10 führende ERP-Module und ihre Funktionen

1. Finanzmanagement

Das Finanzmanagement-Modul ist die Grundlage eines ERP-Systems. Durch die Verfolgung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung und die Unterstützung bei der Verwaltung des Hauptbuchs stellt dieses Modul Ihr aktuelles Finanzbild und Ihre Aussichten in den Mittelpunkt. Außerdem werden Bilanzen, Zahlungsbelege und andere wichtige Finanzdokumente generiert und gespeichert.

Automatisierung spielt dabei eine entscheidende Rolle. Das Finanzmodul automatisiert unter anderem Aufgaben im Zusammenhang mit Fakturierung, Lieferantenzahlungen, Spesenverwaltung, Anlagenverwaltung und Joint-Venture-Buchhaltung. Das automatisierte Kassenmanagement erleichtert beispielsweise die Analyse von Zahlungstransaktionen und die Verbesserung von Cashflowprognosen. Ihr Buchhaltungsteam kann die Bücher schneller abschließen – was manchmal eine Woche oder mehr einspart – und gleichzeitig die strengen Richtlinien für die Umsatzrealisierung einhalten. Die Bilanzautomatisierung liefert nahezu Echtzeitdaten für eine möglichst genaue Momentaufnahme der Finanzlage Ihres Unternehmens.

2. Beschaffung

Das Beschaffungsmodul verbessert Ihre Fähigkeit, die Produkte oder Materialien zu kaufen, die Sie zum Herstellen oder zum Verkauf von Waren benötigen. Der Service automatisiert, verfolgt und analysiert Angebote und hilft dabei, Bestellungen vorzubereiten und zu versenden. Mit einer Liste genehmigter Lieferanten kann das Modul den Einkauf bestimmter Artikel automatisieren. Dadurch wird der Prozess beschleunigt, die Einhaltung der Ausgaben-Compliance erzwungen, die Beziehungen zu den Lieferanten verbessert und letztlich die Rentabilität gesteigert.

Das richtige Modul vereinfacht vor allem den gesamten Beschaffungsprozess, indem es den Einkauf und die Ausgaben sowie die Verwaltung der direkten Material- und Dienstleistungseinkäufe rationalisiert. Mit Echtzeitdaten, die in Lieferantenverhandlungen und Auftragsvergaben verwendet werden, können Sie zudem Möglichkeiten zur Konsolidierung Ihrer Kaufkraft identifizieren, damit Sie sich die niedrigsten Preise sichern und gleichzeitig Lieferstörungen reduzieren können.

3. Risikomanagement

Ein Risikomanagement- und Compliance-Modul nutzt künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen, um die finanzielle Kontrolle zu verbessern. Auf diese Weise können Finanzteams Geldverluste vermeiden, Audits durchsetzen und vor neuen Risiken schützen – und das alles bei gleichzeitiger Einsparung von Stunden an manueller Arbeit.

Mit Risikomanagementfunktionen können Sie die Compliance wahren, indem Sie Prozesse wie die Aufgabentrennung (SoD) automatisieren sowie den Benutzerzugriff erteilen und kontrollieren. Durch die Automatisierung werden auch Audittransaktionen beschleunigt, sodass Sie Betrug, Fehler und Richtlinienverletzungen schnell erkennen können. Sie können außerdem Workflows für Audit- und Sarbanes-Oxley-Act-(SOX-)Compliance, Risikomanagement und Geschäftskontinuitätsplanung optimieren.

4. Lieferkettenmanagement

Module für das Lieferkettenmanagement (SCM) verfolgen, wie sich Lieferungen und Waren durch Ihre Lieferkette bewegen: von Lieferanten und Unterlieferanten über Hersteller bis hin zu Händlern und Einzelhändlern oder Verbrauchern. So können Sie Nachfrage, Angebot, Auftragsabwicklung und Produktion in Ihrem Unternehmen effizient planen, um Störungen zu reduzieren sowie Kosten zu minimieren, und sicherstellen, dass der richtige Bestand zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar ist.

Ein typisches Beispiel: Lieferkettenmanagement-Systeme helfen bei der Ermittlung optimaler Lagerbestände und der Auffüllung der Bestände für jeden Artikelstandort auf der Grundlage von Bedarfsprognosen, damit Sie Überbestände und Fehlbestände vermeiden können. Außerdem spart die Automatisierung Zeit und Geld bei allen Prozessen in der Lieferkette, z. B. bei der Auftragsverwaltung, die die Auftragserfassung, die Abwicklung und die Kundenbetreuung nach dem Verkauf vereinfacht.

Ein Lieferkettenmodul kann Sie auch bei der Vorhersage der Nachfrage mit Funktionen wie Segmentierung und maschinellem Lernen unterstützen, die Ihnen helfen, die Variabilität zu steuern. Solche Fähigkeiten schaffen eine widerstandsfähigere Lieferkette, die Marktveränderungen und globalen Schocks standhalten kann.

5. Enterprise Performance Management

Enterprise Performance Management-(EPM-)Module verbessern die Prozesse, die Ihren Geschäftsplan, Ihr Budget, Ihre Prognose und Ihren Leistungsbericht unterstützen. Sie ermöglichen die vernetzte Planung (im Gegensatz zur isolierten Planung im alten Silobetrieb), indem sie eine einheitliche Ansicht der Finanz-, Betriebs- und Geschäftsbereichsplanung ermöglicht. Diese Module nutzen zudem die Automatisierung, um das Reporting über die Finanzergebnisse zu beschleunigen.

Durch den Einsatz von Szenariomodellierung, Langzeitplanung und anderen Funktionen erhalten Sie mit EPM-Modulen ein tieferes Verständnis der Kosten und der Rentabilität, können Ihre Umsatzziele erreichen und die Kontenabstimmung und Steuerberichte optimieren. Mit EPM sind Ihre Teams in der Lage, Modelle und Planungen für wichtige Bereiche wie Finanzen, Personalwesen, Lieferkette und Vertrieb zu erstellen.

6. Fertigungsprozess

Ein Fertigungsmodul erleichtert Ihrem Unternehmen die Planung und Verwaltung von Produktionsläufen. Dazu gehört, dass Sie sicherstellen, dass Ihr Betrieb über die erforderlichen Rohstoffe verfügt, um die Nachfrage zu befriedigen sowie die Produktion effizient abwickeln und die Kosten niedrig halten kann – und das alles bei gleichzeitiger Gewährleistung der Qualität der fertigen Produkte.

Mit den heutigen Modulen können Sie eine gemischte Fertigung durchführen, d. h. Sie können eine Kombination von Fertigungsverfahren verwenden, z. B. diskrete und Prozessfertigung, anstatt nur eine Art. So können Sie Ihr Portfolio diversifizieren und neue Kunden gewinnen. Sie können beispielsweise die Prozessfertigung nutzen, um eine Getränkelinie herzustellen, und die Flaschen und Dosen mithilfe der diskreten Fertigung, die sich auf Teile und Montage konzentriert, produzieren. Sie können außerdem Kosten und Abweichungen in jedem Werk überwachen, die Produktion mit den Prognosen gegenüberstellen und die Bedarfsdeckung mit dem prognostizierten Bedarf vergleichen, nachdem die durchschnittliche Zeit für die Artikelproduktion berechnet wurde.

7. Customer Relationship Management

Customer Relationship Management-(CRM-)Module ermöglichen es Ihnen, Kunden zu verwalten, indem sie Vertriebs- und Marketingprozesse verbessern, insbesondere diejenigen, die Leads unterstützen. Diese Module speichern alle Informationen über Kunden und Interessenten, einschließlich aller Kundeninteraktionen und der Kaufhistorie, und bieten Segmentierungsdaten und gezielte Cross-Sell-Empfehlungen.

Zu den Funktionen, auf die Sie bei CRM-Modulen achten sollten, gehören Kontaktmanagement, Kommunikationsverfolgung, Verfolgung von Verkaufschancen oder Leads, Auftragshistorie, Problemtickets, Angebotserstellung und Produktivität der Vertriebsmitarbeiter. Am wichtigsten ist, dass Ihr Modul dabei hilft, die Kunden von der anfänglichen Marketingphase über den Angebots- oder Verkaufsprozess bis hin zum Verkauf und dem laufenden Kundendienst zu verfolgen.

Hinweis: Nicht alle Organisationen oder ERP-Anbieter betrachten CRM als ein ERP-Modul. Einige schließen nur Module ein, die enger mit der Finanzverwaltung und anderen Backoffice-Aktivitäten verbunden sind, während andere eine breitere Sichtweise einnehmen und Frontoffice-Aufgaben, wie die Verwaltung von Kundenbeziehungen, einschließen.

8. Personalmanagement

Ein Human-Capital-Management-(HCM-)Modul – manchmal auch als Human Resource Management (HRM) bezeichnet – enthält detaillierte Datensätze zu allen Mitarbeitern, einschließlich Leistungsbeurteilungen, Tätigkeitsbeschreibungen, Leistungsauswahlen sowie Anwesenheit/Abwesenheit. Wie andere ERP-Module ersetzt es jährliche Tabellenkalkulationen durch eine Automatisierung, die kontinuierlich Daten unternehmensweit erfasst. Dadurch werden doppelte Daten reduziert und die Genauigkeit erhöht – ein wichtiger Vorteil angesichts der gewaltigen Menge an Personaldaten, die die meisten Unternehmen haben.

Ein Personalverwaltungsmodul automatisiert Aufgaben wie Mitarbeiterplanung, Recruiting und Vergütungsmanagement. Durch die einfache Zusammenarbeit über interne Workflows hinweg kann ein HR-Modul eine Verbindung zu CRM-Daten herstellen, um Boni für Vertriebsmitarbeiter zu ermitteln – viel einfacher und genauer als bei einer manuellen Bearbeitung.

9. Projektmanagement

Dieses Modul verbessert das Projektmanagement mit gemeinsamen Visualisierungstools, mit denen Sie Zeitpläne, Budgets und Ressourcen verfolgen können. Sie können beispielsweise mehrere Projektpläne in einer einzigen Ansicht anzeigen, mit der Sie ganz einfach Ressourcen zuweisen (und neu zuweisen) können. Sie können das richtige Projektteam zusammenstellen, indem Sie Suchfilter für Rollen, Fähigkeiten und Standort verwenden. Sie können außerdem Budgets besser verwalten, indem Sie die Art und Weise der Kostenerfassung im gesamten Unternehmen standardisieren. Erweiterte Projektmanagementtools helfen Ihnen auch, den Cashflow zu maximieren, indem Sie Kundenrechnungen und die Projektfakturierung automatisieren.

In projektintensiven Branchen wie dem Baugewerbe und der verarbeitenden Industrie ist der Einsatz eines Projektmanagementmoduls üblich. Richtig eingesetzt, können Projektmanagementmodule die termingerechte Fertigstellung von Projekten erhöhen, die Kosten überwachen und kontrollieren, die Genauigkeit von dienstleistungsbasierten Schätzungen und Kosten verbessern und den Einsatz von Personal und Ausrüstung optimieren.

10. ERP-Analysen

Mit einem ERP-Analysemodul können Finanz-, Beschaffungs- und Projektmanagementexperten die Faktoren verstehen, die die Rentabilität steigern, den Einsatz des Umlaufvermögens verbessern und die Geschäftsausgaben kontrollieren.

ERP-Analysen liefern Hauptbucheinblicke in die Rentabilität und beschleunigen den Inkassoprozess, wodurch der Cashflow verbessert wird. Außerdem werden Verbindlichkeiten verbessert, indem Finanzteams pünktliche und überfällige Lieferantenzahlungsbeträge verfolgen können, um die Dringlichkeit der Zahlung zu bestimmen. Dieses Modul kontrolliert die Unternehmensausgaben, indem es Kosteneinsparungen und finanzielle Risiken identifiziert. So können Finanzteams beispielsweise die Ausgaben von Mitarbeitern genauer überwachen, als dies mit herkömmlichen manuellen Prozessen möglich ist, um Betrug schnell zu erkennen und die Einhaltung von Spesenrichtlinien sicherzustellen.