Qu'est-ce qu'un module de finance ERP ? Fonctionnalités et avantages

Le module finance a été un composant central de la planification des ressources d'entreprise (ERP) à partir des premières itérations de la plateforme logicielle. Alors que les systèmes ERP d'aujourd'hui incluent d'autres fonctionnalités et modules dans le cadre du package standard, le rôle fondamental de l'ERP reste le même : aider les entreprises à gérer la production et la livraison de biens et de services et, peut-être le plus important, l'argent reçu et dépensé dans le processus. Le module finance est essentiel à ces efforts. Les autres composants centraux de l'ERP comprennent la gestion de la chaîne logistique, la production, la gestion du capital humain et les fonctionnalités de gestion de la performance de l'entreprise.

Qu'est-ce qu'un module de finance ERP ?

Un module finance ERP est un composant central d'un système ERP qui gère et automatise les fonctions finance et la performance d'entreprise. Il sert de hub financier, où convergent divers flux de données financières. Il est conçu pour organiser et automatiser les tâches liées à la comptabilité et à la gestion financière, notamment les comptes fournisseurs et les comptes clients, les dépenses, les factures, la reconnaissance du revenu et la gestion du cycle de vie des actifs. Il fournit également des informations financières via des rapports et des états financiers standard et facilite la conformité réglementaire. Les modules finance ERP prennent également en charge des analyses plus stratégiques de la performance d'entreprise par rapport aux indicateurs clés de performance (KPI), aux tendances plus larges affectant l'activité et aux facteurs sous-jacents de rentabilité. Pratiquement chaque échelon du service finance utilise le système financier ERP tous les jours, des dirigeants tels que le directeur financier et le contrôleur jusqu'aux analystes budgétaires et aux auditeurs financiers juniors.

Points clés à retenir

• L'objectif principal du module finance ERP est de suivre, d'évaluer et de générer des rapports sur la performance financière d'une entreprise. Il est également essentiel à la planification et aux prévisions financières d'une entreprise.
• Le module finance est le module ERP le plus utilisé et se trouve au centre de toute plateforme ERP car il suit les revenus et les flux de trésorerie.
• Les principaux avantages d'un module de finance ERP comprennent une plus grande transparence financière, une prise de décision plus éclairée, une plus grande productivité et une réduction du risque de problèmes financiers tels qu'un déficit de trésorerie.
• Les modules finance ERP ajoutent de plus en plus de fonctionnalités d'intelligence artificielle pour accompagner la prise de décision financière, telles que l'analyse prédictive pour utiliser la trésorerie plus efficacement tout en minimisant les risques de déficit.
• Les modules finance peuvent garantir l'intégrité des données financières, faciliter la conformité aux normes et réglementations comptables et fournir une visibilité en temps réel sur la santé financière d'une entreprise.

Explication du module finance ERP

Largement utilisés par les équipes finance, de comptabilité, d'audit interne et même de gestion des actifs des entreprises, les modules finance ERP prennent en charge la gestion financière en capturant les transactions et les données financières d'une entreprise. Les équipes finance disposent ainsi des informations dont elles ont besoin pour analyser, prendre des décisions et automatiser les processus liés aux mouvements d'argent dans et hors d'une entreprise. Un autre objectif majeur est de fournir des rapports sur la performance financière d'une entreprise, y compris les exigences réglementaires telles que les dépôts de la US Securities and Exchange Commission pour les sociétés publiques.

Imaginez que vous êtes un fabricant mondial de petits appareils ménagers et que vos fours à micro-ondes nécessitent des transformateurs haute tension. Ayant à l'esprit que vous vendez des appareils dans plusieurs pays avec des devises et des règles comptables différentes, combien de revenus générez-vous pour chaque appareil vendu ? Quand et combien payez-vous vos fournisseurs de transformateurs à haute tension ? Quelle est la valeur actuelle de chacune des quatre usines où vous fabriquez vos appareils ? Dans quelle mesure vos micro-ondes sont-ils rentables par rapport à vos grille-pains ou vos friteuses à air ?

Lorsque vous devez intégrer plusieurs zones géographiques, gammes de produits, sites de production et réseaux de fournisseurs, il peut être extrêmement difficile de répondre à ces questions sans un module finance ERP qui suit ces données financières vastes et complexes. Il peut également être long et sujet aux erreurs de répondre à ces types de questions, en particulier si les données financières de votre entreprise sont réparties dans plusieurs systèmes financiers. Un module de finance ERP peut automatiquement rassembler ces systèmes et sources de données disparates, ce qui facilite la gestion de tous les aspects de vos finances, y compris le reporting, les normes comptables et la planification financière.

Les modules finance ERP peuvent également aider à automatiser de nombreuses tâches financières de routine, telles que la comptabilité des taxes inter-sociétés, le suivi des prix de transfert, le traitement et le rapprochement des factures.

En outre, les modules peuvent fournir des fonctionnalités avancées telles que l'IA et les prévisions prédictives pour aider à optimiser le flux de trésorerie, afin que vous puissiez utiliser la trésorerie aussi efficacement que possible tout en limitant le risque de déficit. Les modules finance peuvent utiliser la reconnaissance de documents et la reconnaissance optique de caractères pour aider à automatiser la saisie des factures et à augmenter la précision. Ils peuvent intégrer le machine learning dans ce processus de saisie de factures pour améliorer progressivement la lecture des factures, en apprenant où différents éléments d'une facture apparaissent sur les factures d'un fournisseur ou d'un client donné. Alors que les modules finance ERP existent depuis longtemps, l'innovation telle que l'IA, le machine learning, l'analyse prédictive et la reconnaissance de caractères ont considérablement modifié la valeur et l'impact de ces modules. Et comme les modules finance sont souvent proposés en tant que services cloud, ils peuvent être fréquemment mis à jour pour ajouter de nouvelles fonctionnalités au fur et à mesure de leur développement, ce qui suggère que le rythme rapide d'innovation d'aujourd'hui va probablement se poursuivre.

Fonctionnalités du module finance ERP

Un module de finance ERP touche de multiples aspects des responsabilités du service finance. Pour avoir une meilleure idée de ce qu'un module finance gère, passons en revue certaines de ses fonctionnalités clés plus en détail.

Principaux avantages du module finance ERP

Comme mentionné ci-dessus, la finance est l'un des modules fondamentaux de tout système ERP, aidant les responsables financiers à améliorer la précision des prévisions, à raccourcir les cycles de reporting, à simplifier la prise de décision et à mieux gérer les risques et la conformité. Voici quelques-uns des principaux avantages pour les entreprises et les dirigeants.

• Une plus grande transparence financière : les entreprises gagnent en visibilité sur les transactions financières consolidées et à l'échelle de l'entreprise avec des chiffres mis à jour régulièrement, idéalement proches en temps réel. Les fonctions d'analyse et de reporting permettent également aux responsables financiers et non financiers d'avoir un aperçu rapide de la santé financière de l'entreprise.
• Prise de décision mieux éclairée : cette transparence se traduit également par une prise de décision, car des informations précises en temps réel et des analyses avancées aident les dirigeants à mieux comprendre l'impact de leurs choix et ce qui est dans le meilleur intérêt de l'entreprise. Grâce à ces données, les entreprises peuvent également prévoir les coûts et les revenus afin de produire des budgets et des plans plus précis.
• Productivité accrue : la possibilité d'automatiser des processus manuels qui peuvent être lents et sujets aux erreurs, tels que la facturation, accélère l'ensemble de la fonction finance, permettant aux entreprises de clôturer les comptes plus rapidement et de finaliser les rapports financiers cruciaux plus tôt. Cela donne aux équipes finance plus de temps pour se concentrer sur l'analyse, la modélisation de scénarios et d'autres tâches à forte valeur ajoutée.
• Réduction des risques : en automatisant une grande partie du travail consacré aux contrôles internes, à la conformité et à la gouvernance, les entreprises peuvent réduire les risques et les coûts associés à la non-conformité.

Processus gérés par les modules finance ERP

Bon nombre des caractéristiques mentionnées ci-dessus jouent un rôle central dans les processus financiers communs. Les fonctions de comptabilité clients, par exemple, constituent un élément central du processus de la commande au paiement. Alors que les systèmes ERP de pointe continuent d'innover et d'évoluer, les entreprises peuvent les utiliser pour gérer et, dans de nombreux cas, automatiser des processus plus sophistiqués. Ces processus sont souvent interconnectés et nécessitent une intégration avec d'autres systèmes centraux. La liste suivante décrit 13 processus qui peuvent et doivent être gérés via votre module finance ERP :

• De l’acquisition au retrait des actifs. Cela inclut la gestion du cycle de vie complet des actifs, qui couvre l'acquisition, la reconnaissance et l'enregistrement, l'affectation de l'amortissement, la décomptabilisation et la cession et les informations sur la gestion des actifs. Les indicateurs clés de performance les plus fréquents pour mesurer ce processus comprennent le ratio de rotation des actifs fixes et le pourcentage de perte d'actifs fixes.
• Du budget à l’approbation. Il s'agit de définir une stratégie budgétaire et d'attribuer des objectifs budgétaires, de créer et de valider des hypothèses, de susciter un consensus, de surveiller et de consolider le budget et d'obtenir l'approbation du budget. Les indicateurs clés de performance qui aideront à mesurer ce processus incluent le temps nécessaire à la production, à l'approbation et à la consolidation du budget, ainsi que le pourcentage d'écart budgétaire.
• Des notes de frais au remboursement. Ce traitement s'étend à la définition des politiques en matière de frais, au traitement des notes de frais, à l'extraction des transactions à partir des données de carte de crédit, à la gestion des avances et à la réalisation d'analyses et d'audits. Les dépenses réelles par rapport au budget, le ratio dépenses/ventes et la durée du cycle de paiement vous aideront à suivre les performances ici.
• De la facture fournisseur au paiement. Le paiement des fournisseurs comprend la gestion des paiements anticipés et des remises, le règlement des dettes, la gestion du calendrier de clôture des comptes fournisseurs et la gestion des audits, des litiges et des approbations. Les indicateurs clés de performance les plus fréquents pour ce traitement sont le nombre de paiements traités, le nombre de jours d'impayés (DPO) et le pourcentage d'escomptes accordés.
• De la facture client au règlement. Pour recevoir le paiement de vos produits ou services, vous devez créer des transactions, envoyer des factures, gérer les problèmes de facturation, traiter les paiements, saisir des ajustements, imputer les opérations sur comptes clients et planifier la clôture des comptes clients. Des mesures telles que l'âge moyen des factures, le délai moyen de recouvrement et le pourcentage de factures en litige peuvent aider à évaluer les performances.
• Du relevé client au recouvrement. Le processus de recouvrement complet comprend la production et l'envoi de relevés aux clients, la gestion des activités de recouvrement (transactions, correspondance, litiges, etc.), le traitement des règlements, l'optimisation de l'efficacité du recouvrement et le suivi des créances impayées. Pour ce traitement, les indicateurs clés de performance incluent le nombre de comptes en défaut de paiement, le délai de règlement et le temps de gestion des recouvrements.
• De la transaction bancaire à la situation de trésorerie. Le rapprochement des activités bancaires telles que les décaissements, la paie, les recouvrements, les investissements et les emprunts implique la vérification et la validation des transactions, le lancement d'activités interbancaires et la gestion des positions de fin de période. Les indicateurs clés de performance les plus fréquents pour ce processus sont le temps de rapprochement et le nombre total de rapprochements.
• Du solde quotidien aux prévisions financières. L'activité financière quotidienne fournit les données qui deviennent la base des prévisions. Il s'agit notamment de comptabiliser les activités de la comptabilité auxiliaire, d'identifier les anomalies, de les convertir aux normes de l'entreprise, d'examiner l'activité quotidienne et d'établir des prévisions financières. Les indicateurs clés de performance permettant de mesurer les performances incluent le temps de rapprochement et le nombre total de rapprochements.
• De la clôture d’exercice aux rapports financiers. La fin d'un exercice financier nécessite la clôture des livres auxiliaires, la création de livres généraux pro forma, le rapprochement des comptes, la clôture des livres, la consolidation des résultats des filiales dans le plan comptable de l'entreprise, l'examen et la confirmation de la gestion et des comptes financiers, la publication et le partage sécurisé des états financiers, ainsi que la mise à jour des prévisions. Pour mesurer l'efficacité, les indicateurs clés de performance courants incluent le temps de fermeture des livres et le temps de publication des rapports.
• De la publication des rapports aux prévisions. Pour transformer les données issues des rapports et alimenter les fondamentaux de la prévision, il faut examiner les performances de la période en cours, mettre à jour les prévisions avec les données les plus récentes, reporter les prévisions pour intégrer les données réelles, évaluer les écarts et analyser les tendances, mettre à jour, contrôler et consolider les prévisions, et mettre à jour les plans financiers. Les indicateurs clés de performance communs pour ce traitement incluent l'écart en pourcentage, le temps d'analyse de l'écart et le temps de mise à jour des prévisions.
• De la clôture d’exercice aux dispositions fiscales. Ce processus vérifie qu'à la clôture de l'exercice, les dispositions fiscales sont correctes dans différentes juridictions fiscales. Cela inclut la surveillance du statut de clôture à l'échelle de l'entreprise, le calcul des provisions pour impôts, la vérification et l'approbation des provisions pour impôts, la comptabilisation des écritures comptables de taxe, ainsi que la création et l'intégration de notes de bas de page pour le reporting financier. Pour voir ce que vous faites ici, utilisez des indicateurs clés de performance tels que le nombre et le montant des ajustements de retour aux provisions, ainsi que le nombre total d'heures-personne pour la préparation des déclarations fiscales.
• De la clôture d’exercice aux déclarations légales. Le dépôt rapide et précis des documents fiscaux légaux dans plusieurs régions implique le calcul des provisions fiscales à la clôture de période, la manipulation des données supplémentaires, la gestion des prix de transfert, la préparation des données de reporting, la création de documents de déclaration conformes à la réglementation et la réalisation des déclarations légales. Les indicateurs clés de performance largement utilisés pour ce processus incluent le taux d'imposition effectif et le pourcentage de déclarations fiscales effectuées dans les délais.
• Du contrat client au revenu. La reconnaissance du revenu des contrats client qui sont généralement exécutés au fil du temps nécessite la collecte des données de transaction client, l'identification des contrats comptables avec les clients, l'identification des obligations de performance, la définition des prix de transaction, l'affectation des prix de transaction, la reconnaissance du revenu et la gestion des révisions et des variations. Des indicateurs clés de performance tels que le temps entre l'événement d'exécution et la reconnaissance du revenu et le nombre d'écritures comptables du revenu par période de reporting sont utiles pour évaluer les performances.

Exemple de module finance ERP

Les entreprises à la recherche d'un module de finance ERP disposent de nombreux systèmes parmi lesquels choisir. Étant donné que le choix du bon système financier est une décision importante, les dirigeants des services finance et d'autres services pertinents doivent évaluer soigneusement chaque offre pour comprendre comment elle répondrait à leurs besoins.

Examinons de plus près deux options.

• Oracle Fusion Cloud Financials. Ce module finance ERP centralise les données et les processus de l'équipe finance avec la prise en charge des comptes fournisseurs, des comptes clients, des immobilisations, des dépenses, du reporting, des prévisions, etc. Ensemble, ces fonctionnalités aident les entreprises à accéder en temps réel aux données financières en direct, à résoudre de manière proactive les problèmes à l'aide d'un traitement automatisé, à améliorer la prise de décision avec des données et des prévisions plus précises, à contrôler les coûts et à augmenter la visibilité sur les dépenses, à accélérer les entrées de trésorerie et à gérer les positions de trésorerie. Ce module fournit des fonctionnalités d'IA intégrées, telles que l'amélioration continue de la gestion des exceptions avec le machine learning et les analyses grâce à l'IA. Oracle Fusion Cloud Financials aide également les entreprises internationales à respecter diverses normes et lois comptables, à effectuer des transactions dans plusieurs devises et langues, à gérer des contrats et des plans de facturation complexes et à automatiser la gestion des actifs et des baux, entre autres fonctionnalités. Oracle Fusion Cloud Financials fait partie d'Oracle Fusion Cloud ERP, qui est régulièrement classé par les analystes parmi les meilleurs systèmes financiers pour les grandes entreprises.
• Oracle NetSuite. NetSuite propose un système ERP dans le cloud utilisé par plus de 35 000 entreprises. La finance est au cœur de NetSuite ERP car elles permettent de gérer les processus financiers tels que les comptes fournisseurs, les comptes clients, le grand livre, le reporting, la consolidation financière, ainsi que les risques et la conformité. La suite ERP propose des modules financiers complémentaires pour répondre à des besoins supplémentaires, notamment la reconnaissance du revenu, l'automatisation des comptes fournisseurs, ainsi que la planification et la budgétisation. NetSuite Global Business Management s'appuie sur les fonctionnalités d'un ERP NetSuite et prend en charge les activités internationales comptant plusieurs filiales ou unités opérationnelles qui effectuent des transactions dans de nombreuses devises. NetSuite est l'un des principaux systèmes pour les petites et moyennes entreprises qui cherchent à créer les bases d'une croissance future.

Toutes vos données financières, le tout au même endroit avec Oracle

Les entreprises de tous les secteurs qui recherchent un module finance ERP doivent rechercher un système cloud doté de fonctionnalités approfondies soutenues par l'IA pour répondre aux divers besoins de leurs services financiers. Oracle Fusion Cloud Financials coche ces cases en tant que plateforme financière cloud capable d'automatiser de nombreux processus de gestion financière fondamentaux, ce qui donne aux entreprises une vue claire de leur santé financière globale. Ce module fait partie d'Oracle Fusion Cloud ERP, unifiant les données financières avec d'autres informations stratégiques issues de la supply chain, des projets, des clients, des collaborateurs, etc.

Oracle Fusion Cloud Financials aide à augmenter la productivité des services finance et fournit les informations prospectives dont ils ont besoin pour prendre des décisions commerciales plus éclairées. Ce module finance ERP est une solution complète prête à répondre aux besoins des entreprises mondiales, notamment en matière de comptabilité principale et de fonctionnalités basées sur l'IA qui stimulent l'automatisation dans divers secteurs. Avec cette solution cloud, les clients bénéficient également de mises à jour fréquentes qui offrent une innovation continue, en tirant parti de technologies telles que le machine learning, l'automatisation intelligente et les analyses pour les aider à atteindre plus rapidement et avec moins de ressources.

Les systèmes ERP ont considérablement évolué au fil des ans, les fournisseurs continuant de tirer parti des dernières avancées technologiques et d'étendre ce que cette technologie peut faire. Si beaucoup de choses ont changé, une constante demeure : pour rester compétitives, les entreprises ont besoin d'un module ERP capable de contrôler et de gérer toutes leurs transactions financières et de rendre compte de leurs performances. En tant que tel, le module finance ERP reste le composant central de toute solution ERP innovante.

FAQ sur le module finance ERP

Comment l'ERP est-il utilisé dans la finance ?
La fonction finance est l'un des principaux utilisateurs et bénéficiaires d'un système ERP. Un système ERP peut suivre, gérer, consolider et générer des rapports sur toutes les transactions financières d'une entreprise, et automatiser de nombreux processus fondamentaux. C'est la base d'une grande partie du travail comptable d'une entreprise et de ses contrôles financiers.

L'ERP est-il un système transactionnel ?
Oui, une plateforme ERP est l'un des principaux systèmes transactionnels pour les entreprises, enregistrant les transactions financières de l'entreprise ainsi que d'autres données clés sur la chaîne logistique, les collaborateurs, les clients, les projets, etc. En termes simples, il sert de système d'enregistrement pour l'ensemble de l'entreprise.

Quel est le module ERP le plus courant ?
Le module financier est le module ERP le plus commun et le plus utilisé, car chaque entreprise doit surveiller de près sa situation financière et ses perspectives. De nombreuses entreprises commencent leur parcours ERP avec les services finance avant d'ajouter des modules complémentaires qui aident à d'autres aspects de l'entreprise.