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什么是 ERP 实施?

任何企业在决定部署新的企业系统时,ERP 系统实施都是一个关键活动。它可替代现有本地部署解决方案、扩展现有云环境的功能,或通过全新部署淘汰分散的电子表格和自主开发软件。无论选择哪种类型的新 ERP 系统,所选企业解决方案的效果(从用户采用、流程协调、数据质量和企业契合角度来看)均取决于能否成功实施。

衡量实施成功与否的维度包括是否了解和符合用户期望、业务需求、项目预算和日程安排。这要求企业调配经验丰富、知识渊博的人员来制定周密的计划并保障执行。除了了解新 ERP 解决方案的技术细节,这些人员还要在整个实施过程中把握业务和文化发展方向。

下文列举了企业在推进 ERP 实施项目时应遵循的五个关键步骤及具体任务。

ERP 实施的定义

定义明确的实施项目有助于推动云 ERP 的成功采用。

如今,越来越多的企业开始从本地部署企业应用迁移至现代化云解决方案。在这个过程中,他们经常思考实施 ERP 项目需要执行哪些任务。企业可能出于各种原因实施 ERP,如希望改变应用组合成本结构,降低技术过时风险,实现业务增长,推动创新以及提高运营敏捷性、弹性和效率等。因此,了解推动企业项目成功和失败的因素至关重要。

虽然迁移至云应用的方法有许多种,但成功实施 ERP 的公式却十分明确。无论是采用统一流程(如预算编制),还是将所有财务应用和流程迁移至云端,成功的 ERP 实施都需要经验丰富的人员来制定全面的计划。

成功实施云 ERP 的五个步骤

第 1 步:制定 ERP 云实施计划

定义和建立项目类别,包括范围、设计、团队和信息。

在开始阶段,管理云迁移与管理其他业务和技术项目似乎并没有不同,但在制定项目计划和分配资源时,这些差异就显露无遗。首先,与大多数本地部署实施相比,云项目的优势在实施早期就已经非常明显。

随着云项目业务案例获得批准,费用和进度优势也将逐步凸显。此外,云项目的任务也不同于本地部署项目。规模较小的云项目(尤其是混合项目)由于成本较低且不需要任何资本费用,因此不需要太多的合理性论证,可以更快获得批准。

云项目的组成部分包括五个维度:项目定义、团队、设计、上线和沟通。为确保成功实施,项目必须在启动充分收集每个维度的相关信息。

项目定义

这是云实施项目的基础。虽然这一任务看似繁杂,但若不能在此阶段明确项目定义和细节,将会导致下游流程出现问题。从一开始就制定周全的计划可降低出错风险,帮助实施团队准备好应对实施过程中可能出现的任何问题。

首先,您需要围绕项目总目标编写一份包含多个重要目标的任务陈述,然后创建一个项目路线图,明确定义目标、范围、风险、详细预算和人员配备要求(内部和外部),并将所有事项映射到基础时间表和任务计划表中。这一步在本地部署实施和云实施中是类似的,但云实施的任务更少,完成速度更快。因为云实施中没有与硬件、软件安装、自定义代码测试和其他本地部署组件相关的任务。

项目团队

云项目团队组建更加容易,因为不需要硬件架构师、自定义应用开发人员、报告生成人员和软件安装人员。在云项目中,您需要侧重于配置和应用优秀实践以及帮助执行用户角色和职责的技能和专业知识,因此您需要配备业务流程顾问和数据分析师。在这一阶段,明确定义每个项目角色及其相关职责非常重要。

您的团队构成需满足以下要求:始终配备一位专门的项目经理,并根据需要选择业务合作伙伴。如果您目前是 Oracle 本地部署客户,可以考虑借助 Oracle Consulting SOAR 计划来加速您的腾云之旅。您还应当建立一个指导委员会或执行委员会,选择一位能够积极推动项目成功的执行发起人。这将帮助消除项目推进过程中的障碍并在有需要时获得其他高管的支持。

项目设计

您可以将项目设计看作成功的蓝图。设计文档中的主要内容包括要部署的应用、任何第三方应用以及需要集成的任何相关系统。设计中还必须包括详细的数据定义、用户要求以及所有受影响的业务流程。其中某些部分(例如会计科目表设计)甚至需要投入大量时间制定周密计划。从一开始就保证设计到位至关重要。完成设计工作后,您就可以开始推进配置任务了。现代云应用可帮助您简化这些任务。

项目上线

确定在哪些业务部门和地理区域上线新系统及上线顺序。此外,您还要确定将新系统上线并投入生产环境的关键要求。通过尽早建立“通过/不通过”里程碑,企业可以对项目计划进行逻辑检查。某些功能可在初始上线后专用于未来部署。在此阶段您还应当关注一些关键指标,以便用于监视和评估上线后的最终效果。与之前的步骤一样,在这一步云实施与本地部署实施之间存在一些相似之处。但云实施更为简单,因此您可以获得更多优势,如更短的计划周期和更精准的范围控制。

项目沟通

内部沟通对于项目成功至关重要。您可以考虑为项目设置名称和徽标,以在您的整个企业内建立内部认可和知名度。通过定期更新实施进度以及企业将如何从项目中受益,在企业内建立知名度并做出积极预测。变革并非易事。在整个实施流程中及时传达项目最新动态和信息将有助于内部团队快速调整和适应。

在云实施过程中,您可以借鉴经过验证的成功实施经验和已获得用户广泛采用的技术。我们中的大多数人都在使用智能手机和其他支持云的应用及平台,因此从上世纪的本地部署系统迁移到现代化云应用是一种自然、直观且激动人心的转变。

了解 Oracle Soar 如何帮助您自动迁移至云端

阅读博客,了解从本地部署系统迁移至云 ERP 的六个重要原因

顺利迁移至 ERP 云的 11 个技巧 — Caesars 案例研究

Caesars Entertainment 正在全面迁移至云端。最近,这家赌场和酒店业巨头将其财务业务从已使用 30 年的本地部署系统迁移到了 Oracle Fusion ERP 云和 Oracle Fusion EPM 云上。Caesars 财务转型副总裁 Michael Mann 分享了以下 11 个成功迁移技巧:

  1. 不要忽视数据转换流程
  2. 重视测试
  3. 让您的合作伙伴和供应商参与测试
  4. 在极端条件下测试应用
  5. 争取高管支持
  6. 直面解决变更管理问题
  1. 安排专门的全职人员担任特定项目角色
  2. 尽可能避免集成
  3. 记录所有信息,确保通过审计
  4. 让云供应商派遣人员参与实施
  5. 让网络团队参与进来

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第 2 步:实施云 ERP 解决方案

配置和集成。评估数据和报告。评估扩展。

完成准备工作后,就可以开始实施项目设计了。从预算、时间和任务来看,这一阶段的工作量相当繁重。与传统本地部署解决方案相比,云项目实施中的任务要少得多。硬件活动、自定义编码、软件加载和打补丁以及大多数(但并非全部)测试和培训任务均不会出现在云实施中。云项目实施通常包括四项(或五项)核心活动,可简单缩写为 CIDER。

配置

云应用侧重于配置,而非定制。因此在项目前期配置好数据结构和层次结构、组织以及用户角色和职责非常重要。在大多数云迁移中,企业可以快速设置核心业务活动,并为其配置标准业务流程及工作流。

集成

接受适当的集成。几乎没有一款解决方案能够包含所有业务功能,尤其是用于大型企业时。将第三方解决方案或传统系统与云应用集成可保留以往的投资和某些专有功能。在这方面,您需要与项目团队中的 IT 同事合作,因为他们可能有现成的集成框架。当然,也有许多企业选择使用 Oracle 集成云来理顺和简化任何所需的集成。

数据

从本地部署系统迁移到云端需要将数据也迁移上云。这需要在定义数据量及数据定义后,使用提取、转换和加载 (ETL) 技能来执行数据质量和规范化任务。对于复杂的数据场景,您可以考虑使用 Oracle 企业数据管理云来确保企业数据(包括不同系统中的数据)的一致性。

扩展

用配置代替定制是云应用的一项基本优势。但是,企业仍可以在有需要时扩展应用,或使用 Oracle 平台即服务开发补充功能。预先与 Oracle SaaS 应用集成可消除常见集成类型的复杂性,并为应用更新保留扩展空间。

报告

Oracle 云应用支持多种报告功能和预定义报告。在实施时,您可以将报告需求分为两类:

1) 确定哪些报告可以使用新云应用中的实时页面信息和嵌入式分析替换。
2) 确定需要生成和分发哪些报告。您可以考虑从 Oracle 库中近 600 份云财务报告 (XLS)着手。

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第 3 步:验证云 ERP 实施任务

根据项目定义检查配置和相关实施项。

实施任务完成后,必须根据项目要求检查实施工作的准确性和完成度。与本地部署系统测试一样,您必须确认以下几点:

  • 数据质量:数据是所有企业系统的驱动力。您需要从以下四个方面验证已迁移数据:清洁度(包括拼写);数据字典遵从性;预定周期拉取 (period pull) 一致性;以及最重要的一项,数据准确性。
  • 数据归档:传统系统通常拥有大量旧数据。因此,保留旧系统中的数据非常重要。在新的云系统中,数据迁移过程即是对历史数据进行归档的过程。您也可以对未迁移数据进行归档,并通过只读访问保证数据完整性。
  • 工作流:指连接和驱动业务流程的活动。业务流程与工作流互联互通,有利于构建端到端企业活动。您需要验证主要路径和分支路径,包括每个工作流的决策逻辑变体。
  • 安全性:全面测试持久性存储或 CRUD 的四项基本操作:复制(下载)、读取(查看)、更新(修改和变更)以及删除(撤销)对系统登录、敏感数据、用户配置、帐户管理和报告修改的访问权限。确定并验证与 Oracle 安全协议。
  • 角色:检查是否正确标识和实施了所有适用的职务、职位和职称。
  • 职责:定义工作活动和任务。职责不等同于角色。将职责正确映射到角色对于确保安全性和建立工作流至关重要。

打破自定义代码习惯

大量成本高昂且不可持续的自定义代码将阻碍您的企业发展。Oracle 云应用可消除 IT 复杂性,助您充分利用数据。不同于传统系统,Oracle 云会定期更新最新技术(包括 AI、机器学习和数字助手),为企业提供持续创新能力。

与本地部署系统不同,云部署更易于验证。物理基础设施、安全、代码货币、应用和功能并不需要本地部署系统所使用的复杂测试方法。一切均已准备就绪。

云项目验证侧重于 CIDER:配置、集成、数据、扩展和报告。得益于周密的设计文档和高效的数据迁移,这实际上就是一项清单核对任务。

项目团队确认解决方案实施与所定义项目的各个方面相匹配后,下一步就是让用户接受。早在定义项目时,各业务部门和高管中的主要利益相关者就已确定。他们为项目定义提供了莫大帮助。现在您需要让他们签字确认实施项目符合他们的要求。

在这一阶段,调动业务流程负责人的积极性也非常重要。他们既是优秀实践拥护者,可防止企业偏离现代化标准,也是反对自定义工作的先锋,倡导在整个企业内推广和传达优秀实践。如果您的企业中还没有 BPO 角色,现在就是设立这一关键角色的绝佳时机。

当然,有时可能会出现项目实施不符合要求的情况。这是您重新沟通需求并纠正问题的机会。解决问题后,务必要重新获得适当利益相关者的支持。

第 4 步:准备将云 ERP 用于生产环境

完成业务审批后,就可以开始准备将云系统投入生产环境。您需要并行处理以下三个任务:

系统就绪:完善待处理或已更正的最终项列表(也称为尾项清单),并设置好系统初始值。例如,确定在云中发布的首个采购订单编号。

用户就绪:为用户设置用户名、密码和相关信息。让用户知道在解决方案上线后如何获取帮助。

组织就绪:根据需要完成变更管理和核心培训。如果项目在初始准备阶段便如实地进行了变更管理,那么用户将能够充分了解并准备好适应新系统。

在准备阶段,云项目也比本地部署项目更具优势。云项目的工作量更少,这可以缩短项目时间并减少预算。项目团队成员也可以更轻松地评估关于是否可以投入生产环境的决策。建立整体生产就绪的充足信心后,离新系统上线还差最后一步。

在第 1 步中,项目已经建立了“通过/不通过”标准。现在请您与指导委员会和执行发起人一起审查这些标准,然后选择一个适当日期,就上线确认达成一致决策。如果有任何疑问,立即开展调查,并在发现问题后及时纠正。为确保系统成功上线,您必须让所有人参与进来,并就决策达成广泛一致,必要时可使用一些支持信息。

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第 5 步:成功完成云 ERP 部署

上线及后续使用。生产、推广和庆祝活动。

遵循上述步骤的项目通常都能够顺利上线。虽然可能会出现一些孤立问题,但这些问题将由就绪部分中建立的用户帮助团队来解决。项目团队及相关 IT 基础设施和网络人员应当将重心放在系统性能监视和了解用户任务情况和整体体验上。

要不了多久,云部署与本地部署上线之间的巨大差异就会显现出来。云部署的问题要少得多。成功上线后,了解全新云方法的旅程才刚刚开始。革新上世纪的旧应用无疑是一个庆祝项目成功的绝佳理由。

您可以举办一场庆功会。邀请指导委员会、业务合作伙伴、关键业务利益相关者以及其他在编排项目成功方面发挥重要作用的人员。除了愉悦身心外,庆功会也不失为讨论项目成败的一个好方式,可作为未来工作的参照点。

庆功会结束后,您还可以考虑进行以下七项额外的活动:

监视和衡量:审查在初始准备步骤中确定的指标。定期衡量和生成绩效报告,评估系统的价值和其他潜在用途。

回顾项目:与包括合作伙伴在内的核心项目团队一起回顾经验教训,了解项目实施过程中的出色表现和不足。关注企业文化、用户接受度和变更管理方法。考虑向指导委员会和执行发起人进行全面的项目汇报。

与 Oracle SaaS 支持服务团队保持互动:主动与 Oracle SaaS 支持服务团队保持联系。该团队可为您提供丰富的资源,助您取得成功,且不会收取额外费用。

建立持续培训:持续培训对于大幅提高系统生产力和普及应用知识至关重要。您可以通过 Oracle 引导式学习为新员工制定培训和深度学习计划。

加入对话:加入 Oracle 云社区,参与关于 Oracle 云应用的全球对话,与不同产品、行业和地区的用户交流经验教训。这是最简单有效的分享和交流方式。

成为参照:还记得在云应用选择过程中,与携手 Oracle 开启云之旅的同行进行交流分享这一重要步骤吗?现在,您也可以与其他正在考虑迁移至云端的企业进行交流分享。成为参照也是构建关系网络和提升知名度的理想途径。

规划下一个云项目:成功实施云项目将极大激发企业对新项目的兴趣,尤其是淘汰其他本地部署系统,进一步扩展云覆盖范围。这时您可以根据您的经验规划下一个云项目。

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