如何建立成功的技能提升計畫

1. 找出技能差距

人力資源團隊可以建立持續評估人力技能的流程，並將這些技能與工作需求相互比較，以瞭解缺少哪些技能，藉此找出目前的技能差距。為了確實達到此目的，人力資源團隊需要與企業領導者協同合作，展望未來，瞭解其部門日後可能需要哪些技能來執行策略計畫。這項流程稱為技能差距分析，是很重要的步驟，可讓任何公司找出技能差距可能會危害業務的區域，以便主動著手消弭差距。太多公司以為這是一項階段性的工作，但最能有效提升員工技能的公司，會將技能庫存和差距分析視為持續進行的流程。

您只要考慮一個範例：IT 和資料技能。根據 2023 年 10 月的 ManpowerGroup 調查，全球各種產業超過 40,000 位受訪的雇主均表示，IT 和資料技能最難找到。有鑑於此，許多公司可能需要透過某種方式，提升員工在這些領域的技能。不過這兩種技能只是泛稱。企業和人力資源主管需要使用人才資料檔來監控團隊的技術技能，並找出可協助每位員工改善績效、公司達成業務成果的特定技能領域。

2. 設立明確的目標

任何技能提升計畫都需要利害關係人同意的明確目標，才能推行成功。雖然人力資源部門可能會與企業領導者協同合作，以找出並消弭技能差距，但執行長、財務長和其他高階主管也必須相信這個願景。如果組織想建立有影響力的訓練計畫來改善員工績效，就必須獲得他們的支援和預算；如果高階主管瞭解達成技能提升目標對公司有何助益，人力資源部門就更有可能爭取到支援和資金。如果企業領導者和人力資源部門解釋技能提升計畫為何能幫助高階主管以一致的方式取得所需的成果，將更具說服力。

員工也需要與自身職位和抱負相關、定義明確的學習目標，才能確保自己培養的是可真正帶來商業價值的技能。某些員工訓練平台提供個人化學習路徑，協助員工培養最切合需求的技能組合。這份重點指導也能讓員工主動規劃自己的職涯發展。

3. 根據員工需求量身打造內容

技能提升計畫的目標在於協助員工培養能改善績效和業務成果的特定技能。光是接受大量教育訓練，在實務上並沒有幫助。例如，雖然許多公司對於使用 AI 改善生產力或品質，或獲得其他可衡量的優勢感到相當好奇，但並不需要讓整間公司的員工學習建置支援 AI 工具的大型語言模型。不過，銷售人員可能因為學會如何提示生成式 AI 工具撰寫行銷電子郵件的第一份草稿，而獲得巨大的價值。公司必須為個人量身訂做學習內容，並找出人員在角色中需要精進或再造的特定技能，以利該員工改任其他角色。

另一個範例：假設某間建築公司將某位前線員工視為管理職位的可能人選。該員工的主管可以在組織的學習平台中建議特定的數位學習課程或學習路徑，協助他培養領導能力，並準備推進自己的職涯發展。或者，如果公司的 IT 部門正改用新的應用程式開發程式設計語言，該部門的軟體開發人員可能需要接受實作訓練，學習新的程式語言並擴展其專門技術，以便支援新的業務計畫。

建立個人化的升遷管道對培養企業所需的技能來說至關重要，也可望提高員工留任率，將寶貴的技能和知識留在公司內。根據 2024 年 LinkedIn 調查，在超過 2,600 名學員、學習發展及人力資源專業人員中，有 8 分之 10 的人表示學習能「讓工作更有意義」，7 分之 10 的人則表示學習有助增進與雇主之間的溝通和理解。

4. 選擇適當的交付方式

人們會採用不同的方式學習。有些人偏好觀看影片或閱讀，有些則偏好在職訓練。而且某些技能需要透過實際操作學習才能有效培養。無論您是木工、機械工、蛋糕師傅或抽血護理師，觀看如何完成任務的影片與實際操作還是不同。為員工提供適當格式的相關內容，有助他們達成學習目標。

除了內容種類和相關性之外，還要考慮最適合貴公司不同部門人力的學習平台類型。例如，某些學習平台只能在筆記型電腦和桌機上使用。護理師、現場銷售人員、製造人員及其他無辦公桌員工，通常無法存取專用工作站。因此，如果您的公司有無辦公桌員工，您可以考慮採用提供行動功能和簡短內容的平台，方便這類員工存取學習內容。

4. 運用技術和工具

適合的學習平台能讓您更輕鬆地追蹤每位員工不斷演變的技能組合、根據他們的角色和抱負建議發展機會，並瞭解組織的技能矩陣；這要歸功於自動化流程、人工智慧和跨業務部門的溝通。手動嘗試完成這些任務對人力資源部門來說充滿挑戰，因為組織的技能不斷在變動。

此外，如果沒有專屬平台，有些企業領導者可能會自行提升部門員工的技能，以消弭造成問題的技能差距。這些各行其是的努力可能導致意料之外的問題。最嚴重的問題是資料各自孤立，因而無法理解人力所具備的技能，使得內部調動受限。例如，如果無法在全組織範圍內檢視員工技能，公司可能會忽略適合某個職缺的現有員工，而改為雇用不夠強的外部應徵者。可見度對技能提升計畫的成功至關重要，因為這可讓企業領導者和人力資源部門善用員工具備的技能，並瞭解有哪些技能差距，以及員工消弭落差的進度。

6. 提供持續的支援和意見回饋

員工需要協助，才能找出自己應培養哪些技能來推動職涯發展。這種指導可能來自學習平台，其中內建提供建議的 AI 工具。員工也仰賴主管的指導，並需要主管對員工培養新技能的成效提供意見回饋。然而，根據 2023 年 11 月至 2024 年 1 月間由 HR.com 進行的 223 份調查，只有不到一半的人力資源專業人員表示，自家組織的主管會鼓勵員工成長。原因可能是主管沒有協助團隊成長所需的支援。

雖然主管可能知道員工現在必須提升哪些技能才能提高效率，但他們可能無法預測未來幾年職位將如何改變。另一個可能的阻礙是，主管不一定有時間或能力來協助員工學習。針對超過 3 萬 7000 名員工進行調查的 2023 年 Gallup 民調結果顯示，美國的主管比其他員工更有可能過勞和無法投入。是什麼原因呢？他們的工作太多，資源卻不夠用。組織必須確保主管的工作負擔合理，而且可檢視員工技能資料檔和消弭技能差距的進度，才能在各方面為主管提供支援。除了可見度之外，主管還需要工具來提供訓練建議和指導，以協助主管建立培養出優良技能的團隊。

7. 鼓勵投入和參與

Deloitte 在 2023 年的報告中將公司文化稱為學習和發展計畫的骨幹，而適當的環境對技能提升計畫的成功至關重要。從高階主管和其他企業領導者做起，培養鼓勵員工投入的學習文化；他們可以積極討論學習對員工職涯和企業策略的影響，將學習明確列為組織優先事項。同樣地，主管可鼓勵員工設定年度學習目標並思考自己的職涯發展，以鼓勵員工參與技能提升計畫。

不過，光說不練是不夠的。組織可以說自己重視學習，但只有為員工提供個人化的學習路徑、完成訓練單元的專屬時間、學習指導工具，以及協助員工培養重要技能的相關內容，才能證明公司確實重視提升技能這件事。您的組織可以展示學習內容如何連結到業務優先事項，以及如何為員工增加價值，同時確保您的學習平台易於使用，藉此改善技能提升計畫參與度。經常推廣您的技能提升計畫也很有幫助。

8. 衡量及評估進度

要瞭解您的技能提升方案是否有效，唯一的方法是追蹤指標，協助您根據目標衡量進度。其中一項基準目標是提高訓練計畫完成率。某些 HCM 平台可讓人力資源部門使用儀表板追蹤課程完成率，其中顯示公司消弭技能差距的程度，以便衡量進度。當企業領導者也能查看進度時，就能瞭解達成技能目標的程度，如此能帶來更多的好處。此外，企業領導者可以與部門分享最新資訊，激勵團隊完成關鍵訓練並達成目標。

不過，課程完成率只是其中一項基準。員工掌握新技能後，能否更有效率地扮演自身角色？是否獲得更好的業務成果？為了回答這些問題，人力資源部門可以追蹤其他關鍵績效指標，例如員工績效評量和生產率，以瞭解在提升技能後，業務成果是否如預期般有所改善。例如前台員工接受衝突管理訓練後，有助於他們更妥善地應對困難的情況，也許這會使連鎖飯店的顧客滿意度分數上升。物流經理具備更進階的分析技能，可預期及提前解決運輸問題，或許可望降低快速貨運的成本。

如果公司技能提升計畫的目標是在內部培養更多合格的職位人選，則在衡量升職率和內部調動時，將證明這項計畫的成果是否符合預期。此外，員工留任率和員工/客戶滿意度分數也能告訴您員工團隊是否滿意，這通常是學習機會的副產品。公司也應該定期收集員工對技能提升計畫的意見回饋，以找出可改善的領域，並確保計畫符合人力和公司的需求。

9. 鼓勵持續學習

許多企業領導者覺得自家組織為提升員工技能而做的努力不夠。在技能提升計畫中提供相關且寶貴的訓練是好的開始，但公司也必須同時鼓勵透過數種方式持續學習。公司應該要建立定期與員工討論技能提升問題的學習環境，並安排與主管之間的一對一面談。

此外，公司也可以為員工安排專屬時間，全心培養技能。組織也可能鼓勵主管，協助員工在工作較少的時期撥出時間學習。如果需要進行訓練，公司應該確保員工在上班時段有時間完成訓練。如果員工感到企業施壓要員工求進步，而且還必須耗費私人時間來學習，可能會心生不滿。

內部調動是鼓勵持續學習的另一種方法。如果比起考慮外部人選，組織願意優先提拔內部員工，就能為公司人力創造提升技能的強大誘因。此外，有些公司會按照這種思維，在員工獲得特定認證或達到對業務明顯造成正面影響的目標時，提供紅利或額外休假，藉由提供獎勵的方式鼓勵員工學習所需的技能，以彌補技能差距。

10. 表揚成功並認可成就

要向員工展示貴公司重視技能提升，最明顯的方法之一，就是表揚個人和公司因提升技能而帶來的成功。主管應在一對一面談時確認員工達到學習目標，並在團隊會議中表揚這些員工。企業領導者也可以將規模放大，分享達成學習目標對業務有哪些正面影響，以激勵員工學習成長。

假設 IT 部門的目標是 25% 的團隊成員在會計年度結束前獲得 AI 相關認證。企業領導者可以與組織定期分享最新情況以說明進度，並提供人員運用新知識創造業務成果的範例。另一個範例是，如果由於員工的技能更精進且準備好承擔額外職責，而使內部雇用逐年增加，可以表揚這項成就，並確保員工都知道這件事。這是激勵員工利用技能提升計畫的絕佳方式。