Czym jest system ERP?

Definicja systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP)

Termin planowanie zasobów przedsiębiorstwa (enterprise resource planning, ERP) opisuje typ oprogramowania używanego przez przedsiębiorstwo do zarządzania swoją zwykłą działalnością obejmującą m.in. księgowość, zaopatrzenie, zarządzanie projektami, zarządzanie ryzykiem i zapewnienie zgodności z przepisami oraz operacje w łańcuchu dostaw. Kompletny system ERP obejmuje również oprogramowanie służące do zarządzania wydajnością przedsiębiorstwa, które pomaga w planowaniu, budżetowaniu, prognozowaniu i raportowaniu wyników finansowych.

System ERP obsługuje bardzo dużo procesów biznesowych i umożliwia przepływ danych między tymi procesami. Dzięki gromadzeniu udostępnianych przez organizację danych transakcyjnych z wielu źródeł, systemy ERP eliminują duplikację danych i zapewniają ich integralność za pomocą jednego źródła prawdy.

Obecnie system ERP ma krytyczne znaczenie dla zarządzania w tysiącach przedsiębiorstw dowolnego rozmiaru w dowolnych branżach. Dla tych przedsiębiorstw ERP to rozwiązanie tak samo niezastąpione jak elektryczność.

Czym jest system ERP?

W jaki sposób system ERP może ułatwić zarządzanie obszarami codziennej działalności przedsiębiorstwa, takimi jak księgowość, finanse, zaopatrzenie, zarządzanie projektami, łańcuch dostaw i produkcja.

Jaka jest różnica między systemem ERP a systemem zarządzania finansami?

Termin „system zarządzania finansami” jest często używany do opisania systemu ERP, nie jest z nim jednak tożsamy. „System zarządzania finansami” to po prostu podzbiór modułów w ramach systemu ERP.

„System zarządzania finansami” to funkcje biznesowe związane z działem finansowym przedsiębiorstwa, które obejmują moduły rachunkowości finansowej, rachunkowości pomocniczej, centrum księgowego, zobowiązań i należności, zarządzania przychodami, fakturowania, dotacji, zarządzania wydatkami, zarządzania projektami, zarządzania aktywami, księgowości dla spółek joint venture i windykacji. Oprogramowanie do zarządzania finansami korzysta z funkcji raportowania i analizy, aby spełnić wymagania organów nadzorczych, takich jak Fundacja Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej (IFRS), Rada Standardów Rachunkowości Finansowej (FASB) w zakresie powszechnie przyjętych zasad rachunkowości w Stanach Zjednoczonych (GAAP) lub organy nadzorcze w innych krajach (na przykład HGB w Niemczech i PCG we Francji). W przypadku organizacji publicznych oprogramowanie do zarządzania finansami musi być zdolne do generowania okresowych sprawozdań finansowych dla organów nadzorczych, takich jak Komisja Papierów Wartościowych i Giełd USA (SEC) (w tym sprawozdań takich jak kwartalny raport 10-Q i roczny raport 10-K), Europejski Urząd Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych (ESMA) itp. Dla tego typu sprawozdań finansowych stosuje się sprawozdawczość narracyjną. Osobą ostatecznie odpowiedzialną za finanse jest dyrektor finansowy.

Podczas gdy system zarządzania finansami obsługuje jeden obszar działalności, system ERP obsługuje szeroki zakres procesów biznesowych, w tym finansowych. Oprogramowanie ERP może obejmować narzędzia przeznaczone dla następujących obszarów: zamówienia, zarządzanie łańcuchem dostaw, zarządzanie zapasami, produkcją, utrzymaniem ruchu i zamówieniami, zarządzaniem ryzykiem, zarządzaniem efektywnością przedsiębiorstwa (EPM), zarządzaniem kadrami i zarządzaniem relacjami z klientem (CRM). Chmurowe aplikacje ERP są często wbudowane w rozwiązania nowej generacji, takie jak systemy obsługi Internetu rzeczy (IoT), technologiiblockchain, sztucznej inteligencji, samouczenia się maszyn i asystentów cyfrowych. Te zaawansowane technologie udostępniają dane i możliwości, które nie tylko rozszerzają funkcjonalność tradycyjnych systemów ERP, ale również dają nowe możliwości w zakresie zwiększania wydajności, nowych usług i pełniejszych informacji w ramach całego przedsiębiorstwa. Używane przez przedsiębiorstwa systemy ERP mają charakter kompleksowy, zarządzanie nimi często zatem wymaga współpracy z dyrektorem finansowym, jak również z dyrektorem ds. informatyki (CIO), dyrektorem operacyjnym (COO) i innymi kluczowymi osobami sprawującymi funkcje kierownicze.

Podstawowe wiadomości dotyczące systemu ERP

Punktem centralnym systemu ERP jest zdefiniowana struktura danych korzystająca zazwyczaj ze wspólnej bazy danych. Dzięki temu informacje używane w całym przedsiębiorstwie są znormalizowane i oparte na wspólnych definicjach i doświadczeniach użytkowników. Elementy te są następnie łączone z procesami biznesowymi właściwymi dla poszczególnych działów biznesowych (działu kadr, działu finansowego, działu inżynierii, działu marketingu, działu operacyjnego itp.), łącząc w ten sposób systemy i korzystające z nich osoby. System ERP jest po prostu narzędziem służącym do integracji pracowników, procesów i technologii w nowoczesnym przedsiębiorstwie.

Weźmy na przykład firmę produkującą samochody z części i materiałów kupowanych u wielu dostawców. Za pomocą systemu ERP może wówczas śledzić wewnętrzne i zewnętrzne zamówienia na te części i materiały oraz zapewnić, że każdy element na drodze od zakupu do płatności jest osadzony na jednolitych i czystych danych związanych z odpowiednimi procesami, raportami i wynikami analiz. Jeśli system ERP został prawidłowo wdrożony, przykładowa część „klocek hamulcowy przedni” zostanie jednoznacznie zidentyfikowana na podstawie nazwy części, rozmiaru, materiału, źródła, numeru partii, numeru części, numeru seryjnego, kosztu i specyfikacji, wraz z mnóstwem innych elementów opisowych. Ponieważ dane są siłą napędową każdej nowoczesnej firmy, ERP ułatwia gromadzenie, organizowanie, analizowanie i rozpowszechnianie tych informacji między użytkownikami i systemami, którzy potrzebują tych danych do wypełnienia swoich ról i zakresu obowiązków.

System ERP zapewnia również, że te pola i atrybuty danych są przenoszone do właściwego konta w księdze głównej firmy (np. „Klocki hamulcowe”), tak aby wszystkie koszty były odpowiednio śledzone i reprezentowane. Gdyby klocki hamulcowe przednie były nazywane „hamulcami przednimi” w jednym systemie oprogramowania (lub zbiorze arkuszy kalkulacyjnych), „klockami hamulcowymi” w drugim i „okładzinami hamulcowymi” w trzecim, to firma produkująca samochody z trudem śledziłaby roczne wydatki na ten konkretny produkt i nie mogłaby stwierdzić, czy należy zmienić dostawcę lub negocjować lepsze ceny.

Główną zasadą ERP jest centralne gromadzenie danych do szerokiej dystrybucji. Zamiast prowadzenia kilku oddzielnych baz danych z nieskończoną liczbą rozproszonych arkuszy kalkulacyjnych, system ERP porządkuje chaos, tak aby wszyscy użytkownicy mogli przetwarzać, wykorzystywać i przechowywać takie same dane pochodzące ze wspólnych procesów. Bezpieczne, centralne repozytorium danych gwarantuje, że dane są prawidłowe, aktualne i kompletne. Gwarancja integralności danych dotyczy każdego zadania wykonywanego w organizacji — od kwartalnego sprawozdania finansowego po pojedyncze raporty o zaległych zobowiązaniach — bez konieczności używania podatnych na błędy arkuszy kalkulacyjnych.

Wartość biznesowa systemu ERP

Wpływ systemu ERP na przedsiębiorstwo jest obecnie nie do pominięcia. Jako że dane i procesy korporacyjne są „zbierane” w systemie ERP, przedsiębiorstwo może dostosować funkcjonowanie poszczególnych działów i udoskonalić stosowane procesy, aby uzyskać większe oszczędności. Najważniejsze korzyści biznesowe:

• Lepszy wgląd w informacje o firmie dzięki informacjom czasu rzeczywistego generowanym przez raporty
• Niższe koszty operacyjne dzięki uproszczeniu procesów biznesowych i sprawdzonym metodom
• Lepsza współpraca dzięki możliwościom korzystania ze wspólnych danych w umowach, zapotrzebowaniach i zamówieniach zakupu
• Poprawa efektywności dzięki wspólnemu środowisku użytkownika w wielu funkcjach biznesowych i dobrze zdefiniowanym procesom biznesowym
• Jednolita infrastruktura dzięki ujednoliceniu wszystkich procesów biznesowych zaplecza i obsługi klienta
• Wysoki odsetek akceptacji dzięki jednolitemu projektowi środowiska użytkownika
• Niższe ryzyko dzięki lepszej integralności danych i kontroli finansowej
• Niższe koszty zarządzania i operacyjne dzięki jednolitym i zintegrowanym systemom

Krótka historia systemu ERP

Od kartek papieru po urządzenia mobilne
Historia systemu ERP liczy sobie ponad 100 lat W 1913 r. inżynier Ford Whitman Harris opracował model ekonomicznej wielkości zamówienia (Economic Order Quantity, EOQ) — system do planowania produkcji na papierze. Przez wiele lat EOQ stanowił standard w produkcji. Sytuacja zmieniła się 1964 r., kiedy produkująca narzędzia firma Black and Decker jako pierwsza wdrożyła rozwiązanie do planowania zapotrzebowania materiałowego (Material Requirements Planning, MRP), w ramach którego do obliczeń związanych z EOQ zaczęto stosować komputer typu mainframe.

Rozwiązanie MRP pozostało standardem branżowym do czasu opracowania w 1983 r. systemu planowania zasobów w przedsiębiorstwie (noszącego nazwę MRP II). W systemie MRP II zastosowano modułową architekturę oprogramowania i zintegrowano główne aplikacje produkcyjne, w tym aplikacje służące do zarządzania zakupami, zestawieniami materiałów, planowaniem i umowami. Po raz pierwszy różne zadania produkcyjne były obsługiwane przez wspólny system. Rozwiązanie MRP II było także ważnym przykładem możliwości wykorzystania przez organizacje oprogramowania do udostępniania i integracji danych przedsiębiorstwa, a także zwiększenia efektywności działania dzięki lepszemu planowaniu produkcji, ograniczeniu zapasów i mniejszej ilości odpadów (ścinków). Trwająca w latach 70. i 80. ubiegłego wieku ewolucja technologii komputerowej sprawiła, że pojawiły się koncepcje podobne do MRP II opracowane pod kątem obsługi działań biznesowych wykraczających poza produkcję. Rozwiązania te obejmowały finanse, zarządzanie relacjami z klientami i dane działu kadr. Jeszcze przed 1990 rokiem analitycy technologii nadali tej nowej kategorii oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem nazwę: planowanie zasobów w przedsiębiorstwie.

Modele wdrożenia systemu ERP: lokalnie i w chmurze

Historia ERP: od lat 90. do nowego tysiąclecia
W latach 90-tych XX w. systemy ERP coraz bardziej się upowszechniały. Jednocześnie koszty implementacji systemów ERP zaczęły rosnąć. Sprzęt do obsługi tego oprogramowania znajdował się zwykle w przedsiębiorstwie, serwerownie były zatem zajęte przez duże komputery. Zarówno sprzęt, jak i licencje na oprogramowanie, wymagały inwestycji kapitałowych i amortyzowały się w okresie od 5 do 10 lat. Ponadto organizacje prawie zawsze chciały dostosować swoje systemy ERP do konkretnych wymagań, co pociągało za sobą dodatkowe koszty konsultantów oprogramowania i szkoleń.

W międzyczasie systemy ERP zaczęły korzystać z Internetu i oferować w związku z tym nowe rozwiązania, w tym wbudowane funkcje analityczne. Wraz z upływem czasu wiele organizacji odkryło, że ich lokalne systemy ERP nie są w stanie dotrzymać kroku nowoczesnym wymaganiom w zakresie zabezpieczeń ani nowym technologiom, takim jak smartfony.

Cloud ERP — nowy model korzystania z systemu ERP

Oprogramowanie jako usługa (Software as a service, SaaS)
I wtedy pojawia się chmura — a w szczególności model oprogramowania jako usługi (SaaS) do obsługi procesów ERP. Gdy system ERP jest oferowany jako usługa w chmurze, korzysta z sieci zdalnych serwerów, a nie serwerów przedsiębiorstwa. Dostawca chmury wdraża poprawki, zarządza procesami i aktualizuje oprogramowanie kilka razy do roku, co eliminuje potrzebę kosztownych uaktualnień co 5 lub 10 lat w przypadku systemów zainstalowanych lokalnie. Chmura może ograniczyć zarówno koszty operacyjne (OpEx), jak i nakłady kapitałowe (CapEx), ponieważ likwiduje konieczność zakupu sprzętu, oprogramowania czy zatrudnienia dodatkowych pracowników IT. Oszczędzone środki mogą być zainwestowane w nowe możliwości biznesowe, a przedsiębiorstwo zawsze korzysta z najnowszego systemu ERP. Pracownicy mogą wówczas skupić się na wykonywaniu zadań zapewniających przedsiębiorstwu wartość dodaną.

7 powodów, dla których warto przejść na chmurowe rozwiązanie ERP

W przedsiębiorstwach każdej wielkości, w tym w małych i średnich, wycofanie systemów zainstalowanych lokalnie i natychmiastowe przeniesienie się do chmury jest niewykonalne — a przynajmniej na tyle kłopotliwe, że realnie się tego nie rozważa. Z drugiej strony pozostanie przy zainstalowanym lokalnie systemie ERP i rezygnacja z jego chmurowego odpowiednika również jest niedobrym pomysłem. Dlaczego warto rozważyć wykorzystanie aplikacji chmurowych do zastąpienia lub wsparcia systemu lokalnego?

Podejmuj trafniejsze decyzje biznesowe dzięki pakietowi Oracle ERP

Pierwsze kroki z systemem ERP

Jedną z zalet modelu SaaS jest to, że oprogramowanie jest na bieżąco uaktualniane o najnowsze funkcje, cechy i praktyki. Dostawcy usług ERP w chmurze regularnie dokonują takich uaktualnień i aktualizacji (Oracle robi to raz na miesiąc). To znaczy, że najnowsze rewolucyjne technologie — takie jak AI, asystenci cyfrowi, uczenie maszynowe, blockchain, rzeczywistość rozszerzona i Internet rzeczy (IoT) — są dostępne dla abonentów w regularnej kadencji.

Dzięki dostępowi do tych nowych technologii organizacje mogą szybko wprowadzać do swoich procedur sprawdzone metody wraz z rozwojem oprogramowania ERP. Mogą automatyzować procesy, które kiedyś wymagały intensywnej obsługi ręcznej, jak np. uzgadnianie rachunków finansowych. Ponadto użytkownicy otrzymują kompleksową analizę działań firmy w czasie rzeczywistym, nie tylko w kontaktach z klientami, ale także na poziomie magazynów, zakładów produkcyjnych i w całym przedsiębiorstwie. Ta wiedza jest następnie łatwo dostępna dla każdego uprawnionego pracownika za pośrednictwem urządzeń mobilnych, w tym na smartfonach i tabletach.

Stworzona z myślą o erze cyfrowej dzisiejsza chmura ERP obejmuje funkcje mobilne, społecznościowe, analityczne i inne najnowsze technologie. Bez nich przedsiębiorstwo nie będzie się rozwijać.