Ce înseamnă Supply Chain Optimization?

Ecosistem îmbunătăţit pentru lanţul de aprovizionare

Ecosistemul lanțului de aprovizionare îi include pe toți cei implicați în proiectarea, fabricarea, depozitarea și deplasarea produselor și a componentelor acestora de la început până la clientul final. Primul pas pentru îmbunătățirea acestui ecosistem este realizarea unui audit pas cu pas al fiecărei etape și al fiecărui partener, inclusiv al furnizorilor furnizorilor, pentru a descoperi locurile în care se poate crește eficiența proceselor și se pot reduce costurile, precum și pentru a urmări practicile de mediu și de muncă ale partenerilor, pentru a respecta reglementările și pentru a funcționa într-un mod responsabil și etic. După un audit, poate fi necesar să eliminați unii furnizori și să adăugați alții. Un audit cuprinzător va măsura valoarea unui anumit furnizor și va clarifica cât de ușor pot fi implicați alți furnizori pentru a umple orice lacune.

Calitate îmbunătățită

Eficiența lanțului de aprovizionare are un impact direct asupra calității produselor, de la începutul procesului de producție, când sunt achiziționate materiile prime, până la livrarea produselor. Managerii lanțului de aprovizionare își pot optimiza lanțul de aprovizionare pentru a adera la standardele de calitate în fiecare etapă.

De exemplu, responsabilii cu calitatea pot utiliza specificațiile create la începutul proiectării produsului pentru a elabora planuri de inspecție pentru etapele critice ale procesului de fabricație, pentru a identifica defectele materiilor prime sau piesele deteriorate. Datele colectate pot fi utilizate pentru a elabora planuri de măsuri corective, care, în cazul defectelor la materiile prime, ar putea implica revizuirea specificațiilor inițiale, determinarea faptului dacă furnizorul poate furniza materiale care îndeplinesc aceste specificații și testarea unui eșantion.

Software-ul de management al calității poate unifica sistemele de calitate deconectate – frecvente la marii producători – și poate oferi managerilor de calitate flexibilitatea de a se adapta la programele de producție reduse. Un sistem bun de control al calității se va adapta la schimbările rapide și se va îmbunătăți pe măsură ce adună mai multe date.

Costuri reduse

Una dintre cele mai mari oportunități de reducere a costurilor legate de optimizarea lanțului de aprovizionare provine din controlul precis al stocurilor, care cuprinde prognozarea cererii, urmărirea stocurilor și depozitarea produselor. Scopul aici este de a evita supraproducția de produse care lâncezesc în depozite, care trebuie reduse sau, mai rău, care se irosesc, precum și de a evita subproducția, astfel încât clienții să nu poată obține produsele pe care le doresc atunci când le doresc.

Optimizarea proceselor de depozitare, producție și logistică poate reduce costurile de infrastructură, în unele cazuri prin reducerea spațiului necesar pentru a produce același număr de produse sau permițând producătorilor să crească ratele de producție. Automatizarea proceselor de rutină, cum ar fi procesarea comenzilor, gestionarea stocurilor și manevrarea încărcăturii, poate reduce costurile forței de muncă și îmbunătăți eficiența proceselor. De exemplu, software-ul care procesează automat comenzile și urmărește stocurile poate reduce la minimum eroarea umană, în timp ce vehiculele care se conduc singure și care transportă piese sau produse finite la destinația finală în cadrul unei fabrici pot reduce costurile forței de muncă și pot îmbunătăți siguranța.

Venituri și profituri crescute

Există multe locuri de-a lungul lanțului de aprovizionare în care producătorii pot crește eficiența și reduce costurile, sporindu-și astfel profiturile. Frost & Sullivan spune că producătorii supraproduc cu aproximativ 20 % pentru a ține cont de volatilitatea pieței și de fluctuațiile cererii. Ca răspuns, producătorii inteligenți utilizează aplicațiile SCM și analiza datelor pentru a identifica modalități de perfecționare a proceselor de planificare, de reducere a costurilor de păstrare a stocurilor și de implementare a unor procese de satisfacere a clienților mai receptive. De exemplu, producătorii pot ajusta procesele de îndeplinire a obligațiilor clienților prin livrarea de produse rare, foarte solicitate, către comercianții cu amănuntul de mare valoare care au un istoric de vânzări puternice, sporind astfel veniturile.

Performanțe îmbunătățite ale furnizorilor

Nu puteți îmbunătăți ceea ce nu măsurați, un adagiu consacrat care se aplică la fel de mult îmbunătățirii performanței furnizorilor ca la orice altceva. Această măsurare începe cu evaluarea furnizorilor pe baza unor KPI stabiliți, cum ar fi perioada medie de plată pentru materialele de producție, livrările la timp ale furnizorilor și ratele de defecte ale materialelor, și apoi colaborarea cu fiecare furnizor pentru a afla cum să își îmbunătățească performanțele în acele domenii în care nu reușesc. De exemplu, perioada medie de plată pentru materialele de producție KPI măsoară timpul dintre primirea materialelor și momentul în care le plătiți, astfel încât să puteți favoriza furnizorii care oferă condiții mai bune de facturare.

Vizibilitatea completă a lanţului de aprovizionare

Atunci când datele financiare sunt separate de datele logistice, care sunt separate de datele privind stocurile – adică atunci când fiecare grup de date trăiește în propriul siloz – obținerea unei viziuni de la un capăt la altul a întregului lanț de aprovizionare este imposibilă. Cea mai bună soluție este tehnologia integrată care asigură urmărirea la minut a stocurilor, prognozele de vânzări, gestionarea fluxului de numerar, logistica livrărilor și comportamentul clienților. Această vizibilitate de la un capăt la altul este esențială pentru orice companie care dorește să își optimizeze lanțul de aprovizionare.

Vânzările dispun de cifre de care marketingul are nevoie pentru a înțelege ce produse produc cele mai multe venituri. Echipele de vânzări trebuie să știe ce produse sunt disponibile pentru a nu face promisiuni exagerate distribuitorilor și clienților. Producția dorește să aibă acces la prognozele de vânzări pentru a înțelege mai bine ce produse ar trebui să prioritizeze.

De exemplu, managerii de achiziții ai unui producător caută în general materiile prime cu cele mai mici costuri. Dar, având acces la datele din vânzări, aceștia pot lua o decizie diferită dacă văd că materialele cu costuri mai mici pot prelungi ciclul de producție pentru un articol la cerere din cauza problemelor legate de livrare sau calitate.

Optimizarea costurilor

Optimizarea costurilor se referă la perfecționarea prognozelor în vederea producerii unei cantități suficiente de aprovizionare pentru a satisface cererea (așa-numita producție „just-in-time”) fără a rata nicio vânzare sau comandă promisă. Economiile de costuri provin, de asemenea, din automatizarea fabricilor, reducerea cantității de deșeuri în procesul de fabricație (deosebit de important pentru produsele perisabile), alegerea furnizorilor cu costuri mai mici, reducerea consumului de energie, aplicarea întreținerii predictive (repararea mașinilor înainte ca acestea să se defecteze) și optimizarea rutelor de transport.

Optimizarea stocurilor

Optimizarea stocurilor implică fabricarea cantității exacte de produse necesare pentru a satisface cererea clienților. Deținerea unui stoc prea mare crește costurile de depozitare și poate duce la risipă. Deținerea unor stocuri prea mici poate însemna că clienții sunt nevoiți să își aștepte comenzile, determinându-i eventual să cumpere de la un alt producător. Cel mai bun mod de a începe procesul de optimizare este de a determina de ce sunt deținute anumite niveluri de stocuri și de a raționaliza aceste stocuri pentru a satisface cererea, menținând în același timp costurile logistice și de depozitare la un nivel minim.

Optimizarea rețelei

Managerii lanțului de aprovizionare trebuie să identifice cele mai bune locații pentru fabrici, depozite și centre de distribuție și fluxurile optime între aceste locații. Scopul este de a controla costurile și de a crește fiabilitatea, precum și de a oferi flexibilitate în caz de întreruperi ale lanțului de aprovizionare. Managerii ar trebui să înceapă cu o evaluare a fiecărui furnizor – și a furnizorilor furnizorilor lor – care să acopere capacitatea acestora de a face față fluctuațiilor în cerere și ofertă.

Gestionarea furnizorilor

Este o concepție greșită faptul că gestionarea furnizorilor are mai mult de-a face cu relațiile interpersonale și abilitățile de comunicare decât cu tehnologia lanțului de aprovizionare. Deși aceste relații sunt importante, relațiile puternice din lanțul de aprovizionare se întemeiază pe o fundație de date de calitate și la timp. Producătorii trebuie să înțeleagă care furnizori au performanțe bune și care nu sunt în măsură să satisfacă cererile și din ce motive. Aceștia au nevoie de o imagine în timp real a cererii propriilor clienți, astfel încât să poată comunica rapid schimbările furnizorilor. Iar într-un moment în care producătorii au nevoie de o imagine clară a impactului social și de mediu al furnizorilor și produselor pe care le aleg, aceștia trebuie să acorde prioritate companiilor care au, de asemenea, o viziune clară asupra acțiunilor propriilor furnizori. De asemenea, este important să aveți mai mulți furnizori în locații geografice diferite, astfel încât producătorii să poată trece rapid de la un furnizor la altul. Dependența de un singur furnizor pentru o componentă critică sau o materie primă poate duce la oprirea producției.

Gestionarea inventarului furnizorului

Furnizorii neserioși – cei care livrează cu întârziere, comenzi scurte sau trimit materiale greșite – fac dificilă menținerea unui echilibru adecvat al stocurilor de către producători (nici prea mult, nici prea puțin). Unele companii impun sancțiuni furnizorilor care nu își respectă angajamentele – de exemplu, scurtarea perioadelor de grație pentru o livrare întârziată înainte de impunerea unor taxe. Dar companiile trebuie, de asemenea, să recompenseze furnizorii care livrează în mod fiabil – de exemplu, prin plata de bonusuri. Totodată, producătorii trebuie să monitorizeze cu atenție furnizorii pentru a se asigura că aceștia îndeplinesc standardele lor în materie de practici etice de aprovizionare.

Gestionarea costurilor

Producătorii, la rândul lor, pot economisi bani prin minimizarea costurilor de exploatare a lanțului de aprovizionare – de exemplu, prin automatizarea sarcinilor de rutină, cum ar fi comenzile și facturarea, pentru a reduce numărul de angajați, prin optimizarea rutelor de livrare pentru a economisi costurile de transport cu camionul și prin alegerea unor mijloace mai eficiente din punct de vedere energetic de încălzire și răcire a clădirilor. Dar costul de producție este adesea cel mai important factor, motiv pentru care negocierea și renegocierea cu furnizorii direcți este primul pas în căutarea unui echilibru dintre calitatea ridicată și accesibilitate.

Managementul logistic

Rețeaua de transport a unui producător asigură aprovizionarea, transportă bunuri între fabrici, depozite și alte facilități și expediază produsele finite către distribuitori, retaileri și clienți finali. Minimizarea costurilor de transport este esențială, mai ales în contextul în care clienții se așteaptă la transporturi cu costuri reduse sau fără costuri și la livrări rapide. Incapacitatea de a satisface aceste cerințe poate determina clienții să își mute activitatea în altă parte.

Software-ul de gestionare a transportului și a comerțului global ajută producătorii să planifice circulația materiilor prime și a produselor finite și recomandă cea mai rentabilă și conformă metodă. Deși managerii de transport folosesc acest software de mulți ani, progresele în învățarea automată, urmărirea IoT, cloud computing și alte tehnologii contribuie la realizarea monitorizării flotei în timp real.

Managementul resurselor

Resursele unui producător includ oamenii și activele fizice de care are nevoie pentru a produce, stoca, vinde, repara, întreține și livra bunurile sale. Activele fizice includ fabrici, depozite, mașini și vehicule (cum ar fi camioane sau tractoare). Înainte ca optimizarea lanțului de aprovizionare să poată începe, companiile trebuie să auditeze toate aceste resurse pentru a se asigura că dispun de competențele, tehnologiile, echipamentele și procesele adecvate.

1. Faceți prognoze și planificați din timp

Sarcina unui planificator al lanțului de aprovizionare este de a alinia producția, depozitarea și transportul la cererea de produse pentru a se asigura că stocul corect este disponibil la momentul potrivit. Prea multe produse la îndemână cresc costurile de depozitare; prea puține riscă să dezamăgească clienții și distribuitorii, care pot apela la altă sursă pentru a-și asigura nevoile. Planificatorii lanțului de aprovizionare joacă, de asemenea, un rol în determinarea locației fabricilor, depozitelor și centrelor de distribuție – toate aliniate cu datele privind disponibilitatea materiilor prime și locația clienților. Capacitățile de planificare din software-ul SCM modern, adesea combinate cu date de la terți, cum ar fi rapoartele meteorologice sau modificările de reglementare, permit planificatorilor să prevadă cererea și constrângerile și întreruperile aprovizionării și să prioritizeze și să reprogrameze comenzile deschise pe baza nivelului stocurilor în timp real.

2. Externalizați dacă este necesar

Companiile apelează la producători pe bază de contract pentru a reduce costurile și a pătrunde pe noi piețe geografice, încredințând toate sau anumite părți ale producției lor unor specialiști din țară sau din străinătate. Producătorii aleg adesea locații care permit expedierea rapidă către centrele de livrare și, în cele din urmă, către clienți. Totodată, fabricaţia pe bază de contract ajută companiile să își ajusteze capacitatea în funcție de cerere, transformând costurile fixe în costuri variabile și eliberând fluxul de numerar. În plus, fabricaţia pe bază de contract permite companiilor să se concentreze asupra părților esențiale ale activității lor, cum ar fi proiectarea și ingineria produselor, în care au un avantaj competitiv. Producătorii externalizează însă și părți ale activității lor care nu țin de producție, cum ar fi logistica, achizițiile și asistența pentru clienți, din multe dintre aceleași motive.

Recurgerea la furnizori terțiari de logistică (3PL) este un alt model comun de externalizare. Furnizorii 3PL sunt specializați în operațiunile lanțului de aprovizionare, depozitare și servicii logistice care pot fi extinse sau reduse în funcție de nevoile producătorului. Producătorii utilizează un software de gestionare a stocurilor conceput pentru a comunica cu software-ul de gestionare a depozitelor al unui furnizor 3PL pentru a sprijini numeroase sarcini, inclusiv primirea comenzilor de achiziție, returnările către furnizori, transferurile de inventar și expedierile comenzilor. Pe măsură ce cererea clienților pentru expedieri rapide de produse crește, relațiile cu furnizorii 3PL din anumite regiuni pot ajuta producătorii să facă față provocărilor legate de livrarea pe ultimul kilometru la un cost mai mic.

3. Construiți relații furnizor-retailer

Conectarea partenerilor din lanțul de aprovizionare (în principal producători, furnizori, distribuitori și retaileri) este esențială pentru luarea de decizii în cunoștință de cauză, în timp util, în contextul perturbărilor lanțului de aprovizionare și al fluctuațiilor cererii. Singura modalitate de a realiza aceste conexiuni este ca toți membrii lanțului de aprovizionare să utilizeze sisteme integrate pentru a partaja informații în timp real – cu atât mai important în cazul rețelelor complexe de furnizori și retaileri cu mai mulți participanți din zone geografice diferite.

O mai bună colaborare între furnizori și retaileri poate avea un impact tangibil asupra satisfacției clienților, de exemplu, prin asigurarea faptului că retailerii fie au produsele de care au nevoie la un moment dat, fie pot informa clienții cu privire la eventualele întârzieri. Producătorii care depun eforturi pentru a construi relații mai puternice pot obține un statut preferențial de partener de încredere și, prin urmare, un acces mai bun la materiile prime și la spațiul de raft al retailerilor, iar retailerii ar putea obține un acces mai bun la produsele foarte solicitate. Pe măsură ce producătorii obțin mai multe informații despre clienții retailerilor, aceștia își pot rafina prognozele privind cererea pentru a-și gestiona mai bine nivelul stocurilor.

4. Investiți în tehnologie și automatizare

Una dintre cele mai bune modalități de îmbunătățire a eficienței lanțului de aprovizionare este automatizarea sarcinilor de rutină, care poate permite angajaților să se concentreze pe sarcini de nivel superior. De exemplu, producătorii pot automatiza reaprovizionarea cu materii prime pentru a comanda automat cantități mai mari atunci când stocurile ating un anumit prag și pentru a actualiza clienții cu privire la stadiul livrărilor. Dincolo de automatizare, producătorii încep să beneficieze de instrumente avansate precum modelarea scenariilor, modelarea rețelelor logistice și robotică. Potrivit cercetărilor Ernst & Young, până în 2035, se preconizează că 45 % din lanțurile de aprovizionare vor fi în mare parte autonome, utilizând tehnologii precum robotica, vehiculele autonome pentru producție și livrare și planificarea automată. De asemenea, inteligența artificială va juca un rol mai important în fiecare fază a lanțului de aprovizionare, sprijinind luarea deciziilor predictive. Un sondaj KPMG din 2022 a constatat că 6 din 10 respondenți intenționează să investească în tehnologii digitale pentru a-și îmbunătăți procesele lanțului de aprovizionare, pentru a sintetiza datele și pentru a-și spori capacitățile de analiză.

5. Creați un lanț de aprovizionare adaptabil, pe mai multe canale

Consumatorii se așteaptă să poată achiziționa produse prin mai multe canale – în magazine, prin intermediul dispozitivelor lor mobile sau al calculatoarelor, în piețe online precum Amazon sau chiar prin intermediul conturilor lor de social media, precum Instagram sau Facebook. Producătorii care stabilesc mai multe canale de vânzare obțin beneficiile unei baze de clienți diversificate și ale unei expuneri sporite, dar cel mai mare beneficiu este creșterea nivelului de satisfacție a clienților. Un raport din 2019 al BRP Consulting arată că 56 % dintre consumatori sunt mai predispuși să cumpere de la o companie care oferă o experiență „începe oriunde, termină oriunde”.

Când vine vorba de îndeplinirea comenzilor, producătorii trebuie să aibă grijă să echilibreze așteptările clienților cu profitabilitatea prin optimizarea gestionării comenzilor. Inițial, aceasta a fost o sarcină care presupunea multă forță de muncă și care a necesita ca lucrătorii să răsfoiască înregistrările de inventar și să identifice cea mai apropiată opțiune de îndeplinire. Acum, însă, producătorii utilizează software de gestionare a comenzilor, care permite lucrătorilor să gestioneze prin excepție, evaluând toate canalele de comandă și sursele de aprovizionare pentru a determina cum să îndeplinească o comandă rapid și eficient din punct de vedere al costurilor. Producătorii ar trebui să investească în instrumente care centralizează gestionarea comenzilor, consolidează comenzile de pe mai multe canale și urmăresc retururile de produse.

6. Renegociați

Toți termenii unei relații producător-furnizor sunt negociabili – și renegociabili – inclusiv prețurile, promptitudinea livrării, calitatea produselor (livrare fără daune), rata de umplere (SKU-uri expediate cu succes la prima încercare), capacitatea de reacție la termenii acordului privind nivelul serviciilor și fiabilitatea (pe care furnizorii o demonstrează prin practici de comunicare solide și prin îndeplinirea constantă a așteptărilor). Pe măsură ce un parteneriat de încredere se dezvoltă în timp, unul dintre domeniile cheie care urmează să fie renegociate este cel al termenilor de plată. De exemplu, furnizorii pot prelungi termenele de plată, un mare avantaj pentru producătorii care așteaptă să vândă stocurile. De asemenea, pot fi negociate reduceri pentru plata anticipată, un avantaj atât pentru furnizori, cât și pentru producători.

7. Urmăriţi metricile

Producătorii își ajustează în mod constant lanțurile de aprovizionare pentru a economisi costuri și a-și perfecționa procesele. Dificultatea constă în identificarea ajustărilor care determină rezultate.

Pentru aceasta, managerii lanțului de aprovizionare se bazează pe niște indicatori de performanță cheie (KPI) care măsoară cât de eficient pot achiziționa materii prime, le pot transforma în produse finite și pot livra aceste produse clienților. Un KPI financiar este durata ciclului numerar-încasare, care măsoară timpul care trece între plata unui furnizor pentru materiale și primirea plății de la un client. KPI-urile privind serviciile pentru clienți includ livrarea la timp, livrarea fără daune și rata de onorare a cererilor, care măsoară procentul de comenzi ale clienților care sunt onorate la primul transport. Este important ca producătorii să își evalueze KPI-urile în raport cu rezultatele standard din industrie. Grupurile industriale și firmele de analiză pot furniza repere specifice producției; băncile pot furniza repere financiare.