Ce este HRIS?

HRIS vs HRMS vs HCM - Care sunt diferențele?

Termenii HRIS, sistemul de management al resurselor umane (HRMS) și managementul capitalului uman (HCM) sunt adesea utilizați în mod interschimbabil. Cu toate acestea, pot exista diferențe subtile între cele trei, în funcție de caracteristicile pe care o companie alege să le ofere.

HRIS, s-a referit inițial la un sistem de bază pentru păstrarea datelor administrative ale angajaților. Pe măsură ce funcțiile HR au devenit mai complexe, HRIS încorporează procese precum achiziția talentelor, recrutarea, administrarea și procesarea continuă a datelor angajaților.

HRMS, a intrat în uz pe măsură ce organizațiile au început să folosească software din ce în ce mai sofisticat și activități automatizate pentru a-și îndeplini funcțiile de resurse umane – deși încă este folosit în mod interschimbabil cu HRIS. HRIS de astăzi poate include managementul statelor de plată, al timpului și forței de muncă.

HCM, se referă la o soluție mai vastă sau mai generală care acoperă fiecare aspect al funcției HR și al gestionării forței de muncă. Funcționalitățile suplimentare includ sarcini avansate de management al talentelor, cum ar fi managementul performanței, planificarea succesiunii, planificarea compensațiilor, planificarea strategică a forței de muncă și toate celelalte activități de planificare HR. HCM acoperă gama funcțiilor HR, indiferent dacă sunt bazate pe date, tranzacționale sau strategice.

Ce este un sistem HRIS? Cei doi piloni

Un HRIS este construit pe doi piloni care creează fundația pentru gestionarea oamenilor și a politicilor pentru a sprijini eficacitatea organizațională generală.

Design organizațional

Din perspectivă structurală, HRIS include roluri, funcții și ierarhii de raportare. Prin definirea structurii organizaționale, HRIS oferă responsabilitate recunoscută și o modalitate pentru funcționalitatea operațională și consecvență.

Un HRIS adecvat vă ajută să abordați provocările de afaceri ajutându-vă să obțineți talentele potrivite. Prin managementul consecvent și automatizat al datelor privind achizițiile și recrutarea, HRIS vă poate ajuta să creați o forță de muncă formată din persoanele potrivite, cu abilitățile potrivite, lucrând în funcțiile potrivite și în structura potrivită, pentru a vă atinge obiectivele strategice.

Aflați mai multe despre Strategic Workforce Planning (PDF)

Gestionarea datelor angajaților

Similar cu managementul relațiilor cu clienții, dar la nivelul angajatorului/angajatului, HRIS oferă o vizualizare completă a fiecărui angajat, inclusiv numele, adresa, data angajării, compensațiile, selecțiile de beneficii și multe altele. Având datele potrivite, veți putea să vă conectați mai bine cu angajații, să-i ajutați să dezvolte planuri de carieră, să găsească instruirea potrivită și să ducă performanța la nivelul următor.

HRIS oferă funcționalități automatizate și standardizate de păstrare a înregistrărilor, raportare și self-service. Acest lucru poate duce la un management mai precis și mai actualizat al informațiilor, care stimulează o eficiență mai mare, oferind în același timp confort și ușurință de utilizare pentru angajați.

Aflați mai multe despre managementul talentelor

Caracteristici, funcții și utilizatori HRIS

Un sistem HRIS tipic va include caracteristici de bază care ajută la recrutarea și achiziția talentelor, compensații, managementul organizațional și al absențelor (cum ar fi concediul, concediul medical și concediile personale). Se pot utiliza funcționalități suplimentare pentru a răspunde cerințelor de afaceri.

Prin automatizarea sarcinilor HR și asigurarea accesului self-service la proceduri și politici, sistemul creează standardizare și consecvență în întreaga organizație, crescând totodată eficiența operațională a HR și oferind o experiență mai bună angajaților.

Deși toată lumea din cadrul companiei este un utilizator HRIS pur și simplu, fiind un angajat, utilizatorii puternici ai HRIS sunt administratori HR, specialiști în state de plată, specialiști în managementul talentelor și recrutori. O mare parte din locurile de muncă ale acestor angajați implică interacțiunea cu HRIS în mod regulat.

Provocările sistemelor de resurse umane

Fiecare afacere este unică și are propriul set de provocări. Soluția dvs. de management al forței de muncă trebuie să abordeze aceste probleme. Iată câteva dintre cele mai comune provocări HRIS.

• Confidențialitatea și securitatea datelor. Una dintre cele mai mari preocupări în gestionarea unui HRIS este asigurarea confidențialității și securității datelor angajaților. Aceste sisteme conțin cantități voluminoase de date sensibile și confidențiale care trebuie protejate. O provocare cheie HRIS cu care se confruntă organizațiile este modul de implementare a unei soluții suficient de sofisticate încât fiecare utilizator care accesează sistemul poate obține exact informațiile de care are nevoie pentru a efectua o sarcină fără a accesa informațiile pe care nu au permisiunea să le vadă.
• Regulamente și conformitate. Normele HRIS privind accesul la date trebuie, de asemenea, să se alinieze la normele de reglementare. Fiecare organizație trebuie să se asigure că HRIS respectă reglementările în continuă schimbare. Acest lucru reprezintă o provocare deosebită pentru companiile care au o prezență globală. Utilitatea și funcționalitatea depind de faptul că fiecare utilizator poate efectua rapid și ușor tranzacții prin sistem fără a încălca confidențialitatea sau încălcarea legii.
  
  Aflați mai multe despre un sistem HR complet, pe care-l puteți implementa la nivel global
• Transformări în afaceri. Schimbările continue ale caracteristicilor HRIS pot prezenta, de asemenea, provocări. Într-o eră a inovațiilor continue și revoluționare, uneori organizațiile se luptă să țină pasul cu actualizările și îmbunătățirile HRIS. În mod similar, selectarea HRIS potrivit pentru afacerea dvs. poate fi complicată. Având la dispoziție atât de multe opțiuni și caracteristici, este important să alegeți sistemul care se aliniază cel mai bine cu obiectivele dvs. de afaceri și care nu vă distrage atenția către componentele care s-ar putea să nu fie utile.
  
  Aflați mai multe despre un sistem HR complet, pe care-l puteți implementa la nivel global (PDF)

Care sunt beneficiile mutării unui HRIS în cloud?

Implementarea unui HRIS în cloud are numeroase beneficii față de un HRIS on-premises, inclusiv următoarele:

• Scalabilitate simplă. În cloud, puteți scala cu ușurință în sus sau în jos, pe măsură ce nevoile afacerii se schimbă. De asemenea, obțineți o flexibilitate financiară mai mare și puteți gestiona mai bine costurile, pe măsură ce vă extindeți sau vă reduceți operațiunile.
• Un control mai mare asupra cheltuielilor operaționale versus a cheltuielilor de capital. În cloud, plătiți doar pentru ceea ce utilizați și nu trebuie să investiți în infrastructura costisitoare. Cheltuielile dvs. sunt operaționale și nu capitalizate.
• Acces rapid și ușor la inovare. Deoarece dezvoltarea și implementarea au loc foarte rapid în cloud, aveți acces mult mai devreme la upgrade-uri și la inovații.

Considerații cheie privind alegerea celui mai bun HRIS

Pentru a satisface cerințele specifice ale companiei dvs., ar trebui să personalizați soluția HRIS. Cu toate acestea, există două domenii principale de funcționalitate pe care fiecare companie ar trebui să se asigure că sunt disponibile de la furnizorul de soluții HRIS pe care îl alege.

1. Soluția trebuie să poată acoperi toate aspectele managementului HR. Aici sunt incluse recrutarea, orientarea, instruirea, planificarea succesiunii și asistența HR. Veți avea nevoie de acces la o soluție completă, care acoperă toate cerințele dvs., pe măsură ce acestea se schimbă. Ceea ce este potrivit pentru dvs. astăzi este posibil să nu fie suficient mâine.

2. Soluția trebuie să facă parte dintr-o soluție mai vastă, de tip enterprise, care să conecteze departamentul HR cu cel financiar. Forța de muncă este unul dintre cei mai importanți factori de cost din orice organizație. Orice decizie care se referă la oameni are o implicație financiară. Este esențial ca afacerea dvs. să aibă vizibilitate completă atât asupra oamenilor, cât și asupra finanțelor sale – și asupra relației dintre cele două. Cel mai bun HRIS este unul care este strâns legat de funcția financiară. În mod ideal, acest sistem va fi pe aceeași platformă și va folosi aceeași tehnologie ca și finanțele companiei.

Viitorul HRIS

Pe măsură ce tehnologiile automatizate avansează, locul de muncă se schimbă dramatic. Din ce în ce mai mult, oamenii lucrează alături de tehnologie în moduri tot mai sofisticate. În timp ce acest lucru creează multe avantaje de afaceri, unul dintre riscurile pe care le prezintă este dezumanizarea locului de muncă. În mod ironic, în domeniul HR, progresul tehnologic creează oportunitatea de a transforma HRIS dintr-un sistem impersonal de gestionare a datelor persoanelor într-un sistem care creează o experiență mai umană la locul de muncă.

Sistemul HRIS al viitorului va fi mai util și mai intuitiv, ceea ce va face ca angajații să-și atingă obiectivele mai ușor, mai rapid și cu rezultate mai bune. Aceste sisteme vor folosi AI și machine learning (ML) pentru a „simți” ceea ce angajații încearcă să realizeze și să ofere proactiv soluții, de la schimbarea adresei la înscrierea în cea mai bună opțiune de instruire. Din perspectiva operațională back-end, inovațiile HRIS vor deveni mai ușor de gestionat. Instalarea upgrade-urilor și a noilor versiuni va fi mai ușoară și mai adaptată cerințelor clienților.

Organizațiile care adoptă tehnologii noi și emergente în HRIS vor face parte din trecerea la transformarea locului de muncă într-un mediu în care tehnologia și oamenii lucrează împreună pentru a crea rezultate mai bune pentru toți. Rolul HR se află în centrul acestei transformări. Permiteți-ne să vă ajutăm să treceți HRIS în cloud, astfel încât locul de muncă să devină mai uman, în timp ce obțineți niveluri mai ridicate de performanță bazată pe tehnologie.