Cos'è l'ottimizzazione della supply chain?

Migliore ecosistema della supply chain

L'ecosistema della supply chain include tutti coloro che sono coinvolti nella progettazione, nella produzione, nell'immagazzinamento e nello spostamento dei prodotti e dei loro componenti dall'inizio al cliente finale. Il primo passo per migliorare tale ecosistema consiste nel completare un audit di ogni fase e partner, compresi i fornitori dei fornitori, per scoprire dove aumentare l'efficienza dei processi e ridurre i costi, nonché monitorare le pratiche ambientali e di lavoro dei partner per rispettare le normative e operare in modo responsabile ed etico. Dopo un audit, potrebbe essere necessario eliminare alcuni fornitori e aggiungerne altri. Un audit completo misurerà il valore di un fornitore specifico e chiarirà quanto facilmente altri fornitori possano essere assunti per colmare eventuali lacune.

Migliore qualità

L'efficienza della supply chain ha un impatto diretto sulla qualità del prodotto dall'inizio del processo di produzione, quando le materie prime vengono acquistate, fino alla consegna del prodotto. I manager della supply chain possono ottimizzare la supply chain per rispettare gli standard di qualità in ogni fase.

Ad esempio, i manager della qualità possono utilizzare le specifiche create all'inizio della progettazione del prodotto per sviluppare piani di ispezione per le fasi critiche del processo di produzione e identificare difetti nelle materie prime o parti danneggiate. I dati raccolti possono essere utilizzati per sviluppare piani d'azione correttivi, che in caso di difetti nelle materie prime potrebbero comportare la revisione delle specifiche iniziali, il determinare se il fornitore può fornire materiali che soddisfano tali specifiche e il testare un campione.

I software di gestione della qualità possono unificare sistemi di qualità disconnessi, spesso presenti presso grandi produttori, e offrire ai responsabili della qualità la flessibilità necessaria per adeguarsi a programmi di produzione più brevi. Un buon sistema di controllo della qualità si adatterà per cambiare rapidamente e migliorare man mano che raccoglie più dati.

Costi ridotti

Una delle maggiori opportunità di riduzione dei costi legate all'ottimizzazione della supply chain proviene da un controllo preciso del magazzino, il quale comprende la previsione della domanda, il monitoraggio dell'inventario e lo storage dei prodotti. L'obiettivo qui è quello di evitare la sovrapproduzione di prodotti che finiscono per languire nei magazzini, dover essere scontati, o, peggio, essere buttati, nonché di evitare la sottoproduzione affinché i clienti possano ottenere i prodotti che vogliono quando li vogliono.

L'ottimizzazione dei processi di magazzino, produzione e logistica può ridurre i costi dell'infrastruttura, in alcuni casi riducendo la quantità di spazio necessario per produrre lo stesso numero di prodotti o consentendo ai produttori di aumentare i tassi di produzione. L'automazione di processi quotidiani, come l'elaborazione degli ordini, la gestione del magazzino e la gestione del carico, può ridurre i costi di manodopera e migliorare l'efficienza dei processi. Ad esempio, un software che elabora automaticamente gli ordini e monitora il magazzino può ridurre al minimo gli errori umani, mentre i vettori autonomi che spostano componenti o prodotti finiti verso la loro destinazione finale all'interno di una fabbrica possono ridurre i costi di manodopera e migliorare la sicurezza.

Aumento di ricavi e profitti

Ci sono molti punti lungo la supply chain in cui i produttori possono aumentare l'efficienza e ridurre i costi e quindi migliorare i loro profitti. Frost & Sullivan afferma che i produttori producono circa il 20% in più del necessario per tenere conto della volatilità del mercato e delle fluttuazioni della domanda. Per far fronte a ciò, i produttori esperti utilizzano le applicazioni SCM e gli analytics dei dati per identificare i modi per affinare i processi di pianificazione, ridurre i costi di mantenimento del magazzino e implementare processi di evasione degli ordini dei clienti più reattivi. Ad esempio, i produttori possono ottimizzare i processi di evasione degli ordini dei clienti offrendo prodotti molto richiesti e rari a retailer rinomati che hanno un solido track record di vendite, aumentando i ricavi.

Migliori performance dei fornitori

"Non si può migliorare ciò che non si misura". Questa citazione consumata dal tempo si può applicare tanto al miglioramento delle performance dei fornitori quanto a qualsiasi altra cosa. Tale misurazione inizia con il valutare i fornitori in base a KPI precisi, ad esempio il periodo di pagamento medio per i materiali di produzione, la consegna puntuale dei fornitori e i tassi di difetti dei materiali, e continua con il lavorare con ciascun fornitore per capire come migliorare i propri processi in quelle aree in cui sono carenti. Ad esempio, il KPI del periodo di pagamento medio per i materiali di produzione misura il tempo che intercorre tra la ricezione dei materiali e il momento in cui avviene il pagamento, in modo da poter favorire i fornitori che offrono condizioni di fatturazione migliori.

Supply chain visibility end-to-end

Quando i dati finanziari sono separati dai dati di logistica e questi a loro volta sono separati dai dati di magazzino, ovvero quando i gruppi di dati sono in silos diversi, è impossibile ottenere una visione end-to-end dell'intera supply chain. La soluzione migliore è la tecnologia integrata che fornisce un monitoraggio in tempo reale dell'inventario, previsioni di vendita, gestione dei flussi di cassa, logistica delle consegne e comportamento dei clienti. Questa visibilità end-to-end è essenziale per qualsiasi azienda che desideri ottimizzare la propria supply chain.

Le vendite hanno numeri di cui il marketing ha bisogno per capire quali prodotti producono il maggior numero di entrate. I team di vendita devono sapere quali prodotti sono disponibili in modo da non prometterne troppi a distributori e clienti. La produzione vuole accedere alle previsioni di vendita per capire meglio a quali prodotti dovrebbe dare priorità.

Ad esempio, i responsabili acquisti di un produttore generalmente cercano le materie prime più a basso costo. Tuttavia, sfruttando l'accesso ai dati delle vendite, possono prendere una decisione diversa se vedono che i materiali più a basso costo potrebbero allungare il ciclo di produzione per un articolo su richiesta a causa di problemi di consegna o qualità.

Ottimizzazione dei costi

L'ottimizzazione dei costi consiste nel perfezionare le previsioni per produrre una fornitura sufficiente a soddisfare la domanda, cioè la cosiddetta produzione just-in-time, senza perdere vendite o ordini promessi. I risparmi sui costi derivano anche dall'automazione degli stabilimenti, riducendo la quantità di sprechi nel processo di manufacturing (particolarmente rilevante per i prodotti deperibili), scegliendo fornitori a costi inferiori, riducendo il consumo energetico, applicando la manutenzione predittiva (aggiustando le macchine prima che si guastino) e ottimizzando i percorsi di trasporto.

Ottimizzazione del magazzino

L'ottimizzazione del magazzino prevede la produzione della quantità precisa di prodotti necessari per soddisfare la domanda dei clienti. L'avere troppe scorte aumenta i costi di magazzino e può portare a sprechi. Avere troppo poco inventario invece può significare che i clienti dovranno aspettare per i loro ordini, probabilmente portandoli ad acquistare da un produttore diverso. Il modo migliore per iniziare il processo di ottimizzazione è determinare perché si hanno specifici livelli di inventario e razionalizzare tale inventario per soddisfare la domanda, mantenendo nel frattempo minimi i costi di logistica e storage.

Ottimizzazione della rete

I manager della supply chain devono identificare i siti migliori per fabbriche, magazzini e centri di distribuzione e i flussi ottimali tra tali luoghi. L'obiettivo è quello di controllare i costi e aumentare l'affidabilità, nonché di fornire flessibilità in caso di interruzione della supply chain. I manager dovrebbero iniziare con una valutazione di ciascun fornitore e dei fornitori dei loro fornitori che analizzi la loro capacità di adattarsi alle fluttuazioni della domanda e dell'offerta.

Gestione dei fornitori

È sbagliato pensare che la gestione dei fornitori abbia più a che fare con le relazioni interpersonali e le forti capacità di comunicazione che con la tecnologia della supply chain. Sebbene queste relazioni siano importanti, le relazioni più solide di supply chain si basano su dati di qualità e aggiornati. I produttori devono capire quali fornitori stanno performando bene e quali non sono in grado di soddisfare le richieste e per quali motivi. Hanno bisogno di una visione in tempo reale della domanda dei propri clienti in modo da poter comunicare rapidamente le modifiche ai fornitori. E vivendo un momento in cui hanno bisogno di una chiara comprensione dell'impatto ambientale e sociale delle loro scelte di fornitori e prodotti, devono dare priorità alle aziende che hanno anche una visione chiara delle azioni dei propri fornitori. È anche importante avere più fornitori in diverse località geografiche affinché i produttori possano passare rapidamente da un fornitore all'altro. Affidarsi a un unico fornitore per un componente critico o una materia prima può causare l'arresto della produzione.

Gestione del magazzino dei fornitori

I fornitori inaffidabili, quelli che consegnano le spedizioni in ritardo, che non inviano il numero sufficiente di prodotti o che inviano i materiali sbagliati, ostacolano i produttori che vogliono mantenere il giusto equilibrio di scorte, né troppe né troppo poche. Alcune aziende impongono sanzioni ai fornitori che non rispettano gli impegni presi, ad esempio abbreviando i periodi di tolleranza per una consegna tardiva prima che vengano imposte commissioni. Ma le aziende devono anche premiare i fornitori che consegnano in modo affidabile, ad esempio dando bonus. I produttori devono anche monitorare attentamente i fornitori per garantire che soddisfino i loro standard per le pratiche di approvvigionamento etico.

Gestione dei costi

I produttori possono risparmiare riducendo al minimo i costi operativi della supply chain, ad esempio automatizzando attività di routine come l'ordinazione e la fatturazione per ridurre l'organico, ottimizzando i percorsi di consegna per risparmiare sui costi di trasporto e scegliendo mezzi più efficienti dal punto di vista energetico per il riscaldamento e il raffreddamento degli edifici. Ma il costo di produzione è spesso il fattore più importante, motivo per cui negoziare e rinegoziare con i fornitori diretti è il primo passo per trovare quell'equilibrio tra qualità elevata e convenienza.

Gestione della logistica

La rete di trasporto di un produttore fa arrivare le forniture, trasporta merci tra fabbriche, magazzini e altre strutture e spedisce prodotti finiti a distributori, retailer e clienti finali. Ridurre al minimo i costi di trasporto è fondamentale, soprattutto con le aspettative che i clienti hanno per spedizioni a basso costo o a costo zero e consegne rapide. La mancata soddisfazione di tali richieste può indurre i clienti a fare acquisti altrove.

I software di gestione dei trasporti e del commercio globale aiutano i produttori a pianificare lo spostamento delle materie prime e dei prodotti finiti e consiglia il metodo più conveniente e conforme. Sebbene i responsabili dei trasporti abbiano usato questi software per molti anni, i progressi nel machine learning, nel monitoraggio dell'IoT, nel cloud computing e in altre tecnologie stanno rendendo il monitoraggio della flotta in tempo reale una realtà.

Gestione delle risorse

Le risorse di un produttore comprendono le persone e gli asset fisici di cui ha bisogno per produrre, immagazzinare, vendere, riparare, gestire e consegnare le proprie merci. Fra gli asset fisici ci sono fabbriche, magazzini, macchine e veicoli (come camion o trattori). Prima ancora che l'ottimizzazione della supply chain possa iniziare, le aziende devono controllare tutte queste risorse per assicurarsi di avere le competenze, le tecnologie, le attrezzature e i processi giusti.

1. Prevedi e pianifica con anticipo

Il compito di un pianificatore della supply chain è allineare produzione, storage e trasporto alla domanda di prodotti per garantire che la giusta quantità di magazzino sia disponibile al momento giusto. Troppe scorte a disposizione aumentano i costi di magazzino; con troppo poche si corre il rischio di deludere clienti e distributori, che possono rivolgersi altrove per soddisfare le loro esigenze. I pianificatori della supply chain svolgono un ruolo anche nel determinare la posizione di fabbriche, magazzini e centri di distribuzione, il tutto in linea con i dati sulla disponibilità delle materie prime e sulla posizione dei clienti. Le funzionalità di pianificazione del software SCM moderno, spesso combinate con dati di terze parti come i report meteorologici o le modifiche normative, consentono ai pianificatori di prevedere la domanda, prevedere vincoli e interruzioni dell'offerta e dare la priorità agli ordini aperti e ripianificarli in base ai livelli di inventario in tempo reale.

2. Effettua l'outsourcing se necessario

Le aziende si rivolgono ai produttori a contratto per ridurre i costi ed entrare in nuovi mercati geografici, consegnando tutte o alcune parti della loro produzione a specialisti nazionali o esteri. I produttori spesso scelgono siti che consentono spedizioni rapide ai centri di consegna e, in ultima analisi, ai clienti. Il manufacturing a contratto aiuta inoltre le aziende a ridimensionare la propria capacità a seconda della domanda, trasformando i costi fissi in costi variabili e liberando il flusso di cassa. Inoltre, il manufacturing a contratto consente alle aziende di concentrarsi sugli aspetti principali del proprio business, come la progettazione e l'ingegneria dei prodotti, in cui hanno un vantaggio competitivo. I produttori esternalizzano anche parti non di produzione dei loro business, come logistica, procurement e assistenza clienti, per molti degli stessi motivi.

Utilizzare fornitori di logistica di terze parti (3PL, third-party logistics) è un altro modello di outsourcing comune. I 3PL sono specializzati nelle operations della supply chain, nel warehousing e nei servizi di logistica che possono essere ridimensionati in base alle esigenze del produttore. I produttori utilizzano un software di gestione magazzino progettato per comunicare con il warehouse management system di un fornitore 3PL per supportare numerose attività, tra cui le ricezioni degli ordini di acquisto, i resi ai fornitori, i trasferimenti di magazzino e le spedizioni di ordini. Con l'aumentare della domanda dei clienti di spedizioni di prodotti veloci, le relazioni con i fornitori 3PL in regioni specifiche possono aiutare i produttori a affrontare le sfide delle consegne ultimo miglio a un costo inferiore.

3. Costruisci relazioni tra fornitore e retailer

Collegare i partner della supply chain, principalmente produttori, fornitori, distributori e retailer, è fondamentale per prendere decisioni informate e tempestive in presenza di interruzioni della supply chain e fluttuazioni della domanda. L'unico modo per creare tali connessioni è che tutti i membri della supply chain utilizzino sistemi integrati per condividere informazioni in tempo reale, cosa ancora più importante per le complesse reti di fornitori e retailer che hanno vari partecipanti in diverse aree geografiche.

Una migliore collaborazione tra fornitori e rivenditori può avere un impatto tangibile sulla soddisfazione dei clienti, ad esempio garantendo che i retailer abbiano i prodotti di cui hanno bisogno in un determinato momento o possano informare i clienti sui potenziali ritardi. I produttori che si sforzano di costruire relazioni più solide possono ottenere lo status di partner affidabile e quindi ottenere un migliore accesso alle materie prime e allo spazio sugli scaffali dei retailer; i retailer potrebbero ottenere un migliore accesso ai prodotti altamente richiesti. Man mano che i produttori ottengono più insight sui clienti dei retailer, possono perfezionare le previsioni della domanda per gestire meglio i livelli di inventario.

4. Investi in tecnologia e automazione

Uno dei modi migliori per migliorare l'efficienza della supply chain è automatizzare le attività di routine, consentendo ai dipendenti di concentrarsi su attività di livello superiore. Ad esempio, i produttori possono automatizzare il rifornimento delle materie prime per ordinarne automaticamente di più quando le forniture raggiungono una determinata soglia e per aggiornare i clienti sullo stato di consegna. Oltre all'automazione, i produttori stanno iniziando a trarre vantaggio da strumenti avanzati come la modellazione degli scenari, la modellazione della rete logistica e la robotica. Una ricerca di Ernst & Young afferma che entro il 2035 si prevede che il 45% delle supply chain sarà in gran parte autonomo, utilizzando tecnologie come la robotica, i veicoli autonomi per la produzione e la consegna e la pianificazione automatizzata. L'intelligenza artificiale svolgerà inoltre un ruolo più importante in ogni fase della supply chain, supportando il processo decisionale predittivo. Un sondaggio di KPMG del 2022 ha rilevato che 6 intervistati su 10 intendono investire in tecnologie digitali per migliorare i processi della supply chain, sintetizzare i dati e aumentare le loro capacità di analytics.

5. Crea una supply chain multicanale e reattiva

I consumatori si aspettano di essere in grado di acquistare prodotti attraverso più canali, ad esempio nei negozi, attraverso i loro dispositivi mobili o i loro computer, in marketplace online come Amazon, o anche attraverso i loro account di social media, come Instagram o Facebook. I produttori che stabiliscono più canali di vendita ottengono i vantaggi di una base clienti diversificata e di un'esposizione più elevata, ma il vantaggio più grande è l'aumento dei livelli di soddisfazione dei clienti. Un report del 2019 di BRP Consulting rileva che il 56% dei consumatori ha maggiori probabilità di fare acquisti presso un'azienda che offre un'esperienza "start anywhere, finish anywhere".

Nell'evasione degli ordini, i produttori devono fare attenzione a trovare un equilibrio tra le aspettative dei clienti e la redditività ottimizzando la gestione degli ordini. In origine si trattava di un'attività per cui i lavoratori dovevano esaminare i registri di magazzino e identificare l'opzione di evasione più vicina, ma i produttori ora utilizzano software di gestione degli ordini, consentendo ai lavoratori di gestire le eccezioni valutando tutti i canali degli ordini e le fonti di fornitura per determinare come evadere un ordine in modo rapido ed economico. I produttori dovrebbero investire in strumenti che centralizzano la gestione degli ordini, consolidano gli ordini da più canali e monitorano i resi dei prodotti.

6. Rinegozia

Tutti i termini di una relazione produttore-fornitore sono negoziabili e rinegoziabili, inclusi i prezzi, la tempestività della consegna, la qualità del prodotto (consegna senza danni), il tasso di evasione (SKU spediti con successo al primo tentativo), la reattività ai termini dell'accordo sul livello di servizio e l'affidabilità (che i fornitori mostrano con solide pratiche di comunicazione e soddisfacendo costantemente le aspettative). Costruendo nel tempo una collaborazione di fiducia, una delle aree chiave da rinegoziare è la contabilità fornitori. Ad esempio, i fornitori possono estendere le date di scadenza dei pagamenti, un grande vantaggio per i produttori che potrebbero stare aspettando che l'inventario venga venduto. Possono anche essere negoziati sconti per i pagamenti anticipati, una vittoria per fornitori e produttori.

7. Fai attenzione alle metriche

I produttori adeguano costantemente le loro supply chain per ottenere risparmi sui costi e perfezionare i loro processi. La difficoltà sta nell'identificare le modifiche che hanno un impatto positivo.

Per questo, i manager della supply chain si affidano a KPI che misurano l'efficienza con cui possono acquisire materie prime, trasformarle in prodotti finiti e poi fornire tali prodotti ai clienti. Un esempio di KPI finanziario è la durata del ciclo cash-to-cash, che misura il tempo trascorso tra il pagamento di materiali a un fornitore e la ricezione di pagamenti da un cliente. Fra i KPI di customer service figurano la consegna puntuale, la consegna senza danni e il tasso di evasione, che misura la percentuale di ordini dei clienti che vengono evasi alla prima spedizione. Per i produttori è importante confrontare i propri KPI con i risultati degli standard di settore. I gruppi industriali e le società di analisi possono fornire benchmark specifici per il manufacturing; le banche possono fornire benchmark finanziari.