Vad är ERP?

Definition av affärssystem (ERP)

Affärssystem (ERP) avser en sorts programvara som organisationer använder för att hantera dagliga affärsaktiviteter såsom bokföring, inköp, projektledning, riskhantering och efterlevnad samt leveranskedjor. En komplett ERP-uppsättning innefattar också hantering av företagsresultat, programvara som hjälper till att planera, budgetera, förutsäga och rapportera en organisations ekonomiska resultat.

ERP-system binder samma flera företagsprocesser och möjliggör ett dataflöde dem emellan. Genom att samla in en organisations gemensamma transaktionsdata från flera olika källor ser ERP-systemet till att inga datadubbletter skapas, samtidigt som dataintegriteten upprätthålls, då allt samlas på ett och samma ställe.

I dag är ERP-systemet en nödvändighet för att klara verksamheten på tusentals företag av alla storlekar och inom alla branscher. För de här företagen är ERP lika oumbärligt som elektriciteten som får lamporna att lysa.

Vad är ett ERP-system?

Hur kan de här lösningarna hantera dagliga affärsaktiviteter som redovisning, ekonomi, inköp, projektledning, logistik och tillverkning?

ERP-system är kompletta, integrerade plattformar, antingen lokalt eller i molnet, som hanterar alla aspekter av en produktionsbaserad eller distributionsbaserad verksamhet. ERP-system har dessutom stöd för alla aspekter kring ekonomisk förvaltning, personaladministration, hantering av leveranskedjan och tillverkning med företagets kärnfunktion för redovisning.

ERP-system ger även insyn i hela affärsprocessen genom att spåra alla aspekter kring produktion, logistik och ekonomi. Dessa integrerade system fungerar som ett företags centrala nav för arbetsflöden och data från ändpunkt till ändpunkt, vilket ger åtkomst för en mängd olika avdelningar.

ERP-system och tillhörande programvara har stöd för flera funktioner inom hela företaget, oavsett om det är medelstora eller små företag, inklusive anpassningar för er bransch.

Vad är skillnaden mellan ERP och ekonomi?

Begreppet ”ekonomi” används ofta för att beskriva ERP-programvara, men ekonomi och ERP är inte samma sak. Ekonomi avser en undergrupp av moduler i ERP.

Ekonomi är de verksamhetsfunktioner som är relaterade till en organisations ekonomiavdelning och innehåller moduler för ekonomisk redovisning, redovisning av reskontra, redovisningsnav, leverantörsreskontra och kundreskontra, intäktshantering, fakturering, anslag, utgiftshantering, projektledning, tillgångshantering, redovisning för för samriskföretag och samlingar.

Ekonomiprogramvara använder rapporterings- och analysfunktioner för att uppfylla rapporteringskraven från myndigheter, till exempel International Financial Reporting Standards Foundation (IFRS), Financial Accounting Standards Board (FASB) och Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) i USA samt i andra länder (HGB i Tyskland och PCG i Frankrike, till exempel).

För offentliga organisationer måste ekonomiprogramvaran kunna skapa periodiska finansiella rapporter för myndigheter, till exempel amerikanska Securities and Exchange Commission (SEC) (med rapporter som kvartalsvis 10-Q och årlig 10-K), European Securities and Markets Authority (ESMA) och andra. För dessa typer av rapporter används ett verktyg för beskrivande rapporter. Ekonomichefen är ytterst ansvarig för ekonomin.

Medan ekonomi bara rör ett affärsområde innefattar ERP en mängd olika affärsprocesser, inklusive ekonomi. ERP-programvara kan inbegripa funktioner för inköp, hantering av leveranskedjor, lager, tillverkning, underhåll, orderhantering, projektledning, logistik, hantering av produktlivscykel, riskhantering, hantering av företagsresultat (EPM), hantering av personalresurser/hantering av humankapital.

ERP kan också integreras med front office-applikationer för att ge en heltäckande bild av kunderna, däribland kundhanteringslösningar (CRM). Dessutom är molnbaserade ERP-applikationer ofta inbäddade i ny teknik, som sakernas internet (IoT), blockkedjeteknologi, AI, maskininlärning och digitala assistenter. Dessa avancerade tekniker tillhandahåller data och funktioner som inte bara förbättrar många traditionella ERP-funktioner, utan även skapar nya möjligheter till ökad effektivitet, nya tjänster och bättre statistik över hela företaget. Eftersom ERP-systemen täcker hela företag inbegriper hanteringen av dessa ofta ett samarbete med ekonomichefen samt informationschefen, den operativa chefen och andra viktiga chefer.

Molnbaserade ERP-applikationer är ofta inbyggda i ny teknik, som sakernas internet (IoT), blockkedjeteknologi, AI, maskininlärning och digitala assistenter.

Grundläggande information om ERP

ERP-system är utformade kring en enskild, definierad datastruktur (ett schema) som vanligtvis har en gemensam databas. Detta säkerställer att informationen som används inom hela företaget normaliseras och baseras på gemensamma definitioner och användarupplevelser. Dessa kärnkonstruktioner sammanbinds sedan med affärsprocesser som drivs av arbetsflöden mellan olika affärsavdelningar (t.ex. ekonomi, personalresurser, teknik, marknadsföring och drift), så att system och personerna som använder dem sammankopplas. Enkelt uttryckt är ERP det perfekta verktyget för att integrera människor, processer och tekniker inom ett modernt företag.

Som exempel kan vi ta ett företag som tillverkar bilar genom att köpa delar och komponenter från flera olika leverantörer. De kan använda ett ERP-system för att spåra beställning och inköp av dessa varor och se till att alla komponenter inom hela processen från inköp till betalning använder enhetliga och rena data kopplade till företagets arbetsflöden, affärsprocesser, rapporter och analyser.

När ERP används på rätt sätt av denna biltillverkare identifieras en komponent, till exempel främre bromsbelägg, enhetligt genom artikelnamn, storlek, material, källa, partinummer, leverantörens artikelnummer, serienummer, kostnad och specifikation, tillsammans med en mängd andra beskrivande och datastyrda objekt.

Eftersom data är livsnerven i varje modernt företag gör ERP det enklare att samla in, organisera, analysera och distribuera den här informationen till varje individ och system som behöver den för att kunna utföra sitt arbete på bästa sätt.

ERP ser också till att dessa datafält och attribut summeras på rätt konto i företagets huvudbok, så att alla kostnader registreras och representeras på rätt sätt. Om de främre bromsbeläggen hade kallats ”frambromsar” i ett programvarusystem (eller kanske en uppsättning kalkylblad), ”bromsbelägg” i ett annat och ”främre belägg” i ett tredje, så hade det varit svårt för biltillverkaren att räkna ut hur mycket som årligen spenderas på främre bromsbelägg och om det vore lämpligt att byta leverantör eller förhandla om bättre priser.

En viktig princip är att data samlas in centralt för allmän distribution. I stället för flera fristående databaser med en myriad av separata kalkylblad bringar ESP-systemet ordning i kaoset, så att alla användare –från vd:n till ekonomiansvariga– kan skapa, lagra och använda samma data hämtade från gemensamma processer. Med ett säkert och centralt datalager kan alla i organisationen vara säkra på att informationen är korrekt, aktuell och fullständig. Datintegriteten säkerställs i alla led i verksamheten, från kvartalsredovisningarna till rapporten över leverantörsskulder, utan användning av kalkylblad som riskerar att innehålla fel.

Affärsvärdet med ERP

Det går inte att underskatta ERP-systemens inverkan på dagens företagsvärld. När organisationens data och processer samlas i ERP-systemet kan företaget samordna avdelningarna och förbättra arbetsflödena, och därigenom skapa stora besparingar. Exempel på fördelar för företagen:

• Förbättrad företagsstatistik från realtidsinformation som genereras av rapporter
• Lägre driftkostnader genom effektiviserade affärsprocesser och praxis
• Förbättrat samarbete genom användare som delar data i avtal, beställningar och inköpsorder
• Förbättrad effektivitet genom en gemensam användarupplevelse för flera affärsfunktioner samt väldefinierade affärsprocesser
• En enhetlig infrastruktur från back office till front office, där alla affärsaktiviteter ser likadana ut
• Högre användningsgrad genom en gemensam användarupplevelse och design
• Minskad risk genom bättre dataintegritet och ekonomiska kontroller
• Lägre administrations- och driftkostnader med enhetliga och integrerade system

ERP:s historia i korthet

Från pappersark till mobila enheter
ERP:shistoria spänner över mer än 100 år. 1913 utvecklade ingenjören Ford Whitman Harris det som kom att kallas EOQ-modellen (Economic Order Quantity), ett pappersbaserat tillverkningssystem för produktionsplanering. EOQ användes som standard i tillverkningsindustrin i flera decennier. Verktygstillverkaren Black and Decker förändrade spelplanen 1964 då de som första företag införde en MRP-lösning (Material Requirements Planning) som kombinerade EOQ-konceptet med en stordator.

MRP förblev tillverkningsindustrins standardsystem ända tills MRP II (Manufacturing Resource Planning) utvecklades 1983. MRP II innefattade en primär programarkitekturkomponent plus integrerade kärnkomponenter för tillverkningsbranschen som inköp, stycklistor, schemaläggning och avtalshantering. Det var första gången som flera olika tillverkningsprocesser samlades i ett och samma system. MRP II visade också hur företag kunde ta hjälp av programvara för att utbyta och integrera företagsdata och effektivisera verksamheten genom bättre produktionsplanering, minskad lagerhållning och mindre spill. I takt med att datorteknologin utvecklades under 1970- och 1980-talen utvecklades koncept som liknade MRP II inom andra områden än tillverkning, som ekonomi, kundrelationshantering och personaldata. 1990 gav teknikanalytiker denna nya typ av business management-programvara ett namn: Enterprise Resource Planning.

ERP-distributionsmodeller: från lokala modeller till molnet

ERP:s förflutna: 1990-talet till det nya årtusendet
Från 1990-talet till början av det tjugoförsta århundradet växte ERP-implementeringen snabbt. Samtidigt började kostnaderna för att införa ERP-system att skjuta i höjden. Utrustningen som krävdes för att köra programvaran fanns vanligtvis i företagets lokaler, med stora maskiner i ett serverrum. Både utrustningen och programvarulicenserna krävde kapitalinvesteringar och skrevs av över fem till till år. Dessutom ville företagen nästan alltid anpassa ERP-systemen efter sina specifika behov, vilket medförde en extra kostnad för IT-konsulter och utbildning.

Samtidigt utvecklades ERP-tekniken till att innefatta internet och med det nya funktioner som inbyggd dataanalys. Med tiden upptäckte många organisationer att deras lokala ERP-system inte klarade av att hålla jämna steg med moderna säkerhetskrav och nya tekniker som smartphones.

Molnbaserad ERP – en ny leveransmodell för ERP

Program som nättjänst (SaaS)
Välkommen till molnet – i synnerhet leveransmodellen program som nättjänst (SaaS) för ERP. När ERP-programvara levereras som en tjänst i molnet körs den på ett nätverk av fjärrservrar i stället för i ett företags serverrum. Molnleverantören korrigerar, hanterar och uppdaterar programvaran flera gånger per år, i stället för en dyr uppgradering var femte till tionde år, som krävs med ett lokalt system. Molnet kan minska både driftkostnaderna (Opex) och kapitalutgifterna (Capex), eftersom företaget inte behöver köpa program- och maskinvara eller anställa mer IT-personal. Dessa resurser kan i stället investeras i nya affärsmöjligheter, och organisationen har alltid den senaste ERP-programvaran. Personalen kan skifta fokus från att hantera IT till mer givande arbetsuppgifter, till exempel innovation och tillväxt.

Sju anledningar att byta till en molnbaserad ERP-lösning

För många företag oavsett storlek, från stora bolag till små och medelstora företag, är det inte möjligt att gå från lokala system till en helt molnbaserad lösning på en gång. Det är åtminstone inget som är enkelt att göra på kort tid. Samtidigt är det inte optimalt att fortsätta med ett lokalt ERP-system och ignorera alla fördelar med ett molnbaserat affärssystem. Varför ska du överväga att använda molnapplikationer för att ersätta eller utöka ditt lokala system?

Kom igång med Oracle ERP

Organisationer har alltid kämpat med att balansera traditionella ERP-systems höga kostnader och komplexitet med behovet av anpassade funktioner och flexibilitet, samtidigt som de tillgodoser företagens behov. Se och lär hur Oracle ERP Cloud skapar uppkopplade team, enhetliga data och realtidsstatistik som hjälper dig och din ekonomipersonal att fatta de bästa affärsbesluten. Med ERP som en tjänst i molnet kan din organisation bli framtidssäkrad och redo att utvecklas.

En av fördelarna med SaaS-modellen är att programvaran hålls uppdaterad med de senaste funktionerna och bästa metoderna. Leverantörer av molnbaserade ERP-system skickar ut uppdateringar regelbundet (så ofta som varje månad, i Oracles fall). Det innebär att den senaste och revolutionerande tekniken – som AI, digitala assistenter, maskininlärning, blockkedjeteknologi, förstärkt verklighet och sakernas internet (IoT) – blir tillgänglig för prenumeranter på regelbunden basis.

Tack vare den här nya tekniken kan företagen snabbt förbättra sina bästa metoder när ERP-programvaran utvecklas. Den kan automatisera processer som brukade kräva omfattande manuellt arbete, till exempel avstämning av finanskonton. Dessutom kan användarna få en heltäckande överblick över företagets affärsverksamhet i realtid, inte bara på front office utan även på lagret, fabriksgolvet och överallt i företaget. All lämplig personal har sedan enkel åtkomst till informationen på sina mobila enheter, såsom smartphones och surfplattor.

Dagens ERP-moln är byggt för den digitala tidsåldern och inbegriper mobil teknologi, sociala nätverk, analys och den senaste tekniken. Det är precis det som krävs för att företaget ska kunna fortsätta framåt.

Vanliga frågor och svar om ERP

Vad är ERP i enkla termer?
ERP står för Enterprise Resource Planning. Det är ett programvarusystem som innehåller alla verktyg och processer som krävs för att driva ett framgångsrikt företag, inklusive HR, tillverkning, leveranskedja, ekonomi, redovisning med mera.

Vilka är de 3 vanligaste typerna av ERP?
De tre vanligaste typerna av ERP är lokal-, molnbaserad och hybrid-ERP. Ett lokalt ERP-system körs på plats på ett företags servrar, medan molnbaserad ERP körs på en fjärrserver från tredje part. Hybrid-ERP är en blandning av båda som ofta har ett lokalt ERP-system på huvudkontoret och molnbaserade ERP-system på dotterbolagen.

Vad är ett exempel på ERP?
Ett exempel på ERP är branschspecifika ERP-system som uppfyller de specifika kraven för dessa affärstyper och som erbjuder branschspecifika funktioner som materialplanering och hantering av specialiserade tillverkningsdokument. Eftersom dessa system erbjuder sådana anpassade funktioner behöver företagen inte göra alltför många anpassningar eller integrera med många andra externa verktyg.