiar folosesc încă foile de calcul. Dar foile de calcul financiare sunt în mod inerent dificile pentru o planificare orientată spre viitor, din mai multe motive. În primul rând, foile de calcul sunt pline de riscuri, cum ar fi lipsa auditului și a securității, creșterea numărului de erori umane, versiuni multiple fără guvernanță și multe altele. În cazul foilor de calcul, colectarea datelor durează mai mult timp, astfel încât acestea pot fi cu ușurință depășite în momentul în care sunt adăugate. Organizațiile rămân cu simple instantanee ale planurilor financiare și operaționale.

Foile de calcul pentru planificarea financiară sunt deconectate și segmentate în diferite zone ale activității, astfel încât este foarte dificil să existe o perspectivă clară de planificare în întreaga organizație. Este dificil să țineți evidența mai multor foi de calcul, cu mai multe macrocomenzi și legături de la o foaie de calcul la alta.

Dar, poate și mai important, foile de calcul nu au fost niciodată concepute pentru a face față cerințelor actuale de planificare, bugetare, prognoză, raportare și analiză la nivelul întregii companii. Acestea sunt dificil de descărcat într-un sistem ERP sau într-un alt sistem organizațional. Iar foile de calcul nu încorporează tehnologii avansate care pot valorifica mai multe surse de date și funcții de predicție, cum ar fi analiza detaliată, de tip ipotetic.

Istoria planificării financiare

Din punct de vedere istoric, planificarea financiară a fost un proces care se desfășura manual și care era deconectat de celelalte domenii ale afacerii. Nu foarte flexibilă sau precisă, planificarea financiară de până acum se realiza doar trimestrial și/sau anual. De obicei, aceasta se realiza într-o multitudine de foi de calcul Excel care introduceau riscuri legate de securitate, erori, viteză și inexactitate. Din cauza informațiilor inexacte și depășite, era adesea dificil să se facă previziuni precise și să se efectueze ajustări în cazul unor schimbări rapide în cadrul activității.

Unele organizații vedeau planificarea ca pe un exercițiu anual care trebuia făcut, mai degrabă decât ca pe o sarcină cu valoare adăugată care putea fi folosită pentru a orienta cu adevărat activitatea.

Ghidul software-ului de planificare financiară

În schimb, în prezent, planificarea financiară se bazează pe date. Planificarea a trecut de la o activitate periodică, desfășurată de obicei de finanțe, la un proces continuu și conectat. Planificarea financiară devine din ce în ce mai predictivă, încorporând știința datelor și utilizând cele mai bune practici și metode pentru a se concentra nu numai pe ceea ce s-a întâmplat sau se întâmplă în prezent, ci și pe motivul și pe modul în care se întâmplă acum și pe ceea ce este posibil să se întâmple în viitor.

Planificarea financiară a evoluat de-a lungul anilor, de la un proces manual, cu aport uman, la un proces bazat mai mult pe date, care poate încorpora, de asemenea, machine learning, AI și alte tehnologii avansate. Deciziile de planificare și previzionare se bazau pe tendințele istorice; acum previziunile includ predicții de machine learning bazate pe multiple tipuri de date, scenarii și tendințe pentru un proces de planificare și mai flexibil, și mai precis.

Planificare și bugetare

Software-ul de planificare și bugetare este disponibil de peste 25 de ani, dar a evoluat semnificativ de la soluțiile on-premises sau bazate pe client/server la soluțiile bazate pe cloud. Acest lucru permite ca software-ul să fie utilizat pe scară largă în întreaga organizație, în finanțe, în sectoarele de activitate și în operațiuni, pentru a asigura un plan de afaceri pe deplin conectat.

Atunci când vă gândiți să selectați un instrument de planificare și bugetare pentru organizația dvs., trebuie să luați în considerare cinci aspecte majore:

1. Informații de planificare integrate și cadre de planificare bazate pe cele mai bune practici

O soluție de planificare și bugetare nu ar trebui să fie doar o pagină albă pentru modelare, ci ar trebui, de asemenea, să conțină cele mai bune practici pe care să puteți începe să le utilizați imediat, cum ar fi informații de planificare și funcții integrate pentru planificarea predictivă, bugetarea bazată pe factorii de decizie, modelarea riguroasă a scenariilor de tip ipotetic, modelarea de tip „sandboxing”, bugetarea de jos în sus și de sus în jos, aprobări și fluxuri de lucru.

De asemenea, trebuie să vă așteptați la module special concepute și susținute – cum ar fi planificarea pe termen lung, planificarea forței de muncă, planificarea activelor de capital, planificarea financiară a proiectelor – care sunt module pe deplin funcționale, concepute pentru a lucra împreună și integrate fără probleme cu procesele de planificare existente.

2. Funcții care acoperă finanțele, operațiunile și planificarea activităților.

Ar trebui să căutați o platformă de planificare conectată care să fie o soluție cu adevărat complexă, care să asigure nu numai planificarea financiară, ci și planificarea și modelarea operațională pentru a aborda sectoarele de activitate, cum ar fi HR, IT, lanțul de aprovizionare și vânzările. Aceasta ar trebui să fie dezvoltată și întreținută de furnizorul de software, nu doar un supliment disponibil într-un „marketplace”.

3. Utilizatorii pot efectua modelări financiare și operaționale la scară largă și în format liber

Cerințele modelelor de afaceri rapide și flexibile de astăzi necesită capacitatea de a modela cu ușurință diverse scenarii financiare și operaționale. O funcție cheie în acest sens este capacitatea sistemului de a prelua și procesa volume mari de date în vederea utilizării acestora în modelarea în format liber. Este esențial să aveți un motor back-end puternic pentru a gestiona cantitatea mare de date pe care o utilizează companiile pentru astfel de analize. Aceasta este o necesitate pentru ca o soluție de planificare și prognoză să se ridice la înălțimea promisiunilor privind modelarea ad-hoc. În plus, asigurați-vă că scalabilitatea pentru volume mari de date și utilizatori poate fi gestionată cu ușurință.

4. Un management și o raportare financiară riguroase

Raportarea poate fi o metodă standard pentru a realiza o mulțime de lucruri diferite. Este recomandabil să efectuați analize ad-hoc, să defalcați datele. S-ar putea să doriți să folosiți un tablou de bord standard pentru actualizări de stare. Probabil că aveți în continuare nevoie de un pachet standard de rapoarte perfecte, care pot fi tipărite cu ușurință.

Cele mai multe organizații caută să modernizeze și să eficientizeze raportarea de management prin adăugarea de elemente narative colaborative atunci când își pregătesc pachetele de raportare. Asigurați-vă că sistemele dvs. de planificare pot face toate acestea – nu doar ca demonstrație.

O soluție complexă de planificare EPM ar trebui să acopere toate cerințele de raportare, inclusiv tablouri de bord, analize ad-hoc, situații financiare perfecte și rapoarte narative complete – toate acestea fiind posibile prin intermediul browserelor, al dispozitivelor mobile și al altor instrumente familiare. Toate cerințele în materie de raportare, de la registre bugetare complexe, cu text narativ, până la analize ad-hoc, ar trebui să fie disponibile în interfețe de foi de calcul pe care specialiștii în finanțe le cunosc și le pot utiliza cu ușurință. Acest tip de flexibilitate este important, deoarece schimbările rapide ale mediului de afaceri global necesită o mulțime de analize ad-hoc și nu trebuie să compromită securitatea datelor.

5. Analiza automatizată a datelor financiare prin machine learning încorporat

Tehnologiile emergente, cum ar fi machine learning, schimbă rapid practicile de afaceri. Prin utilizarea științei datelor, analiza predictivă poate descoperi corelații, valori ieșite din comun sau excepții pe care o singură persoană nu le-ar putea detecta. Aceasta poate îmbunătăți în mod semnificativ acuratețea planificării și poate reduce considerabil timpul petrecut cu procesele de planificare și cu analiza datelor. Concentrați-vă pe luarea de măsuri privind anomaliile și valorile ieșite din comun și eliminați prejudecățile din previziunile dvs. prin valorificarea științei datelor încorporate – fără a fi nevoie de experți în date.

Buget

Un buget presupune analizarea și compararea performanțelor financiare reale cu cele preconizate pentru a stabili modul de alocare a cheltuielilor în cadrul organizației.

Elementele din bugetele majorității companiilor includ următoarele aspecte:

• Bugete de cheltuieli
• Bugete cheltuieli de capital
• Bugete de venituri detaliate
• Bugete de flux de numerar
• Bugete de producție detaliate

Bugetare cu bază zero

Bugetarea cu bază zero este o disciplină bugetară care se utilizează în mod normal pentru a raționaliza costurile în cadrul unei organizații. Acest lucru se bazează pe o practică în care toate costurile trebuie să fie bugetate și justificate la un nivel foarte precis. Bugetele anterioare nu sunt luate în considerare și toate bugetele pornesc de la o bază zero (nu se ține cont de costurile anterioare). Acest lucru este adesea văzut ca un proces de reducere a costurilor, dar poate fi folosit pentru a ne asigura că resursele se concentrează asupra activităților generatoare de venituri.

Bugetare ascendentă vs. ascendentă

O abordare descendentă implică elaborarea de către managementul superior a unui buget la nivel înalt pentru întreaga organizație și alocarea obiectivelor din perspectiva de ansamblu până la un plan operațional la un nivel mai mic, al departamentului sau al proprietarului de buget. Cu o abordare ascendentă, procesul începe cu departamentele individuale sau cu proprietarii de buget care creează un buget și care apoi îl prezintă spre aprobare părților interesate de la nivel superior.

Prognoze

Previziunile sau prognozele se referă la un proces prin care se fac ajustări periodice sau continue pe baza performanțelor în raport cu obiectivele bugetare. Acesta este un proces de modelare și punere în aplicare a ajustărilor financiare și operaționale pentru a se alinia mai bine cu obiectivele stabilite. Acest proces este, de asemenea, cunoscut sub denumirea de previziuni continue, care se desfășoară în mod regulat.

Diferența dintre buget și prognoză

Un buget definește așteptările financiare pentru ceea ce o companie dorește să realizeze pentru o anumită perioadă în viitor. Ajută la setarea bazei financiare pentru a planifica modul în care o organizație își poate executa strategia sau planurile cu rază lungă de acțiune. Bugetul unei companii este de obicei reevaluat periodic, cel mai adesea semestrial sau anual. Un buget include următoarele:

• Estimări ale veniturilor și cheltuielilor
• Fluxuri de numerar preconizate
• Reducere estimată a datoriei
• Repere pentru a compara rezultatele efective cu performanțele așteptate

În schimb, o previziune financiară efectuează ajustări ale planului pe baza performanțelor anterioare, pentru a realinia prioritățile, obiectivele și acțiunile, astfel încât bugetul anual să poată fi realizat. O echipă de conducere poate utiliza previziunile financiare și poate lua măsuri imediate pe baza datelor reale. O previziune este elaborată și reevaluată mult mai frecvent decât un buget. În multe cazuri, prognoza este un proces continuu, pe tot parcursul anului.

Metode de prognoză financiară

Există diferite metode de previzionare financiară care utilizează atât previziuni calitative, cât și previziuni cantitative, dar și o combinație a celor două.

Planificarea scenariilor

Un tip de modelare financiară este planificarea scenariilor, un proces în care angajații FP&A prezintă scenariile cele mai bune, cele mai preconizate și scenariile cele mai pesimiste, astfel încât afacerea să fie în cea mai bună poziție financiară. Pe baza acestor rezultate, organizațiile pot identifica pașii necesari pentru a răspunde la rezultate diferite. Aceste proiecții pot contribui și la planificarea efectivului de personal, a recesiunilor pieței, a proiectelor, a lansărilor de produse, a cheltuielilor de capital și a altor investiții.

Simulări Monte Carlo

Simulările Monte Carlo sunt utilizate pentru a modela probabilitatea unor rezultate diferite în cadrul unui proces care nu poate fi anticipat cu ușurință. Uneori este folosit pentru a înțelege impactul riscului și incertitudinii în predicții și modele de prognoză. Puteți utiliza simulări Monte Carlo pentru a stabili probabilitatea diferitelor scenarii, ceea ce vă conferă încredere în deciziile dvs.

Metodă de prognozare în linie dreaptă

Această metodă este utilizată în mod obișnuit atunci când rata de creștere a companiei este constantă, pentru a obține o imagine clară asupra evoluției continue și constante. Implică numai matematică de bază și date istorice. Nu în ultimul rând, propune predicții de creștere care pot orienta obiectivele financiare și bugetare.

Metodă de prognozare medie mobilă

O medie mobilă este calculul performanței medii în jurul unei metrici date, în intervale de timp mai scurte decât linia dreaptă, precum zile, luni sau trimestre. Nu se utilizează pentru perioade mai lungi de timp, cum ar fi ani, deoarece acest lucru generează o întârziere prea mare pentru a fi utilă în următoarele tendințe.

Metodă simplă de prognozare a regresiei liniare

Este utilizată pentru a trasa o linie de tendință pe baza relației dintre o variabilă dependentă și una independentă. O analiză liniară de regresie arată modificările unei variabile dependente de axa Y la modificările variabilei explicative de pe axa X. Corelația dintre variabilele X și Y creează o linie de grafic, indicând o tendință care, în general, se deplasează în sus sau în jos sau care este consecventă.

Metodă de prognozare a regresiei liniare multiple

Această metodă utilizează mai mult de două variabile independente pentru a efectua o proiecție. Practic, regresia liniară multiplă (MLR) creează un model de relație între variabilele explicative independente (parametri) și variabila de răspuns dependentă (rezultat).