Saha hizmeti yönetim yazılımı nedir?
Saha hizmeti yönetim yazılımı, saha hizmeti çalışanlarının sevk edilmesini ve izlenmesini otomatik hale getirir, garanti veya hizmet sözleşmesi/SLA yönetimini destekler, saha teknisyenlerine analitik ya da karar desteği sağlar. Bazı çözümler HVAC, tesisat, telekomünikasyon ve diğer endüstrilerde saha operasyonları odaklı şirketlerin ihtiyaçlarına göre uyarlanmıştır.
Saha hizmeti yazılım çözümleri teknisyenler, yöneticiler ve müşteri hizmetleri destek personeli için uygulamalar ve paneller dahil olmak üzere farklı özellikler ve olanaklar sağlar. Mobil uygulamalar ve araçlar, saha personelinin, genellikle uygulama üzerinden erişilebilen bir portal aracılığıyla iş ilerlemesini yöneticilerine bildirmesine, sahadayken parça sipariş etmesine ya da servis raporu ve fatura taslaklarını hazırlayarak müşterilere sunmasına olanak tanır. Yönetim kontrolleri, gelişmiş planlama ve kaynak tahsisi seçeneklerini, sevk özelliklerini ve teknisyen beceri düzeyi ya da sertifikası ile eşleşen iş gereksinimini veya karmaşıklığı gibi iş gücü optimizasyon özelliklerini içermelidir.
Temel saha hizmeti yönetim olanakları nelerdir?
1. Yönetici paneli
Kaynakları, iş veya görev ilerlemesini izlemek, envanter kullanımını kontrol etmek ve siparişleri onaylamak için kullanılan, iş gücü optimizasyonu için veri akışları ve görselleştirme içeren merkezi bir çalışma alanı.
2. Coğrafi Konum
Saha teknisyenlerini, araçları ve diğer kaynakları izleme ve yerlerini bulma olanağı.
3. İş önceliği belirleme
İşlerin önemlerine, aciliyetlerine veya hizmet düzeyi anlaşmalarına (SLA) uyma ihtiyacına göre sıralanması.
4. Beceri eşleştirme
Sertifika, lisans, kimlik bilgileri gibi çeşitli unsurları değerlendirerek göreve en uygun teknisyen ve kaynağı atama becerisi.
5. Teknisyen portalı
Teknisyen paneli, saha teknisyenlerinin işle ilgili müşteri verilerini görüntülemelerine ve düzenlemelerine olanak tanır.
6. Mobil cihaz erişimi
Mobil cihaz veya tablet yoluyla teknisyen paneline erişimi destekler ve teknisyenin (çalışan veya sözleşmeli/geçici çalışan) süpervizörlere iş ilerlemesi hakkında güncel bilgi vermesine olanak tanır.
7. Envanter/parça siparişi
Portalları aracılığıyla saha hizmeti teknisyenlerinin envanter kontrollerine ve taleplere uygun düzeyde erişmelerini sağlayın.
8. Müşteri ve yönetici iletişimi
Saha hizmeti teknisyeninin varış saatini, bir işin başladığını, işin bittiğini bildirmesini ve geri bildirim istemesini sağlar.
9. Mesafe izleme
Mesafe kaydetme ve bildirme
10. Mobil ortamda teslim edilen güvenlik ve ilke kılavuzu
Mobil uygulamalar saha teknisyenlerine politika ve güvenlik talimatların yanı sıra standartlaştırılmış hizmet için adım adım kılavuzlar sağlayabilir.
11. İşe özel ölçüm ve analitik
Bazı uygulamalar, saha teknisyenlerine yardımcı olmak için sayaç okuma, trend okuma (ve diğer işe özel ölçüm yardımcıları) desteği sunar.
Saha hizmeti yönetim yazılımının avantajları
Saha çalışanlarınızı yönetmek için benzersiz süreçler, araçlar ve değerlendirmeler gerekir. Ancak saha hizmeti yönetim yazılımına yatırım yapmak bazı önemli avantajlar sağlayabilir.
- Çalışan iş planlarını, müşteri randevularını ve zaman çizelgelerini koordine edin ve izleyin.
- Randevu optimizasyon özellikleri ile zaman ve yakıt tasarrufu yapın
- Sevk, planlama ve faturalamayı otomatik hale getirerek hataları azaltın.
- Envanteri proaktif olarak izleyin.
- Saha çalışanları, yönetim ve müşteriler arasındaki iletişim ve şeffaflığı artırın.
- Manuel sistemlerin yerini alan araç ve süreçlerle verimliliği artırarak operasyon verimliliğini ve çalışan üretkenliğini artırın.
- İş tamamlama süreleri, masraflar ve saha notları gibi kritik verileri toplamak, izlemek ve analiz etmeye yardımcı olan yazılımla görünürlüğü artırın.
- Tekrar eden, elle yürütülen idari süreçleri ortadan kaldırarak saha teknisyenlerinin müşterilere daha fazla zaman ayırmalarını sağlayın. Temel kaynaklara erişimi kolaylaştırın. İletişimi daha iyi hale getirin. Planları ve güncellemeleri organize edin. Tüm bunları tek merkezden yürütün.
Sağlam çözümlerle ürünler için kurulum, bakım ve onarım işlemlerini optimize etmek isteyen şirketler, saha hizmeti yönetiminin avantajlarından kesinlikle yararlanabilir. Ancak, müşteri yolculuğunu optimize etmek isteyen işletmelerin mobil işgücü yönetimi (MWM) yazılımı kullanmayı düşünmesi gerektiğini not düşmeliyiz. Bu iki durum yakından ilişkili olsa da farklıdır ve kuruluşunuz için bir çözüm seçmeden önce bu faktörü dikkate almalısınız.
Saha hizmeti yönetim yazılımı işletmelere nasıl yardımcı olur?
Saha hizmeti yönetim yazılımı, şirketlerin saha hizmeti operasyonlarına ve süreçlerine ayrılan tüm kaynakları yönetmelerine yardımcı olur. Saha teknisyenleri çeşitli görevleri tamamlaması gerektiği için, saha hizmeti yönetim yazılımı, günlük hedefleri görselleştirmelerini ve proje yönetimine yardımcı olmalarını sağlayabilir. Yazılım, teknisyenlerin müşterilerle bağlantı ve etkileşim kurmasına yardımcı olur ve isteyen müşterilerin self-servisten yararlanmasına (örneğin teknisyen konumunu öğrenme, randevuları/varış sürelerini onaylama vs.) olanak tanır. Tüm bunlar müşteri deneyimi ve müşteri sadakatini daha iyi hale getirmeye yardımcı olur.
Neden saha hizmeti yönetim yazılımı kullanmalısınız?
Çeviklik (isim): Değişime etkili (hızlı ve dönüşerek) yanıt verme.
Saha hizmeti yönetim yazılımı çevikliği ve verimliliği artırır. Teknisyenler için planlama yapar ve onları sevk eder, konumlarını izler ve daha iyi zaman yönetimi için işlerine mobil uygulamayla erişmelerine olanak tanır. Saha hizmeti ekibinizin yıllık hedefleri izlemesine ve yönetmesine yardımcı olmak için yazılım içinde anahtar performans göstergeleri (KPI) belirleyebilirsiniz.
Saha hizmeti yönetim yazılımını kimler kullanmalıdır?
Saha hizmeti yönetim yazılımı; inşaat işçileri, elektrikçiler, tesisatçılar, peyzajcılar, enerji işçileri, güvenlik yöneticileri, teknisyenler, tesis içinde ve dışında faaliyet gösteren hibrit çalışanlar dahil olmak üzere, saha hizmetlerinde görev alan herkes tarafından kullanılır. Saha hizmeti yönetim yazılımı, saha hizmeti çalışanları, sevk, yönetim ve müşteriler arasındaki iletişimi daha iyi hale getirerek günlük operasyonları düzenler. İnşaat gibi saha hizmeti yoğun bir sektörde, bir yönetici saha çalışanlarını şirket dışında görevlendirebilir ve yazılımı kullanarak çalışanlarını yönetebilir.
Saha hizmeti yönetim yazılımı türleri
Saha hizmeti bulutu
Bulut tabanlı saha hizmeti ürünleri, verileri uzak konumada depolayarak verilere her an birden çok kullanıcının erişmesine olanak tanır. Bulut depolama, birçok saha teknisyenine sahip işletmelerin yararlandığı bilgisayar veya cihazların arıza nedeniyle veri kaybı yaşamasını önler. Bulut tabanlı ürünlerin çoğu aylık abonelik modeliyle fiyatlandırılır.
Şirket içi saha hizmeti
Şirket içi saha hizmeti çözümleri daha özelleştirilebilirdir. Bazen, oturmuş sistemlerle daha kolay entegre olabilirler. Bu ürünleri satın alırken tek sefer ödeme yapıldığı için kullanım ömrü boyunca daha uygun maliyetli olabilirler. İş süreçlerini karşılamak için özelleştirme gerekiyorsa bunlar iyi birer seçenek olabilir.
Saha hizmeti yönetim yazılımında olası sorunlar nelerdir?
Tekrarlanan girişler - Saha çalışanlarının saha raporlarını elle yazdıklarını düşünelim. Bunları saha hizmeti yönetim yazılımına aktarmaları zahmetli olabilir. Zaman kaybı ve ekstra evrak işi gibi sorunlar da söz konusudur.
Yüz yüze iletişim eksikliği - Saha hizmeti yönetim yazılımı aracılığıyla saha çalışanlarınızı yönetmek, gerçek yüz yüze iletişime zaman bulamamanıza neden olabilir. Saha yöneticileri çalışanlarını yazılım yoluyla etkin bir şekilde yönettiklerini hissetseler de yüz yüze iletişim eksikliği nedeniyle iletişim sorunları ortaya çıkabilir. Saha hizmeti yönetim yazılımı kullanıyorsanız, kritik sorunları yüz yüze ele almak için yeterli zaman sağlayın.
Önemli saha hizmeti yazılım entegrasyonları nelerdir?
Kurumsal şirketler için, saha hizmeti yönetim platformları ve uygulama grupları İK sistemleriyle (iş gücü yönetimi veya süre takibi ve harcama yönetim yazılımı), envanter sistemleriyle (yedek parça siparişi), ayrıca bilgi yönetimi sistemleri ve self servis müşteri portalları ve destek sistemleriyle entegre olarak gereksiz sevkleri ve bunların getirdiği maliyetleri azaltabilir ya da ortadan kaldırabilir.
Saha hizmeti yönetim yazılımı ile kullanılan diğer yazılım çözümleri
Muhasebe yazılımı
Saha hizmeti yönetim yazılımı, ödeme döngülerini düzenlemek için muhasebe yazılımıyla genellikle entegre olur. Ödemeler için fatura düzenleme, borçlar muhasebesini otomatik hale getirme ve tahmini fiyat teklifleri sunma işlevleri genellikle buna dahildir.
CRM yazılımı
Saha hizmeti yönetim yazılımı, saha yöneticilerinin müşteri ilişkilerini yönetebilmeleri için CRM yazılımı ile entegre olabilir. Bu, saha yöneticilerinin sürekli iş yapılan müşterilerle ilişkileri sürdürmelerine ve saha hizmetlerine ihtiyaç duyan yeni potansiyel müşteriler kazanmalarına yardımcı olabilir.
PLM yazılımı
Ürün yaşam döngüsü yönetimi yazılımı, saha hizmeti yöneticilerinin başlangıçtaki geliştirme aşamasından üretim, hizmet ve elden çıkarmaya kadar ürüne ait verileri yönetmelerine yardımcı olur. PLM yazılımının saha hizmeti yönetim yazılımınızla entegre edilmesi, ekipman geliştirme ve bakım süreçlerinizi daha iyi hale getirmeye yardımcı olabilir.
GIS yazılımı
Coğrafi bilgi sistemi (GIS), iş operasyonlarını yönetmek için coğrafi verileri toplar, analiz eder ve görüntüler. GIS, filoların konumunu izleyerek ve saha teknisyenlerinin yerlerini gerçek zamanlı göstererek saha yöneticilerine yardımcı olur. Yöneticilerin, çalışanların gitmeleri gereken bir sonraki tesisi bulmalarına da yardımcı olur. Bir projenin konumu değişirse, gerekli değişiklikleri yapabilmeleri için çalışanlar hemen bilgilendirilir.
Internet of Things (Nesnelerin İnterneti, IoT)
Şirketler varlıklarını yönetebilir ve bakım maliyetlerini azaltabilir. IoT özellikli sensörler sayesinde, varlıklarının konum, sağlık ve kullanım oranlarını bir panelde gerçek zamanlı olarak izleyebilirler. Sorun yaşanması durumunda müşteri hizmetleri ile iletişim kurmak ve/veya bir saha hizmet teknisyenini sevk etmek gibi düzeltme eylemlerini otomatik hale getirebilirler.
Pek çok kuruluş için, servis teknisyenleri ekibini veya saha gücünü verimli yönetmek, en karmaşık operasyon görevlerinden biridir. Yakın zamana kadar insan emeğiyle kaydedilmesi, izlenmesi ve kontrol edilmesi gereken çok sayıda değişken içerdiği için, her an gerçekleşebilecek öngörülemez değişikliklerin tümünü takip etmek çok zaman alan, hassas bir işti. İletişim aksaklıkları, gecikmeler ve yanlış veya eksik bilgiler, bu durumlarda kaçınılmaz olarak birçok şirketin başına bela oldu. Elektronik veritabanları birçok durumda fayda sağlasa da insan hatalarından etkileniyordu.
Mobil cihazların kullanımı artıp sistemler birbirleriyle daha kolay iletişim kurmaya başladıkça, birçok yazılım geliştirici dijital bağlantılı mobil saha ekiplerinin yönetimine yardımcı olacak çözümler üzerinde çalıştı ve geleneksel süreçteki pek çok verimsizlikten olumsuz etkilenen liderleri rahatlattı. Sonuç olarak gelişmiş saha hizmeti yönetimi (FSM) teknolojisi ortaya çıktı.
Oracle Field Service hakkında daha fazla bilgi edinin