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什么是薪资软件?

薪资软件是一种用于管理、维护和自动处理薪资支付的本地或云端解决方案。强大、集成、经正确配置的薪资软件可以帮助各种规模的企业满足税务和其他财务法规要求,有效降低成本,进而将人力资源 (HR) 团队从常规任务中解放出来,将更多时间投入到规划、预算和其他旨在推进业务发展的工作中。

薪资软件的工作原理是什么?

薪资软件与其他核心业务系统集成,确保员工以适当的方式(如直接存款、支票或支付卡)准确、及时地收到薪酬。员工通常可以通过薪资软件编辑个人信息、支付首选方式和其他详细信息。

对于雇主,薪资系统必须足够可靠、灵活且易于配置,以便管理和自动处理面向全球不同地区所有类型的员工(包括全日制员工、时薪制员工、临时工和零工等)的支付事务。对于员工,薪资系统应简化任务处理,帮助员工更轻松地管理复杂规则、薪资流和检查清单,符合税务和其他财务法规要求。

企业为何要使用薪资软件?

如今全球数百万企业和组织使用薪资软件来理顺和管理员工薪酬,实现以下目标:

  • 及时性和准确性:为员工支付薪酬通常是一个复杂、耗时的过程,尤其是在发生并购、招聘新员工和法规变化的情况下。借助薪资软件,企业可以确保每次都按时向员工支付正确金额的薪资,提升员工信任和信心。
  • 透明度:对于绝大多数企业,人员成本是所有支出中最高的一项。通过与财务和会计等其他业务线集成,薪资软件可凭借出色的透明度帮助企业控制预算、及时创建报告和制定未来计划。
  • 灵活响应和扩展:薪资软件可以轻松适应业务变化。例如,当在采用不同税制和法规的新地区开设办事处时,薪资软件可以自动整合新的规则,无需企业为每一位员工都输入数据。
  • 腾出更多时间处理高级任务:与手动和过时的解决方案相比,薪资软件每月可节省出大量时间,帮助企业将更多时间投入到其他关键业务计划中。

薪资软件将如何赋能企业发展?

实施高效、合规且可配置的薪资软件解决方案不仅仅具有为员工付薪的战术意义,还可以为企业发展提供重要助力:

  • 提升士气:理想的薪资软件可有效避免以下情况:付薪金额错误;未支付加班费或其他工作报酬;延迟或未按员工的首选方式付薪。
  • 增强安全性:薪资系统可确保相关人员仅访问其角色能够访问的相应信息。特别是,如果企业有许多居家办公人员和零工,可利用薪资软件来避免重复支付,确保每笔支付都准确无误,并自动计算每一位员工的福利和税金。
  • 深化业务洞察:通过与其他核心业务系统集成,薪资系统可为企业提供更深入的洞察,帮助企业制定更准确的预算和预测。例如,企业只需几分钟就可以确定每一个部门的实时人员成本,了解该成本在不同时段产生的收入。
  • 优化报告:自动化的薪资软件能够提供可轻松转化为图表的实时洞察,帮助高管做出明智的关键业务决策。

薪资软件将如何为员工提供帮助?

薪资软件不仅仅对企业有益,对员工也大有帮助。它可以确保员工按照自己的首选方式,在正确的时间获得正确金额的薪资,整个过程快速且便捷。

此外,员工还可以通过用户友好的界面来查看企业付薪的历史记录,并轻松调整个人信息和支付首选方式。即使遇到问题,他们也能快速得到解答,尽可能减少工作干扰。

基于云的薪资软件有哪些优势?

按部署方式,薪资软件包括本地部署和云端部署两种类型。云端薪资系统的一个重要优势是支持用户随时随地通过 PC 或移动设备访问信息。

一款优秀的薪资系统应当能在各个平台上为用户提供简单、一致的体验,例如在手机端通过与 PC 端完全相同的界面和仪表盘为员工展现信息,通过直观的交互减少服务台呼叫需求。

其次,基于云的薪资系统可利用内置人工智能 (AI) 技术来预测需求,减少错误,通过自动化助力企业发展。它可以自动执行新员工入职等常见流程,确保特定岗位上的每一位新员工都能按照一致的检查清单和流程顺利上岗,避免疏忽和遗漏。

再次,随着薪资需求和要求不断变化,持续更新的云解决方案可确保企业符合当地税法及各种法规要求。当新法规获得通过后,薪资系统就会自动整合法规变更,确保合规性,并且全程无需人为干预。

最后,云薪资系统一般在提供预配置选项的同时,也支持企业随着业务需求变更,轻松配置和自定义工作流及检查清单。当出现新的角色、薪酬结构和其他复杂因素时,本地部署解决方案可能很快就会陷入混乱。相比之下,基于云的系统易于扩展。无论一个薪资流程包含多少截止日期、审批、任务负责人和依赖项,它都能一如既往地保持简单。

薪资软件如何提供税务、合规和法规支持?

薪资软件可有效消除与税务、合规性以及其他法规相关的问题。它可以确保企业准确、及时地按地区进行支付和扣税,随着员工的流动以及办事处的开设和关闭自动根据相应规则和法规要求进行调整。在发生并购时,轻松传送员工信息,自动生成一次性经济补偿等复杂事务。

集成式、自动化的薪资系统对于简化税务准备和审计至关重要。一方面,对于将税务准备工作外包出去的企业,集成式薪资软件可提供涵盖内部和外部信息的统一的实时视图,帮助员工、审计人员和薪资管理人员轻松审查和监视任何可能发生的差异。另一方面,自动化薪资软件可提高审计过程中数据的准确性,帮助企业更轻松地满足税务和其他法规要求。

此外,基于云的薪资系统还能提供高度的安全性,这是合规的另一个关键因素。与易于出错(例如未及时从薪资系统中移除已离职员工)的手动流程相比,自动化薪资系统可以有效防止和识别错误。同时,基于规则和基于角色的验证也能控制敏感信息访问,进一步增强安全性。

优秀的薪资软件应当具备哪些特性?

无论是对于企业还是员工,薪资都是一项复杂的任务。因此,薪资软件首先一定要简单易用,让员工和薪资核算人员能够通过各种设备访问简单、一致、安全的界面。

其次,很多薪资管理人员希望不编写代码,不向专业 IT 人员寻求帮助就可以自行配置系统。对此,薪资软件应内置优秀实践和方案建议,从而指导非技术人员通过简单的操作,基于特定业务需求来配置系统。

再次,优秀的薪资软件的另一个特征是具有嵌入式商务智能和报告特性,可简化人才和工作场所管理、预算以及其他战略性流程。由于并购活动越来越复杂,远程员工、零工和一次性项目的数量不断增长,薪资系统应提供出色的可见性和强大的商务智能支持。

最后也最重要的是,薪资系统应当能够可靠保护敏感数据免受来自组织内外的意外/蓄意攻击,确保薪资管理人员和员工基于自身角色,正确访问所需数据。简单来说,基于规则和基于角色的验证对于保护组织和员工安全至关重要。

甄选企业薪资软件解决方案时应考虑的问题

当您准备投资引入薪资系统时,请按照以下标准来评估提供商:

  • 薪资系统是否支持您员工所在的每一个区域?理想的提供商应能直接在您需要的任意位置提供支持,或通过合作伙伴来提供支持。这样,无论是现在还是未来,您都不需要在某些地区手动实施薪资流程。
  • 薪资系统是否能与您的其他核心业务系统集成?请选择能够与您的工时和人工管理、薪酬管理、财务管理、缺勤管理以及其他业务系统原生集成的薪资系统。
  • 薪资系统是否易于配置?您肯定不希望频繁更换薪资解决方案提供商,因此请选择能够灵活扩展以适应不断变化的业务需求,同时用户无需编写代码或寻求 IT 帮助就能轻松配置的薪资系统。
  • 薪资系统提供商是否拥有丰富的同类企业服务经验?理想的提供商应当在您的行业中拥有丰富的经验,尤其是面向与您规模相似的组织。
  • 薪资系统是否真的易于使用?请确保薪资系统可提供直观、预构建的流程,支持员工在几秒钟内更改银行信息、添加受抚养人以及进行其他更改。同时,请评估薪资系统的内建特性,包括针对新员工的指导,确保员工不需要向人力资源部门寻求帮助就能解决问题。

薪资软件的未来发展趋势

未来的薪资系统应更能适应日益多样化的工作角色和支付结构。企业除了全日制员工,还会有越来越多的各种周薪制员工和零工,许多员工还将远程办公。

对此,灵活的薪资系统不仅可帮助企业通过多种方式来付薪,包括按项目、合同期限以及各种薪资期限(每周、每半个月、每月),还将利用人工智能和商务智能来提升薪资自动化水平,理顺薪资工作流。

此外,无论企业规模如何,安全问题将始终是一项挑战。对此,基于规则的验证和基于角色的数据访问在薪资系统中将变得至关重要,尤其是考虑到越来越多的人开始远程办公。