O que é software de contabilidade?
O software de contabilidade gerencia e registra as transações financeiras diárias de uma organização, incluindo gerenciamento de ativos fixos, gerenciamento de despesas, gerenciamento de receita, contas a receber, contas a pagar, contabilidade de subcontas e relatórios e análises. Um sistema completo de contabilidade acompanha todos os ativos, passivos, receitas e gastos de uma empresa. Essas transações preenchem o razão-geral em tempo real, fornecendo a CFOs, tesoureiros e contadores acesso imediato a informações financeiras precisas e em tempo real dados. O sistema também oferece visibilidade aos proprietários de P&L sobre o seu desempenho a nível operacional.
O registro sistemático dessas transações financeiras possibilita a produção de demonstrações financeiras trimestrais e anuais, incluindo balanços patrimoniais, demonstrações de resultados, demonstrações de fluxos de caixa e demonstrações do patrimônio líquido. Um software de contabilidade é um componente essencial de um sisstema de planejamento de recursos empresariais (ERP).
Os sistemas ERP unificam funções essenciais de negócios, como contabilidade, planejamento financeiro e análise (FP&A), cadeia de suprimentos, gerenciamento de estoque e compras. Essas aplicações são integrados nativamente a uma interface de usuário e modelo de dados comuns, eliminando a necessidade de mover entre sistemas ou integrar dados em silos para gerenciar diferentes aspectos de seus negócios.
Benefícios de um software de contabilidade
O software de contabilidade é a chave para ajudar as empresas em seus processos comerciais rotineiros. Ele permite que os líderes comerciais tenham a saúde da empresa na palma de suas mãos.
Razão-geral (RG) e razão-auxiliar
O software de contabilidade moderno foi projetado para permitir que tanto os lançamentos contábeis como os lançamentos automatizados do livro auxiliar preencham automaticamente o razão geral, permitindo que os CFOs e contadoes tenham uma visão em tempo real de seus dados financeiros.
Contas a pagar (CP) e contas a receber (CR)
Uma solução completa de software de contabilidade faz mais do que apenas contabilidade básica. Ele ajuda as organizações a reduzir a redundância de registros, fornecer melhores orçamentos e previsões e permitir um gerenciamento de despesas completo e devidamente categorizado. Além disso, oferece integração perfeita aos sistemas bancários, permite auditorias mais precisas e mantém registros detalhados de rastreamento de todos os ativos e passivos.
Gerenciamento de caixa
Os recursos de gerenciamento de caixa no software de contabilidade fornecem posições de caixa precisas, reconciliando automaticamente as transações em dinheiro com os extratos bancários. Esses recursos também permitem que as empresas tomem decisões oportunas sobre investimentos, empréstimos e outras decisões de caixa com previsão de caixa automatizada com base em contas a pagar, contas a receber, subcontas de folha de pagamento e transações externas.
Gerenciamento de ativos
Uma solução contábil moderna ajuda você a gerenciar todo o ciclo financeiro dos ativos, incluindo aquisição, capitalização, depreciação e baixas. Ter essa visibilidade completa ajuda as empresas a fornecer demonstrações financeiras precisas relacionadas à valorização e depreciação.
Gerenciamento de risco e conformidade
A melhor defesa que uma organização tem contra fraudes e acesso de usuários não autorizados é um software de contabilidade com segurança integrada, gerenciamento de riscos e controles de auditoria. Esses controles internos e separação de tarefas (SoD) ajudam você a manter a conformidade com os regulamentos Sarbanes-Oxley (SOX) e fornecem à sua empresa uma fonte segura e única de verdade para os dados.
Gerenciamento de cobrança
Administrar as cobranças exige o envolvimento dos clientes como recurso de extrema importância do sofware de contabilidade. Com gerenciamento de cobranças abrangente, é fácil classificar clientes, estabelecer estratégias de cobrança, gerenciar o pagamento de cobranças e iniciar cobranças em fase tardia para clientes em situação de falência.
Gerenciamento de receita
Os recursos integrados de gerenciamento de receita no software de contabilidade automatizam o processo de uso de análises para maximizar a receita e a lucratividade.
Criação de Relatórios e Análise Avançada
Um sistema de contabilidade completo não apenas registra transações financeiras, mas também inclui recursos de relatórios e análises. Esses painéis predefinidos ajudam os líderes financeiros a entender a saúde financeira de sua organização e detalhar para obter informações mais detalhadas. Esses painéis medem KPIs financeiros críticos em tempo real, incluindo índice de liquidez corrente, índice de liquidez imediata, índice de dívida sobre capital próprio, capital de giro líquido e giro de estoque, apenas para citar alguns.
Software de contabilidade — on premises ou na nuvem
Desde a introdução do software de contabilidade há quase 45 anos, ele evoluiu tremendamente, de um modelo de implementação local (on-premises) para um baseado em nuvem. A primeira geração de software de contabilidade foi implantada localmente, o que significa que o hardware e os servidores do software estavam localizados no datacenter de uma empresa.
Atualmente, existe uma demanda crescente para software de contabilidade baseado na nuvem. Quando o software de contabilidade está “na nuvem”, significa simplesmente que o aplicativo é executado em uma rede de servidores remotos em vez de no local de uma empresa.
A nuvem oferece uma alternativa mais acessível para software de contabilidade que reduz tanto as despesas operacionais (OpEx) quanto as despesas de capital (CapEx), pois elimina a necessidade de as empresas comprarem hardware ou contratar pessoal de TI adicional. Sem infraestrutura cara para suportar, os recursos podem ser investidos em oportunidades de inovação, enquanto os colaboradores podem se concentrar em atividades mais estratégicas em vez de gerenciar a TI.
Existem quatro conceitos operacionais principais que estão impulsionando a migração do software de contabilidade on-premises para a nuvem. São eles:
| Eliminação do tempo de manutenção | Os sistemas de software legado exigem muita manutenção por parte da equipe e dos consultores. Além de precisarem constantemente de correções de bugs, patches, atualizações e das taxas de manutenção. Com o software de contabilidade baseado na nuvem, o trabalho pesado de rastrear, diagnosticar, instalar e testar correções muda do cliente para o fornecedor. Em vez de você trabalhar continuamente para consertar o sistema, o sistema trabalha continuamente para você. |
| Evite manutenções onerosas | O software on-premises exige muito tempo, esforço e dinheiro para continuar em funcionamento. Com software de contabilidade baseado na nuvem, as atualizações, recuperação de desastres, atualizações de hardware e backups são tratados como parte do serviço. |
| Dados financeiros precisos em tempo real | As soluções de software de contabilidade do passado geralmente eram projetadas para “transferir em lote” transações de subcontas para o razão geral. O software de contabilidade baseado em nuvem lança automaticamente todas as transações no razão geral, garantindo que o GL sempre contenha dados em tempo real. |
| Sem shelfware | A antiga prática de comprar licenças extras para futuros usuários e projetos em potencial acaba com o software de contabilidade moderno. Com o modelo de assinatura de SaaS da nuvem, as empresas usam as licenças que precisam e acrescentam mais usuários ou produtos conforme crescem. |
O futuro do software em contabilidade
O software de contabilidade evoluiu para atender às demandas de um mundo digital, e a nuvem tem sido fundamental para essa transformação. A nuvem elevou o software de contabilidade de back-office a uma solução integrada abrangente, de missão crítica, projetada para inovação. À medida que as empresas encontram novas forças disruptivas e pressões competitivas, esses sistemas de contabilidade em nuvem ágeis e adaptáveis podem permitir que alcancem força financeira para o futuro.
Ter uma solução de software de contabilidade moderna e baseada na nuvem ajuda as organizações a competir em uma economia digital. As soluções abrangentes incluem os seguintes recursos:
| Geração de relatórios e análises avançadas | Obtenha uma visão abrangente do desempenho financeiro da sua organização e entenda melhor a lucratividade, os custos e a receita realizando análises históricas de tendências e variações usando métricas predefinidas. |
| Tecnologias de última geração | As aplicações modernas de contabilidade baseadas em nuvem geralmente são incorporados à tecnologia de última geração, como inteligência artificial (IA), blockchain, machine learning (ML) e assistentes digitais. |
| Automação | A reconciliação de contas e a correspondência de transações integradas permitem que as organizações acelerem drasticamente o processo de fechamento financeiro. Descubra como a Oracle alcançou o fechamento mais rápido da S&P 500—em apenas 9 dias corridos. |
| Custo Total de Propriedade (TCO) reduzido | A nuvem elimina a necessidade de os negócios investirem em hardware, manutenção, atualização e shelfware. Graças à velocidade e escala oferecidas pelo SaaS, as organizações que usam software de contabilidade na nuvem têm um custo total de propriedade até 52% menor (PDF) do que os clientes locais. |
| Escalabilidade extrema | À medida que as empresas crescem, seu software de gerenciamento financeiro deve ter a capacidade de escalar rápida e facilmente – em todos os mercados, regiões e produtos. Os data centers dos provedores de software de contabilidade em nuvem são projetados de forma a fornecer velocidade, desempenho, segurança e escala incomparáveis. |
| Trabalho de qualquer lugar | O software de contabilidade em nuvem permite que contadores, controladores, tesoureiros e CFOs acessem a aplicação em qualquer dispositivo móvel com conexão à internet, de laptops a smartphones, permitindo que os departamentos financeiros trabalhem com segurança em qualquer lugar, a qualquer hora e em qualquer dispositivo. |
| Ciclo de atualizações trimestrais | O software da Oracle vem com atualizações trimestrais automáticas, permitindo que os clientes aproveitem o aumento da automação e mais recursos — a cada 90 dias. |
| Um pacote completo de gerenciamento financeiro | Fornecemos as soluções financeiras mais abrangentes disponíveis com aplicações para contabilidade e finanças principais, gerenciamento de risco, compras diretas e indiretas e gerenciamento de portfólio de projetos (PPM). |
| Recuperação de desastres | Os protocolos de segurança incorporados no software de contabilidade na nuvem são muito mais extensos e modernos do que os sistemas locais. Os provedores de nuvem fazem backup regular de seus dados em servidores em vários locais, reduzindo o risco de um incêndio ou desastre natural comprometer sua instância do sistema e das informações. |
| Padrões de conformidade | As empresas atuais precisam de muito mais do que apenas os livros em versões digitais de planilhas. Além de apenas registrar transações, o software de contabilidade baseado na nuvem ajuda as equipes financeiras a manter sua administração fiduciária, reduzir erros contábeis, encurtar os ciclos de faturamento, cumprir as leis fiscais e requisitos regulatórios em constante mudança e otimizar o fluxo de caixa. |
| Gerenciamento de riscos | À medida que o dinheiro é rastreado e gerenciado em toda a organização, os sistemas de contabilidade devem ajudar a proteger os dados críticos contra roubo, fraude e outros atos criminosos. As soluções de gerenciamento financeiro baseadas na nuvem incluem gerenciamento de risco e conformidade, para que as empresas possam aproveitar esses recursos além das trilhas de auditoria e verificações de erros para incluir a separação de funções (SoD) e o mapeamento de funções para responsabilidades em toda a empresa. |
A contabilidade na nuvem não é mais apenas o futuro, é algo que as empresas precisam adotar agora para evitar operar em desvantagem competitiva. Os benefícios do software de contabilidade em nuvem são semelhantes a outras aplicações na nuvem, mas são ainda mais cruciais porque as finanças formam a base de tudo o que uma empresa faz. Administrar uma empresa sem informações financeiras precisas e em tempo real é como dirigir um carro sem velocímetro ou medidor de combustível. Por isso que um sistema de contabilidade baseado na nuvem é um investimento essencial para os negócios.