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RGPD et le directeur financier

Que devraient faire les directeurs financiers au sujet des nouvelles règles de conformité?


S’il y a un aspect du RGPD qui risque d’attirer l’attention d’un directeur financier, c’est bien celui des amendes potentiellement sévères qui pourraient être imposées aux organisations s’il s’avère que celles-ci ont enfreint la nouvelle réglementation sur la protection des données.

En tant que contrôleur des finances de l’entreprise, et souvent le responsable de la gestion des risques au sein du conseil d’administration, quel directeur financier ne va pas faire attention lorsque les sommes impliquées pourraient atteindre 20 millions € ou 4 % du revenu annuel (le montant le plus élevé des deux)?

Cependant, les directeurs financiers ne devraient pas se contenter d’avoir peur, en espérant qu’un jour, ils n’auront plus à payer une telle amende. Ils devraient faire bien des choses pour s’assurer que leur organisation est prête, en commençant par participer à la planification panorganisationnelle et à une vérification pour s’assurer de comprendre les types de données personnelles qui sont traitées dans leur organisation, où elles se trouvent, qui y a accès et en a besoin et comment leur traitement est affecté par le RGPD.

Pour les directeurs financiers, ce processus devrait comprendre l’examen des données qu’ils détiennent, qu’ils créent et qu’ils président avec les services financiers. Il peut s’agir de renseignements sur les employés, comme les données sur la paie ou les salaires, ainsi que les données détenues par les fournisseurs, les sous-traitants et les impartiteurs qui peuvent faire rapport au directeur financier. Les directeurs financiers devraient examiner les contrats qu’ils ont conclus avec ces fournisseurs pour s’assurer qu’ils sont adaptés au RGPD.

Un autre rôle clé du directeur financier consiste à s’assurer que les efforts de conformité de l’organisation sont financés convenablement et dotés des ressources nécessaires. Pour ce faire, le directeur financier doit comprendre le coût de la conformité et les investissements nécessaires pour l’assurer. Cela pourrait bien impliquer des budgets supplémentaires pour des équipes telles que le service informatique, qui feront certainement l’objet de la plus grande attention en ce qui concerne le respect du RGPD, pour veiller à la protection et à la structure des données afin que l’organisation puisse répondre aux demandes de fourniture, modification ou suppression des données émanant de personnes concernées.

Toutefois, pour éviter que le coût de conformité ne dégénère, les directeurs financiers devront également s’assurer qu’ils comprennent quelles mesures sont essentielles et devraient rester prudents en ce qui concerne certaines des demandes de budget supplémentaire qui pourraient leur être présentées. La phrase « Cela est nécessaire pour assurer la conformité au RGPD » pourrait être utilisée pour faire approuver toutes sortes d’achats qui ne sont peut-être pas essentiels. Pour cette raison, le directeur financier doit s’assurer qu’il est bien au fait du RGPD et de ce que cela signifie.

Il reste une certaine incertitude quant à ce qui se passera après l’échéance du 25 mai fixée par le RGPD. Mais quoi qu’il arrive, le directeur financier doit être préparé. Dans une économie axée sur les données, toute organisation qui améliore ses pratiques de traitement et d’utilisation des données peut tirer parti des possibilités évidentes qui s’offrent à elle. Les directeurs financiers devraient donc évaluer les avantages potentiels du RGPD et la façon dont il pourrait les aider à obtenir des éclairages précieux, à améliorer les opérations, à mieux connaître leurs clients et à être plus sensibles aux risques et aux occasions.

Toutefois, pour conclure, les directeurs financiers peuvent également choisir de prévoir les inconvénients éventuels. Malgré toute la planification, il se peut que certaines organisations soient prises au dépourvu et fassent l’objet d’amendes ou de poursuites judiciaires. Bien qu’ils doivent bien sûr faire tout ce qu’ils peuvent pour s’assurer du contraire, certains directeurs financiers peuvent quand même choisir de se préparer au pire et de mettre de côté des fonds comme police d’assurance contre ces amendes exorbitantes.


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