O que é uma implementação de ERP?
A implementação de um sistema ERP é uma atividade fundamental para qualquer organização que decidiu implantar um novo sistema corporativo, independentemente de substituir uma solução local atual, adicionar recursos a um ambiente de nuvem existente ou ser uma implantação greenfield que suplanta diferentes planilhas e software caseiro. Independentemente do tipo de novo sistema ERP selecionado, o sucesso da solução corporativa escolhida – em termos de adoção do usuário, alinhamento de processos, qualidade de dados e adequação à empresa – depende de uma implementação bem-sucedida.
Esse sucesso - mensurado pela compreensão e atendimento das expectativas do usuário, requisitos de negócios e orçamentos e cronogramas de projetos - requer planejamento e execução cuidadosos com recursos experientes e conhecedores que não apenas entendem os aspectos técnicos da nova solução de ERP, mas também podem navegar pelos aspectos comerciais e culturais de uma organização durante todo o esforço de implementação.
O seguinte descreve cinco etapas principais e suas tarefas de suporte que uma organização deve seguir ao avançar com um projeto de implementação de ERP.
Definição da implementação de ERP
A adoção de ERP na nuvem sucede um projeto de implementação bem-definido
À medida que mais e mais organizações migram seus aplicativos corporativos locais para soluções em nuvem modernas, elas geralmente consideram simultaneamente as tarefas necessárias para um projeto de implementação de ERP. As empresas passam por uma implementação de ERP por uma ampla variedade de motivos – para alterar a estrutura de custos de seus portfólios de aplicações; reduzir o risco de obsolescência tecnológica; entregar crescimento; e impulsionar a inovação ao mesmo tempo em que aumenta a agilidade operacional, a resiliência e a eficiência — é importante entender por que os projetos corporativos são bem-sucedidos e como podem falhar.
Embora existam muitos caminhos diferentes para migrar para aplicativos em nuvem, a fórmula para uma implementação de ERP bem-sucedida é clara. Independentemente de você estar adotando um único processo, como orçamento, ou movendo todos os seus aplicativos e processos financeiros para a nuvem, as implementações de ERP exigem planejamento completo com recursos experientes.
Cinco etapas para um projeto bem-sucedido de implementação de ERP na nuvem
Etapa 1: Planeje a implementação de ERP na nuvem
Defina e estabeleça categorias de projetos que tratem sobre escopo, design, equipes, mensagens e comunicados.
A princípio, gerenciar uma migração para a nuvem pode parecer como executar qualquer outro projeto de negócios e tecnologia, mas as diferenças são imediatamente visíveis quando os planos e recursos do projeto são mapeados. Por um lado, quando comparado à maioria das implementações locais, os benefícios de um projeto de nuvem são evidentes no início do processo.
À medida que o caso de negócios para um projeto na nuvem é aprovado, as vantagens de custo e cronograma se destacam. É aqui também que as tarefas para projetos em nuvem divergem de projetos locais. Projetos de nuvem menores – especialmente esforços híbridos – recebem aprovação ainda mais rápido e com menos justificativa, porque custam menos e não exigem nenhuma despesa de capital.
Os componentes de um projeto de nuvem se dividem em cinco categorias: definição do projeto, equipes, design, distribuição e comunicações. Para entregar sucesso, um projeto deve obter as informações de cada categoria antes do início estabelecido.
Definição do projeto
Essa tarefa ajuda na definição do projeto de implementação na nuvem. Embora possa parecer muito meticuloso, a falha em fornecer clareza e detalhes neste estágio criará problemas a jusante. Um bom planejamento no início reduz o risco de erros e ajuda a equipe de implementação a se preparar para possíveis contratempos ao longo do caminho.
Comece com a intenção do projeto escrevendo uma declaração de missão que incorpore seus objetivos gerais. Em seguida, crie um roteiro de projeto que defina inequivocamente metas, escopo, risco, um orçamento detalhado e requisitos de pessoal (internos e externos) – todos mapeados para um cronograma geral e cronograma de tarefas. Essas tarefas são semelhantes em implementações locais e na nuvem. Mesmo que, essa etapa demore menos quando falamos da nuvem, já que há menos tarefas. Acabaram-se as tarefas associadas a hardware, instalação de software, teste de código personalizado e outros componentes locais.
Equipe do projeto
Com um projeto em nuvem, é mais fácil criar uma equipe. Não há necessidade de arquitetos de hardware, codificadores de aplicações personalizadas, compiladores de relatórios ou instaladores de software. Com projetos em nuvem, as habilidades e conhecimentos necessários se concentrarão na configuração e aplicação das melhores práticas, bem como nas funções e responsabilidades do usuário, portanto, você precisará de consultores de processos de negócios e analistas de dados. Nesta etapa, é importante ter cada papel do projeto claramente definido e estabelecido, bem como as responsabilidades de cada um.
Alguns requisitos de associação a serem considerados: Sempre inclua um gerente de projeto dedicado e selecione parceiros de negócios conforme necessário. Se você é atualmente um cliente local da Oracle, considere o programa Oracle Consulting Soar para acelerar sua jornada na nuvem. Você também teve possuir um comitê administrativo. Encontre um patrocinador executivo que defenda o sucesso do projeto removendo obstáculos e engajando outros executivos seniores quando necessário.
Desenho do projeto
Pense nisso como a chave para o seu sucesso. As saídas primárias incluídas no documento de design são os aplicativos a serem implantados, quaisquer aplicações de terceiros, bem como quaisquer sistemas relacionados que requeiram integração. O design também deve incluir definições de dados detalhadas, requisitos do usuário e todos os processos de negócios afetados. Alguns desses componentes, tais como o desenho do planejamento de contas, já exige um grande planejamento. Ter o desenho definido é de extrema importância. Com o desenho feito de antemão, você pode partir para execução das tarefas de configuração. E, com aplicações modernas na nuvem, essas tarefas foram simplificadas.
Implementação do projeto
Determine quais unidades de negócios e localidades geográficas serão abrangidas e a sua ordem de importância. Será necessário identificar os principais requisitos para lançar o novo sistema e deixá-lo em produção. Estabelecer esses marcos de entrada/saída antecipadamente serve como uma verificação lógica para a programação do projeto. Alguns recursos podem ser reservados para implementação futura, após a data de lançamento. É também aqui que você deve incluir as principais métricas que serão usadas para monitorar e avaliar seu resultado final após a transmissão ao vivo. Assim como nas etapas anteriores, existem algumas similaridades entre as implementações na nuvem e on-premises. Mas como a nuvem oferece mais simplicidade, você obtém os benefícios adicionais de um cronograma mais curto e melhor controle do escopo.
Comunicados do projeto
A comunicação interna é essencial para o sucesso do projeto. Considere a marca do projeto com um nome de projeto e logotipo para criar reconhecimento interno e conscientização em toda a sua organização. Crie conscientização e antecipação positiva em toda a sua empresa com atualizações regulares sobre o progresso da implementação e como a organização se beneficiará do projeto. As mudanças podem ser difíceis. A comunicação de atualizações e informações do projeto ao longo do processo pode ajudar as equipes internas a se ajustarem e entrarem em ação rapidamente.
Com a nuvem, você tem a vantagem de um histórico comprovado de implementações bem-sucedidas, bem como de tecnologia que já foi adotada pelos usuários. A maioria de nós já está usando nossos smartphones e outros aplicações e plataformas habilitadas para nuvem, portanto, mudar dos sistemas locais do século passado para aplicações modernas em nuvem é natural, intuitivo e empolgante.
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11 dicas para fazer uma migração suave para um ERP na nuvem — Estudo de caso da Caesars
A Caesars Entertainment está migrando completamente para a nuvem. Recentemente, a gigante de jogos e hospitalidade transferiu suas operações financeiras de um sistema local de 30 anos para Oracle Fusion Cloud ERP e Oracle Fusion Cloud EPM. Michael Mann, VP de Transformação Financeira da Caesars, oferece essas 11 dicas para uma migração bem-sucedida:
- Não subestime o processo de conversão de dados
- Preste bastante atenção aos testes
- Envolva os seus parceiros e fornecedores nestes testes
- Teste a aplicação sob condições extremas
- Alinhe o suporte da administração sênior
- Enfrente o gerenciamento de mudanças
- Empreenda colaboradores de tempo integral para cargos específicos dentro do projeto
- Evite as integrações, sempre que possível
- Documente absolutamente para passar nas auditorias
- Liste pessoas do seu fornecedor de nuvem para sua equipe de implementação
- Envolva a equipe de rede
Etapa 2: Implemente as soluções de ERP na nuvem
Configure e integre. Avalie os dados e os relatórios. Avalie as extensões.
Com todo esse trabalho de preparação finalizado, chegou a hora de implementar o desenho do projeto. Esta é a maior parte da carga de trabalho em termos de orçamento, tempo e tarefas. Implementar o projeto de nuvem requer alguns passos a mais em relação a uma soluçao on-premises. As tarefas descartadas incluem atividades de hardware, codificação personalizada, carregamento e aplicação de correções de software e a maioria (mas não todos) dos testes e treinamentos. A implementação de um projeto na nuvem geralmente abrange quatro (e às vezes cinco) atividades principais, que são chamadas pela sigla CIDER.
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Configuração
As aplicações na nuvem são focadas na configuração, em vez da personalização. O que significa que é importante configurar estruturas e hierarquias de dados, organizações e funções e responsabilidades de usuários no início de um projeto. Na maioria das migrações para a nuvem, as principais atividades de negócios podem ser configuradas rapidamente e, em seguida, acopladas aos processos de negócios padrão fornecidos e seus fluxos de trabalho.
Integrar
Espere realizar algumas tarefas de integração. Poucas soluções adotam todas as funções comerciais, especialmente em grandes empresas. A integração de soluções de terceiros ou sistemas legados em aplicações na nuvem preserva investimentos anteriores e recursos exclusivos. Esta é uma área em que você deve fazer parceria com seus colegas de TI na equipe do projeto, pois eles podem ter estruturas de integração existentes. Muitas organizações aproveitam o Oracle Integration Cloud para otimizar e simplificar as integrações necessárias.
Dados
Migrar de sistemas on-premises envolve migrar os dados para a nuvem. Depois que a quantidade de dados e sua definição são definidas, essa tarefa de implementação requer habilidades de extração, transformação e carregamento (ETL) que abrangem tarefas de qualidade e normalização de dados. Com cenários de dados complexos, em vez de gastar tempo e orçamento preparando tudo com antecedência, considere usar o Oracle Enterprise Data Management Cloud para garantir a consistência dos dados corporativos, mesmo em sistemas diferentes.
Extensões
Uma das vantagens fundamentais das aplicações na nuvem é que eles são projetados para serem configurados e não personalizados. No entanto, quando necessário, os aplicativos podem ser estendidos ou recursos complementares podem ser desenvolvidos usando a Oracle Platform as a Service. A pré-integração com aplicações Oracle SaaS remove a complexidade dos tipos mais comuns de integração e as extensões são preservadas quando o aplicativo é atualizado.
Relatórios
A Oracle Cloud Applications vem com muitos recursos para geração de relatórios e relatórios predefinidos. No momento da implementação, aloque os requisitos de relatórios em dois grupos:
1) Identifique quais relatórios podem ser substituídos por informações na tela em tempo real e as análises incorporadas incluídas no novo aplicativo em nuvem.
2) Determine os relatórios que precisam ser gerados e distribuídos. Como ponto de partida, considere o estoque de quase 600 relatórios financeiros na nuvem (XLS) da Oracle.
Etapa 3: Verifique as tarefas de implementação de ERP na nuvem
Verifique se as configurações e itens de configuração relacionados estão de acordo com as definições do projeto.
Depois que as tarefas de implementação estiverem concluídas, é importante verificar a precisão e a integridade do trabalho em relação aos requisitos do projeto. Assim como a testagem de sistemas on-premises, é essencial se certificar quanto ao seguinte:
- Qualidade dos dados: Os dados são o combustível de qualquer sistema empresarial. Verifique os quatro itens a seguir relacionados aos dados migrados: limpeza (incluindo ortografia); conformidade com o dicionário de dados; concordância com o puxão de período predeterminado; e, mais importante, certifique-se de que os dados estejam corretos.
- Arquivo de dados: É comum que os sistemas legados tenham muitos dados antigos. Sendo assim, é importante preservar os dados do seu sistema antigo. Com um novo sistema na nuvem, só os dados que você realmente precisam serão migrados; os dados mais antigos serão arquivaods. Os dados que não forem migrados têm sua integridade preservada e acesso de somente leitura.
- Fluxos de trabalho: Essas atividades conectam e impulsionam os processos comerciais. Os processos comerciais se conectam com os fluxos de trabalho, que, por sua vez, impulsionam as atividades empresariais. Verifique os caminhos principal e ramificado, incluindo as variações da lógica de decisão de cada fluxo de trabalho.
- Segurança: Teste minuciosamente as quatro operações básicas de armazenamento persistente ou CRUD: copiar (download), ler (visualizar), atualizar (alterar e alterar) e excluir (apagar) acesso a logins do sistema, dados confidenciais , configurações de usuários, gerenciamento de contas e modificações de relatórios. Determine e verifique os protocolos de segurança com a Oracle.
- Funções: Verifique se todas as funções, cargos e cargos aplicáveis estão devidamente identificados e implementados.
- Responsabilidades: Defina as atividades e tarefas do trabalho. As responsabilidades são diferentes dos cargos. O mapeamento correto das responsabilidades e dos cargos é essencial para garantir a segurança e o fluxo de trabalho correto.
Quebre o hábito do código personalizado
Ter muitos códigos personalizados caros e insustentáveis pode retardar a sua empresa. A Oracle Cloud Applications elimina a complexidade do TI, e maximizam os benefícios dos dados. Ao contrário dos sistemas legados, o Oracle Cloud oferece inovação contínua com atualizações regulares da tecnologia mais recente, incluindo IA, machine learning e assistentes digitais.
Diferente dos sistemas on-premises, as implementações na nuvem são fáceis de serem verificadas. A infraestrutura física, a segurança, a moeda do código, aplicações e a funcionalidade não precisam das abordagens de teste complexas usadas com sistemas locais. Está pronto.
Com projetos em nuvem, a verificação é focada em CIDER: configurações, integrações, dados, extensões, relatórios. Com uma boa documentação de desenho e migração de dados efetiva, agora só falta checar e conferir.
Uma vez que a equipe do projeto esteja convencida de que a solução implementada corresponde a todos os aspectos do projeto definido, é hora da aceitação do usuário. Quando o projeto foi definido, os principais stakeholders entre as unidades de negócios e executivos foram identificados. Eles também ajudaram a preparar as definições do projeto. Agora é hora de obter sua aprovação confirmando que o projeto implementado atende aos seus requisitos.
Nesse estágio, também é importante integrar os donos do processo comercial. Eles podem ser os campeões das melhores práticas e impedir que a organização se afaste dos padrões modernos. Os proprietários de processos de negócios (BPOs) também são a vanguarda contra os esforços de personalização e podem defender a promoção e comunicação das melhores práticas em toda a empresa. Caso você não tenha BPOs neste momento, aqui é o momento perfeito para definir esse papel principal.
As vezes ocorrem alguns desentendimentos. Aqui é a oportunidade para revisitar os requisitos e corrigir o problema. Após as correções, certifique-se de reintegrar os stakeholders apropriados.
Etapa 4: Prepare-se para a produção de ERP na nuvem
Com as devidas aprovações comerciais, o cronômetro para o sistema de produção é iniciado. Trabalhe nessas três tarefas paralelamente:
Prontidão do sistema: Preencha a lista de itens finais a serem abordados ou corrigidos (conhecida como lista de pendências) e defina os valores iniciais no sistema. Por exemplo, determine o primeiro pedido de compra a ser emitido na nuvem.
Prontidão do usuário: Forneça aos usuários seus nomes de usuário, senhas e informações relacionadas. Deixe-os cientes de que terão assistência assim que a solução for lançada.
Prontidão organizacional: Concentre-se em concluir o gerenciamento de mudanças e o treinamento básico conforme necessário. Se o projeto abraçou fielmente o gerenciamento de mudanças nas tarefas iniciais de preparação, os usuários estarão prontos e bem informados sobre seu novo sistema.
Na fase de preparação, os projetos em nuvem têm vantagens, mais uma vez, em relação aos projetos locais. Há menos a ser feito, reduzindo cronogramas e orçamentos. Também é mais fácil avançar quando os membros da equipe do projeto estão avaliando a decisão de entrar em produção. Quando a confiança é alta em relação à prontidão coletiva para a produção, há uma etapa final antes de entrar ao vivo.
Na Etapa 1, o projeto estabeleceu critérios de "entrada/saída" (go/no go). Revise esses critérios com o comitê administrativo e o patrocinador executivo. Escolha uma data apropriada e insista em uma decisão unânime para confirmar o go-live. Caso tenha dúvidas, investigue mais sobre elas e corrija quaisquer problemas. Para ter um lançamento bem-sucedido é importante ter todos a bordo e comunicar a decisão amplamente, usando informações de suporte sempre que necessário.
Implementação do sucesso do cliente
Os nossos Customer Success Managers (CSMs) especialistas ajudarão você a atingir os seus objetivos em menos tempo. Os Oracle CSMs ajudam os novos clientes com a implementação, lançamento, consumo, adoção de usuários e muito mais. Com conhecimento profundo dos produtos e processos de negócios, os CSMs ajudam você a obter o máximo valor de seu investimento na Oracle.
Etapa 5: Entregue uma implementação de ERP na nuvem bem-sucedida
Ao lançamento e além. Produção, promoção e celebração.
Para projetos que seguiram as etapas anteriores, é provável que o lançamento seja o mais suave possível. Alguns problemas isolados podem ocorrer, mas devem ser tratados pela equipe de assistência ao usuário identificada no capítulo de prontidão. A equipe do projeto, com infraestrutura de TI e equipe de rede associada, deve monitorar diligentemente o desempenho do sistema. Ao mesmo tempo, verifique as tarefas e a experiência geral dos usuários.
A maior diferença entre o lançamento on-premise e na nuvem se torna óbvia rapidamente. Existem bem menos problemas. Com o lançamento bem-sucedido, o final se torna o começo de uma nova forma em fazer as coisas na nuvem. Essa transformação de uma abordagem de aplicações do século passado é um ótimo motivo para comemorar o sucesso do projeto.
Comece dando uma festa. Convide o comitê diretor, os parceiros de negócios, os principais interessados nos negócios e outros que foram fundamentais para orquestrar o sucesso do projeto. Além de diversão, a festa é um ótimo veículo para discutir os altos e baixos do projeto como ponto de referência para empreendimentos futuros.
Quando a festa acabar, pense em fazer mais sete atividades:
Monitore e mensure: Revise as métricas identificadas durante a etapa inicial de preparação. Meça e relate regularmente seu desempenho, considerando seu valor e uso potencial em outros esforços.
Revise o projeto: Dedique um tempo à equipe principal do projeto, incluindo parceiros, para documentar as lições aprendidas e identificar o que funcionou bem e as áreas a serem aprimoradas. Preste atenção aos aspectos culturais da empresa, aceitação do usuário e as abordagens de gestão de mudanças. Considere apresentar um resumo abrangente do projeto ao comitê organizador e ao patrocinador executivo.
Mantenha-se envolvido com o Oracle SaaS Support Services: Seja proativo e fique conectado com a equipe do Oracle SaaS Support Services. Eles são uma ótima fonte, dedicada ao seu sucesso, além de ser gratuito junto com os seus serviços na nuvem.
Estabeleça treinamento contínuo: O treinamento contínuo é importante para maximizar a produtividade do sistema e o conhecimento sobre aplicativos. Estabeleça programas de treinamento para novas contratações, bem como aprendizado profundo com o aprendizado guiado da Oracle.
Participe da conversa: Participe da Oracle Cloud Community para adicionar sua voz à conversa global sobre as Oracle Cloud Applications e aprenda com outros usuários sobre produtos, setores e locais. É a melhor forma e a mais simples de se envolver e ser ouvido.
Seja uma referência: Você se lembra de quando o processo de escolha das aplicações na nuvem estava em andamento e de que a conversa com seus colegas que também participaram da jornada para a nuvem com a Oracle foi uma etapa importante? Pense em falar com terceiros que também estejam pensando em migrar para a nuvem. Ser uma referência também é um ótimo meio de aumentar a sua rede de contatos e a sua visibilidade.
Planeje o próximo projeto na nuvem: Após um projeto na nuvem bem-sucedido, haverá muito interesse em novos esforços, especialmente para retirar outros sistemas locais e expandir ainda mais a presença na nuvem. Desenvolva com base em sua experiência e planeje seu próximo projeto de nuvem.
Comece a sua jornada rumo a Oracle SaaS Cloud
Agora que você já conhece as etapas para garantir uma migração bem-sucedida para a nuvem, não espere pelo amanhã. A Oracle está pronta para ajudar você em cada etapa dessa jornada.