Para muitas pequenas e médias empresas (SMBs), a avaliação de soluções de planejamento de recursos empresariais (ERP) pode parecer uma tarefa desafiadora. Porém, tudo isso se resume em uma pergunta: Será que o seu sistema atual está sendo a base correta para os seus objetivos comerciais? Ou isso está atrapalhando você?
Para continuar crescendo, as PMEs devem evoluir de planilhas, soluções de software locais e soluções limitadas de ponto de nuvem. Para ter sucesso no ambiente digital global, acelerado de hoje, as pequenas e médias empresas devem adotar uma abordagem moderna para finanças e operações com sua seleção de ERP. Mas o que é um“ERP moderno”? E isso é uma solução para ERP voltado às PMEs?
O objetivo principal de muitas PMEs é eventualmente crescer para tornar-se uma empresa de grande porte. Esse objetivo aspiracional pode exigir aquisições, expansão em novas geografias regionais, nacionais ou globais, adição ou evolução de novos produtos ou serviços, abordagens de distribuição adicionais ou adoção de novos modelos de negócios, como assinaturas ou franquia. Para a maioria das empresas de médio porte, a estratégia para alcançar o crescimento é uma abordagem multifacetada que envolve várias combinações de todas essas atividades. Mas não importa o que seja o plano de ação, a capacidade de executar com velocidade é fundamental para atingir os objetivos de crescimento excedente e esperançosamente.
No entanto, as metas estratégicas de uma empresa muitas vezes são sustentadas pela realidade na forma de aplicações e tecnologias empresariais desatualizados que consomem recursos de TI e interferem na produtividade do trabalhador.
Por exemplo, quando uma PME tem muitos softwares locais de aplicações para administrar seus negócios, a equipe de TI e os parceiros gastam muito tempo lidando com atividades importantes, mas mundanas, que envolvem backups de dados, planejamento e teste de recuperação de desastres, aplicação de patches de segurança e diversas atualizações e upgrades. Essas atividades criam diversas distrações contínuas que mantêm os departamentos de TI (internos ou terceirizados) de tarefas mais estratégicas que podem ajudar as empresas a inovar e expandir os negócios.
Por esse motivo as PMEs estão adotando abordagens que priorizem a nuvem. Com aplicações de ERP na nuvem, as PME alienam a maioria das responsabilidades de planejamento de recuperação de desastres, gerenciamento de dados, aplicação de patches, atualização e a maioria das outras atividades táticas de TI para seu fornecedor de nuvem. Por sua vez, elas deixam espaço livre para que os profissionais do TI foquem em objetivos mais importantes e estratégicos. Além disso, com uma abordagem que prioriza a nuvem, as pequenas e médias empresas podem crescer com confiança, sabendo que seus dados e sistemas estão disponíveis e seguros vinte e quatro horas por dia, sete dias por semana, por meio do fornecedor.
Além de transferir as principais atividades financeiras e operacionais de uma ênfase tática para estratégica, as PMEs que adotam uma abordagem que prioriza a nuvem para o ERP obtêm duas vantagens adicionais:
1. Vantagem competitiva em relação às outras PMEs
Quando uma PME usa aplicações na nuvem para as principais tarefas de negócios, suas equipes podem colocar mais ênfase e foco nas metas de crescimento. Ao competir com outras PMEs no mesmo mercado, essas aplicações entregam vantagem competitiva.
2. Equalizador comercial em comparação com grandes empresas
Muitas vezes, uma PME irá perseguir partes de mercado ou ideias dominadas por empresas maiores, muitas das quais já estão transformando suas empresas usando aplicações na nuvem. Em vez de construir sua própria pilha de tecnologia, as empresas maiores estão economizando dinheiro em sua infraestrutura de TI e tornando seus negócios mais simplificados, ágeis e seguros. Com uma abordagem que prioriza a nuvem, as pequenas e médias empresas podem utilizar as mesmas aplicações e infraestrutura que seus concorrentes maiores estão usando hoje. E se essas empresas maiores ainda não tiverem adotado as aplicações na nuvem, uma PME obterá outra vantagem competitiva.
Tanto as PMEs quanto as grandes empresas precisam lidar com as mesmas pressões sobre talentos e o setor financeiro. No entanto, as PME pesam e priorizam os problemas de forma diferente porque suas metas e objetivos downstream estão focados em ganhar participação de mercado, usar a inovação para aumentar serviços e produtos, expansão geográfica rápida e entregar interrupções, tudo isso ao mesmo tempo em que recrutam e empregam os melhores talentos e outros recursos. A proteção das margens e a prevenção das questões relacionadas com o fluxo de caixa continuam a ser importantes para as PME em comparação com os seus concorrentes maiores, uma vez que as PME têm menos recursos financeiros e humanos à sua disposição, mas as prioridades centram-se no crescimento, flexibilidade e inovação.
Embora a receita e os custos contribuam para as pressões das empresas para as PME, a execução das expectativas de crescimento é a principal preocupação. Por quê? Porque, embora o crescimento seja geralmente um sinal positivo para qualquer empresa, o sucesso a longo prazo é particularmente importante para as PME que estão promovendo a capacidade da sua empresa de construir uma base forte para proporcionar uma rápida expansão dos negócios através da inovação e aumentar a participação no mercado. Evitar dar passos em falso é essencial. E trabalhar em cima de riscos operacionais podem impedir trilhar um caminho rumo ao crescimento. É por isso que é igualmente importante que uma PME se assegure de que dispõe de sistemas de TI de back-end capazes de apoiar o seu crescimento futuro.
Porque o ERP na nuvem está se tornando essencial para qualquer PME em crescimento. Para muitas empresas, em especial às PMEs, o CapEx é limitado. Quando as PME utilizam um plano ERP que prioriza a nuvem, elas oferecem seus recursos financeiros e operacionais com um modelo de orçamento mensal OpEx dimensionável com seu crescimento, consumindo o que precisam quando necessário. Em vez de implantar ou gerenciar sistemas locais que dependem de fundos CapEx limitados e íngremes, as PMEs podem crescer e pagar pelo ERP conforme necessário. Isso libera CapEx para investimentos críticos em novos equipamentos, instalações adicionadas e atividades de pesquisa e desenvolvimento focadas em atingir os objetivos de crescimento da PME. E isso se torna ainda mais importante quando a CapEx é necessária para atualizar sistemas locais desatualizados com inúmeras personalizações, integrações e conflitos de dados.
As PMEs também enfrentam os desafios de compartilhar as informações financeiras de forma eficiente. Geralmente, os elementos fundamentais do sistema de contabilidade de uma PME usam os processos que evoluíram de planilhas manuais, baseadas em papel. Essa falta de colaboração financeira também guia as funções comerciais em silos. No entanto, se uma PME transforma suas operações com ERP na nuvem, os processos financeiros se tornam simplificadas. E, ainda mais importante, só existe uma fonte de consulta para a contabilidade e processamento de dados para toda a empresa. Somente isso pode ser uma vantagem competitiva em relação a outras pequenas e médias empresas concorrentes e concorrentes de maior porte que estão lutando com sistemas financeiros díspares.
Em nosso ambiente empresarial acelerado, a capacidade de gerar relatórios predefinidos além de criar resultados ad hoc com facilidade, não é apenas conveniente, é um requisito essencial para o software de sistemas de gerenciamento de finanças. Adicione requisitos para análise profunda de dados, visualização de informações, visibilidade mais operacional e relatórios narrativos. Assim, as empresas descobrirão logo que soluções de software ERP precisam operar facilmente com sistemas de relatórios avançados como soluções Enterprise Performance Management (EPM).
Mesmo assim, migrar para a nuvem pode ser desafiador para uma PME. Para muitas pequenas e médias empresas, o crescimento às vezes acontece com rapidez e rapidez do que o planejado, o que dificulta determinar com precisão como aproveitar o ERP na nuvem.
Soluções de nuvem abrangentes oferecem recursos muito além dos melhores sistemas locais que rastreiam suas raízes até o século passado. Mas a boa notícia é que, por causa da infinidade de recursos e funcionalidades encontrados com aplicações software como serviço (SaaS), poucas empresas - independentemente do tamanho - começam com um pacote completo de soluções ERP na nuvem; a maioria adiciona recursos à medida que as necessidades surgem.
As necessidades dos clientes em constante mudança também representam uma força inovadora para as pequenas e médias empresas, à medida que os usuários corporativos esperam, se não exigem, que suas aplicações de trabalho sejam semelhantes, se não melhores, do que aquilo que experimentam em suas vidas pessoais. Essa é outra área que um ERP moderno na nuvem oferece benefícios claros para uma PME. Como o ERP na nuvem geralmente é projetado com as mesmas tecnologias atualizadas que impulsionam experiências modernas do consumidor para aplicações móveis e de desktop, as pequenas e médias empresas podem oferecer experiências de usuário aprimoradas instantaneamente a seus funcionários e clientes.
Novas tecnologias de última geração, como IA, machine learning, chatbots e automatização de processos, estão mudando a forma como as finanças operam. Ao migrar para um sistema ERP baseado na nuvem, você pode acessar os recursos dessas tecnologias para obter eficiência e melhorar a tomada de decisões.
Porém, como descobrir se o sistema ERP atual não é o ideal para o seu crescimento? Responda às seguintes perguntas sobre seu ambiente atual de finanças e operações de back-office para ajudá-lo a descobrir se seu ERP existente está atrasando você:
1. Os dados estão sendo baixados e inseridos manualmente em outros sistemas, em especial nas planilhas do Excel?
2. As linhas de negócios confiam nos dados? Existe uma única fonte de consulta?
3. As tomadas de decisão foram interrompidas porque os dados são imprecisos ou não são visualizados em tempo real?
4. Será que as planilhas ainda são predominantes em vez de usar um sistema ERP na nuvem?
5. Parece que o encerramento nunca acaba, demora semanas em vez de dias?
6. As suas equipes conseguem servir de apoio aos novos modelos de receita ou a novos métodos de planejamento, orçamento e previsão?
7. Seu sistema de ERP é uma coleção conjunta de soluções pontuais de diferentes fornecedores com várias integrações internas ou de terceiros?
8. As reclamações sobre a experiência do usuário estão aumentando?
9. Você está passando pelo seguinte: custos com o suporte de sistema ERP nas alturas? Fim da vida útil para o suporte do seu ERP? Uma atualização necessária do ERP será feita em breve?
Para a maioria das PMEs, o crescimento e a participação no mercado são objetivos principais alimentados com um foco único como o laser, eles não são os únicos objetivos que as PMEs se preocupam - não de longe. Outro ponto importante é a lucratividade. Embora as PMEs muitas vezes ganhem melhoria da margem devido à escala e ao volume, ainda se torna imperativo conhecer todos os custos de produtos e serviços, gerenciar as despesas de forma rigorosa, avaliar procedimentos e processos de compras diretas e indiretas e trabalhar com orçamentos estabelecidos por meio de previsões, planejamento e análise contínuas.
As pequenas e médias empresas não podem ficar para trás, pois novas práticas, como acesso móvel, comércio eletrônico, big data e IA, começam a assumir o cenário competitivo de negócios. Modernizar os sistemas comerciais ainda é uma responsabilidade constante para PMEs. Adotar novas tecnologias permitirá que elas se tornem competitivas em um mercado de mudanças constantes.
O atendimento ao cliente também é importante para todas as PMEs. O crescimento rentável, mantendo os sistemas atualizados, ajuda a fornecer o quadro e a governança para todas as empresas de pequenas e médias empresas. A modernização de sistemas de software permite que empresas com uma abordagem centrada no cliente fatorem as necessidades de seus clientes em decisões e investimentos. Exatamente como atender melhor aos clientes varia de acordo com a empresa, mas geralmente é uma combinação de marca, produtos, serviços e/ou algum recurso exclusivo que uma empresa pode ter em seu setor.
As pequenas e médias empresas lutam com o que um sistema de ERP moderno deve ser semelhante e com a funcionalidade específica que ele deve fornecer. Para qualquer PME focada em forte desempenho financeiro e crescimento de negócios, aqui estão os principais requisitos que definem um sistema de ERP moderno. Eles fornecem um ponto de partida para qualquer abordagem de implementação de um ERP moderno:
Quando tentamos descobrir porque as empresas precisam mudar ou atualizar os sistemas ERP, descobrimos muitos motivos. Aproveitamento dos últimos recursos e funções
À medida que a empresa cresce para uma PME, lidar com um maior volume de transações, velocidade acelerada de informações e novos requisitos de processos pode exigir mais funcionalidade. Facilidade no uso é importante para engajar os funcionários e deve ser o item número dois na lista de prioridades. A prioridade é que a solução de ERP faça o trabalho, mas também seja fácil e intuitiva de usar.
Com base na oferta comercial, a flexibilidade da PME pode resultar em lucro e crescimento, os dois objetivos comerciais principais. A flexibilidade é igualmente importante para a solução de planejamento de recurso empresarial, tanto para si quanto para o seu próprio desenvolvimento.
Em outras palavras, se um sistema ERP não atende às necessidades atuais da empresa, chegou a hora de mudar. As empresas nessa situação devem reconsiderar toda a sua estratégia de TI e sistemas se quiserem alcançar com sucesso seus objetivos. Uma abordagem de ERP baseada na nuvem, que tem um provedor capaz de lidar com suporte a crescimento e integração, é a melhor solução viável. São muitas opções, mas o foco na flexibilidade e segurança é uma boa abordagem.
A adoção de ERP começa com as soluções financeiras. Assim como as grandes empresas, as pequenas e médias empresas precisam de um meio de rastrear os custos com contas, balanços e geração de resultados e também com a funcionalidade do razão geral. Quatro dos processos de ERP mais comuns que as PMEs inicialmente adotam incluem contas a pagar, contas a receber, razão geral e folha de pagamento. O contas a pagar e a receber são dois processos que as PMEs utilizam para se conectarem com os clientes e fornecedores. As contas a receber cobrem o processo do pedido ao pagamento no lado do cliente (levar pedidos, entregar um produto ou serviço, cobrança e cobrar o pagamento do cliente). As contas a pagar lidam com as transações feitas com fornecedores.
As contas a pagar são fundamentais para o processo de aquisição até o pagamento ou de origem até o pagamento, envolvem a solicitação de mercadorias ou serviços de um fornecedor e incluem recebimento, processamento de faturas e pagamento. O razão-geral é a base de qualquer sistema de contabilidade.
Outras áreas de solução que também estão ganhando importância no gerenciamento financeiro com PMEs incluem gerenciamento de despesas, compras, estoque e gerenciamento de projetos.
Além deaplicações financeiras comuns, as pequenas e médias empresas devem esperar que seu sistema de ERP inclua aplicações administrativas e funcionais básicas.
A funcionalidade básica de RH também pode fazer parte de alguns sistemas ERP; esta é outra área que as SMBs podem inicialmente terceirizar. Conforme elas crescem, elas podem procurar por uma solução de RH que se integre bem com o seu ERP.
O software básico de gerenciamento da força de trabalho permite que as empresas prevejam a demanda de mão de obra e carga de trabalho; definam e atribuam programações para atender aos objetivos do negócio; capturam o tempo trabalhado, as ausências e outros dados de mão de obra; rastreiam a adesão aos cronogramas e a produtividade; e aderem às leis de mão de obra e às regras de pagamento. À medida que os requisitos de relatórios e gerenciamento de mão de obra se tornam mais complexos, o aproveitamento de uma solução de gerenciamento de força de trabalho ou tempo e mão de obra integrada com o sistema ERP pode ser a próxima etapa.
Além disso, à medida que empresas de todos os tamanhos competem por soluções de nuvem de talentos que não só melhoram o recrutamento, mas aprimoram a experiência geral dos funcionários - o que contribui para a retenção - estão se tornando mais importantes. Juntos, essas soluções de gerenciamento de funcionários aumentam a necessidade de aplicações abrangentes que funcionem juntos nas áreas de recrutamento, integração, desenvolvimento de carreira, folha de pagamento e benefícios.
Além das aplicações administrativas e de contabilidade financeira, há muitos outros recursos relacionados a controles, processos, visibilidade e integração que as PMEs têm mais probabilidade de adotar.
Embora as PME normalmente indiquem que seu objetivo geral é crescer, lucrativamente e o controle de custos ainda é importante, pois é impossível operar com confiança sem visibilidade sobre quais custos estão envolvidos. Em algum ponto, as PMEs não sobrevirão sem compreender e controlar os seus custos.
Com o ERP baseado na nuvem, as PMEs podem obter um sistema de negócios integrado que fornece um sistema completo e auditável de registro para a organização e estabelecer uma versão da verdade. As soluções ERP na nuvem facilitam a comunicação e colaboração por meio da eliminação dos silos de dados e processos desconectados. Um repositório central para as métricas de desempenho e KPIs, disponíveis sob demanda, só reforçam essa abordagem. Colocar a informação nas mãos das pessoas certas, com base em suas funções e responsabilidades, também estabelece controle. Garantir que as pessoas certas tenham acesso às informações de que precisam é vital para que possam tomar decisões informadas em tempo hábil.
À medida que as empresas crescem e se expandem, é crucial garantir que os canais estejam no lugar para facilitarem o fluxo das informações. As soluções ERP integram diferentes setores: operações, atendimento ao cliente, logística, vendas e financeiro. Ter departamentos altamente integrados com um modelo de dados comum elimina o tempo desperdiçado na verificação e correção de erros entre silos que existiam anteriormente. O resultado é um fluxo de informações mais rápido e melhor colaboração entre os departamentos.
Quando líderes de pequenas e médias empresas avaliam o que precisam de seu sistema de ERP para melhorar o gerenciamento de suas finanças e operações, as perspectivas inicialmente serão diferentes, dependendo do histórico, treinamento, disciplina e papel de cada funcionário nos negócios. Mas, embora as respostas variem no início, as PMEs geralmente chegam à mesma conclusão ao avaliar suas opções para uma solução de ERP moderna. Para muitas PMEs, uma abordagem baseada na nuvem para ERP é a solução correta. Por meio da padronização em uma única plataforma em vários departamentos, o ERP baseado na nuvem aborda questões de integração para organizações que lutam para mesclar soluções legadas e de melhor qualidade.
ERP na nuvem simplifica a integração com a função de financeiro entre as diferentes linhas de negócios. ERPs baseados na nuvem não só podem chegar diretamente ao cliente, fornecendo a base necessária para oferecer os recursos de autoatendimento que os clientes amam.
As PMEs precisam ser ágeis para se expandirem sempre que for necessário. Acabam escolhendo a nuvem por entregarem uma solução ERP que pode ser facilmente escalável. Migrar para a nuvem também reduz o custo com a gestão de sistemas ERP locais. As PMEs precisam de uma solução que possa ser facilmente integrada e evite upgrades caros, assim como uma solução que ofereça segurança constante e resistente à indústria para todos os seus dados.
Com a mesma importância, uma solução ERP na nuvem reduz a necessidade de reter a equipe de TI sempre disponível. Isso permite que uma PME utilize seus recursos de TI em tarefas estratégicas voltadas para o crescimento de mercado e outras iniciativas comerciais.
Para se manter à frente da concorrência, os negócios de pequeno e médio porte precisam mais do que um ERP local. Você precisa de melhores práticas incorporadas, funcionalidades atualizadas e as tecnologias transformadoras mais recentes fornecidas por meio de uma infraestrutura de nuvem global líder do setor. A suíte de ERP na nuvem da Oracle é a solução mais abrangente e escalável disponível hoje e é classificada como a líder de mercado pelos principais analistas. O Oracle Cloud ERP é uma solução PME comprovada com mais de 8.500 clientes globais de todos os tamanhos encontrados em todos os setores que utilizam cada processo de negócios crítico de ERP. Com o Oracle Cloud ERP, a sua PME obtém uma vantagem competitiva que ajuda toda a sua organização a impulsionar o crescimento e a lucratividade do mercado.
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