Muhasebe yazılımı nedir?
Muhasebe yazılımı sabit varlık yönetimi, gider yönetimi, gelir yönetimi, alacak hesapları, borç hesapları, cari hesap muhasebesi, raporlama ve analitik dahil olmak üzere bir kuruluşun günlük finans işlemlerini yönetir ve kaydeder. Eksiksiz bir muhasebe sistemi, bir kuruluşun varlıklarını, borçlarını, gelirlerini ve giderlerini takip eder. Bu işlemler daha sonra genel muhasebe kayıtlarına gerçek zamanlı eklenerek CFO'lar, hazine görevlileri ve denetimcilerin gerçek zamanlı, doğru finansal verilere anında erişmesini sağlarlar. Ayrıca P&L sahiplerinin operasyon düzeyinde performanslarını görmelerine olanak tanır.
Bu finansal işlemlerin sistematik olarak kaydedilmesi bilançolar, gelir beyanları, nakit akışı beyanları ve hissedar öz sermayesi beyanları dahil olmak üzere üç aylık ve yıllık mali tabloların üretilmesine olanak tanır. Muhasebe yazılımı, kurumsal kaynak planlama (ERP) sisteminin temel bir bileşenidir.
ERP sistemleri muhasebe, finansal planlama ve analiz (FP&A), tedarik zinciri, stok yönetimi ve tedarik gibi temel iş fonksiyonlarını birleştirir. Bu uygulamalar ortak bir kullanıcı arayüzü ve veri modeliyle yerel olarak entegre edilerek işletmenizin farklı yönlerini yönetmek için sistemler arasında geçiş yapma veya silo haline getirilmiş verileri entegre etme ihtiyacı ortadan kaldırılır.
Muhasebe yazılımlarının avantajları
Muhasebe yazılımı, kuruluşların günlük iş süreçlerini yürütmelerine yardımcı olmakta hayati öneme sahiptir. İşletme liderlerinin, şirketlerinin mali sağlığının nabzını tutmalarına olanak tanır.
Genel muhasebe (GL) ve cari hesap
Modern muhasebe yazılımı, hem fiş girişlerinin hem de otomatik cari hesap girişlerinin genel muhasebeyi otomatik olarak oluşturmasına olanak tanıyarak CFO'ların ve denetimcilerin finansal verilerine ilişkin gerçek zamanlı görünüme sahip olmalarını sağlamak üzere tasarlanmıştır.
Borçlar muhasebesi (AR) ve alacak muhasebesi (AR)
Eksiksiz bir muhasebe yazılımı çözümü, temel muhasebeden daha fazlasını yapar. Kuruluşların kayıt tekrarlarını azaltmasına, daha iyi bütçeleme ve tahmin sağlamasına, kapsamlı ve uygun biçimde kategorize edilmiş gider yönetimi sağlamasına yardımcı olur. Ayrıca, bankacılık sistemlerine sorunsuz entegrasyon sağlar, daha doğru denetimlere olanak tanır, tüm varlık ve yükümlülüklere ilişkin ayrıntılı bir izleme kaydı tutar.
Nakit yönetimi
Muhasebe yazılımındaki nakit yönetimi özellikleri, nakit işlemlerinin banka hesap ekstrelerinde otomatik olarak mutabakatını sağlayarak nakit durumlarının doğru görünümünü sağlar. Bu özellikler şirketlerin borçlar muhasebesine, alacaklara, bordro yardımcı defterlerine ve dış işlemlere dayalı otomatik nakit tahminleri ile yatırım, borçlanma ve diğer nakit kararlarını zamanında vermesini de sağlar.
Varlık yönetimi
Modern bir muhasebe çözümü, devralma, aktifleştirme, amortisman ve aktiften çıkarma dahil olmak üzere varlıkların finansal döngüsünün tamamını yönetmenize yardımcı olur. Bu eksiksiz görünürlüğü elde etmek, işletmelerin değer artışı ve değer kaybı ile ilgili doğru finansal tablolar sunmasına yardımcı olur.
Risk yönetimi ve yasalarla uyumluluk
Bir kuruluşun dolandırıcılık ve yetkisiz kullanıcı erişimine karşı sahip olduğu en iyi savunma, yerleşik güvenlik, risk yönetimi ve denetim kontrollerine sahip muhasebe yazılımıdır. Bu iç kontroller ve görevler ayrılığı (SoD), Sarbanes-Oxley (SOX) mevzuatıyla uyumlu kalmanıza ve kuruluşunuza veriler için güvenli, tek bir doğruluk kaynağı sağlamanıza yardımcı olur.
Tahsilat yönetimi
Müşteriler ile tahsilatları yönetmek muhasebe yazılımlarının önemli bir özelliğidir. Kapsamlı tahsilat yönetimi ile müşterileri derecelendirmek, tahsilat stratejileri belirlemek, tahsilat ödemelerini yönetmek ve iflas eden müşteriler için son aşama tahsilatını başlatmak daha kolaydır.
Gelir yönetimi
Muhasebe yazılımındaki gömülü gelir yönetimi özellikleri, gelir ve karlılığı en üst düzeye çıkarmak için analitik kullanma sürecini otomatik hale getirir.
Raporlama ve analitik
Eksiksiz bir muhasebe sistemi finansal işlemleri kaydetmekle kalmaz, raporlama ve analitik özelliklerini de içerir. Bu önceden oluşturulmuş paneller, finans liderlerinin kuruluşlarının finansal durumunu anlamalarına ve daha ayrıntılı bilgi için detaya gitmelerine yardımcı olur. Bu paneller, cari oran, likidite oranı, borç-özkaynak oranı, net işletme sermayesi ve stok devir oranı dahil olmak üzere kritik finansal temel performans göstergelerini gerçek zamanlı olarak ölçer.
Şirket içinde veya bulut ortamında muhasebe yazılımları
Muhasebe yazılımlarının yaklaşık 45 yıl önce kullanıma sunulmasından bu yana şirket içi dağıtım modelinden bulut tabanlı modele muazzam bir ilerleme kaydetti. İlk nesil muhasebe yazılımı şirket içinde devreye alındı. Yazılımın donanım ve sunucuları bir şirketin veri merkezinde bulunuyordu.
Bugün, bulut tabanlı muhasebe yazılımlarına yönelik artan bir talep var. Muhasebe yazılımının "bulutta" olması, uygulama yazılımının bir şirket yerine uzak sunucu ağında çalıştırıldığı anlamına gelir.
Bulut, şirketlerin yazılım ve donanım satın alma ya da ek BT çalışanları işe alma ihtiyacını ortadan kaldırdığı için hem işletim masraflarını (OpEx) hem de sermaye giderlerini (CapEx) azaltan daha makul bir muhasebe yazılımı alternatifi sunmaktadır. Yüksek maliyetli altyapı desteği olmadığından, kaynaklar inovasyon fırsatlarına yatırılabilir ve çalışanlar BT yönetimi yerine daha stratejik faaliyetlere odaklanabilir.
Muhasebe yazılımlarının şirket içinden buluta geçişini sağlayan dört temel operasyon konsepti bulunmaktadır. Örneğin:
| Bakımı ortadan kaldırma | Eski yazılım sistemleri, personel ve danışmanların çok fazla bakım yapmasını gerektirir. Bu sistemler sürekli olarak hata düzeltmelerine, yamalara, yükseltmelere ve bakım ücretlerine ihtiyaç duyar. Bulut tabanlı muhasebe yazılımları sayesinde ağır takip, tanılama, kurulum ve düzeltme testi yükleri müşteriden satıcıya geçer. Sizin sürekli sistemi düzeltmeye çalışmanızdan ziyade sistem sürekli sizin için çalışır. |
| Pahalı bakımdan kaçınma | Şirket içi yazılımın çalışır durumda kalması için çok fazla zaman, çaba ve para gerekir. Bulut tabanlı muhasebe yazılımı sayesinde yükseltmeler, olağanüstü durumdan kurtarma, donanım yenileme ve yedekleme çalışmalarının tamamı servisin bir parçası olarak gerçekleştirilir. |
| Gerçek zamanlı ve doğru finansal veriler | Geçmişin muhasebe yazılım çözümleri, genellikle işlemleri yardımcı defterlerden genel muhasebeye "toplu transfer" etme amacıyla tasarlanmıştır. Bulut tabanlı muhasebe yazılımı, tüm işlemleri otomatik olarak genel muhasebeye göndererek genel muhasebenin her zaman gerçek zamanlı verileri içermesini sağlar. |
| Artık sürekli yeni lisans almak yok | Gelecekteki kullanıcılar ve potansiyel projeler için ekstra lisans alma dönemi modern muhasebe yazılımları ile sona eriyor. Bulutun SaaS abonelik modeli sayesinde şirketler ihtiyaç duydukları lisansları kullanır ve büyüdükçe daha fazla kullanıcı ya da ürün ekler. |
Muhasebe yazılımının geleceği
Muhasebe yazılımı dijital dünyanın taleplerini karşılayacak şekilde gelişti ve bulut, bu dönüşümün kilit noktası oldu. Bulut, arka ofis muhasebe yazılımını inovasyon için tasarlanmış kapsamlı, misyon açısından kritik, entegre bir çözüme dönüştürdü. Şirketler, yeni piyasa devrimleriyle ve rekabet baskısıyla karşılaştıkça, bu çevik ve uyarlanabilir bulut muhasebe sistemleri geleceğe dönük finansal güç elde etmelerini sağlayabilir.
Modern, bulut tabanlı bir muhasebe yazılımı çözümüne sahip olmak, kuruluşların dijital ekonomide rekabet etmesine yardımcı olur. Bu kapsamlı çözümler aşağıdaki özellikleri içerir:
| Gelişmiş raporlama ve analitik | Önceden oluşturulmuş ölçümleri kullanarak, geçmişe dönük eğilim ve fark analizlerini yürüterek kuruluşunuzun finansal performansına ilişkin kapsamlı görünüm elde edin, karlılığı, maliyetleri ve geliri daha iyi anlayın. |
| Yeni nesil teknolojiler | Modern, bulut tabanlı muhasebe uygulamaları genellikle yapay zeka (AI), blok zinciri, makine öğrenimi (ML) ve dijital asistanlar gibi yeni nesil teknolojilerle birlikte gelir. |
| Otomasyon | Yerleşik hesap mutabakatı ve işlem eşleştirme, kuruluşların finansal kapanış sürecini önemli ölçüde hızlandırmasına olanak tanır. Oracle'ın S&P 500'deki en hızlı kapanışı (sadece dokuz takvim günü) nasıl gerçekleştirdiğini öğrenin. |
| Daha düşük toplam sahip olma maliyeti (TCO) | Bulut, işletmelerin donanım, bakım, raf yazılımı ve yükseltmelere yatırım yapma ihtiyacını ortadan kaldırır. SaaS modelinin sağladığı hız ve ölçek sayesinde, bulutta muhasebe yazılımını kullanan kuruluşlar, şirket içi çözümleri kullanan müşterilere kıyasla %52'ye kadar daha az (PDF) toplam sahip olma maliyeti elde ediyor. |
| Üstün ölçeklenebilirlik | Şirketler büyüdükçe, finansal yönetim yazılımlarının pazarlar, coğrafyalar ve ürünler genelinde hızla ve kolayca ölçeklenme olanağı olmalıdır. Bulutta muhasebe yazılımı sağlayıcılarının veri merkezleri eşsiz hız, performans, güvenlik ve ölçek sağlayacak şekilde tasarlanmıştır. |
| Her yerden çalışın | Bulut muhasebe yazılımı; muhasebecilerin, denetimcilerin, hazine yöneticilerinin ve CFO'ların dizüstü bilgisayarlardan akıllı telefonlara kadar her türlü mobil cihazda uygulamaya erişmesine olanak tanıyarak finans departmanlarının her zaman ve her cihazda, her yerden güvenle çalışmasına olanak tanır. |
| Üç aylık güncelleme döngüsü | Oracle'ın yazılımı, üç aylık otomatik güncellemelerle birlikte gelir, müşterilerin 90 günde bir artan otomasyon ve daha fazla özellikten yararlanmasına olanak tanır. |
| Eksiksiz bir finansal yönetim ürün seti | Temel muhasebe ve finans, risk yönetimi, doğrudan ve dolaylı satın alma ve proje portföy yönetimine (PPM) yönelik uygulamalar ile en kapsamlı finans çözümlerini sunuyoruz. |
| Yıkım onarımı | Bulut muhasebe yazılımındaki gömülü güvenlik protokolleri, şirket içi sistemlere kıyasla çok daha kapsamlı ve moderndir. Bulut sağlayıcıları verilerinizi düzenli olarak birden fazla konumdaki sunucularda yedekler. Böylece yangın veya doğal afet durumlarının sistem ve bilgi örneğinizde tehlike yaratma riski azaltır. |
| Yasalarla uyumluluk standartları | Günümüzün kuruluşları, elektronik tablolar ile muhasebe tutmanın dijital versiyonundan çok daha fazlasına ihtiyaç duyuyor. Bulut tabanlı muhasebe yazılımları, işlemlerin kaydını tutmanın ötesinde finans ekiplerinin mutemet idarelerini sağlamalarına, muhasebe hatalarını azaltmalarına, faturalama döngülerini kısaltmalarına, sürekli değişen vergi kanunlarına ve mevzuat gereksinimlerine uyum göstermelerine ve nakit akışını optimize etmelerine yardımcı olur. |
| Risk yönetimi | Kuruluş genelinde para takibi ve yönetimi sağlandığında muhasebe sistemleri kritik verileri hırsızlık, dolandırıcılık ve diğer cezai zararlara karşı korumaya yardımcı olacaktır. Bulut tabanlı finans yönetim çözümleri risk ve yasalarla uyum yönetimi içerir. Bu sayede şirketler, denetim izlerinin ve hata kontrollerinin ötesinde bu olanaklardan yararlanarak kurum genelinde görevler ayrılığı (SoD) ve rollerin sorumluluklara eşlenmesini sağlayabilir. |
Bulut muhasebesi artık yalnızca geleceğe ait değil, işletmelerin rekabette dezavantajla karşılaşmadan faaliyet göstermek için hemen benimsemeleri gereken bir şey. Bulut muhasebe yazılımının avantajları diğer bulut uygulamalarına benzer ancak finansal rakamlar bir işletmenin yaptığı her şeyin temelini oluşturduğu için daha da önemlidir. Doğru ve gerçek zamanlı finansal bilgiler olmadan bir şirketi işletmek, hız ölçer veya yakıt ölçer olmadan araba sürmek gibidir. Bu nedenle, bulut tabanlı muhasebe sistemi günümüz işletmeleri için kritik bir yatırımdır.