Rutgers modernise ses processus financiers avec Oracle EPM
L'université obtient une visibilité sur toute une gamme de processus de gestion comptable, financière, stratégique et opérationnelle avec Oracle Cloud EPM et ERP.
États-Unis | Enseignement supérieur
“During the pandemic, we used Oracle tools to analyze millions of dollars in refunds for housing and dining issued to students and their families, and to understand that impact on our bottom line.”
Difficultés de l'entreprise
Fondée en 1766, l'université Rutgers est le huitième plus ancien établissement d'enseignement supérieur des États-Unis. Cette université de recherche nationale de premier plan est située à New Brunswick, dans le New Jersey. L'université regroupe plus de 150 spécialisations de premier cycle, plus de 400 licences, 70 000 étudiants et 25 000 membres du personnel.
En 2013, l'État du New Jersey a adopté le NJ Medical and Health Sciences Education Restructuring Act, dans le cadre duquel Rutgers a fusionné avec la plupart des unités de l'Université de médecine et d'odontologie du New Jersey. En conséquence, la taille et l'ampleur des établissements nouvellement combinés ont présenté des problématiques de taille. Par exemple, alors que Rutgers utilisait Oracle E-Business Suite et PeopleSoft, l'université de médecine et d'odontologie utilisait Banner, ce qui créait des systèmes clés en double, dont notamment les portails de paie et d'étudiants.
Dans le cadre de sa stratégie visant à rationaliser l'utilisation des technologies et à investir pour l'avenir, Rutgers a commencé à explorer le passage au cloud et à abandonner les applications sur site. L'université avait besoin d'une plus grande évolutivité et d'une reprise après sinistre gérée par le fournisseur. Rutgers souhaitait également être en mesure de procéder à des mises à niveau vers de nouvelles fonctionnalités sans réimplémentation et de transformer ses processus pour refléter les pratiques d'excellence modernes intégrées aux logiciels.
“With Oracle Cloud EPM, we’ve moved from an annual close process to a monthly close.”—Ernie DiSandro, Associate Vice President and University Controller, Rutgers University
Pourquoi l'Université Rutgers a choisi Oracle
L'université Rutgers avait besoin de produire un état financier consolidé avec des correspondances des deux systèmes de comptabilité distincts. L'université a porté son choix sur Oracle Fusion Cloud Enterprise Performance Management (EPM) et Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP) pour leur évolutivité et l'étendue de leurs fonctionnalités.
Résultats
Oracle Cloud EPM a non seulement amélioré la fiabilité des données financières de Rutgers, mais a également accéléré le processus d'audit annuel de l'université. Rutgers est passée d'un processus de clôture annuelle à une clôture mensuelle, grâce aux outils du module Financial Consolidation and Close d'Oracle EPM, notamment Close Manager.
Parallèlement, Oracle EPM Account Reconciliation a permis à Rutgers de centraliser plus de 1 000 comptes de bilan de l'université, pour finalement les rationaliser et en éliminer plus de 300. Narrative Reporting est un autre module clé qui a aidé l'université à gérer la production de son état financier annuel.
Par ailleurs, le module Oracle EPM Planning a permis à Rutgers de gérer la planification du personnel et la rémunération et les dépenses des collaborateurs, ce qui représente 65 % de la base des frais d'exploitation de l'établissement.
Rutgers a également fait appel à Oracle Cloud EPM et ERP au cours de la pandémie de COVID-19 pour relever des défis tels que le passage aux opérations à distance et la gestion des remboursements étudiants et des réductions de budget. Oracle EPM a permis à Rutgers de disposer de données financières fiables et de prévisions et planifications de scénarios plus précises. L'université a utilisé des outils Oracle pour analyser des millions de dollars de remboursements sur le logement et les repas émis à l'intention des étudiants et de leurs familles, ainsi que pour en analyser l'impact sur ses résultats. Il est important de noter que Rutgers a pu accéder à ces outils à distance.
En fin de compte, Oracle Cloud EPM et ERP ont aidé Rutgers à gérer les fonds plus efficacement, ainsi qu'à améliorer la collaboration entre divers campus et unités.
Partenaires
L'université Rutgers a choisi Deloitte pour l'implémentation ERP et Performance Architects pour EPM. Rutgers et Deloitte ont collaboré pour mettez en place une solution capable d'aider l'université à évoluer et à être prête à affronter les perturbations. Découvrez comment Deloitte peut aider votre entreprise à avoir un impact significatif.