Co to jest system ERP?

Termin planowanie zasobów przedsiębiorstwa (enterprise resource planning, ERP) opisuje typ oprogramowania używanego przez przedsiębiorstwo do zarządzania swoją zwykłą działalnością obejmującą m.in. księgowość, zaopatrzenie, zarządzanie projektami, zarządzanie ryzykiem i zapewnienie zgodności z przepisami oraz operacje w łańcuchu dostaw. Kompletny system ERP obejmuje również oprogramowanie służące do zarządzania wydajnością przedsiębiorstwa, które pomaga w planowaniu, budżetowaniu, prognozowaniu i raportowaniu wyników finansowych.

System ERP obsługuje bardzo dużo procesów biznesowych i umożliwia przepływ danych między tymi procesami. System ERP zbiera z różnych źródeł dane transakcyjne przedsiębiorstwa, eliminuje zatem potencjalną duplikację danych i zapewnia integralność tych danych w ramach jednego źródła.

Obecnie system ERP ma krytyczne znaczenie dla zarządzania w tysiącach przedsiębiorstw dowolnego rozmiaru w dowolnych branżach. Dla przedsiębiorstw tych system ERP jest równie niezastąpiony, jak elektryczność.

Podstawowe informacje o systemie ERP

Punktem centralnym systemu ERP jest zdefiniowana struktura danych korzystająca zazwyczaj ze wspólnej bazy danych. Pomaga to zapewnić, że informacje używane w całym przedsiębiorstwie są znormalizowane i oparte na wspólnych definicjach i doświadczeniach użytkowników. Elementy te są następnie łączone z procesami biznesowymi właściwymi dla poszczególnych działów biznesowych (działu kadr, działu finansowego, działu inżynierii, działu marketingu, działu operacyjnego itp.), łącząc w ten sposób systemy i korzystające z nich osoby. System ERP jest po prostu narzędziem służącym do integracji pracowników, procesów i technologii w nowoczesnym przedsiębiorstwie.

Przykładowo producent samochodów zamawia części i materiały u wielu dostawców. Za pomocą systemu ERP może wówczas śledzić wewnętrzne i zewnętrzne zamówienia na te części i materiały oraz zapewnić, że każdy element na drodze od zakupu do płatności jest osadzony na jednolitych i czystych danych związanych z odpowiednimi procesami, raportami i wynikami analiz. Jeśli system ERP został prawidłowo wdrożony, przykładowa część „klocek hamulcowy przedni” zostanie jednoznacznie zidentyfikowana na podstawie nazwy części, rozmiaru, materiału, źródła, numeru partii, numeru części, numeru seryjnego, kosztu i specyfikacji, wraz z mnóstwem innych elementów opisowych. Dane stymulują działalność każdej nowoczesnej firmy, system ERP ułatwia zatem zbieranie, organizowanie i analizowanie tych danych oraz przesyłanie ich do użytkowników i systemów, w przypadku których dane te są niezbędne do wypełniania ról i obowiązków.

System ERP zapewnia również, że te pola i atrybuty danych są przenoszone do właściwego konta w księdze głównej firmy (np. „Klocki hamulcowe”), tak aby wszystkie koszty były odpowiednio śledzone i reprezentowane. Gdyby klocki hamulcowe przednie były nazywane „hamulcami przednimi” w jednym systemie oprogramowania (lub zbiorze arkuszy kalkulacyjnych), „klockami hamulcowymi” w innym systemie i „okładzinami hamulcowymi” w trzecim, to firma produkująca samochody z trudem śledziłaby roczne wydatki na przednie klocki hamulcowe i nie mogłaby stwierdzić, czy należy zmienić dostawcę lub negocjować lepsze ceny.

Główną zasadą ERP jest centralne gromadzenie danych do szerokiej dystrybucji. Zamiast prowadzenia kilku oddzielnych baz danych z nieskończoną liczbą rozproszonych arkuszy kalkulacyjnych, system ERP porządkuje chaos, tak aby wszyscy użytkownicy mogli przetwarzać, wykorzystywać i przechowywać takie same dane pochodzące ze wspólnych procesów. Bezpieczne, centralne repozytorium danych gwarantuje, że dane są prawidłowe, aktualne i kompletne. Gwarancja integralności danych dotyczy każdego zadania wykonywanego w organizacji — od kwartalnego sprawozdania finansowego po pojedyncze raporty o zaległych zobowiązaniach — bez konieczności używania podatnych na błędy arkuszy kalkulacyjnych.

Korzyści biznesowe zapewniane przez system ERP

Wpływ systemu ERP na przedsiębiorstwo jest obecnie nie do pominięcia. Jako że dane i procesy korporacyjne są „zbierane” w systemie ERP, przedsiębiorstwo może dostosować funkcjonowanie poszczególnych działów i udoskonalić stosowane procesy, aby uzyskać większe oszczędności. Najważniejsze korzyści biznesowe:

• Lepszy wgląd w informacje o firmie dzięki informacjom czasu rzeczywistego generowanym przez raporty
• Niższe koszty operacyjne dzięki uproszczeniu procesów biznesowych i sprawdzonym metodom
• Lepsza współpraca dzięki możliwościom korzystania ze wspólnych danych w umowach, zapotrzebowaniach i zamówieniach zakupu
• Poprawa efektywności dzięki wspólnemu środowisku użytkownika w wielu funkcjach biznesowych i dobrze zdefiniowanym procesom biznesowym
• Jednolita infrastruktura dzięki ujednoliceniu wszystkich procesów biznesowych zaplecza i obsługi klienta
• Wysoki odsetek akceptacji dzięki jednolitemu projektowi środowiska użytkownika
• Niższe ryzyko dzięki lepszej integralności danych i kontroli finansowej
• Niższe koszty zarządzania i operacyjne dzięki jednolitym i zintegrowanym systemom

Historia systemów ERP

Od zwykłych kartek po urządzenia mobilne
Historia ERP liczy sobie ponad sto lat. W 1913 r. inżynier Ford Whitman Harris opracował model ekonomicznej wielkości zamówienia (Economic Order Quantity, EOQ) — system do planowania produkcji na papierze. Przez wiele lat EOQ stanowił standard w produkcji. Sytuacja zmieniła się 1964 r., kiedy produkująca narzędzia firma Black and Decker jako pierwsza wdrożyła rozwiązanie do planowania zapotrzebowania materiałowego (Material Requirements Planning, MRP), w ramach którego do obliczeń związanych z EOQ zaczęto stosować komputer typu mainframe.

Rozwiązanie MRP pozostało standardem branżowym do czasu opracowania w 1983 r. systemu planowania zasobów w przedsiębiorstwie (noszącego nazwę MRP II). W systemie MRP II zastosowano modułową architekturę oprogramowania i zintegrowano główne aplikacje produkcyjne, w tym aplikacje służące do zarządzania zakupami, zestawieniami materiałów, planowaniem i umowami. Po raz pierwszy różne zadania produkcyjne były obsługiwane przez wspólny system. Rozwiązanie MRP II było także ważnym przykładem możliwości wykorzystania przez organizacje oprogramowania do udostępniania i integracji danych przedsiębiorstwa, a także zwiększenia efektywności działania dzięki lepszemu planowaniu produkcji, ograniczeniu zapasów i mniejszej ilości odpadów (ścinków). Trwająca w latach 70. i 80. ubiegłego wieku ewolucja technologii komputerowej sprawiła, że pojawiły się koncepcje podobne do MRP II opracowane pod kątem obsługi działań biznesowych wykraczających poza produkcję. Rozwiązania te obejmowały finanse, zarządzanie relacjami z klientami i dane działu kadr. Jeszcze przed 1990 rokiem analitycy technologii nadali tej nowej kategorii oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem nazwę „system planowania zasobów przedsiębiorstwa”.

Systemy ERP w latach 90-tych XX w.

Od instalacji lokalnej do instalacji w chmurze
W latach 90-tych XX w. systemy ERP coraz bardziej się upowszechniały. Jednocześnie koszty ich implementacji zaczęły rosnąć. Sprzęt do obsługi tego oprogramowania znajdował się zwykle w przedsiębiorstwie, serwerownie były zatem zajęte przez duże komputery. Zarówno sprzęt, jak i licencje na oprogramowanie, wymagały inwestycji kapitałowych i amortyzowały się w okresie od 5 do 10 lat. Ponadto przedsiębiorstwa prawie zawsze chciały dostosować swoje systemy ERP do konkretnych wymagań, co pociągało za sobą dodatkowe koszty konsultantów i szkoleń.

W międzyczasie systemy ERP zaczęły korzystać z Internetu i oferować w związku z tym nowe rozwiązania, w tym wbudowane funkcje analityczne. Wraz z upływem czasu wiele przedsiębiorstw odkryło, że ich zainstalowane lokalnie systemy ERP nie są w stanie dotrzymać tempa nowoczesnym wymaganiom w zakresie zabezpieczeń ani nowym technologiom, takim jak smartfony.

Czasy teraźniejsze: nowy model korzystania z systemu ERP

Oprogramowanie jako usługa (SaaS)
Przenieś system ERP do chmury w modelu SaaS. Gdy system ERP jest oferowany jako usługa w chmurze, korzysta z sieci zdalnych serwerów, a nie serwerów przedsiębiorstwa. Dostawca chmury wdraża poprawki, zarządza procesami i aktualizuje oprogramowanie kilka razy do roku, co eliminuje potrzebę kosztownych uaktualnień co 5 lub 10 lat w przypadku systemów zainstalowanych lokalnie. Chmura może ograniczyć zarówno koszty operacyjne (OpEx), jak i nakłady kapitałowe (CapEx), ponieważ likwiduje konieczność zakupu sprzętu, oprogramowania czy zatrudnienia dodatkowych pracowników IT. Oszczędzone środki mogą być zainwestowane w nowe możliwości biznesowe, a przedsiębiorstwo zawsze korzysta z najnowszego systemu ERP. Pracownicy mogą wówczas skupić się na wykonywaniu zadań zapewniających przedsiębiorstwu wartość dodaną.

Zacznij korzystać z systemu Oracle ERP

Czy Twój dostawca rozwiązań ERP inwestuje w nowe technologie?
Jedną z zalet modelu SaaS jest to, że oprogramowanie jest na bieżąco uaktualniane o najnowsze funkcje, cechy i praktyki. Dostawcy usług ERP w chmurze regularnie dokonują takich uaktualnień i aktualizacji (Oracle robi to raz na miesiąc). Oznacza to, że najnowsze technologie — takie jak AI, asystenci cyfrowi, uczenie maszynowe, blockchain, rzeczywistość rozszerzona i Internet rzeczy itp. — są systematycznie udostępniane subskrybentom. Dzięki dostępowi do tych nowych technologii organizacje mogą szybko wprowadzać do swoich procedur sprawdzone metody wraz z rozwojem oprogramowania ERP. Mogą automatyzować procesy, które kiedyś wymagały intensywnej obsługi ręcznej, jak np. uzgadnianie rachunków finansowych. Ponadto użytkownicy otrzymują kompleksową analizę działań firmy w czasie rzeczywistym, nie tylko w kontaktach z klientami, ale także na poziomie magazynów, zakładów produkcyjnych i w całym przedsiębiorstwie. Ta wiedza jest następnie łatwo dostępna dla każdego uprawnionego pracownika za pośrednictwem urządzeń mobilnych, w tym na smartfonach i tabletach.

Stworzona z myślą o erze cyfrowej dzisiejsza chmura ERP obejmuje funkcje mobilne, społecznościowe, analityczne i inne najnowsze technologie. Bez nich przedsiębiorstwo nie będzie się rozwijać.