¿Qué es la planificación de ventas y operaciones (S&OP)?

La planificación de ventas y operaciones (S&OP) es un proceso de planificación integrado que alinea la demanda, el suministro y la planificación financiera, y se gestiona como parte de la planificación maestra de una compañía. S&OP está diseñado y ejecutado para apoyar la toma de decisiones ejecutivas relacionadas con la aprobación de un plan material y financiero factible y rentable.

El plan de ventas y operaciones utiliza la demanda agregada global¹ como punto de partida y compara la demanda esperada con la oferta disponible en términos de recursos, como máquinas y mano de obra, y la capacidad material. El nivel de análisis y las compensaciones presentadas permiten al equipo directivo comprender los criterios de decisión y llegar a una decisión consensuada sobre el plan que debe seguir la empresa.

El plan de ventas y operaciones forma parte de la planificación estratégica y táctica. Desde el punto de vista estratégico, el conocimiento de cómo puede cambiar la demanda en determinadas zonas geográficas o para líneas de productos específicas puede influir en decisiones como el aumento (o la reducción) de la capacidad de fabricación, la necesidad de aumentar (o reducir) la plantilla o la determinación de la gestión de proveedores a largo plazo. Más tácticamente, el proceso S&OP crea un plan de producción, aprobado por la dirección ejecutiva, que se utiliza para crear un programa maestro y un plan de requisitos de material (MRP, en inglés).

A lo largo de los años se han creado procesos sinónimos, y a veces ligeramente diferentes, con distintas convenciones de denominación. La planificación empresarial integrada (IBP, en inglés) y la planificación conectada son dos ejemplos. En cada uno de ellos, el papel de las finanzas puede verse como más prominente, sin embargo, las finanzas son siempre un participante, ya que un plan factible y rentable debe ser aprobado por la dirección ejecutiva.

El proceso de S&OP considera horizontes de planificación de 18 a 36 meses, contemplando planes semanales a corto plazo, planes mensuales a medio plazo y, a veces, planes anuales posteriores a un año de la fecha del plan.

Los desafíos de la planificación de ventas y operaciones

El S&OP es, en gran medida, un proceso de colaboración a nivel de toda la empresa que se realiza de forma recurrente con participantes de finanzas, operaciones, marketing, ventas y otros grupos, según sea necesario. Además del desafío de la coordinación y la comunicación en este grupo diverso durante el ciclo de planificación, los principales desafíos de la planificación de ventas y operaciones (S&OP, en inglés) son:

1) Establecer informes precisos y recurrentes sobre la demanda y la oferta clave para apoyar el proceso de toma de decisiones

2) Preparar un análisis previo al trabajo que reconozca los cambios en la demanda o la oferta que requerirán la consideración de la dirección antes de la aprobación del plan

3) Desarrollar una presentación sucinta de los criterios de decisión en términos de impacto de la decisión en los indicadores clave de rendimiento, como el servicio al cliente, los costos de la cadena de suministro y los ingresos

4) Planificación de la presentación de nuevos productos, el fin de la vida útil de los productos existentes o la incorporación de nuevos (o la desinversión de productos y/o líneas de productos vendidos) como resultado de una fusión y adquisición (M&A, en inglés)

5) Transformación de grandes conjuntos de datos procedentes de varios sistemas en información procesable y de apoyo a la toma de decisiones para la elaboración de informes

Tendencias en la planificación de ventas y operaciones

La mayoría de las empresas ejecutan software de planificación de recursos empresariales (ERP, en inglés) y mejoran la planificación de materiales y recursos mediante el uso del software de gestión de la cadena de suministro (SCM, en inglés), que se puede configurar para planificar y gestionar sus desafíos específicos de la cadena de suministro.

Sin embargo, muchos planificadores siguen utilizando hojas de cálculo para la S&OP debido, en parte, al acceso generalizado al software de hojas de cálculo y a su flexibilidad. No obstante, la tecnología de las hojas de cálculo es incapaz de aprovechar las ventajas de la tecnología moderna avanzada, como la inteligencia artificial (IA), y está limitada en cuanto a la cantidad de datos que puede procesar. Las preocupaciones adicionales en torno a las hojas de cálculo como mecanismo seguro para distribuir los datos de la empresa crean más desafíos con este método.

A continuación se exponen otras tendencias actuales que hay que observar en el avance de la planificación de ventas y operaciones:

1) Cómo la tecnología emergente, como la IA y el Internet of Things (IoT) se incorporan a la S&OP

2) La convergencia de los datos de planificación y ejecución para apoyar actualizaciones más frecuentes del plan y mejorar la capacidad de la empresa para reaccionar a las interrupciones de la cadena de suministro y gestionar el riesgo

3) Sistemas de apoyo que permitan un análisis flexible y rápido de los segmentos de los planes de la cadena de suministro; por ejemplo, productos (o familias de productos) en fases similares del ciclo de vida, productos con fuentes de suministro similares, productos con características o perfiles de demanda compartidos

4) Cómo establecer procesos y tecnología para apoyar la colaboración y la visibilidad en varios niveles

S&OP, aprendizaje automático e inteligencia artificial

La tecnología de la IA y el aprendizaje automático se están utilizando con más éxito y frecuencia para apoyar algunas de las decisiones automatizables que se toman en la S&OP. Ejemplos de ello son el uso del aprendizaje automático para predecir la capacidad disponible con el fin de impulsar la planificación de las promociones o para descubrir y recomendar rápidamente que no haya cambios en la planificación de productos muy estables y maduros, reduciendo los ciclos de análisis.

Hay varias aplicaciones SCM en desarrollo que pueden hacer uso de la tecnología de IoT para mejorar los resultados de S&OP. Por ejemplo, el IoT podría utilizarse en el mantenimiento predictivo, proporcionando a los ejecutivos información sobre por qué y cuándo la capacidad se pondrá en marcha y fuera de servicio y cuál es el plan de respaldo para garantizar la continuidad.

Las soluciones de analítica avanzada, implementadas para trabajar de forma conjunta con la ejecución de la cadena de suministro en la logística, la fabricación y la gestión de pedidos, están aumentando la disponibilidad de información que le proporciona a los gestores de la cadena de suministro criterios de decisión relacionados con el rendimiento para planificar. Esto, a su vez, reduce la latencia de la decisión, que históricamente puede haber dependido del siguiente ciclo de planificación de la S&OP para ajustarse.

¿Cuál es el futuro de la planificación de ventas y operaciones?

No hay ninguna regla que diga que la S&OP se debe ejecutar mensualmente. Estas directrices se remontan al menos a 20 años atrás, antes de que se dispusiera de las herramientas modernas de análisis de datos y apoyo a la toma de decisiones. En este entorno, un equipo de personas tardaba cuatro semanas completas en recopilar, fusionar, analizar e informar acerca de los datos necesarios para respaldar las decisiones de S&OP.

Hoy en día, las empresas pueden aprovechar las tecnologías de última generación para realizar predicciones más inteligentes y tomar mejores decisiones en los procesos de la cadena de suministro.

Los avances en la tecnología nos informan que los planificadores de S&OP deben analizar detenidamente cómo funciona el proceso en su empresa. Descubre respuestas a preguntas como cómo y cuándo debo asociarme con el departamento de TI ¿Debemos buscar expertos externos para las mejores prácticas y el diseño del proceso? ¿Cuáles son las empresas líderes en S&OP en nuestro sector? ¿Cuál es el argumento comercial para apoyar esta inversión?