12 kluczowych wyzwań kadrowych w opiece zdrowotnej w 2023 r.

1. Dobór personelu

Według raportu przygotowanego w 2021 r. przez Stowarzyszenie Amerykańskich Kolegiów Medycznych (Association of American Medical Colleges) do 2034 r. w Stanach Zjednoczonych może brakować 124 000 lekarzy. W raporcie prognozuje się niedobór prawie 50 000 lekarzy podstawowej opieki zdrowotnej i do 77 000 specjalistów.

Technologia może pomóc działom kadr w zarządzaniu personelem. Oparte na chmurze systemy zarządzania kapitałem ludzkim (HCM) zapewniają dostawcom usług opieki zdrowotnej wgląd w czasie rzeczywistym w bieżące i przyszłe potrzeby kadrowe, natomiast chmurowe systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa pomagają im planować budżety pod kątem utrzymania lub zwiększenia poziomu zatrudnienia. Technologia może również usprawnić świadczenie usług kadrowych — na przykład poprzez umożliwienie kandydatom do pracy aplikowania na wolne stanowiska za pośrednictwem urządzeń mobilnych, co przyspiesza proces weryfikacji kandydatów i planowania rozmów kwalifikacyjnych oraz pozwala składać oferty szybciej niż konkurencja.

2. Wypalenie

Mayo Clinic definiuje wypalenie zawodowe jako formę stresu związanego z pracą — „stan fizycznego lub emocjonalnego wyczerpania, który wiąże się również z poczuciem zmniejszonego spełnienia i utraty tożsamości osobistej”. W ankiecie przeprowadzonej przez Amerykańskie Towarzystwo Medyczne połowa wszystkich respondentów, w tym 56% pielęgniarek, zgłosiła występowanie co najmniej jednego objawu wypalenia zawodowego. Jedna trzecia z nich zgłosiła wysoki poziom lęku lub depresji, a 25% ankietowanych lekarzy stwierdziło, że planuje opuścić swoją placówkę w ciągu dwóch lat.

Aby ograniczyć wypalenie zawodowe, działy kadr w sektorze opieki zdrowotnej muszą włączyć zdrowie i dobre samopoczucie pracowników do podstawowych wartości swojej organizacji. Aby przełożyć te wartości na działania, dział kadr powinien również korzystać z analizy danych w celu poprawy planowania, doboru personelu i tworzenia harmonogramów, odpowiadając na pytania takie jak: ile zasobów i łóżek zostało wykorzystanych w ciągu ostatnich trzech miesięcy? Jakie jest prawdopodobieństwo, że pacjenci wrócą do szpitala lub będą w nim przebywać dłużej niż założono? Jak możemy uniknąć niedoboru zasobów w szczycie sezonu grypowego? Analizy mogą również pomóc działom kadr w określeniu czynników, które powodują, że pracownicy zostają lub odchodzą. Analizy to jednak nie wszystko. Technologie cyfrowe pomagają pracownikom pozostawać w kontakcie i mogą łagodzić stres, ułatwiając i usprawniając wykonywanie rutynowych zadań — takich jak sprawdzanie harmonogramów, uzyskiwanie dostępu do danych osobowych i wypełnianie ankiet dotyczących satysfakcji z pracy — w dowolnym czasie, w dowolnym miejscu i na dowolnym urządzeniu.

3. Retencja pracowników

Niedobory kadrowe i wypalenie pracowników negatywnie wpływają na retencję. Według firmy NSI zajmującej się rekrutacją personelu medycznego średni wskaźnik rotacji pracowników szpitali w Stanach Zjednoczonych w 2021 r. wyniósł 25,9%, co stanowi wzrost o 6,4 punktu procentowego w porównaniu z rokiem poprzednim. W ciągu ostatnich pięciu lat przeciętny szpital zmienił 100% swojego personelu.

Rozwiązania umów za porozumieniem stron stanowiły 95,5% wszystkich odejść pracowników ze szpitali w 2021 roku. W przeciwieństwie do branż, w których można zamknąć linie produkcyjne lub zmniejszyć odsetek zamówień, w sektorze opieki zdrowotnej konieczne jest obsadzenie zmian w celu zapewnienia ciągłości opieki nad pacjentami. Jeśli braki kadrowe prowadzą do obowiązkowych nadgodzin, pracownicy odchodzą, wybierając pracodawców oferujących lepsze warunki pracy lub decydując się na tymczasowe bezrobocie, a nawet wcześniejszą emeryturę. Według badania NSI młodzi lekarze odchodzą z pracy dwa razy szybciej niż starsi lekarze, a prawie jedna trzecia nowo zatrudnionych pielęgniarek odchodzi w ciągu roku.

Aby poprawić retencję pracowników, działy kadr muszą dbać o więcej niż tylko poprawę wynagrodzeń i planowania. Niektóre organizacje opieki zdrowotnej starają się stworzyć bardziej przyjazną kulturę, m.in. poprzez rozluźnienie zasad dotyczących ubioru. Calvert Health System, szpital w stanie Maryland, uruchomił program wykorzystujący algorytm oprogramowania do identyfikowania i rozwiązywania problemów w miejscu pracy. W ramach tego programu pracownicy mogą anonimowo zgłaszać takie kwestie, jak łamanie zasad, błędy medyczne i konflikty personelu; przekazane informacje ułatwiają działowi kadr rozwiązywanie problemów, zanim wpłyną one negatywnie na retencję pracowników.

4. Planowanie i zarządzanie

Gdy pracownicy opieki zdrowotnej są nadmiernie obciążeni obowiązkami lub czują, że nie mają nic do powiedzenia w kwestii swoich harmonogramów, często skutkuje to wypaleniem zawodowym, gorszą opieką nad pacjentami i dużą rotacją. Pomagając zespołom w całej firmie lepiej zarządzać harmonogramami, dział kadr może pomóc również w zatrzymaniu talentów.

W przeszłości firmy z sektora opieki zdrowotnej używały arkuszy kalkulacyjnych do zarządzania harmonogramami personelu — był to żmudny proces ręczny. Obecnie oprogramowanie do planowania pracy w opiece zdrowotnej ułatwia ten proces, oszczędzając czas i zwiększając komfort pracowników. Pracownicy otrzymują automatyczne powiadomienia o harmonogramie, w tym wiadomości o zmianach, na swoich urządzeniach mobilnych. Najlepsze oprogramowanie ułatwia pracownikom wnioskowanie o urlop lub zamienianie się zmianami ze współpracownikami. Kierownicy mogą tworzyć dzienne lub tygodniowe harmonogramy w ciągu kilku minut. Analizy harmonogramów mogą pokazać kierownikom, kiedy pracownik jest przepracowany — na przykład poprzez identyfikację członków zespołu, którzy konsekwentnie rezygnują z przerw lub pracują po upływie standardowych godzin pracy — i dostarczyć spostrzeżeń, które mogą pomóc organizacjom poprawić ogólne warunki pracy.

5. Zwiększenie zadowolenia pacjentów

Zadowolenie pacjentów to kwestia kadrowa, ponieważ jest ono ściśle związane z wydajnością pracowników. Jeśli lekarze notorycznie spóźniają się na wizyty, pielęgniarki traktują pacjentów lekceważąco lub pracownicy recepcji niechętnie pomagają w umawianiu wizyt lub odpowiadają na pytania, zadowolenie pacjentów spada. Badanie przeprowadzone przez Narodowe Instytuty Zdrowia wykazało, że 39% osób unikało wizyty u lekarza z powodu wcześniejszych złych doświadczeń.

Poprzez ankiety, spotkania w małych grupach lub funkcje przekazywania informacji zwrotnych wbudowane w systemy HCM dział kadr musi zidentyfikować najważniejsze problemy wpływające na wydajność pracowników, niezależnie od tego, czy obejmują one zbyt napięte harmonogramy, niskie płace, przestarzałą technologię czy inne czynniki. Rozwiązując problemy, które negatywnie wpływają na zadowolenie pracowników, dział kadr może przyczynić się do zwiększenia zadowolenia pacjentów.

6. Utrzymanie zgodności dokumentacji

Dział kadr jest odpowiedzialny za definiowanie zasad i procedur mających na celu zachowanie zgodności z przepisami dotyczącymi danych pacjentów. Zgodnie z ustawą o przenoszeniu ubezpieczeń zdrowotnych i odpowiedzialności za nie (Healthcare Insurance Portability and Accountability Act) podmioty działające w amerykańskim sektorze opieki zdrowotnej muszą spełniać rygorystyczne standardy w zakresie m.in. gromadzenia danych pacjentów, przechowywania dokumentacji oraz dostępu do niej. Niezastosowanie się do tych wymogów może prowadzić do nałożenia grzywny w wysokości do 1,5 miliona dolarów rocznie.

Dział kadr musi w tym pomóc, tworząc kulturę zgodności — w ścisłej współpracy z zespołami IT i prawnymi organizacji — w celu ochrony dokumentacji medycznej. Z pomocą działu kadr organizacja opieki zdrowotnej może zdecydować, kto powinien mieć dostęp do poufnych informacji, co się stanie, gdy pracownik naruszy zasady, oraz gdzie zasady i procedury będą przechowywane i aktualizowane. Wprowadzając przemyślane podejście do zgodności z przepisami, w tym szkolenia dla wszystkich pracowników, dział kadr pomaga chronić organizację przed karami finansowymi i procesami sądowymi oraz zmniejsza ogólne obciążenie administracyjne.

7. Szkolenia i rozwój

Kompleksowy program szkoleń i rozwoju przynosi szerokie korzyści, w tym wyższą retencję personelu, większą zgodność z przepisami i lepszą opiekę nad pacjentami. Jednak według organizacji Association for Talent Development pracownicy opieki zdrowotnej rocznie spędzają średnio o 34% mniej czasu na szkoleniach niż pracownicy innych branż ze względu na charakter pracy zmianowej oraz różnorodność stanowisk, umiejętności i certyfikatów.

Biorąc pod uwagę poważne niedobory kadrowe i wypalenie zawodowe pracowników, organizacje opieki zdrowotnej muszą inwestować we wszelkiego rodzaju szkolenia i rozwój. Szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i zgodności z przepisami przynoszą korzyści wszystkim pracownikom. Specjalistyczne szkolenia dla pielęgniarek i administratorów poprawiają opiekę nad pacjentami i komfort pracy. Dobrze zdefiniowane plany rozwoju pozwalają pracownikom obrać osiągalną ścieżkę kariery. Szczególnie ważne jest, aby pracownicy szpitali i innych miejsc pracy działających w trybie 24/7 mieli dostęp do funkcjonalnych narzędzi szkoleniowych, kiedykolwiek i gdziekolwiek ich potrzebują. Technologia może odegrać tutaj ważną rolę, od udostępniania szkoleń na dowolnym urządzeniu po zapewnienie systemu online, który wysyła automatyczne powiadomienia o zbliżających się terminach szkoleń.

8. Bezpieczeństwo pacjentów i pracowników

W większości przypadków przyczyny niskiego poziomu bezpieczeństwa pacjentów powstają w sposób niezamierzony i wynikają z niewystarczającego przeszkolenia pracowników lub nieprzestrzegania procedur. Zajmując się niektórymi z innych kluczowych wyzwań związanych z opieką zdrowotną — niedoborem personelu, wypaleniem zawodowym, zbyt napiętymi harmonogramami czy nieodpowiednimi szkoleniami — dział kadr może również przyczynić się do poprawy bezpieczeństwa i samopoczucia pacjentów.

Bezpieczeństwo pracowników jest zagrożone ze względu na nieodłączne ryzyko związane z wykonywaną przez nich pracą. Według amerykańskiej agencji Bureau of Labor Statistics pracownicy opieki zdrowotnej są narażeni na wysokie ryzyko urazów w miejscu pracy, takich jak skaleczenia ostrymi przedmiotami, urazy pleców czy urazy spowodowane kontaktem z chemikaliami i lekami; każdego roku urazów doznaje ponad 600 000 pracowników. Ciągłe zagrożenie związane z COVID-19 i innymi chorobami zakaźnymi znacznie pogarsza sytuację. Ponadto ryzyko napaści w miejscu pracy na pracowników opieki zdrowotnej jest czterokrotnie wyższe niż w przypadku pracowników innych branż, jak podaje amerykańska Administracja Bezpieczeństwa i Higieny Pracy (OSHA). Bezpieczeństwo fizyczne to nie wszystko; wyzwaniem jest także zapewnienie dobrego samopoczucia psychicznego. Jedno z badań wykazało, że jeden na czterech pracowników opieki zdrowotnej doświadczył lub był świadkiem niebezpiecznego poziomu stresu emocjonalnego w miejscu pracy.

Nie ma magicznego rozwiązania. Dział kadr jest odpowiedzialny za szkolenie nowych pracowników w zakresie standardów bezpieczeństwa określonych przez OSHA i ich organizację oraz upewnianie się, że kierownicy tworzą bezpieczne środowisko pracy. Dział kadr powinien regularnie przeglądać i aktualizować zasady i procedury bezpieczeństwa oraz współpracować z kierownictwem obiektów w celu kontroli potencjalnych zagrożeń w miejscu pracy.

9. Konkurencyjne wynagrodzenie

Kierownicy działów kadr napotykają wiele przeszkód w poszukiwaniu najlepszych lekarzy, pielęgniarek i pracowników administracyjnych. Pracownicy medyczni często podpisują umowy o zakazie konkurencji, które wymagają długiego okresu wypowiedzenia przed podjęciem nowej pracy. Jeśli placówka opieki zdrowotnej znajduje się w regionie na uboczu szlaków komunikacyjnych, najbardziej potrzebni pracownicy — lekarze specjaliści i pielęgniarki — mogą nie być zainteresowani przeprowadzką.

Z tych i wielu innych powodów kluczowe znaczenie ma oferowanie atrakcyjnych wynagrodzeń i pakietów świadczeń, porównywalnych z tymi oferowanymi przez bezpośrednich konkurentów. Pracodawcy z sektora opieki zdrowotnej muszą również oferować standardowe świadczenia, takie jak ubezpieczenie zdrowotne, w tym dentystyczne i wzroku, a także 401(k) lub inny plan oszczędności emerytalnych. Ale to tylko podstawowe elementy. W zależności od stanowisk, które chcą obsadzić, działy kadr w organizacjach opieki zdrowotnej powinny pomyśleć o rozszerzeniu świadczeń o płatną opiekę nad dziećmi, programy zdrowia psychicznego, karnety na siłownię, pomoc w spłacie kredytu studenckiego i świadczenia dla osób dojeżdżających do pracy, takie jak pokrycie kosztów transportu publicznego.

10. Wzmocnienie marki pracodawcy

Dzięki Glassdoor i innym źródłom online osoby poszukujące pracy mogą łatwiej niż kiedykolwiek wcześniej wyszukiwać informacje na temat pracodawców, co stanowi dla dostawców usług opieki zdrowotnej zarówno wyzwanie, jak i szansę. Aby przekonać najbardziej utalentowane osoby do rozważenia dołączenia do ich organizacji, działy kadr w sektorze opieki zdrowotnej muszą współpracować z działem marketingu w celu stworzenia atrakcyjnej marki pracodawcy.

Eksperci zwracają uwagę, że dobry branding to uczciwy branding. Jak naprawdę wygląda praca w Twojej organizacji? Co ludzie w niej lubią i co organizacja robi, aby stale wprowadzać usprawnienia? Wskazówka: pozwól pracownikom opowiedzieć Twoją historię — a właściwie ich historię — opisującą nie tylko to, co robią, ale także jak się czują, przychodząc do pracy. Jeśli Twoje środowisko pracy charakteryzuje się szybkim tempem, uwzględnij to w tej historii; pomoże to przyciągnąć kandydatów, którzy lubią emocje. Jeśli poziom retencji pracowników w Twojej organizacji jest ponadprzeciętny, pamiętaj, aby poinformować, dlaczego w niej zostają — czy to ze względu na stabilność, troskliwe kierownictwo, pracę pełną wyzwań, bliskie więzi z innymi pracownikami, czy też inny czynnik.

11. Koszty pracy i płac

Rosnące koszty pracy zwiększają wyzwania finansowe stojące przed amerykańskimi systemami opieki zdrowotnej. Według raportu sporządzonego przez Kaufman Hall (PDF) koszty pracy w sektorze opieki zdrowotnej wzrosły o ponad jedną trzecią od początku pandemii COVID-19. Jednym z głównych powodów jest praca kontraktowa, która stanowi obecnie 11% całkowitych kosztów pracy w systemach opieki zdrowotnej. Mediana wynagrodzeń godzinowych pielęgniarek kontraktowych gwałtownie wzrosła —w latach 2019–2022 o 106%.

Istnieje wiele sposobów, dzięki którym pracodawcy z sektora opieki zdrowotnej mogą obniżyć koszty pracy i płac, jednocześnie oferując konkurencyjne wynagrodzenie. Analizuj wynagrodzenia za nadgodziny i premie, takie jak podwójne i potrójne wynagrodzenie, aby zidentyfikować działy, które rutynowo płacą więcej. Dokonaj przeglądu struktury zarządzania i w miarę możliwości zredukuj liczbę stanowisk. Pozwoli to nie tylko zaoszczędzić pieniądze, ale także pokaże pracownikom pierwszej linii, że kierownictwo nie jest zwolnione z cięcia kosztów. Być może najważniejsze jest to, aby w miarę możliwości zmniejszać zależność od pracowników kontraktowych — pielęgniarek i innych pracowników tymczasowych — którzy zazwyczaj otrzymują premie i są kosztowni do zastąpienia.

12. Bycie na bieżąco z najnowszymi technologiami

Technologia przekształca opiekę zdrowotną w takim samym stopniu jak każdą inną branżę. Lekarze i pielęgniarki przyjmują teraz pacjentów zdalnie, zwłaszcza osoby starsze i zarażające, co pozwala zaoszczędzić czas i poprawić bezpieczeństwo. Dokumentacja medyczna od dawna jest prowadzona w formie cyfrowej, a personel kliniczny może gromadzić dane, czasami w czasie rzeczywistym, z urządzeń noszonych przez pacjentów bądź w nich wszczepionych.

Jednakże technologia medyczna wciąż się rozwija, a wielu pracowników klinicznych za nią nie nadąża, ponieważ niektóre systemy wiążą się ze stromą krzywą uczenia się. Działy kadr muszą zapewnić obowiązkowe szkolenia w zakresie nowych systemów medycznych i ułatwić pracownikom zmianowym znalezienie czasu na ukończenie kursów. Zatrudnianie pracowników znających się na technologii to dobry pomysł, choć na trudnym rynku pracy pracodawcy nie zawsze mogą być wybredni.