O que é Software de Folha de Pagamento?

Como o Sistema de Folha de Pagamento Funciona?

O software de folha de pagamento se integra a outros sistemas de negócios para garantir que os funcionários recebam sua remuneração exata e pontual da maneira adequada (como depósito direto, cheque ou cartão de pagamento). Os funcionários geralmente podem acessar o sistema de folha de pagamento para editar suas informações pessoais, preferências de pagamento e outros detalhes.

Para os empregadores, os sistemas de folha de pagamento precisam ser confiáveis, fáceis de configurar e flexíveis o suficiente para gerenciar e automatizar pagamentos a trabalhadores de todos os tipos (incluindo funcionários assalariados e horistas, temporários e por obra, e outros), em diferentes locais ao redor do mundo. Os sistemas de folha de pagamento devem simplificar as tarefas, tornando mais fácil para a equipe gerenciar regras complexas, fluxos de folha de pagamento e listas de verificação, além de manter a conformidade com as leis tributárias e outros regulamentos financeiros.

Por que as Organizações Usam Software de Folha de Pagamento?

Milhões de organizações em todo o mundo confiam em software de folha de pagamento para agilizar e gerenciar a remuneração dos funcionários e garantir:

• Pontualidade e precisão. Especialmente com fusões e aquisições, novas contratações e mudanças nos regulamentos, os pagamentos ao funcionário podem ser complicados e demorados. Com o software de folha de pagamento, as organizações podem ter certeza de que os funcionários recebem a quantia certa e dentro do prazo, sempre, ajudando a desenvolver a confiança dos funcionários.
• Transparência. Para a maioria das organizações, os custos de pessoal são a despesa mais alta. O software de folha de pagamento se integra a outras linhas de negócios, como finanças e contabilidade, proporcionando transparência, que ajuda as organizações a manterem o orçamento, criar relatórios oportunos e planejar o futuro.
• Flexibilidade para adaptar e escalar. Quando os negócios mudam, o software de folha de pagamento facilita a adaptação. Por exemplo, quando um escritório é aberto em uma nova região com impostos e regulamentações diferentes, o software incorpora automaticamente as novas regras, de maneira que os dados não precisam ser inseridos para cada funcionário.
• Mais tempo para tarefas de alto nível. Comparado a alternativas manuais e desatualizadas, o software de folha de pagamento pode poupar horas por mês para as organizações, tempo que pode ser dedicado a outras iniciativas críticas de negócios.

Como o Software de Folha de Pagamento Ajuda as Empresas?

Os benefícios de implementar uma solução de software de folha de pagamento eficiente, compatível e configurável vão além das tarefas táticas de pagar funcionários. Ela também ajuda organizações:

• Motivação. Evite casos em que os funcionários recebam o valor errado, não sejam pagos por horas extras ou outro trabalho, sejam pagos com atraso ou não sejam pagos da maneira preferida por eles.
• Maior segurança. Os sistemas de folha de pagamento ajudam a garantir que as pessoas certas tenham acesso apenas às informações adequadas para sua função. Especialmente com muitos funcionários e trabalhadores por obra remotos, é fundamental para as organizações terem um software em vigor que evite pagamentos em duplicidade, confirme se cada pagamento está correto e calcule automaticamente os benefícios e pagamentos de impostos adequados para cada funcionário.
• Melhore a visão sobre os negócios. Quando os sistemas de folha de pagamento são integrados a outros sistemas de negócios centrais, as organizações obtêm insights profundos que podem ajudá-las a desenvolver orçamentos e previsões mais precisas. Em minutos, as organizações podem, por exemplo, identificar os custos de pessoal em tempo real para cada departamento e a receita obtida com esse custo em diferentes períodos. O business intelligence é fundamental nesse processo.
• Melhore os relatórios. O software de folha de pagamento automatizado fornece insights em tempo real que podem ser facilmente traduzidos em tabelas e gráficos que os executivos podem usar para tomar decisões críticas de negócios.

Como o Software de Folha de Pagamento Ajuda os Funcionários?

O software de folha de pagamento não é bom apenas para os negócios. Também é bom para os funcionários. Isso ajuda a garantir que os funcionários recebam o valor certo, no momento certo, por meio do método de pagamento de sua preferência, tudo com o mínimo de tempo e complicações.

Os funcionários também podem aproveitar interfaces fáceis de usar para visualizar seu histórico de pagamento, e ajustar facilmente suas informações pessoais e preferências de pagamento. Se eles tiverem dúvidas, podem obter respostas rapidamente, minimizando interrupções no trabalho. Além disso, a emissão de documentos se torna mais ágil e eficiente.

Quais são os Benefícios do Software de Folha de Pagamento Baseado em Nuvem?

O software de folha de pagamento pode ser baseado em uma estrutura local ou na nuvem. Um dos principais benefícios dos sistemas de folha de pagamento baseados em nuvem é que as informações podem ser acessadas de qualquer lugar, por meio de um computador desktop ou dispositivo móvel.

Os melhores sistemas de folha de pagamento fornecem uma experiência simples e consistente em todas as plataformas. Quando um funcionário olha o painel de seu telefone, por exemplo, ele tem a mesma aparência que em seu desktop, com interações intuitivas que reduzem a necessidade de chamadas para o help desk.

A automação de processos é outro benefício de longo alcance dos sistemas de folha de pagamento baseados em nuvem, que geralmente possuem business intelligence (BI) integrada para antecipar necessidades e reduzir erros. Processos comuns, como a integração de novos funcionários, podem ser automatizados para que cada nova contratação para uma determinada posição seja integrada corretamente, seguindo as mesmas listas de verificação e processos e garantindo que nada seja esquecido. A automatização de processos garante maior eficiência.

As necessidades e os requisitos da folha de pagamento estão em constante mudança, portanto, é útil ter uma solução baseada em nuvem que é continuamente atualizada para cumprir com leis, impostos e regulamentações locais, regionais e federais. Quando uma nova legislação é aprovada, sua equipe não precisa inserir as alterações manualmente; em vez disso, o sistema incorpora automaticamente as alterações para garantir a conformidade de forma contínua.

Os sistemas de folha de pagamento baseados em nuvem geralmente vêm com opções pré-configuradas, mas também facilitam a configuração e a personalização de fluxos de trabalho e listas de verificação conforme as necessidades de negócios mudam. As soluções locais podem rapidamente se tornar desorganizadas e repletas de erros à medida que novas funções, estruturas de pagamento e outras complexidades são adicionadas. No entanto, os sistemas baseados em nuvem são facilmente escaláveis, mantendo a simplicidade, independentemente de quantos prazos, aprovações, proprietários de tarefas e dependências estão envolvidos em um determinado processo de folha de pagamento.

Como o Software de Folha de Pagamento Ajuda com Impostos, Conformidade e Regulamentos?

O software de folha de pagamento elimina muitas das dores de cabeça associadas a impostos, conformidade e outras regulamentações. Ele garante pagamentos precisos e oportunos, e deduções fiscais por localidade, ajustando-se automaticamente às diferentes regras e regulamentos conforme os funcionários se mudam e os escritórios abrem ou fecham. Durante fusões e aquisições, as informações dos funcionários podem ser transferidas facilmente e complexidades como pagamentos únicos podem ser geradas automaticamente.

A integração e a automação de processos dos sistemas de folha de pagamento são essenciais para simplificar preparação e auditorias fiscais. As organizações frequentemente terceirizam a preparação de impostos, tornando essencial ter um software integrado de folha de pagamento que forneça uma visão única e atualizada das informações internas e terceirizadas. Isso permite que funcionários, auditores e administradores de folha de pagamento revisem e monitorem facilmente quaisquer discrepâncias possíveis. A automação de processos também aumenta a precisão dos dados usados em auditorias, o que simplifica a conformidade com as leis fiscais e outros regulamentos.

Os sistemas de folha de pagamento baseados em nuvem fornecem um alto nível de segurança, outro fator crítico para a conformidade. Embora os processos manuais possam conter erros, como um funcionário que permanece na folha de pagamento depois que deixa a organização, a automatização de processos dos sistemas de folha de pagamento ajuda a prevenir e identificar erros. A validação baseada em regras e funções pode aumentar ainda mais a segurança, limitando o acesso a informações confidenciais.

Quais Recursos as Organizações Devem Procurar no Software de Folha de Pagamento?

A folha de pagamento pode ser complexa, tanto para organizações quanto para funcionários. Portanto, é essencial que o software de folha de pagamento seja fácil de usar, com uma interface simples, consistente e segura, acessível por funcionários e equipe de folha de pagamento em uma variedade de dispositivos.

Os administradores de folha de pagamento devem ser capazes de configurar o sistema sem codificar ou pedir ajuda a profissionais de TI. O software deve ter as boas práticas e fórmulas recomendadas integradas, orientando a equipe não técnica por meio de algumas etapas simples para configurar o sistema de acordo com as necessidades específicas do negócio.

É importante procurar um software de folha de pagamento com recursos de business intelligence e relatórios incorporados que simplifiquem o gerenciamento de talentos e do local de trabalho, do orçamento e de outros processos estratégicos. Com o aumento da complexidade relacionada a fusões e aquisições, bem como o número de funcionários remotos, trabalhadores por obra e projetos únicos, é fundamental que os sistemas de folha de pagamento forneçam visibilidade e suporte detalhados para business intelligence.

Talvez o mais importante, as organizações precisam selecionar um sistema de folha de pagamento que proteja os dados confidenciais de ataques acidentais e intencionais que podem vir de dentro ou de fora da organização. Os administradores e funcionários da folha de pagamento devem ter acesso aos dados de que precisam, nem mais nem menos. A validação baseada em regras e funções é essencial para proteger a organização e os funcionários.

Que Perguntas Devem Ser Feitas ao Escolher uma Solução de Software de Folha de Pagamento?

Quando você estiver pronto para investir em um sistema de folha de pagamento, certifique-se de avaliar os fornecedores perguntando:

• O sistema oferece suporte a todas as regiões onde você tem funcionários? Procure fornecedores que ofereçam suporte direto em todos os lugares que você precisar ou tenham parcerias para oferecer suporte a essas regiões. Você quer ter certeza de que não terá que executar a folha de pagamento manualmente em algumas regiões, agora ou no futuro.
• O software se integra com seus outros sistemas de negócios centrais? O software que você escolher deve se integrar nativamente com seu tempo e mão de obra, remuneração, gerenciamento financeiro, gerenciamento de ausência e outros sistemas de negócios.
• O software é fácil de configurar? Você não vai querer mudar o provedor da folha de pagamento com frequência, portanto, certifique-se de ter flexibilidade para escalar e se adaptar ao longo do tempo conforme as necessidades de seu negócio mudam. Certifique-se de que o software possa ser configurado facilmente, sem a necessidade de codificação ou envolvimento da TI.
• Tem experiência com organizações como a minha? Procure fornecedores que tenham ampla experiência em seu setor e com organizações de porte semelhante ao seu.
• O software é realmente fácil de usar? Certifique-se de que haja processos predefinidos que os funcionários considerem intuitivos, para que possam mudar de banco, adicionar dependentes e fazer outras alterações em segundos. Avalie os recursos integrados, incluindo a orientação para novos funcionários, para garantir que eles não precisem pedir ajuda ao RH (recursos humanos).

Qual é o Futuro do Software de Folha de Pagamento?

Nos próximos anos, espera-se que os sistemas de folha de pagamento se tornem mais adaptáveis à crescente diversidade de funções de trabalho e estruturas de pagamento. Funcionários assalariados tradicionais terão cada vez mais a companhia de uma variedade de assalariados e trabalhadores por obra, muitos dos quais trabalharão remotamente.

Ter sistemas de folha de pagamento flexíveis será fundamental para fornecer remuneração de várias maneiras, incluindo por projeto, duração do contrato e vários períodos de pagamento (semanal, quinzenal, mensal). Business intelligence e IA serão usadas para aprimorar a automação de processos e agilizar os fluxos de trabalho.

A segurança será um desafio contínuo para organizações de todos os tamanhos. A validação baseada em regras e o acesso a dados baseado em funções serão essenciais, especialmente à medida que mais pessoas trabalham remotamente.