O que é um ATS (Sistema de Rastreamento de Candidatos)?

O que é um ATS (Sistema de Rastreamento de Candidatos)?

Um ATS, ou Applicant Tracking System, é um software de gestão de processos essencial para recrutadores e empregadores que desejam otimizar o processo de recrutamento e seleção. Ele permite rastrear candidatos em todas as etapas do processo seletivo, desde a inscrição até a contratação. Essas ferramentas de recrutamento e seleção variam desde simples bancos de dados até soluções completas que auxiliam empresas de todos os portes a filtrar, gerenciar e analisar o perfil dos candidatos.

Por que sua Empresa Precisa de um ATS?

Cada empresa é única, mas todas compartilham o objetivo de atrair, contratar e reter os melhores talentos. Muitas empresas enfrentam desafios significativos no processo de contratação e integração. Um ATS oferece uma variedade de recursos para ajudar a instituição a encontrar, contratar e reter os candidatos ideais.

Atraia Candidatos Qualificados

Muitas empresas não conseguem alcançar os melhores candidatos ou não possuem os dados necessários para encontrá-los nos canais certos. Algumas podem ter dificuldades com o reconhecimento da marca. Um ATS pode resolver esses problemas. Alguns sistemas utilizam inteligência artificial (IA) e machine learning para criar perfis de candidatos ideais, avaliar habilidades e prever o sucesso de cada contratação. Isso ajuda as empresas a entender o comportamento dos profissionais, aumentar o reconhecimento da marca e direcionar anúncios para talentos específicos nas plataformas que eles mais utilizam.

Aumente o Engajamento com os Candidatos

Acompanhar o candidato em sua jornada, desde o primeiro contato até o início do trabalho, é crucial. É fácil perder um profissional excelente devido a respostas lentas ou falta de engajamento durante as entrevistas. Um ATS aumenta a visibilidade em todo o ciclo de vida do candidato, garantindo que nenhum ponto de contato seja perdido.

Aumente a Eficiência e Reduza Custos no Processo Seletivo

A dependência de processos manuais ineficientes, a falta de colaboração entre a equipe de recrutamento e a má comunicação podem atrasar o processo de contratação. Isso resulta em altos custos e tempo de contratação. Um ATS automatiza processos manuais, aumenta a visibilidade do ciclo de contratação para toda a equipe de recrutamento e melhora a comunicação durante a jornada do candidato, aumentando a eficiência do fluxo de trabalho.

Mantenha-se Competitivo no Mercado

A partir de 2019, 99% das empresas da Fortune 500 utilizavam um ATS em seu processo de contratação¹. Essas organizações já possuem reconhecimento de marca e recursos para atrair talentos, mas um ATS pode criar um acesso ainda melhor e mais rápido aos candidatos.

Otimize o Processo de Admissão e Integração

O ATS certo também auxilia na integração, garantindo que os profissionais que aceitam a oferta de emprego recebam todas as informações necessárias para causar impacto desde o primeiro dia, aumentando a produtividade e a retenção.

Benefícios de um Sistema de Rastreamento de Candidatos para a Gestão de Recursos Humanos

Em um mercado de trabalho competitivo, recrutadores e gerentes de contratação buscam todas as vantagens possíveis para atrair os melhores talentos. Com a crescente adesão ao trabalho remoto, essa necessidade se torna ainda mais crítica. Um ATS pode ser um diferencial para atrair os candidatos mais exigentes.

Melhore a Experiência do Candidato

Os profissionais esperam uma experiência do candidato digital e fluida. O melhor ATS automatiza muitos aspectos complexos da busca por emprego, oferecendo formulários online com preenchimento automático, agendamento de entrevistas e comunicação consistente entre as equipes de recrutamento.

Aumente a Eficiência no Processo de Contratação

A falta de engajamento do candidato geralmente resulta de equipes de recrutamento desconectadas, que não colaboram de forma eficaz, não têm visibilidade do progresso do candidato ou não fornecem informações essenciais. Isso frustra os profissionais que tomam decisões com base em todos os aspectos da experiência do candidato. Um ATS evita problemas, acelera a contratação e cria uma imagem positiva da marca.

Impacto Imediato Após a Contratação e na Gestão de RH

Os melhores talentos querem começar a trabalhar imediatamente. Um ATS auxilia no recrutamento e seleção, oferecendo ferramentas para agilizar o processo de admissão e integração, tornando a transição mais natural e menos estressante.

O Melhor Sistema de Rastreamento de Candidatos: Benefícios para Recrutadores e Empregadores

O ATS certo impacta a eficácia dos recrutadores, ajudando-os a:

Melhorar as Descrições das Vagas

As empresas criam uma requisição de cargo para atender a uma necessidade crítica. A descrição deve traduzir as necessidades em responsabilidades e atrair os candidatos mais qualificados. O sistema oferece modelos ricos em palavras-chave para descrições de cargos que atraem a atenção certa, no momento certo e nos locais onde os candidatos estão procurando.

Ampliar o Alcance do Recrutador e Reduzir Atritos

Um ATS permite que os recrutadores divulguem as vagas nos sites e canais de mídia social mais adequados para candidatos específicos. Ele também maximiza a visibilidade para quadros de empregos internos, exigindo menos cliques e eliminando barreiras para funcionários em potencial.

Automatizar e Aumentar a Eficiência do Fluxo de Trabalho

O sistema transforma e automatiza processos manuais durante o ciclo de contratação, com ferramentas como publicação e comunicação automatizadas de cargos, além de agendamento de entrevistas digitalizado. As empresas reduzem a dependência de processos descentralizados, em papel e e-mail. A automatização evita que profissionais qualificados escapem, elimina erros e atrasos, e movimenta os candidatos mais rapidamente pelo funil de contratação, melhorando as métricas de custo. Informatizar e centralizar dados confidenciais aumenta a segurança.

Aumente a Visibilidade e a Colaboração entre as Equipes de Recrutamento

Assim como os candidatos, as equipes de recrutamento também se tornaram mais dispersas. Muitas empresas lutam com a eficiência devido à colaboração ruim causada por processos inconsistentes e ferramentas ineficazes. Um ATS permite que todas as equipes de seleção vejam o progresso do candidato, os pontos de contato e as próximas etapas. Alertas podem ser definidos para evitar que atividades críticas sejam esquecidas e profissionais qualificados se percam.

O Que Saber ao Escolher um Sistema de Rastreamento de Candidatos (ATS)

Com diversas opções de sistemas disponíveis, as organizações devem avaliar vários fatores antes de escolher a melhor ferramenta de recrutamento e seleção para maximizar seu investimento.

Entender o Problema que Precisa Ser Resolvido na Gestão de Recursos Humanos

Com diversas opções de ATS, é essencial identificar as "dores" e as soluções que cada sistema pode oferecer. Por exemplo:

• Se a empresa tem dificuldades em identificar e recrutar talentos de alto nível, deve procurar um applicant tracking system que crie descrições de cargos dinâmicas, automatize avaliações de habilidades pré-entrevistas e use a IA para criar um perfil de habilidades robusto.
• As empresas que lutam com comunicação e engajamento dos candidatos devem identificar um sistema que forneça mais pontos de contato humanos e marcos de progresso ao longo da jornada do candidato.
• Um ATS pode oferecer serviços de nicho, como suporte a vários idiomas para organizações que contratam globalmente.

Integre os Investimentos aos Recursos Organizacionais

Assim como qualquer investimento em software ou tecnologia, comece com uma compreensão clara dos recursos da organização. Os empregadores devem conhecer o apetite dos seus negócios por mudança e a vontade de adotar novas ferramentas. Devem também ser firmes em relação a restrições orçamentais e ter atenção ao retorno esperado do investimento em reais e tempo.

Entenda a Sua Infraestrutura em TI

O escopo pode variar entre ATSs. Porém, um software mais completo e robusto pode aumentar a complexidade. A maioria dos sistemas avançados não são soluções prontas para uso, por isso é fundamental garantir que a empresa tenha tempo e recursos de TI para se dedicar a um processo que pode levar meses ou até mesmo anos. A implementação e integração de processos pode se estender além da infraestrutura de TI. O ATS pode precisar fazer interface com software externo que geralmente é crítico para o processo de admissão, mas que não está incluído nos sistemas de rastreamento. Isso inclui, por exemplo, testes toxicológicos e verificação de vida pregressa. Os empregadores devem conhecer seu ambiente para identificar a solução certa.

O Futuro dos Sistemas de Rastreamento de Candidatos

Os sistemas de rastreamento de candidatos são ferramentas robustas que continuam inovando para corresponder ao ritmo de mudança e demanda na força de trabalho. Os melhores sistemas estão enfrentando esse desafio agora, mas compartilharão as seguintes funcionalidades comuns no futuro:

Voltado para Dispositivos Móveis, Riqueza de Informações e Adaptabilidade Rápida

As necessidades de uma força de trabalho multigeracional estão em constante mudança e seu sistema deve ser flexível e adaptável para atender a essas expectativas. Os melhores talentos exigem interação contínua, totalmente móvel, e os líderes no mercado de ATS estão atendendo a eles onde e como eles buscam e se aplicam - no celular e em qualquer lugar. Os candidatos também esperam respostas detalhadas a várias perguntas, aumentando a capacidade de pesquisa do software, fornecendo suporte ao vivo ou empregando bots para lidar com perguntas frequentes, além de se tornarem mais personalizáveis para atender às novas necessidades em tempo real.

Uma Experiência do Usuário Enriquecida

Os ATSs continuarão a refinar e otimizar a jornada do candidato. Interfaces mais intuitivas e simples, a capacidade de extrair informações automaticamente dos currículos e o autoatendimento para agendar entrevistas são e continuarão diferenciando recursos de possíveis funcionários. Os recrutadores também se beneficiarão de uma experiência mais integrada em tudo, desde a publicação de vagas até o gerenciamento de tarefas.

Melhor Capacidade de Incorporar e Aproveitar as Redes Sociais

As redes sociais são essenciais para o processo de recrutamento, e as ATSs serão mais integradas com as mídias sociais para identificar profissionais de ponta, além de ajudar as organizações a construir uma marca social forte.

Maior Eficiência com Ajuda de IA

A IA é essencial para aumentar a eficiência. Um ATS que incorpora Inteligência Artificial pode processar conjuntos de dados complexos, ajudando a identificar as habilidades que diferenciam os melhores desempenhos em uma organização. Ao isolar os fatores que determinam o sucesso, os empregadores e os recrutadores podem criar ofertas de emprego mais direcionadas, pesquisar e avaliar habilidades em um nível mais granular e ajudar a resolver as deficiências no processo de contratação. Algoritmos refinados fornecerão um retrato mais fiel e detalhado de um profissional ideal e criarão uma experiência mais personalizada e sem atrito para os candidatos a emprego.

Um Ecossistema Totalmente Integrado Baseado na Nuvem

O futuro do ATS estará na nuvem, eliminando a necessidade de manutenção e gerenciamento local enquanto aproveita a infraestrutura, escalabilidade e capacidade de segurança de terceiros. Os sistemas líderes também se integram à pilha de tecnologia mais ampla, permitindo que os empregadores entendam melhor como os processos de recrutamento afetam os negócios.

Maior Diversidade e Inclusão

Não apenas uma força de trabalho diversificada e uma cultura inclusiva fortalecem uma organização, mas também são uma expectativa para empregadores e candidatos. Um ATS usará padrões de dados e de contratação para identificar e eliminar preconceitos intrínsecos no processo de contratação, abrindo empresas para um conjunto mais diversificado de profissionais qualificados.

¹ Linda Qu, "99% das empresas da Fortune 500 usam sistemas de rastreamento de candidatos (ATS)", Jobscan, 7 de novembro de 2019

² Karen McCandless, "Relatório de estratégias de recrutamento: Invista nas referências feitas pelos colaboradores e promova mais sua marca", GetApp, 3 de outubro de 2017.

³ McCandless, "Relatório de estratégias de recrutamento"