10 Common Spreadsheet Risks and Solutions for Businesses

Natalie Gagliordi | Content Strategist | June 5, 2023

In This Article

Z arkuszy kalkulacyjnych korzystają wszyscy, zarówno ich zwolennicy, jak i przeciwnicy. Mimo że arkusze kalkulacyjne nadal będą niezbędne, to zbyt często są używane przez użytkowników biznesowych do wykonywania zadań analitycznych zbyt złożonych, aby można było je przeprowadzić w arkuszu kalkulacyjnym. Wiele zespołów domyślnie używa arkuszy kalkulacyjnych jako swojego głównego narzędzia do organizowania pracy, zarządzania projektami i raportowania danych. Grupy biznesowe często używają arkuszy kalkulacyjnych w analizach jako podstawowego koszyka, w którym zbierają dane z niezliczonych źródeł. Używanie arkuszy kalkulacyjnych do wykonywania takich zadań prowadzi do dokonywania wielu czynności ręcznie i narażenia się na ryzyko popełnienia błędu przez człowieka. Może to przekładać się na utracone możliwości, które zespoły mogłyby wykorzystać, gdyby dysponowały odpowiednimi narzędziami.

Jakie są zagrożenia związane z arkuszami kalkulacyjnymi?

Arkusze kalkulacyjne są właściwym narzędziem do realizacji wielu przedsięwzięć biznesowych. Ryzyko jednak wynika z niewłaściwego wykorzystywania arkuszy kalkulacyjnych do wykonywania zadań, do których nie są przeznaczone. Używanie arkuszy kalkulacyjnych do wykonywania zadań wykraczających poza możliwości tych arkuszy może stwarzać zagrożenia, takie jak błędy przy wprowadzaniu danych, błędy obliczeniowe, luki w zabezpieczeniach, problemy ze skalowalnością oraz niedociągnięcia w zapewnianiu zgodności z przepisami. W przypadku używania wielu arkuszy kalkulacyjnych dane są często rozdzielane między wiele plików, co utrudnia stworzenie spójnego i rzetelnego obrazu firmy, na którym osoby podejmujące decyzje mogłyby polegać. A ponieważ zazwyczaj nie istnieje proces zarządzania arkuszami kalkulacyjnymi, decydenci mogą otrzymywać nieprawidłowe dane z powodu niewidzianych błędów. Ponadto arkusze kalkulacyjne mogą być wykorzystywane do przeprowadzania analiz i formułowania zaleceń tylko w ograniczonym zakresie. Wszystkie te problemy łącznie mogą prowadzić do zjawiska znanego „piekłem arkusza kalkulacyjnego”, czyli środowiska, w którym mnożą się arkusze kalkulacyjne, informacje stają się nieaktualne, a ryzyko związane z błędami ludzkimi wzrasta, co czyni analizę niewiarygodną.

Kluczowe wnioski

  • Zarządzanie arkuszami kalkulacyjnymi staje się coraz trudniejsze, gdy zwiększa się ilość danych, a organizacje muszą poradzić sobie z problemami związanymi z zarządzaniem, bezpieczeństwem, integralnością danych i zgodnością z przepisami.
  • Arkusze kalkulacyjne mogą być w ograniczonym zakresie wykorzystywane do przeprowadzania szczegółowych analiz danych lub znajdowania ukrytych wzorców w danych, zwłaszcza gdy użytkownicy nie aktualizują danych w arkuszu.
  • Arkusze kalkulacyjne nie są zarządzane, można je łatwo udostępniać i dystrybuować, co zwiększa ryzyko błędnych lub sprzecznych danych, nieautoryzowanego dostępu i przypadków naruszenia ochrony danych. Są również łatwe do powielenia, co prowadzi do powstania wielu wersji zawierających różne dane i sprzecznych wniosków.
  • Arkusze kalkulacyjne w ograniczonym zakresie nadają się do analizy nieustrukturyzowanych danych, takich jak filmy lub dokumenty tekstowe dotyczące reklamacji klientów.

Omówienie zagrożeń związanych z arkuszami kalkulacyjnymi

Arkusze kalkulacyjne są używane w wielu branżach i służą do wykonywania odpowiednich, ukierunkowanych zadań. Z korzystaniem z arkuszy kalkulacyjnych na dużą skalę wiążą się jednak liczne zagrożenia, w tym tendencja do występowania błędów spowodowanych ręcznym wprowadzaniem danych i słabymi zabezpieczeniami wynikającymi z braku kontroli dostępu i powszechnego udostępniania. Ze względu na ograniczenia wydajności arkusze kalkulacyjne mogą nie nadawać się do skalowania wraz z rozwojem firmy, nie radzić sobie z zawiłymi zadaniami zespołów multidyscyplinarnych, operacjami wielopłaszczyznowymi oraz potrzebą szeroko zakrojonych interakcji, współpracy i koordynacji.

Zespoły często domyślnie wykorzystują arkusze kalkulacyjne do zbierania potrzebnych danych podczas śledzenia analiz. Problem: arkusze kalkulacyjne można łatwo uruchamiać, lecz trudno jest zapewnić aktualność danych. Często się mnożą, więc szybko powstaje wiele wersji wstępnego zbioru danych, co sprawia, że decydenci tracą zaufanie do danych i wniosków. Mimo że arkusze kalkulacyjne dobrze radzą się z danymi liczbowymi, nie są odpowiednio dostosowane do danych nieustrukturyzowanych. Wiele firm polegających na arkuszach kalkulacyjnych ma trudności ze zrozumieniem danych i może przegapić okazje do uzyskania przydatnych informacji wynikających z dogłębnej analizy danych.

10 najczęściej występujących zagrożeń dla firm związanych z arkuszami kalkulacyjnymi

Arkusze kalkulacyjne służą do celów biznesowych, takich jak księgowość, zarządzanie danymi i analizy finansowe. Sprawdzają się w tych zadaniach, ale ich wykorzystanie na większą skalę i do realizacji większej liczby czynności wiąże się z ryzykiem. Zarządzanie arkuszami kalkulacyjnymi w średnich lub dużych organizacjach może być coraz trudniejsze. Problemy związane z zarządzaniem danymi, bezpieczeństwem i kontrolą dostępu, integralnością danych oraz zgodnością z przepisami stają się coraz bardziej złożone ze względu na większą ilość danych i liczbę użytkowników. Oto niektóre z najczęściej spotykanych zagrożeń, z jakimi borykają się firmy korzystające z arkuszy kalkulacyjnych:

1. Błędy: Bez względu na to, czy pomyłki wynikają z ręcznego wprowadzania danych lub korzystania z nieaktualnych danych, analizy oparte na arkuszach kalkulacyjnych są podatne na błędy, zwłaszcza gdy analizy bazują na dużych i złożonych zbiorach danych. Nawet niewielka pomyłka może mieć poważne konsekwencje, zwłaszcza jeśli pozostaje niewykryta przez długi czas. Błędy można również wprowadzać podczas manipulowania danymi na przykład w celu przeprowadzenia analizy.

2. Słabe zabezpieczenie danych: Arkusze danych można łatwo kopiować, udostępniać i rozpowszechniać, co zwiększa ryzyko nieupoważnionego dostępu lub naruszenia bezpieczeństwa danych. Przechowywane w arkuszach kalkulacyjnych dane wrażliwe także mogą być zagrożone w przypadku przeniesienia do innych systemów na potrzeby zadań, takich jak analizy i wizualizacje.

3. Ograniczona skalowalność: Arkusze kalkulacyjne mogą z łatwością radzić sobie z wieloma raportami i użytkownikami, lecz nie są wyposażone w funkcje obsługi dużych ilości danych oraz złożonych obliczeń i analiz biznesowych, co prowadzi do niewystarczającej wydajności i błędów.

4. Brak przejrzystości: Śledzenie pochodzenia danych lub rozumienie logiki obliczeń w arkuszu kalkulacyjnym może być trudne, zwłaszcza jeśli zostały one utworzone przez inną osobę przy użyciu danych z wielu źródeł.

5. Skuteczność procesu: Ze względu na problemy i ograniczenia związane z udostępnianiem danych za pośrednictwem arkuszy kalkulacyjnych ich użycie może prowadzić do ręcznych i powtarzalnych procesów w obrębie przedsiębiorstwa oraz powodować podejmowanie zduplikowanych działań w celu rozwiązania tych samych lub podobnych problemów.

6. Silosy robocze: Arkusze kalkulacyjne są zazwyczaj tworzone i używane przez poszczególne osoby lub zespoły, co może stworzyć silosy informacyjne powodujące niespójności i błędy w danych.

7. Kontrola wersji: Śledzenie aktualnej wersji arkusza kalkulacyjnego edytowanego przez wielu użytkowników może być trudne, gdy jest on używany niepoprawnie. Może to prowadzić do nieporozumień i pracy na różnych wersjach arkusza. Arkusze kalkulacyjne w chmurze mogą ułatwiać pracę zespołową w czasie rzeczywistym, ale wielu użytkowników preferuje wersje komputerowe, które powodują te problemy.

8. Zmarnowany czas: Prowadzenie i aktualizowanie arkuszy kalkulacyjnych może zająć pracownikom trochę czasu. Zwłaszcza w przypadku dużych ilości danych może spowodować wykorzystanie zasobów i czasu, które można by było przeznaczyć na ważniejsze działania biznesowe.

9. Ograniczony zakres danych: Arkusze kalkulacyjne w ograniczonym zakresie radzą sobie z obsługą typów danych ważnych dla działań analitycznych, zwłaszcza danych nieustrukturyzowanych, takich jak duże dokumenty tekstowe.

10. Brak zaufania: Każdy z tych czynników może prowadzić liderów biznesowych do przekonania, że informacje, na których się opierają, są nieaktualne, niedokładne lub tendencyjne. Liderzy, którzy nie ufają swoim danym, zaczną podejmować decyzje oparte na doświadczeniu, a nie danych.

Jak poradzić sobie z zagrożeniami związanymi z arkuszami kalkulacyjnymi i jak je ograniczyć?

Firmy powinny dokładnie rozważyć potencjalne zagrożenia związane z arkuszami kalkulacyjnymi i ustanowić środki kontroli i procesy do zarządzania nimi. Zazwyczaj wiąże się to z zajęciem się bieżącym wykorzystaniem arkuszy kalkulacyjnych, podjęciem odpowiednich działań naprawczych oraz wdrożeniem najlepszych praktyk i nowych zasad korporacyjnych w celu ciągłego zmniejszania potencjalnego ryzyka. Może to obejmować wdrażanie nowych aplikacji zaspokajających potrzeby, których nie da się spełnić przy użyciu arkuszy kalkulacyjnych. W celu ograniczenia ryzyka związanego z arkuszami kalkulacyjnymi należy podjąć następujące działania:

1. Określenie sposobu używania arkuszy kalkulacyjnych: sporządź listę sposobów używania arkuszy kalkulacyjnych w Twojej organizacji w celu określenia zakresu ryzyka.

2. Doprecyzowanie zagrożeń: Oceń, które ryzyko w arkuszu kalkulacyjnym ma największe znaczenie w Twojej organizacji. Zagrożenia mogą obejmować błędy popełniane podczas wprowadzania danych, nieupoważniony dostęp, utratę danych oraz niekompletne lub nieaktualne informacje.

3. Wdrożenie środków kontroli: wdrożenie ochrony haseł, kontroli wersji i weryfikacji danych może przyczynić się do zmniejszenia zagrożeń związanych z arkuszami kalkulacyjnymi.

4. Szkolenie personelu w zakresie najlepszych praktyk związanych z arkuszami kalkulacyjnymi: Upewnij się, że wszyscy pracownicy, którzy korzystają z arkuszy kalkulacyjnych, są przeszkoleni w zakresie różnych technik, takich jak audyt formuł, sprawdzanie błędów i kontrola wersji. Uwzględnij szkolenia omawiające przypadki, w których arkusze kalkulacyjne nie są właściwym narzędziem.

5. Przegląd i testowanie krytycznych arkuszy kalkulacyjnych: Arkusze kalkulacyjne używane w krytycznych i istotnych dla działalności procesach decyzyjnych powinny być regularnie kontrolowane w celu zapewnienia dokładności i rzetelności. Mimo że takie podejście nie nadaje się w praktyce do stosowania na szeroką skalę, może ułatwić identyfikację i usunięcie błędów w kluczowych systemach, zanim spowodują poważne szkody.

6. Rozważenie alternatywnych rozwiązań: w zależności od złożoności prowadzonej działalności należy rozważyć alternatywne rozwiązania dla arkuszy kalkulacyjnych, takie jak specjalistyczne oprogramowanie analityczne, w szczególności platformy chmurowe, w celu ograniczenia ryzyka związanego z korzystaniem z arkuszy kalkulacyjnych.

Konsekwencje związane ze stosowaniem arkuszy kalkulacyjnych w świecie rzeczywistym

Arkusze kalkulacyjne są użytecznym narzędziem biznesowym, ale mogą też mieć poważne i kosztowne konsekwencje w przypadku nadużywania. Pomyłki w arkuszu kalkulacyjnym są nie tylko kosztowne pod względem nakładów czasu i pieniędzy, ale również mogą prowadzić do utraty reputacji i miejsc pracy. Oto trzy przykłady ze świata rzeczywistego:

  • Błędy i nieścisłości: Arkusze kalkulacyjne są podatne na błędy, zwłaszcza w przypadku stosowania złożonych formuł i funkcji. Nawet niewielki błąd w formule może spowodować znaczące nieścisłości i potencjalnie kosztowne pomyłki finansowe. Firma zajmująca się przesyłem energii elektrycznej straciła kiedyś 24 miliony dolarów, składając oferty na trasy przesyłowe, których nie potrzebowała, z powodu źle dopasowanych wierszy w arkuszu kalkulacyjnym. Był to „dosłownie błąd spowodowany wycinaniem i wklejaniem w arkuszu kalkulacyjnym Excel” powiedział prezes firmy. Inny kosztowny błąd miał miejsce w 2005 r., kiedy to jeden z głównych producentów w Stanach Zjednoczonych stracił 11 milionów USD z powodu literówki w arkuszu kalkulacyjnym.
  • Zagrożenia związane z bezpieczeństwem: Arkusze kalkulacyjne mogą być narażone na zagrożenia bezpieczeństwa, w tym wycieki danych i nieupoważniony dostęp. Wrażliwe dane biznesowe, jeśli są przechowywane w arkuszu kalkulacyjnym, mogą być łatwo przekazywane dalej lub dostępne dla osób nieupoważnionych. Może to prowadzić do szkód finansowych firmy i utraty jej reputacji. W 2021 roku amerykańska agencja rządowa opublikowała na wewnętrznej stronie internetowej Microsoft SharePoint przeznaczonej dla wyższej kadry kierowniczej arkusz kalkulacyjny z informacjami o pracownikach, które obejmowały status szczepień. Związek zawodowy agencji złożył skargę, co doprowadziło do usunięcia arkusza kalkulacyjnego.
  • Wyzwania związane z zapewnieniem zgodności z przepisami: Arkusze kalkulacyjne mogą stanowić wyzwanie dla przedsiębiorstw, zwłaszcza w wysoce regulowanych branżach, takich jak opieka zdrowotna i finanse. Branże te podlegają ścisłemu nadzorowi w zakresie zarządzania danymi, a arkusze kalkulacyjne mogą nie być w stanie zapewnić niezbędnych środków kontroli i śledzenia. Placówka opieki zdrowotnej, która używa arkusza kalkulacyjnego do zarządzania informacjami o pacjentach, może mieć trudności z przestrzeganiem przepisów HIPAA w Stanach Zjednoczonych.

Alternatywne rozwiązania w stosunku do arkuszy kalkulacyjnych

Arkusze kalkulacyjne zawsze znajdą zastosowanie. Jeśli jednak próbujesz uzyskać cenne informacje z danych przy użyciu takich technik, jak łączenie wielu źródeł danych lub wykrywanie iteracyjne przy użyciu funkcji uczenia maszynowego w celu znalezienia ukrytych wzorców w danych, arkusz kalkulacyjny nie wykona tego zadania. Podobnie, jeśli używasz arkusza kalkulacyjnego do śledzenia stanu projektu, prawdopodobnie możesz to zrobić przy użyciu lepszego, specjalistycznego narzędzia do zarządzania projektami. Oczywiście wszystkie te opcje wymagają nakładów pieniężnych, a uruchomienie arkusza kalkulacyjnego nie zwiększa kosztów, co znacznie wpływa na jego atrakcyjność. Jeśli jednak znajdą się pieniądze w budżecie, poniżej przedstawiono kilka alternatywnych rozwiązań dla arkuszy kalkulacyjnych:

  • Oprogramowanie do zarządzania projektami: Używane w różnych branżach oprogramowanie do zarządzania projektami pozwala firmom planować projekty i zarządzać nimi, przydzielać zadania oraz śledzić postęp w bardziej dynamiczny i wizualny sposób niż w przypadku arkuszy kalkulacyjnych. Oprogramowanie może aktualizować informacje na temat stanu projektu i alokacji zasobów w czasie rzeczywistym.
  • Systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP): Średnie i duże firmy wykorzystują oprogramowanie ERP do integracji wielu funkcji biznesowych, takich jak finanse, planowanie budżetu, sprzedaż i zarządzanie zapasami, w ramach jednej platformy. Systemy ERP zapewniają zaawansowane funkcje raportowania i analizy oraz mogą zwiększyć przejrzystość i efektywność procesów biznesowych w porównaniu ze śledzeniem danych finansowych w arkuszach kalkulacyjnych.
  • Systemy baz danych: Bazy danych i systemy zarządzania nimi umożliwiają firmom przechowywanie i pobieranie dużych ilości danych oraz zarządzanie nimi. Baza danych może obsługiwać złożone struktury danych i zapewniać zaawansowane funkcjonalności tworzenia zapytań o dane, wykraczające poza możliwości arkusza kalkulacyjnego. Jednak w zależności od architektury i systemu, pobieranie wszystkich wymaganych danych z bazy danych do analizy może być powolne i wymagać specjalistycznej wiedzy w zakresie DBA.
  • Platforma analityczna: Platforma analityczna obejmuje sprzęt, oprogramowanie, narzędzia i programy, które umożliwiają firmom zbieranie i analizowanie dużych ilości danych z różnych źródeł. Narzędzia te zapewniają zaawansowane funkcje analityczne, w tym wizualizację danych i analizę predykcyjną.
  • Specjalne oprogramowanie analityczne: Samodzielne oprogramowanie zaprojektowane specjalnie do analizy danych umożliwia szybkie wyodrębnianie i przygotowywanie danych do wizualizacji i analiz, a użytkownicy biznesowi mogą uzyskać spójny, rzetelny obraz danych do podejmowania bardziej świadomych decyzji.

Korzystanie z innych narzędzi niż arkusze kalkulacyjne i zmniejszenie ryzyka dzięki rozwiązaniom Oracle

Chociaż arkusze kalkulacyjne mogą być skutecznym narzędziem w wielu przypadkach, firmy powinny rozpoznawać ich ograniczenia i potencjalne zagrożenia związane z używaniem ich do analizy. Aby ograniczyć te zagrożenia, firmy powinny wykorzystać kulturę opartą na analizach i rzetelnych danych oraz rozważyć wdrożenie alternatywnych narzędzi charakteryzujących się większą funkcjonalnością, bezpieczeństwem i możliwościami zarządzania.

Bezpieczna platforma analityczna może zapewnić większą funkcjonalność niż arkusz kalkulacyjny i zmniejszyć potrzebę eksportu danych, centralizując logikę rozproszoną po różnych plikach fizycznych i przenosząc ją do dostępnej, dobrze zarządzanej lokalizacji do powszechnego użytku. Oracle Analytics zapewnia wszystkie funkcje manipulowania danymi potrzebne do łączenia wewnętrznych i zewnętrznych zbiorów danych oraz wykorzystania ich w procesach biznesowych, które można śledzić, współużytkować i powielać. Oracle Analytics zapewnia najnowsze technologie analityki danych, w tym sztuczną inteligencję, uczenie maszynowe i przetwarzanie języka naturalnego, dzięki czemu może wspomagać podejmowanie lepszych decyzji na podstawie bardziej aktualnych i precyzyjnych danych, które liderzy biznesowi rozumieją i którym ufają.

Dowiedz się, dlaczego firma Oracle została uznana za lidera w raporcie Gartner® Magic Quadrant™ za 2025 rok w kategorii platform do analiz i Business Intelligence.

Często zadawane pytania dotyczące zagrożeń związanych z arkuszami kalkulacyjnymi

Jakie są wady korzystania z arkusza kalkulacyjnego?

Wadami arkuszy kalkulacyjnych są słabe zabezpieczenia danych, ograniczona skalowalność i podatność na kosztowne błędy ludzkie.

Jakie są mankamenty używania arkuszy kalkulacyjnych do analiz?

W przypadku stosowania arkuszy kalkulacyjnych występują trudności z ich nadzorowaniem i brakiem funkcji zarządzania danymi, przez co nie nadają się do przeprowadzania złożonych analiz korzystających z wielu źródeł danych.

Jakie są przykłady typowych problemów z arkuszem kalkulacyjnym?

Częste błędy związane z arkuszami kalkulacyjnymi to pomyłki podczas kopiowania i wklejania oraz nieaktualne dane z powodu ręcznych aktualizacji.