Qu’est-ce que l’ERP ?

L’acronyme ERP signifie Enterprise Resource Planning (planification des ressources d’entreprise). Il renvoie aux systèmes et aux packages logiciels utilisés par les entreprises pour gérer les activités quotidiennes, telles que la comptabilité, l’approvisionnement, la gestion de projets et la production. Les systèmes ERP relient et définissent une pléthore de processus métier, et permettent que les données circulent entre eux. En collectant les données transactionnelles partagées d’une entreprise à partir de plusieurs sources, les systèmes ERP rendent la duplication des données inutile et assurent l’intégrité des données avec une « source unique d’informations fiables ».

Aujourd’hui, les systèmes ERP sont essentiels pour la gestion de milliers d’entreprises de toutes les tailles et de tous les secteurs. Pour ces entreprises, l’ERP constitue un élément indispensable au même titre que l’électricité.

Concepts de base de l’ERP

Les systèmes ERP sont conçus autour d’une structure de données commune et définie (un schéma) qui possède une base de données commune. Les systèmes ERP fournissent un accès aux données d’entreprise issues de plusieurs activités à l’aide de concepts et de définitions communs et d’expériences utilisateur communes.

Un des principes clés de l’ERP est la collecte centrale de données en vue de les distribuer.

Au lieu d’avoir plusieurs bases de données autonomes avec d’innombrables feuilles de calcul disparates, les systèmes ERP mettent de l’ordre dans le chaos pour que tous les utilisateurs, du PDG aux employés des comptes fournisseur, créent, stockent et utilisent les mêmes données obtenues par le biais de processus communs. Avec un référentiel de données sécurisé et centralisé, tous les membres de l’entreprise peuvent avoir l’assurance que les données sont correctes, à jour et complètes. L’intégrité des données est assurée pour chaque tâche effectuée dans l’entreprise, du bilan financier trimestriel à un rapport ponctuel sur les créances en souffrance, sans passer par des feuilles de calcul, qui constituent des sources d’erreur.

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Les avantages d’un système ERP pour l’entreprise

Il est impossible d’ignorer l’impact de l’ERP dans le monde professionnel actuel. Les données et les processus d’entreprise étant regroupés dans des systèmes ERP, les entreprises sont capables d’harmoniser différents services et d’améliorer le flux de travail, ce qui génère des économies considérables. Voici quelques exemples d’avantages spécifiques pour l’entreprise :

  • Vision optimisée de l’activité — grâce aux informations en temps réel générées par les rapports
  • Réduction des coûts d’exploitation — grâce à des processus métier définis et rationalisés
  • Meilleure collaboration grâce au partage des données entre utilisateurs pour les contrats, les demandes et les bons de commande
  • Efficacité accrue — par le biais d’une expérience utilisateur commune dans la plupart des fonctions de l’entreprise et des processus métier gérés
  • Infrastructure cohérente — du back-office au front-office, toutes les activités de l’entreprise sont présentées sous la même apparence
  • Taux d’adoption utilisateur plus élevé — à partir d’une expérience utilisateur et d’un design communs
  • Réduction du risque — en raison de l’amélioration de l’intégrité des données et des contrôles financiers
  • Réduction des coûts de gestion et d’exploitation — en raison de l’amélioration de l’intégrité des données et des contrôles financiers

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Hier : l’historique de l’ERP

Des fiches papier aux appareils mobiles

Les débuts de l’ERP remontent à plus de 100 ans. En 1913, l’ingénieur Ford Whitman Harris développe ce qui deviendra la formule du lot économique (ou formule de Wilson), un système basé sur papier ayant pour but de planifier la production. Pendant des décennies, la formule du lot économique est restée la norme en matière de production. L’outilleur Black and Decker a changé la donne en 1964 quand il fut la première entreprise à adopter une solution de planification des besoins matériels (Material Requirements Planning, MRP) qui associait les concepts de la formule du lot économique à un ordinateur central.

Le système MRP est resté la norme dans le secteur de la production jusqu’à ce que la planification des ressources de production (Manufacturing Resource Planning, appelée MRP II) soit développée en 1983. Le système MRP II était équipé de composants architecturaux logiciels clés appelés modules et intégrait des composants de production tels que les achats, la nomenclature, la planification et la gestion des contrats. Pour la première fois, différentes tâches de production étaient intégrées à un système commun. Le système MRP II offrait également une preuve convaincante de la manière dont les entreprises pouvaient exploiter les logiciels afin de partager et d’intégrer des données d’entreprise, tout en optimisant l’efficacité opérationnelle à travers une meilleure planification de la production, une réduction des stocks et une diminution des déchets (rebut).

Avec l’évolution des technologies informatiques dans les années 1970 et 1980, des concepts similaires à MRP II ont été développés pour gérer les activités de l’entreprise autres que la production, à savoir la finance, la gestion des relations client et les ressources humaines. En 1990, les analystes des technologies ont donné un nom à cette nouvelle catégorie de gestion d’entreprise : l’ERP (Enterprise Resource Planning, planification des ressources d’entreprise).

Aujourd’hui : les systèmes ERP actuels

Des solutions On-Premise au Cloud

Des années 1990 jusqu’au début du 21e siècle, l’adoption de l’ERP s’est rapidement développée. En effet, davantage d’entreprises comptaient sur l’ERP pour rationaliser les processus métier clés et améliorer la visibilité sur les données. Au même moment, le coût de l’implémentation des systèmes ERP a commencé à grimper. Non seulement le matériel et les logiciels on-premise représentaient des dépenses en capital élevées, mais les systèmes ERP d’entreprise demandaient également une programmation personnalisée, des consultants et des formations, ce qui donnait lieu à des coûts supplémentaires.

Pendant ce temps, les technologies ERP ont évolué en intégrant Internet, avec de nouvelles fonctionnalités telles que les outils d’analyse intégrés. Avec le temps, de nombreuses entreprises se sont rendues compte que leurs systèmes ERP sur site ne pouvaient pas s’adapter aux exigences de sécurité modernes ni aux technologies émergentes, comme les smartphones.

C’est là que le Cloud entre en jeu, ou le modèle software-as-a-service (SaaS). Lorsque les logiciels ERP sont « dans le Cloud », cela signifie simplement qu’ils sont hébergés sur un réseau de serveurs distants, plutôt que sur le site d’une entreprise. Le Cloud offre une alternative plus abordable pour l’ERP et réduit à la fois les dépenses d’exploitation et les dépenses en capital, car il épargne aux entreprises l’acquisition de logiciels et de matériel ou le recrutement de personnel informatique supplémentaire. S’il n’y a plus d’infrastructure coûteuse à entretenir, les ressources peuvent être investies dans des opportunités de croissance. Les employés peuvent se consacrer à des tâches à valeur ajoutée, au lieu de gérer l’aspect informatique.

L’ERP nouvelle génération

Conçu pour les entreprises de toute taille

Alors que les anciens systèmes ERP étaient souvent trop chers pour les PME, le Cloud a fait tomber cette barrière. Avec une solution SaaS, les entreprises plus petites peuvent tirer parti du même logiciel ERP éprouvé et optimisé pour le secteur que les plus grandes entreprises utilisent depuis des années. Une solution ERP basée sur le Cloud peut être implémentée rapidement, sans engager de dépenses en capital. Pour les PME cherchant à innover rapidement et à saisir de nouvelles opportunités, l’ERP dans le Cloud offre la souplesse requise pour ajouter rapidement de nouveaux utilisateurs et s’adapter à l’évolution des besoins de l’entreprise.

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Offrir un système étendu pour favoriser les opportunités

Lorsque l’ERP dans le Cloud élargit son architecture financière de base afin d’inclure des applications intégrées de gestion des relations client (CRM), de gestion de la Supply Chain (SCM), de gestion du capital humain (HCM) et de gestion des performances de l’entreprise (EPM), le système relie de façon homogène toutes les applications avec un référentiel de données unique et une expérience utilisateur commune. Un système ERP Cloud étendu permet à tous les services d’être gérés avec une visibilité et une collaboration accrues, comme s’ils constituaient une entreprise à eux seuls. Il assure également un accès transparent aux fonctionnalités de reporting avancées, comme la visualisation des données et les analyses avancées. En ayant accès aux technologies émergentes telles que l’Internet des objets, les entreprises acquièrent une visibilité complète et en temps réel sur leurs activités, non seulement celles du front-office, mais également celles des entrepôts et des usines. Pour les employés, ces informations sont disponibles depuis leur appareil mobile, à travers des outils sociaux.

Conçu pour l’ère du digital, l’ERP Cloud d’aujourd’hui adopte les outils mobiles, sociaux et analytiques. Ce sont désormais des éléments indispensables pour aller de l’avant.

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