Che cos'è un modulo finance ERP? Caratteristiche e vantaggi

Il modulo finance è stato un componente fondamentale dell'Enterprise Resource Planning (ERP) fin dalle prime iterazioni della piattaforma software. Sebbene i sistemi ERP di oggi includano altre funzionalità e moduli come parte del pacchetto standard, il ruolo fondamentale dell'ERP rimane lo stesso: aiutare le organizzazioni a gestire la produzione e la consegna di beni e servizi e, forse la cosa più importante, il denaro ricevuto e speso nel processo. Il modulo finance è fondamentale per questi sforzi. Altri componenti principali dell'ERP includono funzionalità di supply chain management, manufacturing, human capital management ed enterprise performance management.

Che cos'è un modulo finance ERP?

Un modulo ERP finance è un componente fondamentale di un sistema ERP che gestisce e automatizza le funzioni e le performance finanziarie di un'azienda. Funge da hub finanziario, dove convergono vari flussi di dati finanziari, ed è progettato per organizzare e automatizzare le attività relative alla gestione contabile e finanziaria, tra cui contabilità fornitori e contabilità clienti, spese, fatture, riconoscimento dei ricavi e gestione del ciclo di vita degli asset. Fornisce inoltre insight finanziari attraverso report e rendiconti finanziari standard e facilita la compliance normativa. I moduli ERP per il finance supportano anche analisi più strategiche delle performance di un'organizzazione rispetto ai Key Performance Indicator (KPI), ai trend più generali che influenzano il business e ai fattori di base della redditività. Praticamente ogni grado del dipartimento finance utilizza ogni giorno il sistema finance ERP, dai dirigenti finanziari più senior come CFO e controller fino agli analisti di budget junior e ai revisori finanziari.

Concetti chiave

• Lo scopo principale del modulo ERP finance è monitorare, valutare e creare report sulle performance finanziarie di un'organizzazione. È anche fondamentale per la pianificazione finanziaria e le previsioni di un'organizzazione.
• Il modulo finance è il modulo ERP più utilizzato e si trova alla base di qualsiasi piattaforma ERP poiché monitora ricavi e flusso di cassa.
• I principali vantaggi di un modulo ERP finance includono una maggiore trasparenza finanziaria, un processo decisionale più informato, una maggiore produttività e un rischio ridotto di problemi finanziari come la carenza di liquidità.
• I moduli ERP finance continuano ad aggiungere sempre più funzionalità di intelligenza artificiale per supportare il processo decisionale finanziario, come gli analytics predittivi per utilizzare la liquidità in modo più efficiente e ridurre al minimo i rischi di carenza.
• I moduli finance possono garantire l'integrità dei dati finanziari, facilitare la conformità agli standard e alle normative contabili e fornire visibilità in tempo reale sullo stato finanziario di un'azienda.

Definizione del modulo ERP finance

Ampiamente utilizzati dai team di finance, contabilità, audit interno e persino gestione degli asset delle organizzazioni, i moduli ERP finance supportano la gestione finanziaria acquisendo le transazioni e i dati finanziari di un'organizzazione. Ciò offre ai team finance le informazioni di cui hanno bisogno per analizzare, prendere decisioni e automatizzare i processi relativi al movimento del denaro all'interno e all'esterno di un'azienda. Un altro scopo principale è quello di fornire report sulle performance finanziarie di un'organizzazione, inclusi requisiti normativi come la documentazione della Securities and Exchange Commission statunitense per le società pubbliche.

Immagina di essere un produttore globale di piccoli elettrodomestici e che i tuoi forni a microonde richiedano trasformatori ad alta tensione. Tenendo presente che vendi elettrodomestici in più paesi con valute e regole contabili diverse, quanti ricavi guadagni per ogni elettrodomestico venduto? Quando e quanto paghi i tuoi fornitori di trasformatori ad alta tensione? Qual è il valore attuale di ciascuna delle quattro fabbriche in cui realizzi i tuoi elettrodomestici? Quanto sono redditizi i tuoi forni a microonde rispetto ai tostapane o alle friggitrici?

Quando prendi in considerazione più aree geografiche, linee di prodotti, strutture di produzione e reti di fornitori, rispondere a queste domande può essere straordinariamente difficile senza un modulo ERP finance che monitora questi vasti e complessi dati finanziari. Rispondere a questi tipi di domande può essere anche un processo lungo e soggetto a errori, soprattutto se i dati finanziari della tua organizzazione sono distribuiti su più sistemi finanziari. Un modulo ERP finance può riunire automaticamente questi sistemi e queste fonti di dati eterogenei, semplificando la gestione di tutti gli aspetti dei tuoi dati finanziari, inclusi i report, gli standard di contabilità e la pianificazione finanziaria.

I moduli ERP finance possono anche aiutare ad automatizzare molte attività finanziarie di routine, come la contabilità per le imposte interaziendali, il monitoraggio dei prezzi di trasferimento, l'elaborazione e la corrispondenza delle fatture.

Inoltre, i moduli possono fornire funzionalità avanzate come l'intelligenza artificiale e le previsioni predittive per ottimizzare il flusso di cassa, in modo da poter utilizzare il denaro nel modo più efficiente possibile, limitando al contempo il rischio di una carenza. I moduli finance possono utilizzare il riconoscimento dei documenti e il riconoscimento ottico dei caratteri per automatizzare l'inserimento delle fatture e aumentare la precisione. Possono incorporare il machine learning nel processo di inserimento delle fatture per migliorare progressivamente la lettura delle fatture, imparando dove vengono visualizzati diversi elementi di una fattura da un determinato fornitore o cliente. Sebbene i moduli ERP finance siano in circolazione da molto tempo, innovazioni come l'intelligenza artificiale, il machine learning, gli analytics predittivi e il riconoscimento dei caratteri hanno notevolmente cambiato il valore e l'impatto di questi moduli. Inoltre, poiché i moduli finance sono spesso offerti come servizi cloud, possono essere aggiornati di frequente per aggiungere nuove funzionalità man mano che vengono sviluppati, il che suggerisce che il rapido ritmo di innovazione di oggi è destinato a continuare.

Funzioni del modulo ERP finance

Un modulo ERP finance tocca molte parti diverse delle responsabilità del dipartimento finanziario. Per avere un'idea migliore di ciò che gestisce un modulo finance, vediamo alcune delle sue funzionalità chiave più nel dettaglio.

Vantaggi principali del modulo ERP finance

Come accennato in precedenza, il finance è uno dei moduli principali di qualsiasi sistema ERP, e aiuta i CFO ad aumentare l'accuratezza delle previsioni, ridurre i cicli di reporting, semplificare il processo decisionale e gestire meglio rischi e compliance. Di seguito sono riportati alcuni dei principali vantaggi per organizzazioni e leader.

• Maggiore trasparenza finanziaria: le organizzazioni ottengono visibilità sulle transazioni finanziarie consolidate e a livello aziendale con numeri aggiornati regolarmente, quasi in tempo reale. Le funzionalità di analytics e reporting aiutano i leader finanziari e non finanziari anche a farsi velocemente un'idea della salute finanziaria dell'organizzazione.
• Processo decisionale più informato: questa trasparenza impatta anche il processo decisionale, in quanto informazioni accurate e in tempo reale e analytics avanzati aiutano i leader a comprendere meglio l'impatto delle loro scelte e ciò che è nel migliore interesse dell'azienda. Con questi dati, le organizzazioni possono anche prevedere costi e ricavi per produrre budget e piani più accurati.
• Maggiore produttività: la possibilità di automatizzare processi manuali che possono essere lenti e soggetti a errori, come la fatturazione, accelera l'intera funzione finance, consentendo alle aziende di effettuare la chiusura finanziaria più velocemente e di finalizzare i report finanziari cruciali prima. Ciò permette ai team finance di dedicare più tempo all'analisi, alla modellazione degli scenari e ad altri lavori di alto valore.
• Rischio ridotto: automatizzando gran parte del lavoro che riguarda i controlli interni, la compliance e la governance, le organizzazioni possono ridurre i rischi e i costi associati alla non conformità.

Processi gestiti dai moduli finance ERP

Molte delle caratteristiche sopra menzionate svolgono un ruolo centrale nei processi finanziari comuni. Le funzionalità della contabilità clienti, ad esempio, sono una parte centrale del processo order-to-cash. Dal momento che i principali sistemi ERP continuano a innovarsi ed evolversi, le organizzazioni possono utilizzarli per gestire e in molti casi automatizzare processi più sofisticati. Questi processi sono spesso interconnessi e richiedono l'integrazione con altri sistemi di base. Il seguente elenco descrive 13 processi che possono e devono essere gestiti tramite il tuo modulo ERP finance:

• Dall'acquisizione degli asset fino al loro ritiro. Questo include la gestione dell'intero ciclo di vita degli asset, che comprende l'acquisizione, il riconoscimento e la registrazione, l'assegnazione di ammortamenti, l'eliminazione contabile e la dismissione e gli insight sulla gestione degli asset. Fra i KPI più diffusi per misurare questo processo ci sono il rapporto di turnover degli asset fissi e la percentuale di perdita degli asset fissi.
• Dal budget all'approvazione. Questo riguarda la definizione della strategia di budget e l'allocazione degli obiettivi di budget, la creazione e la convalida di ipotesi, la promozione del consenso, il monitoraggio e il consolidamento e la garanzia dell'approvazione del budget. I KPI che aiuteranno a misurare questo processo includono il tempo necessario per produrre, approvare e consolidare il budget, insieme alla percentuale di varianza del budget.
• Dalla nota spese al rimborso. Questo processo si estende alla definizione dei criteri di spesa, all'elaborazione delle note spese, al recupero delle transazioni dai feed delle carte di credito, alla gestione degli anticipi di cassa e all'esecuzione di analisi e audit. Le spese effettive rispetto al budget, il rapporto spese/vendite e la durata del ciclo di pagamento ti aiuteranno a monitorare le prestazioni.
• Dalle fatture al pagamento dei fornitori. Il processo di pagamento dei fornitori include la gestione di anticipi e sconti, la liquidazione delle passività, la gestione della schedulazione della chiusura dei debiti e la gestione di audit, contestazioni e approvazioni. I KPI più diffusi per questo processo sono il numero di pagamenti elaborati, il tempo medio di pagamento (DPO, days playable outstanding) e la percentuale di sconto ottenuto.
• Dalla fattura del cliente alla ricevuta. Per ricevere il pagamento per i prodotti o i servizi, è necessario creare transazioni, inviare fatture, gestire eventuali problemi di fatturazione, elaborare i pagamenti, inserire adeguamenti, contabilizzare le attività della contabilità clienti e pianificarne la chiusura. Metriche quali l'età media delle fatture, il tempo medio di incasso (DSO, days sales outstanding) e la percentuale di fatture contestate possono aiutare a misurare le prestazioni.
• Dal saldo cliente all'incasso. L'intero processo di incasso include la generazione e l'invio dei rendiconti dei clienti, la gestione delle attività di incasso (transazioni, corrispondenza, controversie, ecc.), la gestione del regolamento, l'ottimizzazione dell'efficienza di riscossione e il monitoraggio dei crediti insoluti. Nel caso di questo processo, i KPI includono il numero di conti insolventi, il tempo di liquidazione e il tempo di gestione delle riscossioni.
• Dalle transazioni in banca alla posizione finanziaria. La riconciliazione delle attività bancarie, quali esborsi, ciclo paghe, riscossioni, investimenti e prestiti, implica la revisione e la convalida delle transazioni, l'avvio di attività interbancarie e la gestione delle posizioni di fine periodo. I KPI più diffusi per questo processo sono il tempo necessario per la riconciliazione e il numero totale di riconciliazioni.
• Dalla chiusura giornaliera alle previsioni finanziarie. L'attività finanziaria giornaliera fornisce i dati che diventano la base per la previsione. Ciò include la pubblicazione dell'attività del sezionale, l'identificazione di anomalie, la conversione agli standard aziendali, la revisione dell'attività giornaliera e la definizione di previsioni finanziarie. I KPI per misurare le prestazioni includono il tempo necessario per la riconciliazione e il numero totale di riconciliazioni.
• Dalla chiusura del periodo ai report finanziari. La fine di un periodo finanziario richiede la chiusura dei sezionali, la creazione di libri contabili proforma, la riconciliazione dei conti, la chiusura dei libri contabili, il consolidamento dei risultati delle società controllate nel piano dei conti aziendale, la revisione e la conferma della gestione finanziaria e dei conti, la pubblicazione e la condivisione sicura dei rendiconti finanziari e l'aggiornamento delle previsioni. Per misurare l'efficacia, fra i KPI più comuni ci sono il tempo necessario per la chiusura finanziaria e il tempo necessario per pubblicare i report.
• Dal report ai forecast. Il processo di trasformazione dei dati dai report alla base delle previsioni richiede la revisione delle prestazioni del periodo corrente, l'aggiornamento delle previsioni con i dati più recenti, il rinnovo delle previsioni per incorporare i dati effettivi, la valutazione della varianza e l'analisi dei trend, l'aggiornamento, il monitoraggio e il consolidamento delle previsioni e l'aggiornamento dei piani finanziari. Fra i KPI più usati per questo processo ci sono la varianza percentuale, il tempo di analisi della varianza e il tempo di aggiornamento della previsione.
• Dalla chiusura del periodo all'accantonamento fiscale. Questo processo verifica che alla chiusura del periodo le disposizioni fiscali siano corrette nelle varie giurisdizioni fiscali. Ciò include il monitoraggio dello stato di chiusura a livello aziendale, il calcolo degli accantonamenti fiscali, la revisione e l'approvazione degli accantonamenti fiscali, la contabilizzazione delle scritture contabili fiscali e la creazione e l'integrazione di note a piè di pagina fiscali per la generazione di report finanziari. Per vedere come stai performando in quest'area, utilizza KPI come numero e importo delle rettifiche return-to-provision e ore per persona totali per la preparazione delle imposte.
• Dall'accantonamento fiscale alle dichiarazioni obbligatorie. L'archiviazione tempestiva e accurata dei documenti fiscali legali in più aree prevede il calcolo delle disposizioni fiscali alla chiusura del periodo, la manipolazione dei dati supplementari, la gestione dei prezzi di trasferimento, la preparazione dei dati di reporting, la creazione di documenti di reso conformi alle normative e il completamento delle dichiarazioni obbligatorie. Fra i KPI ampiamente utilizzati per questo processo ci sono l'aliquota fiscale effettiva (ETR, effective tax rate) e la percentuale di dichiarazione puntuale delle imposte.
• Dal contratto cliente ai ricavi. Riconoscere i ricavi derivanti dai contratti dei clienti che di solito vengono eseguiti nel corso del tempo richiede la raccolta dei dati delle transazioni dei clienti, l'identificazione dei contratti contabili con i clienti, l'identificazione degli obblighi di prestazione, la definizione dei prezzi delle transazioni, l'allocazione dei prezzi delle transazioni, il riconoscimento dei ricavi e la gestione di revisioni e variazioni. I KPI, ad esempio il tempo dall'evento di evasione al riconoscimento ricavi e il numero di inserimenti contabili ricavi per periodo di reporting, sono utili per valutare le performance.

Esempio di modulo ERP finance

Le aziende che cercano un modulo finanziario ERP hanno numerosi sistemi tra cui scegliere. Dal momento che scegliere il giusto sistema finanziario è una grande decisione, i leader del finance e di altri dipartimenti rilevanti dovrebbero valutare attentamente ogni offerta per capire come soddisfarebbero le loro esigenze.

Diamo un'occhiata più da vicino a due opzioni.

• Oracle Fusion Cloud Financials. Questo modulo ERP finance centralizza i dati e i processi del team finanziario con il supporto per debiti, crediti, cespiti, spese, reporting, previsioni e altro ancora. Insieme, queste funzionalità aiutano le aziende a ottenere l'accesso in tempo reale ai dati finanziari in tempo reale, a risolvere in modo proattivo i problemi utilizzando l'elaborazione automatizzata, a migliorare il processo decisionale con dati e previsioni più accurati, a controllare i costi e ad aumentare la visibilità sulle spese, ad accelerare i flussi di cassa in entrata e a gestire le posizioni di cassa. Questo modulo offre funzionalità AI integrate, come il miglioramento continuo della gestione delle eccezioni con machine learning e analytics basati sull'intelligenza artificiale. Oracle Fusion Cloud Financials aiuta inoltre le aziende globali a soddisfare vari standard e leggi contabili, a effettuare transazioni in più valute e lingue, a gestire contratti complessi e piani di fatturazione e ad automatizzare, tra le altre funzionalità, la gestione di asset e leasing. Oracle Fusion Cloud Financials fa parte di Oracle Fusion Cloud ERP, che viene regolarmente classificato dagli analisti tra i migliori sistemi finanziari per le grandi aziende.
• Oracle NetSuite. NetSuite offre un sistema ERP basato su cloud utilizzato da oltre 35.000 aziende. Financials sta alla base dell'ERP NetSuite, in quanto aiuta a gestire processi finanziari come contabilità clienti, contabilità fornitori, contabilità generale, reporting, consolidamento finanziario, rischi e compliance. La suite ERP offre moduli finance complementari per soddisfare esigenze aggiuntive, tra cui il riconoscimento dei ricavi, l'automazione della contabilità fornitori, la pianificazione e il budgeting. NetSuite Global Business Management si basa sulle funzionalità di NetSuite ERP con il supporto per le aziende globali con più società controllate o business unit che operano in numerose valute. NetSuite è uno dei sistemi leader per le piccole e medie imprese che desiderano gettare le basi per una crescita futura.

Tutti i tuoi dati finanziari in un unico luogo con Oracle

Le organizzazioni di tutti i settori alla ricerca di un modulo ERP finance devono cercare un sistema cloud con funzionalità avanzate e supportate dall'intelligenza artificiale per soddisfare le diverse esigenze dei loro dipartimenti finanziari. Oracle Fusion Cloud Financials ha proprio questa caratteristiche, in quanto piattaforma finanziaria cloud in grado di automatizzare molti processi di gestione finanziaria di base che offre alle aziende una visione chiara del loro stato finanziario generale. Il modulo fa parte di Oracle Fusion Cloud ERP e unifica i dati finanziari con altre informazioni mission-critical provenienti da tutta la supply chain, dai progetti, dai clienti, dai dipendenti e altro ancora.

Oracle Fusion Cloud Financials aiuta ad aumentare la produttività dei dipartimenti finanziari e fornisce gli insight lungimiranti di cui hanno bisogno per prendere decisioni aziendali più informate. Questo modulo finance ERP è una soluzione completa pronta a soddisfare le esigenze delle aziende globali, tra cui la contabilità di base e le funzionalità basate sull'AI che favoriscono un'ulteriore automazione in diversi settori. Con questa soluzione cloud, i clienti traggono vantaggio anche da aggiornamenti frequenti che offrono innovazione continua, sfruttando tecnologie come il machine learning, l'automazione intelligente e gli analytics per aiutarli a ottenere di più, più velocemente e con meno risorse.

I sistemi ERP si sono evoluti in modo significativo nel corso degli anni, poiché i fornitori continuano a sfruttare gli ultimi progressi tecnologici ed espandere ciò che questa tecnologia può fare. Sebbene sia cambiato molto, tuttavia, c'è stata una costante: per rimanere competitive, le organizzazioni hanno bisogno di un modulo ERP in grado di monitorare e gestire tutte le loro transazioni finanziarie e di creare report sulle loro performance. Pertanto, il modulo ERP finance rimane il componente principale di qualsiasi soluzione ERP moderna.

Domande frequenti sui moduli ERP finance

Come viene utilizzato l'ERP nel finance?
Il finance è uno dei principali beneficiari e utilizzatori di un sistema ERP. Un sistema ERP può monitorare, gestire, consolidare e creare report su tutte le transazioni finanziarie di un'organizzazione e automatizzare molti processi fondamentali. È la base per gran parte del lavoro contabile di un'azienda e dei suoi controlli finanziari.

L'ERP è un sistema transazionale?
Sì, una piattaforma ERP è uno dei principali sistemi transazionali per le aziende, e registra le transazioni finanziarie dell'organizzazione e altri dati chiave in tutta la supply chain, i dipendenti, i clienti, i progetti e altro ancora. In parole povere, funge da sistema di registro per l'intera azienda.

Qual è il modulo ERP più comune?
Il modulo finance è il modulo ERP più comune e ampiamente utilizzato perché ogni azienda deve monitorare da vicino la propria posizione finanziaria e le proprie prospettive. Molte aziende iniziano il loro percorso ERP con la gestione finanziaria prima di aggiungere moduli complementari che aiutano con altri aspetti del business.