Estudo de caso de 3 implementações de ERP

Mark Jackley | Estrategista de conteúdo | Janeiro de 2023

O software de planejamento de recursos empresariais (ERP, Enterprise Resource Planning) conecta as funções mais importantes dos negócios, incluindo finanças e gerenciamento de ativos, gerenciamento da cadeia de suprimentos, gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM, CUstomer Relationship Management) e Recursos Humanos. É por isso que a implementação do ERP é tão importante. A recompensa pode ser substancial: um sistema único para conectar e padronizar dados em tempo real oferece às equipes em toda a empresa uma visão compartilhada do desempenho — e uma fonte confiável para melhorar a tomada de decisões, planejar e agir.

No entanto, as implementações do ERP possuem grandes armadilhas. Se a sua equipe de projeto falhar em criar uma visão para guiar o projeto, não motivar o trabalho em equipe entre todos os envolvidos e comunicar os objetivos aos funcionários, é possível que você não resolva seus desafios de negócios, nem obtenha os resultados que precisa.

Os estudos de caso a seguir destacam as empresas que fizeram tudo certo neste processo. Conhecer a trajetórias dessas empresas pode beneficiar a sua organização durante a jornada de implementação do ERP.

Estudo de caso de 3 implementações de ERP

1. Visão clara: A Discover Financial Services migra para o ERP na nuvem

Em 2019, a Discover Financial Services, terceira maior marca de cartão de crédito nos Estados Unidos da América, estava executando sete sistemas ERP on-premises altamente personalizados. O cenário de TI da empresa era complexo e precisava de padronização, resultando em relatórios lentos e, muitas vezes, imprecisos. Além disso, as equipes de contabilidade e planejamento financeiro precisavam de sistemas mais escaláveis para dar suporte a suas crescentes cargas de trabalho. Depois de avaliar vários fornecedores, a Discover optou por simplificar seu ambiente consolidando sistemas no Oracle Fusion Cloud ERP, integrado ao Oracle Fusion Cloud Enterprise Performance Management (EPM).

A equipe do projeto tinha uma visão clara: A implementação do ERP ia além de uma simples atualização do TI. Foi uma oportunidade de criar e manter o valor dos negócios em toda a empresa, gerando “mais dados e de maior qualidade”, disse Michelle Green, VP de Tecnologia Comercial: Estratégia, Transformação e Governança. "Em última análise, a funcionalidade e a automação nos ajudam a tomar decisões mais eficazes em toda a empresa."

Essa visão ajudou a Discover a concluir a implementação do ERP dentro do prazo e do orçamento, apesar de trabalhar remotamente durante a pandemia de COVID-19. “Durante uma implementação, eu sempre fico atento a duas condições", afirmou Green. “A primeira é quando as pessoas falam que a implementação não era um evento em si. E a segunda é quando as pessoas começam a dar muitos feedbacks positivos fora de hora. Na segunda quinzena após o lançamento, pude observar as duas."

A modernização da plataforma de ERP valeu a pena. Com acesso mais rápido às informações financeiras, os funcionários da Discover podem gerenciar as despesas com mais eficiência em toda a empresa. As linhas de negócios podem aproveitar análises de custos e projeções mais precisas. Com a funcionalidade padronizada substituindo a personalização, os funcionários gastam menos tempo decifrando a tecnologia e mais tempo obtendo resultados. E com atualizações trimestrais de funcionalidade entregues automaticamente pela nuvem, a Discover pode continuar a aprimorar seus processos e formas de trabalho.

2. Trabalho em equipe e confiança: O ERP ajuda a Hormel Foods a unificar o negócio

Com uma longa história de aquisições estratégicas, a Hormel Foods possui mais de 50 marcas icônicas, como Dinty Moore, Planters Peanuts, SPAM e Skippy Peanut Butter. Mas, de uma só vez, ela também lidava com diversos sistemas de TI.

“Tínhamos vários sistemas para várias empresas que não se relacionavam bem entre si”, disse Jim Sheehan, VP Executivo e Diretor Financeiro da Hormel Foods. “Eles não nos forneciam uma visão clara do desempenho da empresa, eram difíceis de manter e, honestamente, se tornaram um fardo para nossa competitividade.”

Em alguns casos, as aplicações de gestão de capital humano (HCM, Human Capital Management) e ERP não eram atualizadas há mais de 15 anos. Alguns sistemas dependiam de uma única pessoa – “aquele que permaneceu e entendeu o código no qual foi escrito”, disse Sheehan. Além da complexidade, a Hormel Foods personalizou muitas das aplicações para atender às necessidades individuais de cada marca.

Para simplificar os processos de negócios e melhorar a qualidade dos dados, a Hormel trabalhou com a KPMG para implementar o Oracle Cloud ERP, parte do pacote Oracle Cloud Applications que agora também oferece suporte ao gerenciamento da cadeia de suprimentos, gerenciamento de desempenho empresarial e recursos humanos da Hormel.

“Precisávamos confiar no trabalho em equipe”, afirmou Eldon Quam, Contador Assistente. “Tínhamos equipes da Oracle, KPMG e Hormel Foods trabalhando juntas ao mesmo tempo." Se você não estivesse familiarizado com o grupo, não saberia a diferença entre uma pessoa da Hormel Foods e alguém que trabalhava para outra empresa.”

Quando o sistema ERP foi lançado, a Hormel ganhou um sistema unificado para padronizar processos de negócios, dados e tomada de decisões. “Temos visibilidade integral do negócio, todos a partir do mesmo ponto de vista”, disse Sheehan.

A Hormel Foods também possui um modelo de previsão para descobrir oportunidades de crescimento para suas marcas. “Antigamente, nós enxergávamos o contexto de marca por marca", afirmou Jana Haynes, Vice-Presidente e Gerente de Controladoria. “Bom, fazer isso ainda é importante, mas como agora possuímos uma plataforma centralizada, conseguimos observar coisas que não estavam tão óbvias antes."

Com compras em todos os países, exceto China e Brasil, agora na mesma plataforma, também é mais fácil analisar os fornecedores. Por exemplo, a empresa descobriu que algumas de suas marcas pagavam mais do que outras pelo mesmo item. A Hormel também conseguiu identificar a quantidade de fornecedores que são exclusivos para alguns artigos necessários de suas marcas. Saber disso permite que a empresa explore fontes alternativas e esteja pronta caso um fornecedor se mostre incapaz de atender à demanda.

Com a empresa funcionando sobre um único sistema ERP, cada marca realiza os relatórios financeiros de forma padronizada. "Não importa se é o fluxo de caixa, o balanço patrimonial ou os itens do balanço”, disse Sheehan. Em outras palavras, todo esse trabalho em equipe melhorou a capacidade de operar com as marcas conectadas.

3. Adesão de funcionários: A Taylor Corporation presta apoio à transformação digital

Uma empresa global diversificada que opera negócios de impressão, dados e marketing, a Taylor Corporation embarcou em um esforço de quatro a cinco anos para implementar uma solução de ERP e modernizar seu back office, transferindo aplicações financeiras, de cadeia de suprimentos e de manufatura para o Oracle Cloud . Quando todas as fases da implementação do ERP estiverem concluídas, Taylor estima que haverá entre US$20 milhões e US$30 milhões em economia total de custos.

O CEO, Charlie Whitaker, transformou isso em sua missão pessoal para ver o seu programa se tornar bem-sucedido. Em uma videoconferência inicial no início da implementação, a Whitaker reuniu os 10.000 funcionários da empresa, pedindo para que enxergassem o programa como a chave para o crescimento e a prosperidade da Taylor. Ele também foi presidente das reuniões do comitê gestor e sessões laborais com os membros da equipe do projeto.

“Se você conversa com Charlie, participar não é uma opção. É um requisito: não reclame, participe, o que eu acho uma mensagem fantástica”, disse Jenn Warpinski, VP de Transformação Corporativa da Taylor.

Muitos gerentes da Taylor, que no começo eram céticos, agora são líderes em deixar os outros colegas em sintonia. "Eles agora estão à vontade e estão falando, estão fazendo a gestão da mudança", disse Warpinski.

O suporte à força de trabalho é essencial para ser bem-sucedido em um projeto transformacional. De fato, o escopo era significativo: Taylor precisava consolidar dados e processos de negócios em 85 sistemas diferentes, alguns deles não mais suportados por fornecedores. Taylor queria tomar decisões financeiras e de fornecedores oportunas e informadas, automatizar processos manuais que eram caros e demorados e facilitar a operação dos clientes nas unidades de negócios da empresa.

Por exemplo, um dos cinco grupos empresariais multisubsidiários da Taylor tinha informações de clientes armazenadas em 16 sistemas diferentes. Isso dificultou a venda cruzada de produtos entre as linhas de negócios. (As unidades da Taylor vendem de tudo, desde convites de casamento impressos, até serviços de marketing digital).

Antes da primeira fase da implementação – um lançamento global de finanças na nuvem concluído em janeiro de 2022 – as equipes financeiras da Taylor levariam algumas semanas para reunir uma visão consolidada das contas. Os dados agora ficam disponíveis para os executivos agirem em tempo real.

Agora que a Taylor também está ativa em aplicações de compras na nuvem, ela pode negociar melhores descontos por volume com fornecedores indiretos aprovados, enquanto os usuários finais podem obter aprovações e executar pedidos de suprimentos com apenas alguns cliques.

Por que as implementações de ERP acabam falhando?

Uma das causas-raízes é falhar no planejamento de contingência. No início, as equipes de implementação devem identificar as causas prováveis de atrasos ou excessos de custos e planejar adequadamente. Por exemplo, existem vulnerabilidades no modelo de negócios da sua empresa que precisam ser corrigidas antes do lançamento do projeto?

Expectativas irrealistas são outra razão para o fracasso. Se o seu cronograma diminuir, mas sua lista de entregas não, a implementação do ERP pode estar condenada desde o início ou, no mínimo, tornar-se caótica e cara.

Um planejamento inicial cuidado pode ajudá-lo a evitar esses problemas em potencial. Você pode desfrutar de uma implementação de ERP bem-sucedida com o provedor de ERP certo, suporte executivo e vontade de aprender com os erros e acertos de outras empresas, você pode contar com uma implementação de ERP bem-sucedida.

Aspectos-chave para o sucesso da implementação do ERP

Além de elaborar uma visão, trabalhar como uma equipe e contar com o apoio e a paciência dos funcionários em todos os níveis, outros fatores podem levar a uma implementação de ERP bem-sucedida. Primeiro, você precisa definir o escopo, objetivo e orçamento do projeto de forma clara. Também é essencial ter uma equipe com as habilidades certas para o projeto. Assim como ter planos bem definidos para a migração dos dados para sistema novo e datas realistas alcançáveis até o lançamento. Um plano detalhado de gerenciamento de mudanças que inclua treinamento e educação do usuário, como o que Taylor criou, talvez seja o mais crítico para o sucesso.

Outro fator de sucesso para o ERP: O sistema que você implementar deve ser fácil de usar. Afinal de contas, simplificar a estrutura de TI e a experiência do cliente é o maior objetivo de qualquer sistema ERP. Caso a sua implementação seja feita por etapas, você pode realizar pesquisas periódicas para ver se os funcionários acham que o sistema é amigável.

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A implementação do seu ERP começa pela escolha do sistema certo

Mesmo que você elabore um plano de implementação infalível, ele não gerará grandes resultados se você escolher o sistema ERP errado. Procure uma solução que possa não apenas integrar dados e processos de negócios díspares, mas também com sistemas e aplicações existentes que sua empresa continuará executando normalmente. Além disso, você desejará recursos criados especificamente para funções, como gerenciamento de caixa ou compras, fornecendo informações mais rápidas e precisas para melhorar a tomada de decisões. Também é inteligente escolher um sistema que possa monetizar e medir o valor comercial à medida que você planeja novos produtos e define estratégias de preços.

O que é ERP? (1:18)

E, claro, a sua equipe de gestão do projeto deve avaliar os fornecedores ERP minuciosamente. É importante ouvir com cuidado para conhecer o que eles podem oferecer de fato, indo além dos recursos e funcionalidades básicas Por exemplo, como é o suporte? Quais tipos de treinamentos eles oferecem? Qual a projeção de futuro para a ferramenta - será que o fornecedor está investindo em tecnologias emergentes que talvez só os concorrentes terão? Você também vai querer ouvir o que os analistas do setor, como o Gartner, dizem sobre as soluções de ERP em nuvem, incluindo o Oracle Fusion Cloud ERP.

Por fim, leve em consideração os extras que o sistema ERP pode trazer para a sua empresa. A solução da Oracle, por exemplo, inclui ferramentas integradas de gerenciamento de risco que usam IA e machine learning para fortalecer os controles financeiros. Ele também pode se integrar ao seu sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), para que suas equipes de front e back-office possam compartilhar dados perfeitamente.

Seção de Perguntas Frequentes sobre Estudos de casos de implementações de ERP

Quais são os principais desafios das implementações de ERP?

Veja a seguir os três desafios mais comuns:

  • Definir uma visão do que o sistema ERP precisa fazer e como gerenciar a implementação – quem deve liderá-la e definir prioridades
  • Gerar confiança e desenvolver o trabalho em equipe entre a equipe do projeto, o fornecedor ERP e o seu parceiro de consultoria
  • Comunicar-se com os funcionários sobre como a implementação os beneficiará, liberando tempo de tarefas processuais para fazer um trabalho mais interessante

Veja como o Oracle Cloud ERP oferece agilidade na adoção de novos modelos e processos de negócios rapidamente, ajudando a reduzir custos, aprimorar previsões e inovar com mais rapidez.