O que é o software de folha de pagamento?
O software de folha de pagamento é uma solução on-premises ou baseada na nuvem que gerencia, mantém e automatiza os pagamentos aos funcionários. Um software de folha de pagamento robusto, integrado e configurado corretamente pode ajudar organizações de todos os tamanhos a manter a conformidade com as leis tributárias e outras regulamentações financeiras, e reduzir custos. Isso libera as equipes de recursos humanos (RH) de tarefas rotineiras para que possam dedicar mais tempo ao planejamento, orçamento e outras iniciativas de negócios.
Como funciona o software de folha de pagamento?
O software de folha de pagamento se integra a outros sistemas de negócios principais para garantir que os funcionários recebam uma compensação exata e pontual da maneira adequada (como depósito direto, cheque ou cartão de pagamento). Os funcionários geralmente podem acessar o software para editar suas informações pessoais, preferências de pagamento e outros detalhes.
Para os empregadores, os sistemas de folha de pagamento precisam ser confiáveis, fáceis de configurar e flexíveis o suficiente para gerenciar e automatizar pagamentos a trabalhadores de todos os tipos (incluindo funcionários assalariados e horistas, trabalhadores temporários e por obra, e outros), em diferentes locais ao redor do mundo. Os sistemas de folha de pagamento devem simplificar as tarefas, tornando mais fácil para a equipe gerenciar regras complexas, fluxos de folha de pagamento e listas de verificação, além de manter a conformidade com as leis tributárias e outros regulamentos financeiros.
Por que as organizações usam o software de folha de pagamento?
Milhões de organizações em todo o mundo confiam no software de folha de pagamento para agilizar e gerenciar a remuneração dos funcionários e garantir
- Pontualidade e precisão. Especialmente com fusões e aquisições, novas contratações e mudanças nos regulamentos, os pagamentos ao funcionário podem ser complicados e demorados. Com o software de folha de pagamento, as organizações podem ter certeza de que os funcionários recebem a quantia certa e dentro do prazo, sempre, ajudando a desenvolver a confiança dos funcionários.
- Transparência. Para a maioria das organizações, os custos de pessoal são a despesa mais alta. O software de folha de pagamento se integra a outras linhas de negócios, como finanças e contabilidade, proporcionando transparência, que ajuda as organizações a manter o orçamento, criar relatórios oportunos e planejar o futuro.
- Flexibilidade para adaptar e escalar. Quando os negócios mudam, o software de folha de pagamento facilita a adaptação. Por exemplo, quando um escritório é aberto em uma nova região com impostos e regulamentações diferentes, o software incorpora automaticamente as novas regras, de maneira que os dados não precisam ser inseridos para cada funcionário.
- Mais tempo para tarefas de alto nível. Comparado a alternativas manuais e desatualizadas, o software de folha de pagamento pode poupar horas por mês para as organizações, tempo que pode ser dedicado a outras iniciativas críticas de negócios.
Como o software de folha de pagamento ajuda as empresas?
Os benefícios de implementar uma solução de software de folha de pagamento eficiente, compatível e configurável vão além das tarefas táticas de pagar funcionários. Ela também ajuda organizações
- Melhore o moral. Evite casos em que os funcionários recebam o valor errado, não sejam pagos por horas extras ou outro trabalho, sejam pagos com atraso ou não sejam pagos da maneira preferida por eles.
- Aumente a segurança. Os sistemas de folha de pagamento ajudam a garantir que as pessoas certas tenham acesso apenas às informações adequadas para sua função. Especialmente com muitos funcionários e trabalhadores por obra remotos, é fundamental para as organizações terem um software em vigor que evite pagamentos em duplicidade, confirme se cada pagamento está correto e calcule automaticamente os benefícios e pagamentos de impostos adequados para cada funcionário.
- Aprofunde os insights de negócios. Quando os sistemas de folha de pagamento são integrados a outros sistemas de negócios centrais, as organizações obtêm insights profundos que podem ajudá-las a desenvolver orçamentos e previsões mais precisas. Em minutos, as organizações podem, por exemplo, identificar os custos de pessoal em tempo real para cada departamento e a receita obtida com esse custo em diferentes períodos de tempo.
- Melhore os relatórios. O software de folha de pagamento automatizado fornece insights em tempo real que podem ser facilmente traduzidos em tabelas e gráficos que os executivos podem usar para tomar decisões críticas de negócios.
Como o software de folha de pagamento ajuda os funcionários?
O software de folha de pagamento não é bom apenas para os negócios. Também é bom para os funcionários. Isso ajuda a garantir que os funcionários recebam o valor certo, no momento certo, por meio do método de pagamento de sua preferência, tudo com o mínimo de tempo e complicações.
Os funcionários também podem aproveitar interfaces fáceis de usar para visualizar seu histórico de pagamento, e ajustar facilmente suas informações pessoais e preferências de pagamento. Se eles tiverem dúvidas, podem obter respostas rapidamente, minimizando interrupções no trabalho.
Quais são os benefícios do software de folha de pagamento baseado em nuvem?
O software de folha de pagamento pode ser baseado no local ou na nuvem. Um dos principais benefícios dos sistemas de folha de pagamento baseados em nuvem é que as informações podem ser acessadas de qualquer lugar, por meio de um computador desktop ou dispositivo móvel.
Os melhores sistemas de folha de pagamento fornecem uma experiência simples e consistente em todas as plataformas. Quando um funcionário olha o painel de seu telefone, por exemplo, ele tem a mesma aparência que em seu desktop, com interações intuitivas que reduzem a necessidade de chamadas para o help desk.
A automação é outro benefício de longo alcance dos sistemas de folha de pagamento baseados em nuvem, que geralmente possuem inteligência artificial (IA) integrada para antecipar necessidades e reduzir erros. Processos comuns, como a integração de novos funcionários, podem ser automatizados para que cada nova contratação para uma determinada posição seja integrada corretamente, seguindo as mesmas listas de verificação e processos e garantindo que nada seja esquecido.
As necessidades e os requisitos da folha de pagamento estão em constante mudança, portanto, é útil ter uma solução baseada em nuvem que é continuamente atualizada para cumprir com leis, impostos e regulamentações locais, regionais e federais. Quando uma nova legislação é aprovada, sua equipe não precisa inserir as alterações manualmente; em vez disso, o sistema incorpora automaticamente as alterações para garantir a conformidade contínua.
Os sistemas de folha de pagamento baseados em nuvem geralmente vêm com opções pré-configuradas, mas também facilitam a configuração, e a personalização de fluxos de trabalho e listas de verificação conforme as necessidades de negócios mudam. As soluções locais podem rapidamente se tornar desorganizadas e repletas de erros à medida que novas funções, estruturas de pagamento e outras complexidades são adicionadas. Os sistemas baseados em nuvem, no entanto, são facilmente escaláveis, mantendo a simplicidade, independentemente de quantos prazos, aprovações, proprietários de tarefas e dependências estão envolvidos em um determinado processo de folha de pagamento.
Como o software de folha de pagamento ajuda com impostos, conformidade e regulamentos?
O software de folha de pagamento elimina muitas das dores de cabeça associadas a impostos, conformidade e outras regulamentações. Ele garante pagamentos precisos e oportunos, e deduções fiscais por localidade, ajustando-se automaticamente às diferentes regras e regulamentos conforme os funcionários se mudam e os escritórios abrem ou fecham. Durante fusões e aquisições, as informações dos funcionários podem ser transferidas facilmente e complexidades como pagamentos únicos podem ser geradas automaticamente.
A integração e a automação dos sistemas de folha de pagamento são essenciais para simplificar a preparação e auditorias fiscais. As organizações frequentemente terceirizam a preparação de impostos, tornando essencial ter um software integrado de folha de pagamento que forneça uma visão única e atualizada das informações internas e terceirizadas. Isso permite que funcionários, auditores e administradores de folha de pagamento revisem e monitorem facilmente quaisquer discrepâncias possíveis. A automação também aumenta a precisão dos dados usados em auditorias, o que simplifica a conformidade com as leis fiscais e outros regulamentos.
Os sistemas de folha de pagamento baseados em nuvem fornecem um alto nível de segurança, outro fator crítico para conformidade. Embora os processos manuais possam conter erros, como um funcionário que permanece na folha de pagamento depois que deixa a organização, a automação dos sistemas de folha de pagamento ajuda a prevenir e identificar erros. A validação baseada em regras e funções pode aumentar ainda mais a segurança, limitando o acesso a informações confidenciais.
Assista ao vídeo sobre como manter a conformidade globalmente
Quais recursos as organizações devem procurar no software de folha de pagamento?
A folha de pagamento pode ser complexa, tanto para organizações quanto para funcionários. Portanto, é essencial que o software de folha de pagamento seja fácil de usar, com uma interface simples, consistente e segura, acessível por funcionários e equipe de folha de pagamento em uma variedade de dispositivos.
Os administradores de folha de pagamento devem ser capazes de configurar o sistema sem codificar ou pedir ajuda a profissionais de TI. O software deve ter as boas práticas e fórmulas recomendadas integradas, orientando a equipe não técnica por meio de algumas etapas simples para configurar o sistema de acordo com as necessidades específicas do negócio.
É importante procurar um software de folha de pagamento com recursos de business intelligence e relatórios incorporados que simplificam o gerenciamento de talentos e do local de trabalho, do orçamento e de outros processos estratégicos. Com o aumento da complexidade relacionada a fusões e aquisições, bem como o número de funcionários remotos, trabalhadores por obra e de projetos únicos, é fundamental que os sistemas de folha de pagamento forneçam visibilidade e suporte profundos para business intelligence.
Talvez o mais importante, as organizações precisam selecionar um sistema de folha de pagamento que proteja os dados confidenciais de ataques acidentais e intencionais que podem vir de dentro ou de fora da organização. Os administradores e funcionários da folha de pagamento devem ter acesso aos dados de que precisam, nem mais nem menos. A validação baseada em regras e funções é essencial para proteger a organização e os funcionários.
Que perguntas devem ser feitas ao escolher uma solução de software de folha de pagamento?
Quando você estiver pronto para investir em um sistema de folha de pagamento, certifique-se de avaliar os fornecedores perguntando
- O sistema oferece suporte a todas as regiões onde você tem funcionários? Procure fornecedores que ofereçam suporte direto em todos os lugares que você precisar ou tenham parcerias para oferecer suporte a essas regiões. Você quer ter certeza de que não terá que executar a folha de pagamento manualmente em algumas regiões, agora ou no futuro.
- O software se integra com seus outros sistemas de negócios centrais? O software que você escolher deve se integrar nativamente com seu tempo e mão de obra, remuneração, gerenciamento financeiro, gerenciamento de ausência e outros sistemas de negócios.
- O software é fácil de configurar? Você não vai querer mudar o provedor da folha de pagamento com frequência, portanto, certifique-se de ter flexibilidade para escalar e se adaptar ao longo do tempo conforme as necessidades de seu negócio mudam. Certifique-se de que o software possa ser configurado facilmente, sem a necessidade de codificação ou envolvimento de TI.
- Você tem experiência com organizações como a minha? Procure fornecedores que tenham ampla experiência em seu setor e com organizações de porte semelhante ao seu.
- O software é realmente fácil de usar? Certifique-se de que haja processos predefinidos que os funcionários considerem intuitivos, para que possam mudar de banco, adicionar dependentes e fazer outras alterações em segundos. Avalie os recursos integrados, incluindo a orientação para novos funcionários, para garantir que eles não precisem pedir ajuda ao RH.
Qual é o futuro do software de folha de pagamento
Nos próximos anos, espera-se que os sistemas de folha de pagamento se tornem mais adaptáveis à crescente diversidade de funções de trabalho e estruturas de pagamento. Funcionários de nove a cinco assalariados terão cada vez mais a companhia de uma variedade de assalariados e trabalhadores por obra, muitos dos quais trabalharão remotamente.
Ter sistemas de folha de pagamento flexíveis será fundamental para fornecer compensação de várias maneiras, incluindo por projeto, duração do contrato e vários períodos de pagamento (semanal, semestral, mensal). IA e business intelligence serão usados para aprimorar a automação e agilizar os fluxos de trabalho.
A segurança será um desafio contínuo para organizações de todos os tamanhos. A validação baseada em regras e o acesso a dados baseado em funções serão essenciais, especialmente à medida que mais pessoas trabalham remotamente.