Calculando o ROI do ERP

Antes que as empresas embarquem em um projeto para implementar aplicações de ERP (planejamento de recursos empresariais), elas devem desenvolver um caso de negócios, que deve incluir metas específicas, os benefícios e custos de uma nova implementação, bem como um cálculo do retorno sobre o investimento. Essa avaliação do ROI deve levar em conta os custos da implementação, incluindo treinamento de funcionários, interrupções no local de trabalho e outros obstáculos operacionais, em relação aos benefícios — especialmente os financeiros — que as novas aplicações proporcionarão.

É crucial que o caso de negócios remeta aos objetivos da empresa. Isso é feito vinculando mudanças comerciais específicas a benefícios potenciais para que todos os envolvidos na implementação — desde executivos até usuários finais — possam ver ou medir o sucesso. Além disso, não basta dizer que a empresa pode economizar US$ 800.000 ao consolidar os processos de compras. Alguém deve ser responsabilizado por garantir que os processos de negócios melhorem junto com as mudanças no sistema.

Como calcular o ROI do ERP

Antes de implementar um novo sistema ERP, as empresas precisam descobrir e quantificar o valor potencial em relação aos custos totais. Raramente as empresas conseguem fazer esse tipo de descoberta por conta própria. Elas precisam recorrer a consultores e/ou aos próprios fornecedores de ERP, que trazem experiência no setor e em tecnologia; conhecimento de diferentes áreas operacionais, como finanças, planejamento e manufatura; e experiência com outras empresas semelhantes que já trilharam esse caminho.

Esses especialistas se reúnem com os líderes da empresa para determinar as metas e o escopo da implementação e, em seguida, conduzem “workshops de descoberta” com pessoas de toda a organização. Com esses dados em mãos, eles passam para a fase de análise, comparando a eficiência e a eficácia de diferentes funções e descobrindo oportunidades de redução de custos, mitigação de riscos e aumento de receita. Por fim, eles criam um caso de negócios que define os objetivos maiores da empresa e identifica os obstáculos operacionais que precisam ser superados para possibilitar a transformação digital. O caso de negócios deve incluir benefícios, critérios de sucesso e planos de ação específicos — os analistas podem usar esse roteiro para calcular o ROI. O treinamento dos funcionários e a facilidade de uso da aplicação são essenciais para maximizar o ROI de um novo sistema ERP.

Para elementos mais específicos do cálculo do ROI de um sistema ERP, continue lendo.

1. Avalie seus processos. Revise seus processos e fluxos para descobrir aqueles que estão atrasando ou duplicando o esforço, por exemplo, fluxos de trabalho financeiros que envolvem a inserção manual de dados em sistemas ou processos de TI tediosos, exigidos pelo uso de software desatualizado. Este também é um bom momento para analisar oportunidades de usar IA para produzir melhores previsões ou adotar software financeiro baseado em nuvem para liberar a equipe de TI do trabalho de manutenção do sistema para que eles possam se concentrar mais em atividades de valor agregado.
2. Descubra os benefícios associados a um sistema ERP aprimorado. Você precisa estimar os benefícios esperados ao longo de um período específico — de cinco a dez anos é o normal. Alguns desses benefícios tangíveis incluem um fechamento financeiro mais rápido, melhores previsões financeiras, redução de estoque (o que liberará dinheiro) e redução de custos de mão de obra por meio da automação de processos.
3. Determine o custo do investimento. Os custos que você precisa saber para determinar o ROI incluem taxas de consultoria, taxas contínuas de assinatura ou licença de software, custos de integração e de implementação, treinamento e testes, e custos de hardware. O custo do investimento varia de organização para organização, dependendo do número de usuários e se o seu sistema ERP lidará com uma ou mais áreas, como contas a receber e contas a pagar, ou se estenderá ao planejamento financeiro, gerenciamento de estoque, manufatura, compras e outras áreas.

Fórmula de ROI do ERP

A fórmula do ROI do ERP é simples, mas obter os números necessários para fazer um cálculo preciso pode ser difícil. Há dois momentos principais na implementação do ERP: a fase inicial de compra e instalação e o uso contínuo do sistema, que envolve uma série de fatores, como treinar e familiarizar os funcionários com os recursos e benefícios e refinar a saída das ferramentas de análise para que os líderes da empresa obtenham as informações precisas e em tempo real de que precisam para tomar as melhores decisões.

A fórmula básica para calcular o ROI é a seguinte:

ROI = (valor total do investimento — custo total do investimento) / custo total do investimento x 100

O primeiro passo é calcular o custo total de investimento ou custo total de propriedade (TCO), que você pode obter com esta fórmula:

TCO = preço de compra + custos de implementação + custos operacionais por um período de anos (geralmente de cinco a 10 anos)

Em termos simples, o ROI do ERP é a relação entre os ganhos resultantes de um investimento em ERP (indicados em dólares) e o TCO. Essa proporção é expressa em porcentagem. O TCO abrange os custos iniciais do sistema e os custos que surgem ao longo do tempo, que em um sistema baseado em nuvem seriam taxas de assinatura ao longo da vida útil do sistema. Quanto maior a relação entre ganhos e TCO, melhor será o ROI.

Principais conclusões

• Calcular o ROI do seu investimento em ERP é uma tarefa complexa, mas sem esses números, os executivos da empresa podem não entender a urgência da atualização, e a equipe não necessariamente aceitará as mudanças no fluxo de trabalho e nos processos que precisam ocorrer.
• Os sistemas ERP baseados em nuvem custam menos para implementar e manter do que os sistemas on-premises, oferecendo às empresas benefícios imediatos e ao mesmo tempo distribuindo os custos do sistema ao longo do tempo.
• Muitas atualizações de sistemas ERP vão além das capacidades financeiras de uma empresa, abrangendo compras, gestão de estoque, de projetos e até mesmo manufatura.

Benefícios do ERP para as empresas

Assim como reformar uma casa, atualizar um sistema ERP pode parecer uma proposta assustadora. Mas não fazer isso pode significar abrir espaço para concorrentes que estão operando com mais eficiência e tomando decisões financeiras e de outro tipo mais informadas, às vezes em tempo real, com base em dados coletados de toda a organização. Continue lendo para saber mais sobre os benefícios que podem advir de um sistema ERP moderno.

• Ganhe mais flexibilidade. Os sistemas ERP modernos baseados em nuvem são modulares, para que as empresas possam implementar os componentes necessários quando apropriado, em vez de fazer uma única implementação abrangente. Por exemplo, as empresas podem implementar um centro de contabilidade, contas a pagar, contas a receber, gestão de despesas e outros módulos financeiros de um sistema ERP em nuvem, deixando os recursos de compras, gestão de projetos e outros para depois.
• Simplifique e agilize a contabilidade e reduza erros. Automatizar tarefas rotineiras e repetitivas, como entrada de dados, ajuda as equipes financeiras a acelerar o processo de fechamento financeiro, cortar custos e liberar os indivíduos para dedicar mais tempo a atividades de maior valor. A maioria dos erros contábeis são erros humanos, e é aí que surge o verdadeiro valor dos sistemas financeiros automatizados. Softwares financeiros com altos níveis de automação e integração de sistemas minimizarão a necessidade de intervenção manual, reduzindo assim a ocorrência de erros.
• Obtenha acesso a dados financeiros em tempo real. Quando os dados financeiros são consolidados em um único banco de dados, as empresas podem obter uma visão completa e atualizada do desempenho financeiro, incluindo custos, receita e lucratividade. Com base em análises predefinidas, as equipes financeiras podem monitorar importantes indicadores-chave de desempenho (KPIs) em tempo real, como giro de estoque, margens de lucro e capital de giro. As equipes gastarão menos tempo conciliando contas e mais tempo trabalhando em projetos que agregam valor à organização.
• Reduza os custos operacionais e de estoque. Ao conectar o gerenciamento de estoque com outras operações corporativas, como planejamento financeiro e previsão de demanda, as empresas podem controlar melhor os níveis de estoque. Novos sistemas ERP podem até mesmo solicitar itens automaticamente quando necessário ou alertar os gerentes de compras. Otimizar os níveis de estoque pode reduzir os custos operacionais, garantindo que as empresas evitem ter pouco estoque disponível, diminuindo assim os custos de oportunidade de receitas perdidas ou excesso de estoque, o que pode resultar em maiores custos relacionados a desperdício e armazenamento. Ao fornecer melhor visibilidade das taxas e do desempenho dos fornecedores, os sistemas ERP modernos também ajudam os gerentes a negociar melhores preços e prazos de entrega.
• Consolide as compras. As empresas que sabem quanto estão gastando, por exemplo, em materiais de escritório podem usar esse conhecimento para consolidar compras com vários fornecedores e negociar descontos. Se os funcionários tiverem um portal de compras único e fácil de usar que os encaminhe a esses fornecedores e automatize as aprovações, as empresas podem economizar dinheiro e criar uma única fonte de dados para rastrear essas despesas.
• Dimensione para atender às necessidades de uma empresa em crescimento. Empresas em crescimento precisam de um sistema ERP que possa ser facilmente dimensionado para dar suporte ao aumento dos volumes de transações, bem como aos picos e quedas periódicos de atividade.

Retornos tangíveis vs. intangíveis em investimentos em ERP

Os benefícios tangíveis do ERP são aqueles que podem ser facilmente quantificados, ou seja, associados a um valor mensurável, sejam custos mais baixos ou tempos de resposta aprimorados às solicitações dos clientes. Exemplos incluem redução de custos de mão de obra, maior produtividade e melhores tempos de resposta ao cliente.

Retornos intangíveis são mais difíceis de mensurar. Isso inclui melhorias no moral dos funcionários e melhor retenção de talentos (na medida em que os sistemas ERP modernos são fáceis de usar e eliminam processos manuais enfadonhos). Elas também incluem maior valor de marca com os clientes, o que pode resultar do fornecimento de mais opções e melhor serviço aos clientes — por exemplo, por meio de um processo de pedidos mais simplificado e da capacidade dos clientes de rastrear melhor a localização de suas remessas. Embora os benefícios intangíveis possam ser difíceis de calcular, vale a pena apresentá-los aos tomadores de decisão como parte do caso comercial formal para um novo sistema ERP.

Como melhorar o ROI do ERP

As empresas embarcam em atualizações de ERP por vários motivos, mas principalmente para aproveitar os muitos benefícios da nuvem, incluindo seu modelo de pagamento por assinatura, as atualizações regulares de recursos, suas vantagens de segurança e escalabilidade e o fato de que os fornecedores de nuvem cuidam de toda a manutenção do sistema. Aqui estão as etapas que as empresas podem seguir para avaliar o ROI de seus sistemas ERP e determinar se uma atualização é necessária.

1. Acompanhe os KPIs relacionados à implementação. Eles podem incluir métricas de negócios, como a confiabilidade das previsões financeiras, as margens em projetos gerenciados com o sistema ERP, os níveis de giro de estoque e a produtividade, bem como avaliações das próprias aplicações, como seus recursos de relatórios e análises de dados, usabilidade da aplicação e desempenho do sistema.
2. Mapeie os processos de negócios gerenciados pelo ERP. Mapas de processos comerciais são representações visuais das etapas executadas para executar um processo do início ao fim. Eles são essenciais para descobrir as tarefas e operações que são manuais e as oportunidades de automação e outros tipos de eficiência aprimorada.
3. Identifique lacunas de desempenho e oportunidades de melhoria. Uma análise de lacunas ou necessidades compara os estados atual e futuro de uma organização. No que diz respeito à avaliação do ROI dos sistemas ERP, o software atual pode exigir que os funcionários insiram informações redundantes em sistemas isolados, enquanto um novo sistema ERP conectado eliminaria essa redundância e, portanto, essa lacuna. Sistemas mais antigos podem não ter a segurança robusta necessária para se defender contra os ataques cibernéticos atuais. Não fechar essa lacuna pode colocar uma empresa e seus clientes em risco.
4. Quantifique potenciais benefícios concretos e tangíveis e economias de custos. Ao medir seus gastos atuais com TI em ERP, incluindo manutenção, suporte, segurança, atualizações e integração, você pode quantificar os benefícios concretos da economia de custos. Esses custos incluem software e hardware, recuperação de desastres e espaço físico no data center. Os custos de pessoal podem incluir a equipe financeira que ainda lida com processos manuais, bem como a de TI (e consultores) responsáveis ​​por gerenciar, manter, integrar, proteger e atualizar as aplicações de ERP legadas e seu hardware subjacente. Os benefícios indiretos não são tão fáceis de medir, mas ainda assim são reais. Elas incluem a capacidade de atrair funcionários de alta qualidade que desejam trabalhar com os softwares mais recentes e melhorar o relacionamento com os clientes, fornecendo informações precisas e atualizadas sobre o status dos pedidos.

Saiba mais sobre como implementar seu Oracle ERP

Ao iniciar o processo de implementação do ERP com uma compreensão clara do ROI que você pode alcançar, você conseguirá obter mais suporte em toda a organização, colocar em prática os processos de gerenciamento de mudanças que aumentarão o nível de conforto das pessoas com o novo sistema e tomar decisões mais informadas sobre a alocação de recursos. As empresas que estão migrando para o Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP) obtêm o benefício de funcionalidades financeiras, de manufatura, de compras e outras de última geração em aplicações executadas na infraestrutura de nuvem escalável e de alto desempenho da Oracle. O Oracle Cloud ERP é um conjunto integrado de aplicações, complementado pelo Oracle Fusion Data Intelligence, que reúne dados empresariais, análises de dados prontas para uso e modelos pré-criados de IA e machine learning para fornecer insights mais profundos e acelerar a tomada de decisões.

Perguntas frequentes sobre ROI de ERP

Qual ​​é a taxa de sucesso do ERP?
De acordo com um relatório de 2023 do Panorama Consulting Group, 83% das organizações que realizaram uma análise de ROI pré-implementação e estavam em operação há mais de um ano disseram que seus projetos de ERP forneceram o retorno esperado.

Como podemos obter o melhor ROI para nossa implementação de ERP?
Sistemas baseados em nuvem totalmente integrados são essenciais para obter o melhor ROI da implementação do seu ERP, dados seus recursos, escalabilidade, segurança, custo e outras vantagens.

Por que é difícil calcular o ROI do ERP?
Calcular o ROI de um investimento em ERP é difícil porque os retornos potenciais são intangíveis e tangíveis e porque nem todas as empresas têm a capacidade de documentar os desafios e quantificar os benefícios.

O software ERP é um bom investimento?
O software ERP é considerado um dos investimentos de TI de maior relevância, dada a importância dos processos financeiros, de manufatura, de gerenciamento de projetos, de compras e outros que ele ajuda a gerenciar e melhorar.