如何制定一个有效的技能提升计划?

Amber Biela-Weyenberg | 内容战略专家 | 2024 年 5 月 3 日

当业务发生变化时,企业对员工技能的要求往往也会发生改变。在 Mercer 的 2024 年全球人才趋势调查中,1920 名受访 HR 主管中有近一半表示今年企业面临的最大威胁是技能短缺。员工可能需要学习如何使用新型制造设备或财务软件,紧跟自动化技术发展步伐,或者需要学习如何在治疗过程中因时因地采用新的治疗方案。对此,高效能企业通常都制定了正式的技能提升计划,它们会持续评估员工技能,通过为员工提供培训机会来弥合技能差距。而在没有制定技能提升计划的企业中,业务领导者往往会基于各自部门的技能数据,自行制定临时计划。出于种种原因,这种分散式方法效率低下,会引发很多问题。业务领导者和企业 HR 团队应协同制定企业级的技能提升计划,确保员工具备实现业务目标所需技能并沿着可赋予其无穷动力和积极性的学习路径不断成长。

什么是技能提升计划?

技能提升计划是企业为帮助员工掌握新技能而实施的一种正式的职业发展计划。过去,技能提升一般侧重于提高员工在现有岗位上的工作绩效。如今,很多企业还在员工学习和发展计划中加入了技能重塑内容;技能重塑是指为员工顺利转向其他角色而培养新技能。这两者都十分重要。由于技能矩阵不断变化,企业应根据业务需求持续评估员工技能,识别技能差距,制定针对性的技能提升计划。此外,企业可以通过多种措施来增强技能提升计划,如线上学习课程、辅导机会、工作见习、认证/学位相关学费报销以及学徒和其它实操学习机会等。

企业之所以需要制定技能提升计划,首先是因为技术进步激发了业务运营变革,导致技能差距日益扩大。例如,机器人在今天的制造业中已十分常见,这要求员工掌握一套全新的机器人编程、修复和操作技能。不断上升的员工退休率也让技能提升计划成为了当今企业的一个“必需品”。CBS 在 2024 年 1 月份发布的一份报告显示,随着婴儿潮一代人年龄达到 65 岁,美国 2024 年的退休率将急剧上升 — 其他国家也处于类似境地,甚至情况更加严重。对此,强大、有效的技能提升计划不仅有助于企业维系一支高绩效员工队伍,还能帮助企业构建一个强大的,由可胜任纵向和横向关键岗位的优秀员工组成的内部人才库。

关键要点

  • 多项因素导致技能差距持续扩大,包括业务和行业形势变化、技术进步以及退休员工数量不断增长。
  • 只有专门用于帮助员工掌握高度相关的技能来推动企业实现短期和长期目标的技能提升计划才能带来最大投资回报。
  • 强大的技能提升计划能够为员工提供个性化职业发展路径,帮助员工更好地履行现有岗位职责或通过技能重塑走向新的岗位。强大的技能提升计划能够帮助业务领导者洞悉各自团队以及整个组织的现有技能,进而“智慧”地利用人才,实现战略愿景。

如何为您的企业制定一个有效的技能提升计划?

“生活就是变化,成长就是选择,请智慧地选择。”为高管以及其他角色提供变革指导,集讲师、咨询师和作者三重身份于一身的 Karen Kaiser Clark 如是说。如今,业务领导者深知企业只有不断变革才能不被淘汰,才能以强大的竞争力角逐市场,而行之有效的技能提升计划有助于企业培养赖以实现战略目标的杰出人才。然而,世界上不存在普适性方案,所有企业都应从自身需求出发,制定自己的专属技能提升计划。以下 10 个步骤可帮助您的企业构建真正适合自己的、切实有效的技能提升计划。

1. 识别技能差距

HR 团队可以持续评估员工技能,通过对比实际技能与岗位要求来识别技能差距。为此,HR 团队需要与业务领导者合作预测未来数年各个部门需要哪些技能来执行战略计划。这一过程被称为技能差距分析,它十分重要,能够帮助企业识别技能差距将在哪些方面拖累业务发展,进而主动采取针对性措施。同时,这一过程应是持续性而不是周期性的,正如高效能企业都持续运行技能盘点和技能差距分析。

以 IT 和数据技能为例。2023 年 10 月,ManpowerGroup 的一项调查采访了全球 40000 多家雇主,发现各行各业都认为 IT 和数据技能极为稀缺,很多企业都需要提升员工的 IT 和数据技能。然而,“IT 和数据技能”这个表述十分宽泛。业务领导者和 HR 领导者应基于员工档案监视业务团队的技术技能,识别哪些方面的技能能够帮助每一位员工提高绩效,推动企业实现业务目标。

2. 设定清晰的目标

任何技能提升计划都需要一个各方利益相关者达成一致的清晰目标。在识别和弥合技能差距的过程中,HR 团队与业务领导者还需要赢得企业 CEO、CFO 以及其他高管的认同。因为来自 CEO、CFO 以及其他高管的支持和预算对于构建有效的培训计划,进而提高员工绩效十分重要;只有高管了解并认同技能提升计划对企业的意义,HR 才能更顺利地获得资金和支持。如果业务领导者和 HR 能够清晰阐述技能提升计划将如何从整体层面上推动企业实现业务目标,技能提升计划将更有说服力。

对于员工,业务领导者和 HR 也需要制定契合员工个人角色和职业抱负的学习目标,使员工切实意识到自己学习的技能能够带来真实业务价值。如今,一些员工培训平台提供了个性化学习路径,帮助员工构建高度相关的工作技能。这种目标明确的指导还使员工能够主动规划职业生涯。

3. 基于员工需求创建个性化内容

技能提升计划应专注于帮助员工学习有助于提升工作绩效和改善工作成果的技能。对此,大众教育并不适用。例如,很多企业希望利用 AI 技术提高工作效率/质量或实现其他目的,这不需要整个企业的员工都学习如何构建 AI 工具相关的大语言模型。然而,如果销售人员学习如何向生成式 AI 工具输入提示,就能利用 AI 撰写推销电子邮件初稿,创造巨大价值。从这个角度来看,基于员工个人情况和技能提升/技能重塑需求创建个性化学习内容至关重要。

例如,当一家建筑企业发现一名一线员工有潜力胜任管理岗位时,相关经理可以在企业学习平台上向其推荐专属学习课程/学习路径,帮助其磨炼领导力技能,为下一阶段的职业生涯做好准备。当一家企业的 IT 部门转向采用一门新的应用开发编程语言时,软件开发人员可能需要接受实操培训来学习新语言,拓展专业知识,更好地为企业的新业务计划贡献力量。

另外,个性化学习路径不仅对培养企业需要的新技能十分重要,而且还有助于提高员工保留率,避免宝贵的技能和知识流失。Linkedln 在 2024 年进行的一项调查显示,在 2600 多名受访学员以及职业学习和发展与 HR 专业人员中,80% 表示学习“为工作赋予了目的”,70% 表示学习让他们与雇主的联系变得更加紧密。

4. 选择适当的交付方法

每个人都有自己的学习方法。有的人喜欢观看视频或者阅读,有的人青睐在职培训。而在技能发展上,有时候实操学习更有效果。对于木工、机械师、糕点装饰师和抽血师来说,观看视频和实际操作终究是两码事。以适当方式交付适当内容对于帮助员工实现学习目标非常重要。

除了学习内容的类型和相关性外,选择适合员工的学习平台也十分关键。例如,一些学习平台只支持在笔记本电脑和台式电脑上使用,而护士、现场销售人员、制造业工人以及其他无办公桌员工通常无法访问专用工作站。对于无办公桌员工,企业应采用支持移动端使用和提供短内容的学习平台,让员工学习更轻松、更简单。

5. 利用技术和工具

通过选择适当的学习平台,企业可以利用自动化流程、人工智能和跨业务线的连通性,更轻松地跟踪不断变化的员工技能,基于员工角色和志向提供职业发展机会建议,洞悉整个组织的技能矩阵。由于一个企业内的技能始终处于变化之中,仅仅依靠手动方法处理以上工作可以说是困难重重。

此外,如果没有一个专用平台,一些业务领导者可能会自行实施部门级技能提升工作来消除技能差距,而这会带来很多意想不到的问题。其中,最严重的当属数据碎片化,它会导致无法洞悉整个组织的现有技能,不利于组织内部的人才流动。例如,当缺少企业级的员工技能可见性时,企业可能会对完美匹配空缺岗位的现有员工“视而不见”,转而选择契合度较低的外部人才。由此可见,可见性对于企业成功实施技能提升计划至关重要,因为它有助于业务领导者和 HR 充分利用现有技能,洞悉技能差距并跟踪技能差距消除进度。

6. 持续提供支持和反馈

员工在识别技能发展方向和推进职业发展上离不开企业的帮助。对此,搭载嵌入式 AI 工具的学习平台能够为员工提供建议。除此之外,员工在技能提升过程中还离不开管理人员的指引以及新技能学习情况反馈。然而,HR.com 在从 2023 年 11 月到 2024 年 1 月进行的一项调查中发现,只有不到一半的 HR 专业人员表示自家组织鼓励员工成长。究其原因,可能是管理人员无法获得足够的支持来为团队成员提供帮助。

尽管管理人员可能了解员工需要提升哪些技能来立竿见影地改善工作成效,但却无法预测未来几年岗位的变化情况。另一方面,管理人员可能还缺乏足够的时间和能力来帮助员工学习。2023 年,Gallup 的一项民意调查征集了 37000 多名员工意见,发现在美国管理人员相比其他员工更容易积劳成疾,被迫“下场”。原因在于,他们掌握的资源较少,但却肩负着沉重的工作负担。因此,企业必须为所有层级的管理人员提供足够的支持,确保管理人员的工作负担可控,能够洞察员工技能情况和技能差距消除进度。除了这种可见性,企业还需要提供适当的工具来帮助管理人员为员工提供培训建议和指导,进而帮助他们打造掌握强大技能的优秀员工团队。

7. 提高员工参与度

Deloitte 在一份 2023 年报告中将企业文化称作员工学习和发展计划的基石。事实也是如此,一个良好的环境对于成功实施技能提升计划至关重要。要构建可提升员工参与度的学习文化,高管和其他业务领导者首先需要正面宣传学习对于员工职业生涯和企业战略的重要意义,将学习树立为整个组织的一件大事。同样,管理人员可以鼓励员工设定年度学习目标和审视自身的职业发展情况,促使员工加入技能提升计划。

不过,口头上的重视远远不够。所有企业都可以宣称自己重视学习,但具体的行动更有说服力,例如为员工提供个性化学习路径,分配专用时间供员工学习培训课程,利用适当的工具来为员工提供指导,通过高度相关的内容帮助员工学习关键技能,等等。要想提高技能提升计划的参与度,企业需要展示学习对于重点业务的重要意义和学习将如何为员工创造更多价值,需要提供简单易用的学习平台,还需要经常性地改进和优化技能提升计划。

8. 衡量和评估进度

要了解技能提升计划是否真正发挥了作用,唯一的方法是跟踪技能提升目标实现进度指标。其中,一个基准目标是提高培训课程的完成率。对此,一些 HCM 平台支持 HR 使用仪表盘跟踪课程完成率,洞察企业在消除技能差距上的进展,从而更轻松地衡量进度。当业务领导者也获得这种可见性时尤其有用,他们可以衡量技能目标的实现进度。而且,业务领导者可以在部门内分享最新进展,激励团队成员完成关键培训,达成目标。

然而,课程完成率仅仅是一方面。员工掌握新技能后的工作效能是否有所提高?业务变得更好了吗?要解答这些问题,HR 可以跟踪员工绩效和工作效率等关键绩效指标,了解技能提升计划是否按预期改善了业务成果。例如,可能连锁酒店的前台员工在参加冲突管理培训后,提高了应对复杂场景的能力,从而使酒店的客户满意度大大提高了。可能物流经理在掌握更高级的分析技能后能够更早预测和处理运输问题,从而使原本加速上涨的货运成本降低了。

如果某企业期望通过技能提升计划提高空缺岗位的内部候选人质量,那么衡量晋升率和内部流动率指标将可以表明期望是否成真。此外,员工保留率、员工满意度和客户满意度评分可以判断学习机会是否提高了员工的职场愉悦度。定期收集员工对技能提升计划的意见和反馈也很重要,这将能够识别待改善环节,确保技能提升计划同时满足组织和员工的需求。

9. 鼓励持续学习

很多业务领导者认为他们的企业在员工技能提升上投入不足。对于技能提升,提供有价值、密切相关的培训只是第一步,企业还需要通过多种方法鼓励员工持续学习。企业应构建一个供定期讨论技能提升话题的学习环境,鼓励员工就技能提升相互交流以及与管理人员一对一谈话。

此外,企业可以分配专用时间来供员工学习技能,还可以鼓励管理人员帮助员工在工作较少时抽出时间学习。对于必要的培训,企业应确保员工在上班时间有时间来完成培训课程。如果员工感觉到进步压力,认为自己必须在业余时间学习,可能会对企业心生不满。

内部流动是鼓励员工持续学习的另一种方式。通过优先提拔内部员工而不是招聘外部求职者,企业可以极大地激励员工提升技能。此外,企业可以在员工取得可显著促进业务发展的特定认证或达成特定目标时提供奖励或额外休假,激励员工学习所需技能,弥补技能差距。

10. 表彰员工成功和成就

向员工展示企业重视技能提升的一个最简单的办法是表彰技能提升带来的个人和企业成功。管理人员应在员工达成学习目标时通过一对一谈话和团队会议表彰员工,对员工表达认可。在更高层面上,业务领导者可以积极分享达成学习目标对企业的意义和影响,激发员工热情。

例如,如果 IT 部门希望 25% 的团队成员在财年结束时取得 AI 相关认证,部门领导者可以定期向组织汇报最新进展,重点展示学习进度并通过生动的案例介绍团队成员如何运用新知识改善了工作成果。再例如,如果内部员工比外部求职者在技能上更出色,在履行新职责上准备更充分,从而使内部招聘数量逐年上升,企业应予以着重宣传并将之传达到每一员工。这对激励员工参加技能提升计划大有帮助。

利用 Oracle Grow 构建技能提升计划,助力企业成功

很多管理人员不了解组织的现有技能情况,自然无法发现技能差距,也无法跟踪技能差距弥补进度。同时,当缺少 HR 主导的行之有效的企业级技能提升计划时,为了实现业务目标,业务领导者常常不得不独自培养所需技能。对此,使用 Oracle GrowOracle Fusion Cloud HCM 的一部分)可轻松持续盘点现有员工技能,发现可能妨碍企业实现业务目标的技能差距。Oracle Grow 打通了学习平台与员工技能档案,提供个性化指导来促使员工参加契合自身需求的学习与培训计划。例如,利用 Oracle Grow 新的“角色指南”功能,业务领导者可以帮助员工培养赖以实现业务目标的关键技能。角色指南还可以精确向员工提供通往特定岗位的必备技能信息,让员工精准实现职业发展。此外,业务领导者可通过角色指南创新洞悉技能差距弥补进度,进而优化业务战略,增强对未来业务发展的信心。

技能提升计划常见问题解答

为何要提升员工技能?
在有意识地提升员工技能,以弥补技能差距的过程中,企业可以确保员工顺利习得关键能力,实现业务目标。同时,技能提升还能提高员工满意度和保留率,避免至关重要的知识“资产”流失。

什么是技能提升 SWOT 分析?
通过运行 SWOT 分析,HR 团队可以识别技能提升计划的优势、不足、机会以及面临的威胁,进而有针对性地做出改进。

如何有效提升技能?
企业和员工应盘点现有技能,分析在实现短期和长期目标的过程中需要哪些技能,然后有针对性地制定技能提升计划,通过精心设计的行动步骤有效弥补技能差距。

缺少所需技能?Oracle Grow 将助您统一业务目标、员工学习和职业流动性,弥补技能差距。

注:为免疑义,本网页所用以下术语专指以下含义:

  1. 除Oracle隐私政策外,本网站中提及的“Oracle”专指Oracle境外公司而非甲骨文中国。
  2. 相关Cloud或云术语均指代Oracle境外公司提供的云技术或其解决方案。