Automazione del finance nel dettaglio

I progressi nei software che automatizzano le attività di gestione finanziaria stanno ridefinendo il ruolo che i team finance svolgono all'interno delle aziende. Con la tecnologia di automazione del finance a gestire attività precedentemente manuali, come l'inserimento dei dati, l'abbinamento delle fatture e la riconciliazione, i team finance hanno la larghezza di banda necessaria per concentrarsi su attività strategiche e a valore aggiunto.

Grazie a questi strumenti di automazione, i team finance hanno più tempo da dedicare all'analisi di aree come ciò che ha favorito i ricavi e i profitti del trimestre precedente e a prevedere come andrà il trimestre successivo, poiché ci vogliono meno tempo e sforzi per effettuare la chiusura e generare report sui risultati. E l'intelligenza artificiale ha il potenziale per automatizzare molte più attività e processi finanziari. I CFO stanno reinventando il modo in cui opera il dipartimento finance, e l'automazione del finance è un passo fondamentale nella creazione di una funzione più autonoma in grado di fornire risultati più accurati più velocemente e maggiore visibilità e comprensione dei risultati, riducendo al contempo i costi.

Cos'è l'automazione del finance?

Con automazione del finance si intende l'uso della tecnologia per completare processi che storicamente sono stati eseguiti manualmente. Consente di automatizzare aree con attività ripetitive e laboriose, come contabilità fornitori, contabilità clienti e amministrazione del ciclo paghe, senza alcun bisogno di intervento umano, o con ben poco. Le aziende adottano l'automazione finanziaria perché aiuta a ridurre i costi di manodopera e può ridurre gli errori dovuti all'inserimento manuale dei dati e ai calcoli. Inoltre, può accelerare i processi, come la chiusura finanziaria, automatizzando passaggi come la riconciliazione dei conti. Utilizzare l'automazione del finance per fornire in anticipo dati accurati ai leader aziendali può aiutarli a prendere decisioni migliori su budget, investimenti, assunzioni, gestione della liquidità e altro ancora.

Concetti chiave:

• Con automazione del finance si intende l'uso della tecnologia per assumere il controllo di attività precedentemente manuali e laboriose nel dipartimento finance.
• Fra le tecnologie che facilitano l'automazione del finance ci sono il software ERP, la robotic process automation, l'intelligenza artificiale, il machine learning e il cloud computing.
• Le aree principali in cui aggiungere automazione sono contabilità fornitori, contabilità clienti, ciclo paghe e gestione delle spese.
• Fra i vantaggi dell'automazione finance ci sono la riduzione degli errori, il risparmio di tempo e costi, una maggiore efficienza e la riduzione delle frodi.
• I progressi dell'intelligenza artificiale stanno migliorando a loro volta le funzionalità dell'automazione finanziaria.

Definizione di automazione del finance

L'automazione del finance utilizza tecnologie avanzate, come il software ERP, la robotic process automation (RPA), l'intelligenza artificiale (AI) e il machine learning (ML), per automatizzare processi manuali e laboriosi all'interno del dipartimento finance. Per automatizzare questi processi finanziari bisogna configurare una serie di task in quello che viene definito un flusso di lavoro, che specifica i passi predefiniti necessari per eseguire un'attività, ad esempio pagare una fattura o controllare che vendite e livelli di inventario corrispondano. Il software di automazione del finance attiva ogni fase del flusso di lavoro ed esegue l'intero processo in modo che possa essere gestito con un intervento umano limitato o pari a zero.

La funzione finance è un'area privilegiata per l'automazione perché ha molti processi ripetitivi e ad alto volume, come l'inserimento dei dati, la riconciliazione, la fatturazione e le approvazioni. Un esempio di riconciliazione automatica potrebbe essere il software di un'azienda che confronta continuamente le vendite dei prodotti con i livelli di inventario per individuare eventuali squilibri, cosa che potrebbe suggerire un furto se i livelli di inventario sono inferiori a quelli indicati dalle vendite. La tecnologia di automazione del finance è in grado di gestire queste attività manuali più rapidamente e con meno errori, consentendo al team finance di concentrarsi sulla creazione di valore e sul guidare la strategia dell'organizzazione. Nel nostro esempio di riconciliazione tra vendite e magazzino, i team finance potrebbero collaborare con le operations per eliminare la causa di qualunque squilibrio.

Quali processi finanziari dovrebbero essere automatizzati?

Quando pensi a quali processi finanziari automatizzare, prendi in considerazione due grandi fattori: quali vantaggi deriverebbero dalla loro automazione e quanto del processo può essere automatizzato. Pensa a processi in cui esiste la tecnologia per eseguire un intero processo o un elemento all'interno di un processo, con poco o alcuno coinvolgimento umano. Tale livello di automazione darà i suoi frutti in alcuni importanti aspetti: costi inferiori, output più rapidi e, potenzialmente, maggiore precisione. Tenendo in considerazione questo criteri, ecco sei flussi di lavoro del finance pronti per l'automazione con esempi di come gli elementi di tali flussi di lavoro possono essere automatizzati.

Contabilità fornitori (AP)

1. Acquisizione delle fatture: utilizzando la tecnologia di optical character recognition (OCR), le fatture cartacee possono essere scansionate, lette e convertite automaticamente in dati digitali, eliminando il bisogno di inserire manualmente i dati delle fatture.
   
   
2. Abbinamento e verifica: dopo aver acquisito i dati delle fatture, la tecnologia di automazione finanziaria confronta e abbina automaticamente le fatture con gli ordini di acquisto e le ricevute di consegna corrispondenti.
   
   
3. Flusso di lavoro dell'approvazione: seguendo regole predefinite impostate dall'organizzazione, le fatture vengono instradate al personale o al dipartimento interessato per l'approvazione. È inoltre possibile impostare avvisi e promemoria automatici per accelerare il processo di approvazione.
   
   
4. Esecuzione del pagamento: una volta approvata una fattura, il pagamento viene effettuato al fornitore automaticamente o con un intervento umano minimo.
   
   
5. Riconciliazione e generazione di report: dopo il pagamento, viene eseguito un processo di riconciliazione automatizzato per abbinare le transazioni di pagamento ai rendiconti bancari e verificare l'allineamento di importi e beneficiari. La tecnologia di automazione finanziaria in AP può anche generare report dettagliati su metriche come modelli di spesa, performance dei fornitori e potenziali opportunità di risparmio sui costi.
   
   
6. Ottimizzazione del flusso di cassa: utilizzando analytics predittivi e ML, le aziende possono compilare automaticamente i dati provenienti da tutte le fonti rilevanti per prevedere continuamente i flussi di cassa futuri. L'intelligenza artificiale può quindi suggerire piani di pagamento ottimali basati su questi risultati per assicurarsi che le fatture vengano pagate in tempo pur mantenendo riserve di denaro adeguate.
   
   

Contabilità clienti

1. Coinvolgimento dei clienti: con l'automazione del finance, è possibile inviare automaticamente ai clienti comunicazioni personalizzate per ricordare loro pagamenti imminenti o scaduti.
   
   
2. Fatturazione: le fatture vengono generate automaticamente e consegnate ai clienti in formato digitale. Se si applica l'IVA o l'imposta sulle vendite, un sistema automatizzato identificherà l'aliquota fiscale applicabile per ogni transazione per garantire che venga riscosso il corretto importo dell'imposta.
   
   
3. Elaborazione dei pagamenti digitali: con un processo di pagamento digitale, i clienti hanno accesso a una vasta gamma di opzioni di pagamento e possono stabilire pagamenti ricorrenti automatici. Una volta che l'azienda riceve i pagamenti, un sistema automatizzato invia avvisi di ricevuta di pagamento ai clienti.
   
   
4. Analisi AR: l'intelligenza artificiale nel software di automazione del finance può aiutare le aziende a utilizzare gli storici dei pagamenti dei clienti per personalizzare i programmi di sconto in base ai pagamenti per ogni fornitore, in un processo noto come sconto dinamico.
   
   

Ciclo paghe

1. Trasferimento dei dati: con i sistemi connessi in atto, i dati possono essere trasferiti automaticamente a e da HR, fogli ore e sistemi di contabilità.
   
   
2. Calcolo delle imposte: i calcoli e i depositi per le imposte federali, statali e locali più tutte le dichiarazioni trimestrali e annuali dei moduli fiscali federali, statali e locali vengono calcolati automaticamente.
   
   
3. Detrazione dei benefit: i benefit dei dipendenti, ad esempio l'assicurazione sanitaria e i piani pensionistici, vengono calcolati e detratti.
   
   
4. Calcolo del salario: vengono calcolati automaticamente i salari, incluse le situazioni quali i salari orari variabili, i bonus, gli straordinari, le ferie, le ferie retribuite e la retribuzione retroattiva.
   
   
5. Pianificazione ed emissione dei pagamenti: l'automazione del finance gestisce l'emissione dei pagamenti dei dipendenti tramite depositi diretti elettronici degli assegni.
   
   
6. Registrazione del libro giornale: le registrazioni del libro giornale per il ciclo paghe sono automatiche al fine di mantenere i conti aggiornati e in pari.
   
   

Gestione delle spese

1. Acquisizione degli incassi: l'automazione del finance elimina la necessità di inserire manualmente i dati utilizzando l'OCR per estrarre automaticamente i dati degli incassi rilevanti, ad esempio nome del fornitore, importo, data e categoria.
   
   
2. Creazione e categorizzazione delle note spese: utilizzando i dati delle ricevute, le note spese vengono generate e classificate automaticamente in base a regole predefinite.
   
   
3. Controlli di compliance delle policy: i controlli di compliance delle policy sono automatizzati con la tecnologia che confronta le spese inviate con le linee guida e le policy di spesa aziendali. Le spese non conformi vengono contrassegnate automaticamente per un'ulteriore revisione.
   
   
4. Flussi di lavoro di approvazione: la tecnologia di automazione instrada le note spese agli approvatori designati in base a regole predefinite, ad esempio l'importo delle spese o la gerarchia dei dipendenti, e invia una notifica agli approvatori quando è necessaria un'azione.
   
   
5. Elaborazione dei rimborsi: il processo di rimborso è automatizzato con strumenti che calcolano le spese approvate e gli importi rimborsabili in base alle policy aziendali. Il sistema genera report sui rimborsi e avvia i pagamenti ai dipendenti.
   
   
6. Gestione delle eccezioni: man mano che le funzionalità di machine learning si evolvono, i sistemi di gestione delle spese possono essere in grado di giudicare quali spese richiedono una revisione umana e quali possono essere approvate automaticamente. I manager così dovrebbero approvare unicamente le eccezioni contrassegnate.
   
   

Pianificazione finanziaria

1. Raccolta e integrazione dei dati: la tecnologia di automazione del finance estrae informazioni rilevanti da varie origini dati in tutta l'azienda. Può quindi pulire ed elaborare i dati identificando errori, incoerenze o valori mancanti e notificando il personale finanziario circa le aree che richiedono attenzione.
   
   
2. Analisi dei dati: la tecnologia di machine learning può analizzare i dati per scoprire correlazioni, valori anomali o eccezioni, migliorando l'accuratezza della pianificazione e riducendo notevolmente il tempo dedicato ai processi di pianificazione e all'analisi dei dati.
   
   
3. Generazione di report e dashboard: i report finanziari, ad esempio conti economici, stati patrimoniali e rendiconti dei flussi di cassa, vengono creati automaticamente. Può anche generare dashboard dinamiche e visualizzazioni che forniscono insight in tempo reale sulle metriche finanziarie chiave per gli stakeholder.
   
   
4. Budgeting e previsione: i tediosi processi di budgeting a livello aziendale e dipartimentale sono automatizzati. I modelli di budget possono essere popolati e aggiornati in modo dinamico dal libro giornale dell'azienda. Le tecnologie avanzate di automazione del finance consentono alle aziende di aggiornare le previsioni in tempo reale man mano che i driver chiave cambiano, di condurre analisi automatizzate della varianza, di incorporare rapidamente flussi in corso di dati finanziari, operativi e di terze parti e di utilizzare le funzionalità di pianificazione predittiva per valutare l'impatto di potenziali risultati futuri.
   
   
5. Pianificazione degli scenari: vengono creati rapidamente scenari e modelli "what-if" approfonditi per valutare l'impatto di ogni decisione e vengono aggiornati automaticamente in base ai driver in evoluzione.
   
   

Acquisti e procurement

1. Sourcing: i team possono procurarsi fornitori attraverso un processo strutturato e automatizzato con una piattaforma centralizzata per comunicare, confrontare le offerte, archiviare i documenti relativi al sourcing e valutare le negoziazioni rispetto agli obiettivi di risparmio.
   
   
2. Contratti di procurement: l'automazione del finance velocizza la creazione di richieste di preventivo utilizzando la creazione guidata supportata dall'intelligenza artificiale e modelli e clausole legali preapprovate. I flussi integrati di collaborazione e approvazione velocizzano il completamento dei contratti. Può anche fornire automaticamente avvisi anticipati sui contratti in scadenza.
   
   
3. Acquisti: la creazione degli ordini di acquisto e i flussi di lavoro per l'instradamento degli OA agli approvatori sono automatizzati. Le regole di approvazione vengono configurate per garantire la compliance delle spese e vengono identificate automaticamente eventuali eccezioni o anomalie.
   
   
4. Analytics del procurement: l'AI automatizza la classificazione delle spese e offre anche insight utili per aiutare le aziende ad aumentare il valore aziendale. Ad esempio, l'intelligenza artificiale può individuare i modelli di spesa per aiutare i team di procurement a razionalizzare la base di fornitura di un'azienda e negoziare prezzi migliori, identificare i cambiamenti nelle esigenze di fornitura e acquisto per trovare i fornitori migliori per l'azienda e ottenere insight sulle performance dei fornitori rispetto agli obblighi contrattuali, come prezzo, servizio e performance di consegna.
   
   
5. Gestione delle fatture: le attività relative alla ricezione degli articoli ordinati, all'elaborazione delle fatture e alla rimessa dei pagamenti vengono automatizzate. Dopo aver inserito un ordine di acquisto, una ricevuta e una fattura nel sistema, l'automazione finanziaria può anche eseguire un abbinamento trilaterale per correlare i dati su questi documenti.
   
   
6. Gestione dei fornitori: le richieste di modifica dei fornitori vengono tracciate, instradate e approvate automaticamente per facilitare la gestione dei controlli.
   
   

Quali tecnologie vengono utilizzate nell'automazione del finance?

L'automazione del finance dipende dal software, incluse le applicazioni ERP che gestiscono i dati finanziari di base delle aziende e li aiutano ad automatizzare i processi manuali in aree come fatturazione, procurement, riconciliazione dei conti e reporting finanziario. Prendendo in considerazione un livello più base, ecco alcune delle tecnologie utilizzate nell'automazione del finance.

• Robotic process automation (RPA): l'RPA è una forma di automazione dei processi aziendali che utilizza i bot software per automatizzare attività aziendali ripetitive e ad alto volume. L'RPA è process-driven, il che significa che segue regole e processi definiti da un utente finale per imitare le azioni umane. Esempi di ciò che RPA può fare includono l'estrazione e l'elaborazione di dati strutturati da documenti, il copia e incolla di dati, l'apertura di e-mail, il download di allegati e l'elaborazione di transazioni in ambienti digitali strutturati.
• Intelligenza artificiale (AI) e machine learning (ML): le tecnologie AI e ML sono un passo avanti rispetto all'RPA, in quanto passano dall'automazione basata sui processi all'automazione basata sui dati. Mentre le tecnologie basate sui processi, come l'RPA, imitano l'azione umana, gli strumenti basati sui dati imitano il pensiero umano. AI e ML sono guidati da dati e contesto, cosa che consente loro di utilizzare input non strutturati, applicare la propria logica e gestire processi meno scritti, estendendo in modo significativo la gamma di processi che possono essere automatizzati. L'elaborazione del linguaggio naturale (NLP), che consente ai computer di comprendere, generare e manipolare il linguaggio umano, rientra nell'ambito dell'AI. L'AI comprende anche l'intelligenza artificiale generativa (GenAI), che può produrre vari tipi di contenuti, tra cui testo, immagini, codice, audio, musica e video. Esempi di funzionalità AI e ML includono il riconoscimento vocale e delle immagini, la modellazione predittiva, la generazione di consigli personalizzati, il rilevamento delle anomalie, il riconoscimento dei pattern e l'estrazione di dati strutturati e non strutturati dai documenti.
• Cloud computing: il cloud computing svolge un ruolo cruciale nell'automazione del finance, riducendo alcuni degli ostacoli all'accesso grazie a infrastrutture e servizi scalabili, flessibili, convenienti e potenti per le organizzazioni. I sistemi ERP basati sul cloud permettono alle aziende di accedere a sofisticate funzionalità finanziarie, con frequenti aggiornamenti delle funzionalità e minori requisiti di manutenzione. Le applicazioni cloud permettono anche scalabilità, adattandosi alle esigenze in continua evoluzione e alle aziende in crescita. Le organizzazioni possono sfruttare piattaforme per infrastructure as a service (IaaS), platform as a service (PaaS) e software as a service (SaaS) e, a seconda delle esigenze, implementare rapidamente la capacità di calcolo, sviluppare applicazioni personalizzate e sfruttare applicazioni finanziarie sofisticate e pronte per essere eseguite. Molte applicazioni di cloud computing offrono potenti funzionalità di analytics dei dati per ottenere insight in tempo reale, accessibili ovunque, anche tramite smartphone.

Vantaggi dell'automazione del finance

I CFO e i loro team hanno una lunga lista di cose da fare che continua a crescere. Le aziende hanno ancora bisogno che i loro team finance completino attività importanti, come l'elaborazione dei pagamenti e la chiusura finanziaria, assumendo al contempo ruoli più strategici, analitici e di consulenza. L'automazione del finance può aiutare a fornire l'efficienza, la visibilità e l'accuratezza necessarie per prosperare in questa nuova realtà. Questi sono esempi di alcuni dei vantaggi.

• Riduzione degli errori: l'automazione del finance aiuta a ridurre al minimo questo rischio automatizzando le aree soggette a errori umani, come l'immissione dei dati e i calcoli. Può anche automatizzare la convalida dei dati per aiutare a garantire l'accuratezza e la qualità dei dati.
• Risparmio di tempo e costi: con i team finance tenuti a fare sempre di più con meno risorse, risparmiare tempo e denaro è uno dei principali vantaggi dell'automazione. In un sondaggio del 2024 condotto dalla Fuqua School of Business della Duke University e dalle Federal Reserve Banks di Richmond e Atlanta, l'87% dei CFO intervistati ha dichiarato di aver implementato l'automazione per i vantaggi di risparmio sui costi. E, nel report Amex Trendex 2023 di American Express: B2B Edition, il 36% delle aziende intervistate ha dichiarato che la sola automazione dei pagamenti stava facendo risparmiare al proprio team finance più di 500 ore all'anno.
• Maggiore visibilità: le piattaforme di automazione del finance possono consolidare i dati finanziari provenienti da fonti diverse in un repository centrale, consentendo a tutti gli utenti dell'organizzazione di avere accesso alle informazioni giuste, in base ai propri privilegi di accesso. Possono generare report, dashboard e analytics in tempo reale affinché i team finance possano monitorare le performance finanziarie, tenere traccia degli indicatori KPI e osservare i trend con informazioni aggiornate. Questi strumenti gestiscono anche audit trail completi che documentano le transazioni finanziarie, le attività e le modifiche apportate all'interno del sistema, aiutando le organizzazioni a dimostrare il rispetto degli standard di audit e dei controlli interni. Grazie all'accesso in tempo reale a dati finanziari, insight e analytics accurati provenienti da tutta l'organizzazione, gli stakeholder possono prendere decisioni più informate.
• Migliore efficienza: l'automazione può accelerare drasticamente a velocità delle operations finanziarie, spesso migliorando l'accuratezza. L'automazione finanziaria consente alle organizzazioni di aumentare l'efficienza e di migliorare le performance aziendali automatizzando l'inserimento e l'elaborazione dei dati, semplificando i flussi di lavoro, accelerando l'elaborazione delle transazioni, fornendo report e analytics in tempo reale, riducendo i tassi di errore, ottimizzando l'allocazione delle risorse, applicando la compliance e altro ancora.
• Maggiore collaborazione: l'integrazione dell'automazione nel dipartimento finance può migliorare la collaborazione in più modi. Molte organizzazioni stanno adottando l'automazione del finance attraverso piattaforme di cloud computing e l'accesso remoto e distribuito sta migliorando, il che significa che team in più sedi possono agire intorno a un'unica fonte di dati condivisa. Informazioni, flussi di lavoro, dati e comunicazioni centralizzate consentono ai membri del team di collaborare in modo più efficace. Inoltre, con meno attività manuali, la funzione finance ha la larghezza di banda necessaria per collaborare a iniziative strategiche in diverse aree funzionali e dipartimenti all'interno dell'organizzazione.
• Riduzione delle frodi: uno dei maggiori vantaggi dell'automazione del finance è la riduzione delle frodi, e i CFO se ne stanno accorgendo. In un report di PYMNTS dell'ottobre 2023, il 63% dei CFO intervistati ha riferito di aver utilizzato in qualche misura l'automazione specializzata per la prevenzione delle frodi nei sei mesi precedenti. I sistemi automatizzati possono analizzare grandi quantità di dati, rilevare pattern e identificare transazioni o comportamenti sospetti molto più rapidamente rispetto agli esseri umani, cosa che li rende strumenti ideali per aiutare le organizzazioni a rilevare e prevenire in modo proattivo le frodi. L'intelligenza artificiale ha un grande potenziale per quanto riguarda il rilevamento delle frodi, poiché può analizzare rapidamente grandi set di dati per individuare anomalie e squilibri che potrebbero indicare un problema.
• Reporting in tempo reale: i processi manuali tradizionali hanno fatto sì che le funzioni finance richiedessero tempi di risposta significativi per generare report. Questi report erano incentrati su insight storici, il che significa che nel momento in cui raggiungevano gli stakeholder, gli insight erano probabilmente già obsoleti. La velocità e l'accuratezza dell'automazione del finance consentono il monitoraggio e il reporting in tempo reale dei dati finanziari critici, consentendo un processo decisionale più rapido e una correzione proattiva della rotta.
• Migliore mitigazione dei rischi: sfruttando l'automazione del finance, le organizzazioni possono applicare la compliance automatizzando i controlli di compliance, le regole di convalida e i flussi di lavoro di approvazione. La tecnologia gestisce audit trail e documentazione completi, fornendo un registro dettagliato e cronologico delle attività finanziarie. I sistemi di automazione del finance monitorano in tempo reale transazioni finanziarie, attività e anomalie, generando avvisi per potenziali rischi o attività sospette.

Rischi dell'automazione del finance

I CFO devono pensare ai potenziali rischi e ai vantaggi derivanti dall'automazione del finance. La mancanza di una risposta adeguata a questi rischi può portare le aziende a prendere decisioni basate su dati imprecisi o a un aumento del rischio di compliance. Ecco alcune delle aree principali da considerare per valutare i potenziali rischi.

• Compliance: un sistema finance automatizzato senza controlli e protezioni adeguate può aumentare i rischi di compliance. I processi finance automatizzati si basano su dati finanziari accurati e affidabili per il processo decisionale e il reporting. In caso di imprecisioni o errori nei dati forniti dalla tecnologia, potrebbero verificarsi violazioni della compliance o errori nei report finanziari. I sistemi di automazione del finance devono inoltre essere conformi ai requisiti normativi e agli standard di settore che disciplinano la privacy dei dati, la sicurezza e le transazioni finanziarie. Per mitigare i rischi di compliance, le organizzazioni dovrebbero implementare un solido framework di gestione della compliance che includa policy, procedure, controlli, meccanismi di monitoraggio e audit regolari. È fondamentale che le aziende sappiano esattamente dove e come queste tecnologie vengono utilizzate nell'organizzazione.
• Competenze/talenti: in un sondaggio del 2023 condotto da Forrester intervistando i dirigenti aziendali, la preoccupazione dei dipendenti di essere sostituiti dall'automazione è stata uno dei tre principali problemi che hanno ostacolato l'adozione dell'automazione delle attività di finance e contabilità. Quando non viene gestita in modo appropriato, l'adozione dell'automazione del finance può spaventare alcuni dei tuoi talenti migliori. Le aziende potrebbero anche aver bisogno di migliorare le competenze della propria forza lavoro man mano che automatizzano, per aiutare le persone passare dal completare attività di routine a fare un lavoro analitico più approfondito. Detto questo, il rischio correlato alla non-adozione dell'automazione potrebbe essere maggiore nel caso dei talenti. Lo stesso sondaggio rileva che più della metà degli intervistati ha difficoltà a fidelizzare i dipendenti a causa dell'elevato volume di lavoro manuale a basso valore. Per alleviare l'apprensione dei dipendenti sull'automazione, la leadership deve creare e comunicare una visione convincente in cui tutti possono vedere il proprio ruolo insieme all'automazione e capire in che modo l'automazione migliorerà il proprio lavoro. Gli executive devono assegnare finanziamenti e tempo ai dipendenti per consentire ai professionisti del finance di acquisire le competenze necessarie per prosperare in un ambiente potenziato dall'automazione.
• Tecnologia: l'implementazione della tecnologia comporta intrinsecamente alcuni rischi. Una tecnologia mal progettata o implementata, un'integrazione inefficace con i sistemi esistenti o una scelta sbagliata di software per l'azienda possono far venire meno il ROI di un progetto di automazione finance. Potrebbero verificarsi problemi di performance se l'infrastruttura IT dell'azienda non dispone della capacità o della scalabilità per eseguire nuovi strumenti di automazione del finance. I sistemi di automazione del finance potrebbero non essere compatibili con l'infrastruttura IT dell'azienda. È fondamentale per le organizzazioni valutare la propria infrastruttura IT esistente, i potenziali problemi e il modo migliore per mitigarli. Per aggiungere con successo l'automazione del finance potrebbe essere necessario molto più di un semplice add-on tecnologico e, invece, richiedere una rivalutazione completa dei sistemi e dei processi esistenti.
• Sicurezza: un sistema di automazione errato, o che non viene implementato o gestito in modo efficace, può introdurre rischi per la sicurezza, tra cui violazioni dei dati, minacce interne e attacchi malware e ransomware. Poiché l'automazione dei processi finanziari tende a coinvolgere la gestione di dati finanziari sensibili, tra cui informazioni sui clienti, dettagli di pagamento e registri delle transazioni, le aziende devono adottare le misure appropriate per proteggere i dati e seguire tutte le normative sulla privacy applicabili. Non tutti i sistemi di automazione sono uguali, quindi le aziende dovrebbero indagare su come gestire la crittografia, l'autenticazione, l'autorizzazione e il backup dei dati, ma anche gli standard e le certificazioni di sicurezza che seguono. Internamente, le aziende dovrebbero implementare controlli di accesso, audit trail e formazione per i dipendenti sui rischi e sulle responsabilità della sicurezza associati ai processi del finance automatizzati.
• Lacune nelle competenze e nella formazione: il rapido avanzamento dell'automazione ha cambiato le competenze necessarie nel finance, quindi i CFO stanno cercando di mettere insiem una forza lavoro che conosce la tecnologia e sa come lavorare efficacemente al suo fianco. La ricerca indica che molte organizzazioni stanno fallendo. In un report di Pluralsight del 2024, il 95% dei dirigenti intervistati ritiene che le iniziative di intelligenza artificiale fallirebbero senza personale in grado di utilizzare efficacemente questi strumenti. Tuttavia, un sondaggio del Boston Consulting Group del 2023 ha rilevato che, sebbene l'86% dei lavoratori credeva di aver bisogno di formazione su AI e automazione, solo il 14% ha riferito di averne ricevuto di alcun tipo. Senza colmare il divario di competenze, è improbabile che si realizzi il ROI completo dell'automazione del finance.
• Sistemi legacy: secondo il sondaggio Forrester, la difficoltà di integrare nuove tecnologie con i sistemi legacy è stata citata come uno dei principali problemi che ostacolano l'adozione dell'automazione del finance. I sistemi legacy pongono sfide significative alle iniziative di automazione del finance a causa della tecnologia obsoleta, della complessità e dei limiti. I sistemi obsoleti non dispongono delle application programming interface (API) moderne e delle funzionalità di integrazione, il che rende difficile, se non impossibile, la connessione con i nuovi software di automazione. Poiché i sistemi legacy non si integrano, creano silos e incongruenze di dati, che a loro volta causano problemi nell'estrazione, nell'aggregazione e nella normalizzazione dei dati per scopi di automazione. È inoltre probabile che non dispongano delle funzionalità di scalabilità e delle performance richieste dagli strumenti di automazione e, potenzialmente, dell'infrastruttura di sicurezza appropriata. Le organizzazioni che tentano di far funzionare le iniziative di automazione nei propri sistemi legacy rischiano costi elevati, ampia personalizzazione e altri ostacoli che possono ostacolare o impedire il successo degli sforzi di automazione.

Come configurare l'automazione finanziaria

L'implementazione dell'automazione finanziaria può rappresentare un'impresa considerevole, in particolare per le aziende che utilizzano ancora sistemi legacy. Per trarre il massimo dal loro investimento, le aziende dovrebbero seguire un processo misurato e approfondito che valuta l'impostazione già presente, identifica le risorse necessarie per aggiornarla e descrive nel dettaglio una strategia di implementazione. Anche dopo l'implementazione, le aziende dovranno monitorare, iterare e migliorare i processi automatizzati per garantire che tutto funzioni come previsto. Ecco una roadmap di livello elevato per iniziare.

1. Valuta i processi attuali: valuta i tuoi processi finanziari esistenti per identificare le opportunità di automazione. Non tutti i processi rappresentato un buon candidato per l'automazione, in particolare nelle fasi iniziali dell'implementazione dell'automazione. Dai la priorità ad attività ripetitive e ad alto volume e che non richiedono un alto livello di pensiero umano. Il risultato di questo passaggio è un elenco completo e prioritizzato di ciò che vuoi automatizzare nella tua organizzazione.
   
   
2. Valuta la configurazione già esistente: analizza i sistemi già presenti nell'azienda. Hai difficoltà a gestire silos di dati o processi aziendali disconnessi? I tuoi sistemi sono integrati? Poiché l'automazione del finance si basa su sistemi connessi con dati affidabili, la tua organizzazione potrebbe dover apportare modifiche per garantire che la soluzione abbia una solida base su cui operare.
   
   
3. Scegli gli strumenti di automazione: cerca e seleziona gli strumenti di automazione che vengono incontro alle esigenze, ai requisiti e al budget della tua organizzazione. Fattori importanti da considerare quando si valutano le soluzioni sono funzionalità, scalabilità, sicurezza, facilità d'uso, funzionalità di integrazione e reputazione del fornitore. La soluzione può integrarsi con il sistema attuale? Soddisfa le esigenze che hai indicato nei passaggi precedenti? Offrirà alla tua azienda la possibilità di crescere e cambiare, anche aggiungendo nuove funzionalità di AI e GenAI, man mano che si evolve e si espande?
   
   
4. Pianifica la strategia di implementazione: sviluppa una strategia di implementazione dettagliata che delinea la portata, la timeline, le risorse e le milestone. Assicurati di definire ruoli e responsabilità per gli stakeholder principali. Scegli KPI che misureranno l'impatto e il successo della tua iniziativa di automazione del finance.
   
   
5. Configura flusso di lavoro: configura flussi di lavoro identificando in primo luogo che attività che fanno parte del lavoro. Quindi crea le regole e la logica che regolano le modalità di esecuzione di tali attività. Le regole e la logica sono spesso una serie di dichiarazioni if-then che agiscono come istruzioni che dicono al programma quali azioni intraprendere e come passare da un'attività all'altra. Ad esempio, un flusso di lavoro di gestione delle spese potrebbe essere costituito dai seguenti elementi:
   • Un dipendente invia una nota spese.
   • Viene inviata automaticamente un'e-mail al manager del dipendente per notificarlo della nota spese.
   • Il manager approva la nota spese.
   • Viene inviata una notifica dell'approvazione della nota spese al team finance.
   • Il finance approva la nota spese.
   • Il rimborso viene effettuato.
   • Ricevuta, spesa e report vengono memorizzati.
     
     
6. Flussi di lavoro di test: verifica i flussi di lavoro di automazione, l'integrazione dei dati e le performance del sistema in un ambiente controllato per garantire che l'automazione funzioni come previsto. Raccogli i feedback degli utenti per identificare eventuali problemi o aree di miglioramento.
   
   
7. Implementa e monitora: implementa i processi automatizzati e monitora da vicino le loro performance, l'efficacia e l'impatto sulle operations aziendali. Assicurati di tenere d'occhio i KPI e il feedback degli utenti per valutare il successo dell'iniziativa di automazione e apportare le modifiche necessarie.
   
   
8. Itera e migliora: crea una cultura di miglioramento continuo attorno alla tua iniziativa di automazione del finance. Itera e migliora i tuoi processi in base a feedback, insight e lezioni apprese. In particolare, considerando i rapidi progressi dell'AI nell'automazione del finance, ci sarà sempre spazio per ulteriore ottimizzazione, innovazione ed espansione.
   
   

Come capire se l'automazione del finance è adatta alla tua azienda

Determinare quanto l'organizzazione è pronta all'automazione del finance è un processo multiforme che comporta la valutazione di diverse aree. Di base, prima di tutto è importante determinare se l'attuale infrastruttura IT può supportare l'automazione del finance e, in caso contrario, cosa richiederebbe in termini di risorse per l'aggiornamento.

Il consenso di stakeholder chiave, come la C-suite, i team finance e i dipartimenti IT, attorno all'automazione del finance sarà un fattore di successo critico. C'è paura che l'automazione sostituisca i posti di lavoro, il che può portare a una cultura restia al cambiamento. I leader devono investire tempo e risorse in una gestione efficace delle modifiche. Devono mostrare al personale come l'automazione renderà i lavori finanziari più interessanti e gratificanti, oltre a migliorare le loro prospettive di carriera.

Dal punto di vista dei talenti, la leadership deve valutare se ha le competenze, l'esperienza e le risorse necessarie per implementare e gestire le iniziative di automazione. L'automazione cambia radicalmente la natura del lavoro, e un programma di upskilling si rivelerà prezioso nell'aiutare le persone a passare da attività più manuali a lavori di livello superiore, analitici e collaborativi.

Infine, dal punto di vista pratico, ci sono domande critiche sui costi e su chi fornirà il software di automazione del finance. Ad esempio, i potenziali costi e vantaggi dell'automazione sono in linea con il budget e le priorità della tua organizzazione? Sei in grado di mettere a punto un chiaro business case per investire in sistemi ERP che supportano l'automazione del finance? Hai trovato il fornitore di tecnologia giusto per la tua organizzazione? L'implementazione dell'automazione finanziaria non è un'attività una tantum ma un'iniziativa di trasformazione a lungo termine. È importante avere la certezza di avere il partner giusto a bordo.

Sfrutta l'automazione con Oracle

Il futuro della finance è qui, e sta già rimodellando il panorama competitivo per le aziende. Le organizzazioni che non ripensano i propri processi finanziari per incorporare tecnologie avanzate affrontano rischi, tra cui restare indietro rispetto ai competitor, la diminuzione dell'attrazione e della fidelizzazione dei talenti, la mancanza di insight, report imprecisi e una riduzione della produttività dei dipendenti. Investire nell'automazione del finance ha un grande impatto sulla capacità della tua organizzazione di prendere decisioni incentrate sui dati e stare al passo con il cambiamento continuo nel tuo settore e nel tuo mercato.

Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP) e Oracle Fusion Cloud Enterprise Performance Management (EPM) consentono alle aziende di automatizzare e connettere i processi finanziari, inclusi i crediti e i debiti, la gestione della liquidità, gli asset fissi e i report. Le funzionalità di intelligenza artificiale nelle Oracle Fusion Cloud Applications includono sconti dinamici per creare piani di pagamento dei fornitori personalizzati e previsioni di cassa per generare automaticamente previsioni settimanali. Le Oracle Cloud Applications vengono eseguite su Oracle Cloud Infrastructure (OCI), fornendo una suite completa di applicazioni cloud su un'infrastruttura cloud di nuova generazione progettata specificamente per eseguirle. Questa combinazione unica consente alle organizzazioni di implementare potenti funzionalità di intelligenza artificiale tradizionale e generativa integrate nelle Oracle Fusion Cloud Applications. Il risultato? Dati migliori con cui lavorare e più tempo a disposizione per il team finance per concentrarsi sull'utilizzo di tali dati.

Domande frequenti sull'automazione del finance

Il finance verrà completamente automatizzato?
L'impatto dell'automazione sul dipartimento finanziario è significativo, con Accenture che stima che fino all'80% del lavoro transazionale della funzione potrebbe essere automatizzato. Tuttavia, è improbabile che i professionisti del finance vengano completamente sostituiti dall'automazione. La professione finanziaria avrà ancora bisogno del coinvolgimento umano per fornire creatività umana, giudizio, intelligenza emotiva, capacità di relazionarsi e pensiero critico. L'automazione gestirà le attività manuali e ripetitive che tradizionalmente hanno occupato molto tempo, consentendo al personale finance di concentrarsi su analisi più complesse e processi decisionali strategici.

Che cos'è l'RPA nel finance?
L'RPA, o robotic process automation, utilizza bot software low-code per gestire processi ricorrenti e laboriosi nel finance. L'RPA è ideale per automatizzare i processi basati su regole con set di dati strutturati nel finance che richiedono poca capacità decisionale umana o non la richiedono affatto. Alcuni esempi includono l'estrazione di dati, la compilazione di moduli e le approvazioni di instradamento.

Cos'è l'intelligent automation nel finance?
L'intelligent automtion (IA), nota anche come automazione intelligente dei processi, combina diverse tecnologie avanzate, tra cui RPA, machine learning, elaborazione del linguaggio naturale e AI per offrire funzionalità più avanzate rispetto alla sola RPA. A differenza dell'RPA, che completa le attività seguendo le regole definite dagli esseri umani negli script software, l'IA può adattarsi e imparare dall'esperienza. L'IA può analizzare dati strutturati e non strutturati, adattarsi alle circostanze mutevoli e migliorare le performance nel corso tempo identificando modelli e prendendo decisioni basate sulle esperienze passate. Ciò consente all'IA di gestire compiti complessi e cognitivi che richiedono capacità decisionali e di risoluzione dei problemi simili a quelle umane. Ad esempio, per quanto riguarda le fatture, l'RPA può elaborare fatture che seguono regole e modelli predefiniti costituiti da dati strutturati sotto forma di numeri e valori. Tuttavia, l'IA può interpretare ed estrarre dati da diversi formati di fattura che includono dati non strutturati, apprendendo formati specifici del fornitore e adattandosi alle deviazioni.