Natalie Gagliordi | Content Strategist | June 5, 2023
Z arkuszy kalkulacyjnych korzystają wszyscy, zarówno ich zwolennicy, jak i przeciwnicy. Mimo że arkusze kalkulacyjne nadal będą niezbędne, to zbyt często są używane przez użytkowników biznesowych do wykonywania zadań analitycznych zbyt złożonych, aby można było je przeprowadzić w arkuszu kalkulacyjnym. Wiele zespołów domyślnie używa arkuszy kalkulacyjnych jako swojego głównego narzędzia do organizowania pracy, zarządzania projektami i raportowania danych. Grupy biznesowe często używają arkuszy kalkulacyjnych w analizach jako podstawowego koszyka, w którym zbierają dane z niezliczonych źródeł. Używanie arkuszy kalkulacyjnych do wykonywania takich zadań prowadzi do dokonywania wielu czynności ręcznie i narażenia się na ryzyko popełnienia błędu przez człowieka. Może to przekładać się na utracone możliwości, które zespoły mogłyby wykorzystać, gdyby dysponowały odpowiednimi narzędziami.
Arkusze kalkulacyjne są właściwym narzędziem do realizacji wielu przedsięwzięć biznesowych. Ryzyko jednak wynika z niewłaściwego wykorzystywania arkuszy kalkulacyjnych do wykonywania zadań, do których nie są przeznaczone. Używanie arkuszy kalkulacyjnych do wykonywania zadań wykraczających poza możliwości tych arkuszy może stwarzać zagrożenia, takie jak błędy przy wprowadzaniu danych, błędy obliczeniowe, luki w zabezpieczeniach, problemy ze skalowalnością oraz niedociągnięcia w zapewnianiu zgodności z przepisami. W przypadku używania wielu arkuszy kalkulacyjnych dane są często rozdzielane między wiele plików, co utrudnia stworzenie spójnego i rzetelnego obrazu firmy, na którym osoby podejmujące decyzje mogłyby polegać. A ponieważ zazwyczaj nie istnieje proces zarządzania arkuszami kalkulacyjnymi, decydenci mogą otrzymywać nieprawidłowe dane z powodu niewidzianych błędów. Ponadto arkusze kalkulacyjne mogą być wykorzystywane do przeprowadzania analiz i formułowania zaleceń tylko w ograniczonym zakresie. Wszystkie te problemy łącznie mogą prowadzić do zjawiska znanego „piekłem arkusza kalkulacyjnego”, czyli środowiska, w którym mnożą się arkusze kalkulacyjne, informacje stają się nieaktualne, a ryzyko związane z błędami ludzkimi wzrasta, co czyni analizę niewiarygodną.
Kluczowe wnioski
Arkusze kalkulacyjne są używane w wielu branżach i służą do wykonywania odpowiednich, ukierunkowanych zadań. Z korzystaniem z arkuszy kalkulacyjnych na dużą skalę wiążą się jednak liczne zagrożenia, w tym tendencja do występowania błędów spowodowanych ręcznym wprowadzaniem danych i słabymi zabezpieczeniami wynikającymi z braku kontroli dostępu i powszechnego udostępniania. Ze względu na ograniczenia wydajności arkusze kalkulacyjne mogą nie nadawać się do skalowania wraz z rozwojem firmy, nie radzić sobie z zawiłymi zadaniami zespołów multidyscyplinarnych, operacjami wielopłaszczyznowymi oraz potrzebą szeroko zakrojonych interakcji, współpracy i koordynacji.
Zespoły często domyślnie wykorzystują arkusze kalkulacyjne do zbierania potrzebnych danych podczas śledzenia analiz. Problem: arkusze kalkulacyjne można łatwo uruchamiać, lecz trudno jest zapewnić aktualność danych. Często się mnożą, więc szybko powstaje wiele wersji wstępnego zbioru danych, co sprawia, że decydenci tracą zaufanie do danych i wniosków. Mimo że arkusze kalkulacyjne dobrze radzą się z danymi liczbowymi, nie są odpowiednio dostosowane do danych nieustrukturyzowanych. Wiele firm polegających na arkuszach kalkulacyjnych ma trudności ze zrozumieniem danych i może przegapić okazje do uzyskania przydatnych informacji wynikających z dogłębnej analizy danych.
Arkusze kalkulacyjne są popularnym narzędziem dla firm, ponieważ są elastyczne, łatwe w obsłudze i ogólnie tanie (biznesowy użytkownik końcowy może ich używać w zasadzie za darmo) w porównaniu z niektórymi alternatywnymi rozwiązaniami. Arkusze kalkulacyjne można tworzyć szybko i bezproblemowo, bez konieczności korzystania ze wsparcia działu IT lub specjalistycznego oprogramowania, co czyni je łatwo dostępnym narzędziem do realizacji wielu zadań. Użytkownicy często muszą pobierać dane z wielu źródeł i systemów, a do ich gromadzenia wybierają arkusze kalkulacyjne z powyżej wymienionych powodów.
Arkusze kalkulacyjne umożliwiają również sortowanie danych i wykonywanie obliczeń potrzebnych zespołom biznesowym do podejmowania świadomych decyzji bez konieczności wprowadzania poważniejszych zmian informatycznych. W zakresie finansów i funkcji finansowych w różnych branżach arkusze kalkulacyjne pozostają głównym narzędziem realizacji podstawowych zadań, takich jak modelowanie finansowe i raportowanie. Przygotowywanie danych to kolejny ważny powód używania arkuszy kalkulacyjnych do pracy analitycznej. Dane są często przechowywane w formacie nieoptymalnym do przeprowadzania analiz, więc użytkownicy eksportują je do arkusza kalkulacyjnego, aby manipulować nimi w postaci nadającej się do wykorzystania w biznesie. Większość narzędzi analitycznych nie zapewnia wbudowanego przygotowania danych ani ich wzbogacania.
Arkusze kalkulacyjne służą do celów biznesowych, takich jak księgowość, zarządzanie danymi i analizy finansowe. Sprawdzają się w tych zadaniach, ale ich wykorzystanie na większą skalę i do realizacji większej liczby czynności wiąże się z ryzykiem. Zarządzanie arkuszami kalkulacyjnymi w średnich lub dużych organizacjach może być coraz trudniejsze. Problemy związane z zarządzaniem danymi, bezpieczeństwem i kontrolą dostępu, integralnością danych oraz zgodnością z przepisami stają się coraz bardziej złożone ze względu na większą ilość danych i liczbę użytkowników. Oto niektóre z najczęściej spotykanych zagrożeń, z jakimi borykają się firmy korzystające z arkuszy kalkulacyjnych:
1. Błędy: Bez względu na to, czy pomyłki wynikają z ręcznego wprowadzania danych lub korzystania z nieaktualnych danych, analizy oparte na arkuszach kalkulacyjnych są podatne na błędy, zwłaszcza gdy analizy bazują na dużych i złożonych zbiorach danych. Nawet niewielka pomyłka może mieć poważne konsekwencje, zwłaszcza jeśli pozostaje niewykryta przez długi czas. Błędy można również wprowadzać podczas manipulowania danymi na przykład w celu przeprowadzenia analizy.
2. Słabe zabezpieczenie danych: Arkusze danych można łatwo kopiować, udostępniać i rozpowszechniać, co zwiększa ryzyko nieupoważnionego dostępu lub naruszenia bezpieczeństwa danych. Przechowywane w arkuszach kalkulacyjnych dane wrażliwe także mogą być zagrożone w przypadku przeniesienia do innych systemów na potrzeby zadań, takich jak analizy i wizualizacje.
3. Ograniczona skalowalność: Arkusze kalkulacyjne mogą z łatwością radzić sobie z wieloma raportami i użytkownikami, lecz nie są wyposażone w funkcje obsługi dużych ilości danych oraz złożonych obliczeń i analiz biznesowych, co prowadzi do niewystarczającej wydajności i błędów.
4. Brak przejrzystości: Śledzenie pochodzenia danych lub rozumienie logiki obliczeń w arkuszu kalkulacyjnym może być trudne, zwłaszcza jeśli zostały one utworzone przez inną osobę przy użyciu danych z wielu źródeł.
5. Skuteczność procesu: Ze względu na problemy i ograniczenia związane z udostępnianiem danych za pośrednictwem arkuszy kalkulacyjnych ich użycie może prowadzić do ręcznych i powtarzalnych procesów w obrębie przedsiębiorstwa oraz powodować podejmowanie zduplikowanych działań w celu rozwiązania tych samych lub podobnych problemów.
6. Silosy robocze: Arkusze kalkulacyjne są zazwyczaj tworzone i używane przez poszczególne osoby lub zespoły, co może stworzyć silosy informacyjne powodujące niespójności i błędy w danych.
7. Kontrola wersji: Śledzenie aktualnej wersji arkusza kalkulacyjnego edytowanego przez wielu użytkowników może być trudne, gdy jest on używany niepoprawnie. Może to prowadzić do nieporozumień i pracy na różnych wersjach arkusza. Arkusze kalkulacyjne w chmurze mogą ułatwiać pracę zespołową w czasie rzeczywistym, ale wielu użytkowników preferuje wersje komputerowe, które powodują te problemy.
8. Zmarnowany czas: Prowadzenie i aktualizowanie arkuszy kalkulacyjnych może zająć pracownikom trochę czasu. Zwłaszcza w przypadku dużych ilości danych może spowodować wykorzystanie zasobów i czasu, które można by było przeznaczyć na ważniejsze działania biznesowe.
9. Ograniczony zakres danych: Arkusze kalkulacyjne w ograniczonym zakresie radzą sobie z obsługą typów danych ważnych dla działań analitycznych, zwłaszcza danych nieustrukturyzowanych, takich jak duże dokumenty tekstowe.
10. Brak zaufania: Każdy z tych czynników może prowadzić liderów biznesowych do przekonania, że informacje, na których się opierają, są nieaktualne, niedokładne lub tendencyjne. Liderzy, którzy nie ufają swoim danym, zaczną podejmować decyzje oparte na doświadczeniu, a nie danych.
Firmy powinny dokładnie rozważyć potencjalne zagrożenia związane z arkuszami kalkulacyjnymi i ustanowić środki kontroli i procesy do zarządzania nimi. Zazwyczaj wiąże się to z zajęciem się bieżącym wykorzystaniem arkuszy kalkulacyjnych, podjęciem odpowiednich działań naprawczych oraz wdrożeniem najlepszych praktyk i nowych zasad korporacyjnych w celu ciągłego zmniejszania potencjalnego ryzyka. Może to obejmować wdrażanie nowych aplikacji zaspokajających potrzeby, których nie da się spełnić przy użyciu arkuszy kalkulacyjnych. W celu ograniczenia ryzyka związanego z arkuszami kalkulacyjnymi należy podjąć następujące działania:
1. Określenie sposobu używania arkuszy kalkulacyjnych: sporządź listę sposobów używania arkuszy kalkulacyjnych w Twojej organizacji w celu określenia zakresu ryzyka.
2. Doprecyzowanie zagrożeń: Oceń, które ryzyko w arkuszu kalkulacyjnym ma największe znaczenie w Twojej organizacji. Zagrożenia mogą obejmować błędy popełniane podczas wprowadzania danych, nieupoważniony dostęp, utratę danych oraz niekompletne lub nieaktualne informacje.
3. Wdrożenie środków kontroli: wdrożenie ochrony haseł, kontroli wersji i weryfikacji danych może przyczynić się do zmniejszenia zagrożeń związanych z arkuszami kalkulacyjnymi.
4. Szkolenie personelu w zakresie najlepszych praktyk związanych z arkuszami kalkulacyjnymi: Upewnij się, że wszyscy pracownicy, którzy korzystają z arkuszy kalkulacyjnych, są przeszkoleni w zakresie różnych technik, takich jak audyt formuł, sprawdzanie błędów i kontrola wersji. Uwzględnij szkolenia omawiające przypadki, w których arkusze kalkulacyjne nie są właściwym narzędziem.
5. Przegląd i testowanie krytycznych arkuszy kalkulacyjnych: Arkusze kalkulacyjne używane w krytycznych i istotnych dla działalności procesach decyzyjnych powinny być regularnie kontrolowane w celu zapewnienia dokładności i rzetelności. Mimo że takie podejście nie nadaje się w praktyce do stosowania na szeroką skalę, może ułatwić identyfikację i usunięcie błędów w kluczowych systemach, zanim spowodują poważne szkody.
6. Rozważenie alternatywnych rozwiązań: w zależności od złożoności prowadzonej działalności należy rozważyć alternatywne rozwiązania dla arkuszy kalkulacyjnych, takie jak specjalistyczne oprogramowanie analityczne, w szczególności platformy chmurowe, w celu ograniczenia ryzyka związanego z korzystaniem z arkuszy kalkulacyjnych.
Arkusze kalkulacyjne są użytecznym narzędziem biznesowym, ale mogą też mieć poważne i kosztowne konsekwencje w przypadku nadużywania. Pomyłki w arkuszu kalkulacyjnym są nie tylko kosztowne pod względem nakładów czasu i pieniędzy, ale również mogą prowadzić do utraty reputacji i miejsc pracy. Oto trzy przykłady ze świata rzeczywistego:
Arkusze kalkulacyjne zawsze znajdą zastosowanie. Jeśli jednak próbujesz uzyskać cenne informacje z danych przy użyciu takich technik, jak łączenie wielu źródeł danych lub wykrywanie iteracyjne przy użyciu funkcji uczenia maszynowego w celu znalezienia ukrytych wzorców w danych, arkusz kalkulacyjny nie wykona tego zadania. Podobnie, jeśli używasz arkusza kalkulacyjnego do śledzenia stanu projektu, prawdopodobnie możesz to zrobić przy użyciu lepszego, specjalistycznego narzędzia do zarządzania projektami. Oczywiście wszystkie te opcje wymagają nakładów pieniężnych, a uruchomienie arkusza kalkulacyjnego nie zwiększa kosztów, co znacznie wpływa na jego atrakcyjność. Jeśli jednak znajdą się pieniądze w budżecie, poniżej przedstawiono kilka alternatywnych rozwiązań dla arkuszy kalkulacyjnych:
Chociaż arkusze kalkulacyjne mogą być skutecznym narzędziem w wielu przypadkach, firmy powinny rozpoznawać ich ograniczenia i potencjalne zagrożenia związane z używaniem ich do analizy. Aby ograniczyć te zagrożenia, firmy powinny wykorzystać kulturę opartą na analizach i rzetelnych danych oraz rozważyć wdrożenie alternatywnych narzędzi charakteryzujących się większą funkcjonalnością, bezpieczeństwem i możliwościami zarządzania.
Bezpieczna platforma analityczna może zapewnić większą funkcjonalność niż arkusz kalkulacyjny i zmniejszyć potrzebę eksportu danych, centralizując logikę rozproszoną po różnych plikach fizycznych i przenosząc ją do dostępnej, dobrze zarządzanej lokalizacji do powszechnego użytku. Oracle Analytics zapewnia wszystkie funkcje manipulowania danymi potrzebne do łączenia wewnętrznych i zewnętrznych zbiorów danych oraz wykorzystania ich w procesach biznesowych, które można śledzić, współużytkować i powielać. Oracle Analytics zapewnia najnowsze technologie analityki danych, w tym sztuczną inteligencję, uczenie maszynowe i przetwarzanie języka naturalnego, dzięki czemu może wspomagać podejmowanie lepszych decyzji na podstawie bardziej aktualnych i precyzyjnych danych, które liderzy biznesowi rozumieją i którym ufają.
Dowiedz się, dlaczego firma Oracle została uznana za lidera w raporcie Gartner® Magic Quadrant™ za 2025 rok w kategorii platform do analiz i Business Intelligence.
Jakie są wady korzystania z arkusza kalkulacyjnego?
Wadami arkuszy kalkulacyjnych są słabe zabezpieczenia danych, ograniczona skalowalność i podatność na kosztowne błędy ludzkie.
Jakie są mankamenty używania arkuszy kalkulacyjnych do analiz?
W przypadku stosowania arkuszy kalkulacyjnych występują trudności z ich nadzorowaniem i brakiem funkcji zarządzania danymi, przez co nie nadają się do przeprowadzania złożonych analiz korzystających z wielu źródeł danych.
Jakie są przykłady typowych problemów z arkuszem kalkulacyjnym?
Częste błędy związane z arkuszami kalkulacyjnymi to pomyłki podczas kopiowania i wklejania oraz nieaktualne dane z powodu ręcznych aktualizacji.