O que é ERP?

Definição de planejamento de recursos empresariais (ERP)

Planejamento de recursos empresariais (ERP) refere-se a um conjunto de softwares que as organizações usam para gerenciar atividades de negócios diárias, como contabilidade, compras, gerenciamento de projeto, gerenciamento de risco e conformidade, e operações da cadeia de suprimentos. Um pacote ERP completo também inclui o enterprise performance management, software que ajuda a planejar, orçar, prever e relatar os resultados financeiros de uma organização.

Os sistemas ERP estão relacionados a uma infinidade de processos de negócios, além de permitirem o fluxo de dados entre eles. Por meio da coleta de dados transacionais compartilhados de uma organização a partir de várias fontes, os sistemas ERP eliminam a duplicação de dados e fornecem a integridade dos dados com uma única fonte de verdade.

Atualmente, os sistemas ERP são essenciais para o gerenciamento de milhares de negócios de todos os portes e em todos os setores. Para essas empresas, o ERP é tão indispensável quanto a eletricidade que mantém as luzes acesas.

O que é um Sistema ERP?

Como essas soluções podem gerenciar as atividades de negócios do dia a dia das organizações, como contabilidade, finanças, compras, gerenciamento de projetos, cadeia de suprimentos e manufatura.

Os sistemas de planejamento de recursos empresariais são plataformas completas e integradas, on-premises ou na nuvem, gerenciando todos os aspectos de um negócio baseado em produção ou distribuição. Além disso, os sistemas ERP oferecem suporte a todos os aspectos da gestão financeira, recursos humanos, gestão da cadeia de suprimentos e manufatura com sua função de contabilidade central.

Os sistemas ERP também fornecerão transparência em todo o processo de negócios, rastreando todos os aspectos de produção, logística e finanças. Esses sistemas integrados atuam como um hub central de negócios para fluxo de trabalho e dados de ponta a ponta, permitindo acesso a diversos departamentos.

Os sistemas e softwares ERP oferecem suporte a várias funções na empresa, sejam elas pequenas empresas ou empresas de médio porte, incluindo personalizações para seu setor.

Qual é a diferença entre ERP e finanças?

Embora o termo "finanças" geralmente seja usado ao descrever o software ERP, finanças e ERP não são a mesma coisa. O Financials refere-se a um subconjunto de módulos dentro do ERP.

Financials são as funções de negócios relacionadas ao departamento financeiro de uma organização e inclui módulos para contabilidade financeira, contabilidade do sub-razão, hub contábil, contas a pagar e a receber, gerenciamento de receita, faturamento, concessões, gerenciamento de despesas, gerenciamento de projetos, gerenciamento de ativos, contabilidade de joint venture e cobranças.

O software Financials usa recursos de relatório e análise para atender aos requisitos de relatório dos órgãos governamentais, como a International Financial Reporting Standards Foundation (IFRS), o Financial Accounting Standards Board (FASB) para Princípios Contábeis Geralmente Aceitos nos Estados Unidos (GAAP), bem como para outros países (HGB na Alemanha e PCG na França, por exemplo).

Para organizações públicas, o software de finanças deve ser capaz de produzir demonstrativos financeiros periódicos para reguladores, como a US Securities and Exchange Commission (SEC) (com relatórios como 10-Q e 10-K anuais trimestrais), a European Securities and Markets Authority (ESMA) e outros. Para esses tipos de relatórios financeiros, uma ferramenta de relatório narrativo é usada. Por fim, o CFO é a pessoa responsável pelo financeiro.

Embora as finanças manipulem uma área de negócios, o ERP abrange uma ampla gama de processos de negócios, incluindo finanças. O software ERP pode incluir recursos para compras, gerenciamento da cadeia de suprimentos, estoque, manufatura, manutenção, gerenciamento de pedidos, gerenciamento de projetos, logística, gerenciamento do ciclo de vida do produto, gerenciamento de risco, gerenciamento de desempenho empresarial (EPM), gerenciamento de recursos humanos/capital humano.

O ERP também se integra a aplicações de front-office para criar uma visão holística dos clientes, incluindo soluções de gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM). Além disso, as aplicações de ERP baseadas na nuvem geralmente são incorporadas a tecnologias de última geração, como a Internet das Coisas (IoT), blockchain, IA, machine learning e assistentes digitais. Essas tecnologias avançadas fornecem dados e recursos que não só aprimoram muitas funções tradicionais de ERP, como criam oportunidades para mais eficiência, novos serviços e informações mais detalhadas em uma empresa. Como os sistemas ERP são abrangentes em uma empresa, seu gerenciamento geralmente envolve uma parceria com o Diretor Financeiro (CFO), o Diretor de Informações (CIO), o Diretor Operacional (COO) e outros líderes executivos importantes.

As aplicações ERP baseadas na nuvem geralmente são incorporadas com tecnologias de última geração, como a internet das coisas (IoT), blockchain, inteligência artificial (IA), machine learning e assistentes digitais.

Princípios básicos de ERP

Os sistemas ERP são planejados em torno de uma única estrutura de dados definida (esquema) que um banco de dados comum geralmente tem. Isso ajuda a garantir que as informações usadas na empresa sejam normalizadas e baseadas em definições comuns e experiências do usuário. Essas construções principais são interconectadas com os processos comerciais conduzidos por fluxos de trabalho nos departamentos de negócios (por exemplo, finanças, recursos humanos, engenharia, marketing e operações), conectando sistemas e as pessoas que os usam. Simplificando, o ERP é o veículo para integrar pessoas, processos e tecnologias em uma empresa moderna.

Por exemplo: considere uma empresa que fabrica carros adquirindo peças e componentes de vários fornecedores. É possível usar um sistema ERP para rastrear a solicitação e comprar esses bens além de garantir que cada componente em todo o processo das aquisições ao pagamento use dados uniformes e limpos conectados a fluxos de trabalho corporativos integrados, processos comerciais, relatórios e análise avançada.

Quando o ERP é implementado corretamente nessa empresa de fabricação automotiva, um componente, por exemplo, "pastilhas de freio dianteiras", é identificado uniformemente por nome de peça, tamanho, material, fonte, número de lote, número de peça do fornecedor, número de série, custo e especificação, juntamente com uma infinidade de outros itens descritivos e orientados por dados.

Como os dados são a força vital de todas as empresas modernas, o ERP facilita a coleta, a organização, a análise e a distribuição dessas informações a todos os indivíduos e sistemas que precisam dela para melhor cumprir sua função e responsabilidade.

O ERP também garante que esses campos e atributos de dados sejam transferidos para a conta correta no razão geral da empresa para que todos os custos sejam adequadamente rastreados e registrados. Se as pastilhas do freio dianteiro fossem chamadas de "freios dianteiros" em um sistema de software (ou talvez em um conjunto de planilhas), "pastilhas de freio" em outro, e "past-diant" em um terceiro, seria difícil para a empresa automotiva descobrir quanto é gasto anualmente em pastilhas de freio dianteiras e se deve mudar de fornecedor ou negociar para obter melhores preços.

Um princípio fundamental de ERP é a coleta central de dados para ampla distribuição. Em vez de vários bancos de dados autônomos com um estoque enorme de planilhas desconectadas, os sistemas ERP trazem ordem ao caos para que todos os usuários (do Diretor Executivo - CEO aos funcionários encarregados da contabilidade) possam criar, armazenar e usar os mesmos dados derivados de processos comuns. Com um repositório de dados seguro e centralizado, todos na organização poderão ter certeza de que os dados estão corretos, atualizados e completos. A integridade dos dados é assegurada para cada tarefa executada em toda a organização, de uma demonstração financeira trimestral até um único relatório de contas a receber pendentes, sem a necessidade de depender de planilhas propensas a erros.

O valor comercial do ERP

É impossível ignorar o impacto do ERP no mundo dos negócios atual. À medida que os dados e processos empresariais são pressionados nos sistemas ERP, as empresas podem alinhar departamentos separados e melhorar os fluxos de trabalho, resultando em economia significativa nos resultados. Os exemplos de vantagens comerciais específicas incluem:

• Visão aprimorada dos negócios extraída de informações em tempo real geradas por relatórios
• Custos operacionais reduzidos por meio de processos comerciais simplificados e boas práticas
• Colaboração melhorada de usuários que compartilham dados em contratos, solicitações e ordens de compra
• Eficiência melhorada por meio de uma experiência de usuário comum em muitas funções de negócios e processos de negócios bem definidos
• Infraestrutura consistente do back office ao front office, com todas as atividades comerciais com a mesma aparência
• Taxas mais altas de adoção por usuários devido a uma experiência do usuário e design comuns
• Risco reduzido por meio da integridade de dados melhorada e de controles financeiros
• Menor custo de gerenciamento e operação por meio de sistemas uniformes e integrados

Uma breve história do ERP

Do papelão aos dispositivos móveis
A história do ERP começou há mais de 100 anos. Em 1913, o engenheiro Ford Whitman Harris desenvolveu o que ficou conhecido como o modelo de quantidade de ordem econômica (EOQ, economic order quantity), um sistema de produção baseado em papel para a programação da produção. Por décadas, a EOQ foi o padrão de produção. A fabricante de ferramentas Black and Decker mudou esse cenário em 1964, quando se tornou a primeira empresa a adotar uma solução de planejamento das necessidades de materiais (MRP, material requirements planning), que combinou conceitos de EOQ com um computador mainframe.

O MRP permaneceu o padrão de manufatura até que o planejamento de recursos de manufatura (chamado MRP II) foi desenvolvido em 1983. O MRP II apresentava "módulos" como um componente chave de arquitetura de software e componentes centrais de manufatura integrados, incluindo compras, listas de materiais, programação e gerenciamento de contratos. Pela primeira vez, diferentes tarefas de manufatura foram integradas em um sistema comum. O MRP II também forneceu uma visão convincente de como as organizações poderiam aproveitar o software para compartilhar e integrar os dados da empresa e aumentar a eficiência operacional com melhor planejamento de produção, estoque reduzido, e menos desperdício (sucata). Conforme a tecnologia de computação evoluiu ao longo das décadas de 70 e 80, conceitos semelhantes ao MRP II foram desenvolvidos para lidar com atividades de negócios além da manufatura, incorporando finanças, gerenciamento de relacionamento com o cliente e dados de recursos humanos. Em 1990, os analistas de tecnologia já sabiam o nome dessa nova categoria de software de gerenciamento de negócios: planejamento dos recursos empresariais.

Modelos de implementação de ERP: de on-premises para a nuvem

Passado do ERP: da década de 90 ao novo milênio
Desde a década de 90 até o início do século XXI, a adoção do ERP cresceu rapidamente. Ao mesmo tempo, os custos de implementação de um sistema ERP começaram a subir. O hardware necessário para executar o software normalmente ficava nas instalações da empresa, com grandes máquinas em uma sala de servidores. Tanto o hardware como as licenças de software exigiam investimentos de capital e depreciavam no período de 5 a 10 anos. Além disso, as organizações quase sempre desejavam personalizar seus sistemas ERP para atender às suas necessidades específicas, resultando em despesa adicional de consultores de software e treinamento.

Enquanto isso, a tecnologia ERP estava evoluindo para adotar a internet, com novos recursos e funcionalidades, tais como a análise avançada integrada. Com o passar do tempo, muitas organizações descobriram que seus sistemas ERP on-premises não conseguiam acompanhar as demandas de segurança modernas ou tecnologias emergentes, como os smartphones.

Cloud ERP - Um novo modelo de entrega de ERP

Software como serviço (SaaS)
Entre na nuvem - especificamente, o modelo de entrega software como serviço (SaaS) para ERP. Quando o software ERP é entregue como um serviço na nuvem, ele é executado em uma rede de servidores remotos, em vez de dentro de uma sala de servidores dentro de cada empresa. O provedor de nuvem corrige, gerencia e atualiza o software várias vezes ao ano, em vez de uma atualização cara a cada 5 a 10 anos em um sistema on-premises. A nuvem pode reduzir tanto as despesas operacionais (OpEx) quanto as despesas de capital (CapEx), pois elimina a necessidade de as empresas adquirirem software e hardware ou de contratarem pessoal de TI adicional. Esses recursos podem, em vez disso, ser investidos em novas oportunidades de negócios, e a organização fica sempre atualizada sobre o mais recente software ERP. Os funcionários podem mudar seu foco do gerenciamento de TI para as tarefas de valor agregado como inovação e crescimento.

7 razões para mudar para uma solução ERP Cloud

Para empresas de todos os tamanhos, incluindo grandes empresas e empresas de pequeno a médio porte, não é possível desativar sistemas locais e migrar totalmente para a nuvem de uma só vez. Ou, pelo menos, não é algo que se sintam confortáveis em fazer em um curto período. Enquanto isso, manter o percurso com um ERP local, ignorando todas as vantagens do planejamento de recursos corporativos como uma solução na nuvem também não é mais o caminho ideal. Por que você deve considerar o uso de aplicações na nuvem para substituir ou aumentar seu sistema local?

Comece agora com o Oracle ERP

As organizações sempre se esforçaram para equilibrar os altos custos e a complexidade do ERP tradicional com a necessidade de recursos personalizados e flexibilidade, ao mesmo tempo em que atendem às demandas dos negócios. Assista e saiba como o Oracle ERP Cloud fornece equipes conectadas, dados unificados e insights em tempo real para ajudar você e sua equipe de finanças a garantir que as melhores decisões de negócios sejam tomadas. Com o ERP entregue como um serviço na nuvem, sua organização pode estar pronta para o futuro e para superar mudanças.

Um dos benefícios do modelo SaaS é que o software é mantido atualizado com os mais recentes recursos, funções e boas práticas. Os provedores de ERP na nuvem lançam atualizações regularmente (com frequência mensal, no caso da Oracle). Isso significa que as mais recentes e revolucionárias tecnologias emergentes – como IA, assistentes digitais, machine learning, blockchain, realidade aumentada e Internet das Coisas (IoT) – ficam disponíveis para assinantes em uma cadência regular.

Com acesso a essas novas tecnologias, as organizações podem melhorar rapidamente as boas práticas de seus negócios conforme o software ERP evolui. É possível automatizar processos que costumavam exigir uma intervenção manual pesada, como a reconciliação de contas financeiras. Além disso, os usuários obtêm uma compreensão abrangente e em tempo real das atividades de negócios corporativos, não apenas no front office, mas também nos depósitos, nas fábricas e em qualquer outro lugar da empresa. Este conhecimento fica, então, prontamente disponível para todos os funcionários apropriados em seus dispositivos móveis, incluindo smartphones e tablets.

Construída para a era digital, a nuvem atual de ERP abrange as tecnologias de dispositivos móveis, mídias sociais, análise avançada e as mais recentes tecnologias emergentes. Qualquer coisa a menos não vai levar uma organização para adiante.

Perguntas frequentes sobre ERP

O que é ERP em termos simples?
ERP significa planejamento de recursos empresariais (enterprise resource planning, em inglês). É um sistema de software que inclui todas as ferramentas e os processos necessários para administrar uma empresa com sucesso, incluindo as áreas de RH, manufatura, cadeia de suprimentos, finanças, contabilidade e muitas outras.

Quais são os três tipos mais comuns de ERP?
Os três tipos mais comuns de ERP são on-premises, em nuvem e híbrido. Um sistema ERP on-premises é executado localmente nos servidores de uma empresa, enquanto o baseado em nuvem opera em um servidor remoto de terceiros. O ERP híbrido é uma mistura de ambos, geralmente com um sistema on-premises na sede e outro em nuvem nas subsidiárias.

O que é um exemplo de ERP?
Um exemplo de ERP são os sistemas específicos do setor que atendem aos requisitos únicos das empresas e oferecem recursos como planejamento de materiais e gerenciamento especializado de registros de fabricação, por exemplo. Como esses sistemas oferecem recursos personalizados, as empresas não precisam fazer muita personalização ou integração com muitas outras ferramentas externas.