Creare un piano di progetto di implementazione ERP
Alex Chan | Content Strategist | 8 luglio 2024
Spesso, le imprese più grandi producono i risultati più importanti. L'implementazione di un nuovo sistema di enterprise resource planning (ERP) è una di queste potenziali imprese ad alto rendimento. Oggi, passare a un nuovo ERP spesso significa passare da vecchi software on-premise a un sistema basato su cloud. L'ERP si trova alla base delle operations di un'azienda, quindi per effettuare con successo questo passaggio a un nuovo ERP serve una preparazione mirata e attenzione ai dettagli. In ogni fase del processo, che si tratti di assemblare un team per lanciare il sistema o prevedere costi nascosti, avere un piano di progetto di implementazione ERP è una componente fondamentale per avviare questa importante iniziativa software.
Che cos'è un piano di progetto di implementazione ERP?
Un piano di progetto di implementazione ERP implica la pianificazione, la configurazione e l'implementazione del sistema ERP per supportare tutte le operazioni dipendenti a livello aziendale. L'implementazione ERP è un processo che comprende la creazione di un team di progetto, la mappatura dei processi, la migrazione dei dati finanziari e transazionali, l'integrazione con sistemi di terze parti e la formazione dei dipendenti su come utilizzare il software.
I sistemi ERP sono piattaforme integrate che vengono eseguite in un data center on-premise o nel cloud, con il cloud che rappresenta di gran lunga l'approccio in più rapida crescita. Le applicazioni basate su cloud possono comportare un impegno di implementazione molto diverso, in genere più breve e semplice rispetto agli ERP on-premise tradizionali. Questo perché la maggior parte dei progetti on-premise coinvolge business e unità operative che forniscono i loro requisiti ai team IT che personalizzano enormemente il software per adattarsi ai processi aziendali esistenti. D'altra parte, le implementazioni delle applicazioni cloud tendono ad essere guidate dai leader aziendali e dai risultati di cui hanno bisogno, utilizzando processi pronti all'uso senza estese personalizzazioni.
Il modo migliore per avviare un progetto ERP è definire gli obiettivi aziendali che desideri raggiungere con il tuo nuovo ERP e una timeline per l'implementazione del sistema. Ciò comporterà la pianificazione di passi e date specifiche per i task che vuoi completare fino alla data del go-live. Per determinare questi passi e task, è innanzitutto necessario chiedersi quali processi specifici si desidera migliorare, di quali funzioni c'è bisogno, quale sistema risponderà a tali esigenze e quale strategia di implementazione sarà più adatta al progetto.
Concetti chiave:
- Un piano di progetto di implementazione ERP è una guida approfondita che crei per lanciare un sistema ERP a livello aziendale, e comprende obiettivi, tempistiche, passaggi e risorse di cui hai bisogno per avere successo.
- La comunicazione e la gestione delle modifiche sono elementi fondamentali di un piano di implementazione ERP, e sono necessari per definire le aspettative e allineare gli obiettivi con i leader aziendali e preparare la forza lavoro ai cambiamenti in arrivo con un nuovo sistema ERP.
- L'implementazione ERP è un processo lungo mesi che include l'installazione di software, la migrazione dei dati, il rinnovamento dei processi aziendali e la formazione della forza lavoro sui nuovi processi.
- Il team di implementazione ERP sarà responsabile della corretta implementazione del nuovo sistema e idealmente avrà membri di diversi dipartimenti e livelli di anzianità provenienti dalla tua azienda.
Definizione dei piani di progetto di implementazione
I piani di progetto di implementazione dell'ERP offrono alle aziende il framework e le linee guida di cui hanno bisogno per passare a un nuovo sistema: una visione chiara e obiettivi misurabili, un solido modello di governance, una mappa per i processi aziendali riprogettati, piani per la migrazione e l'integrazione dei dati, una strategia per preparare gli utenti al cambiamento e molto altro ancora.
Per le aziende che passano all'ERP cloud, c'è una dimensione di pianificazione aggiuntiva. Nello stesso modo in cui il tuo smartphone riceve regolarmente aggiornamenti software, così fa la tua soluzione cloud ERP. Quindi, oltre a prepararsi per il "go live", il piano dovrebbe prevedere aggiornamenti software da effettuare più volte all'anno.
Prima di un'implementazione ERP, il team responsabile deve consultare le principali parti interessate su questo processo per garantire che l'azienda nel suo complesso sia preparata al cambiamento e che siano chiare le aspettative su tempistiche e portata. Un piano di implementazione ERP prevede la valutazione dei sistemi, la definizione della portata e degli obiettivi del progetto, la creazione di una timeline, la creazione di un team di implementazione, la pulizia e la migrazione dei dati attuali in un nuovo sistema, il test del sistema, la formazione dei dipendenti e la fornitura di manutenzione e aggiornamenti continui.
Fase 1: crea un team di implementazione ERP
Dalle persone che scegli per il tuo team di implementazione può dipendere il successo o il fallimento del lancio dell'ERP. Per avere le maggiori probabilità di successo, assicurati di scegliere persone con le giuste competenze, come project management, budgeting e allocazione delle risorse, comunicazioni con i dirigenti, migrazione dei dati e integrazione del sistema, comunicazione con i dipendenti e gestione delle modifiche. Ciò significa che devi selezionare il tuo team migliore tra diversi dipartimenti e livelli di anzianità, avere un coinvolgimento continuo della leadership esecutiva e scegliere un team leader molto dedito, preferibilmente con esperienza sia nel lato business che in quello operativo della tua azienda. Ad esempio, se stai implementando un nuovo sistema di contabilità come parte della tua iniziativa ERP, assicurati di avere un membro rispettato del team finance come membro chiave del team di implementazione e, idealmente, come leader.
Insieme al tuo partner di distribuzione dell'implementazione, il tuo team di implementazione ERP dovrà seguire le best practice di implementazione per assicurarsi che il nuovo sistema venga lanciato e operi come pianificato. Mapperanno i requisiti per il sistema ERP, stabiliranno milestone chiave, scopriranno come il sistema supporterà processi aziendali specifici e testeranno il software prima che diventi operativo. Gli esperti di implementazione consigliano di assicurarsi l'impegno dei membri del team anche per diversi mesi dopo l'attivazione. Aiuteranno a migliorare l'adozione attraverso la formazione e l'evangelizzazione del nuovo sistema, che è un altro motivo per assicurarsi che un esperto del dominio che utilizzerà il nuovo sistema sia un attore chiave nel team di implementazione.
"I progetti business orientati ai risultati hanno maggiori probabilità di ottenere risultati favorevoli rispetto ai progetti IT basati sui requisiti", consiglia John Hallin, vice president of delivery excellence for Oracle Consulting, che crea ed esegue piani di progetto di implementazione ERP per le aziende. "Coinvolgi persone di talento, compresi dipendenti provenienti da diversi dipartimenti dell'organizzazione".
I ruoli chiave di leadership nell'implementazione non possono essere trattati come un lavoro secondario rispetto alle mansioni a tempo pieno già esistenti di una persona. Assegna persone chiave a tempo pieno, con leader che partecipano alla creazione della visione del progetto, gestiscono le loro aree funzionali per la progettazione e l'esecuzione e aiutano a preparare per ciò che viene dopo, afferma Hallin.
Fase 2: come implementare il tuo sistema ERP
Conoscere le esigenze della tua organizzazione, il budget del progetto e la tempistica di implementazione ti aiuterà a scegliere la giusta strategia di implementazione. Le due strategie di implementazione più comuni sono l'approccio graduale e l'approccio "big bang". In un approccio graduale il sistema ERP viene implementato in più ondate, ad esempio a partire da una business unit o da una funzione aziendale, e si continua da lì. Ciò consente di raccogliere più feedback dagli utenti e di avere una posta in gioco minore in caso di problemi imprevisti. L'approccio "all-at-once" prevede l'attivazione in contemporanea dell'intero sistema ERP. Sebbene sembri rischioso, le aziende adottano questo approccio perché poi non devono integrare il nuovo ERP in vecchi sistemi e moduli che saranno presto dismessi e perché possono ottenere un ROI più velocemente se hanno successo.
Oltre alla strategia tecnologica, il tuo piano di successo dell'implementazione deve anche considerare la giusta strategia per la comunicazione e il coordinamento con gli stakeholder del progetto. Ciò significa coordinare e collaborare con i membri di diversi dipartimenti e la leadership esecutiva, capire quali sono le loro preoccupazioni e tenere riunioni per discutere delle soluzioni. Comprende anche una comunicazione estesa e trasparente con i dipendenti che utilizzeranno il sistema, affinché capiscano i vantaggi che deriveranno da questo grande cambiamento e che possano essere addestrati su come usarlo per svolgere il proprio lavoro. In questo modo, i dipendenti di tutta l'organizzazione avranno una comprensione unificata dei vantaggi previsti che il nuovo sistema darà a ciascuno dei loro ruoli, alla produttività e al business in generale.
In generale, il piano di implementazione ERP includerà le seguenti attività:
1. Definisci i risultati desiderati
Definire chiaramente i risultati aziendali che speri di ottenere attraverso il progetto renderà la creazione del tuo piano di implementazione un processo molto più semplice. Puoi iniziare facendo in modo che il tuo team fornisca dettagli sui risultati aziendali e sulle modifiche ai processi che i principali stakeholder desiderano alla fine dell'implementazione e che li connettano alle funzionalità di cui hai bisogno dal tuo nuovo sistema per offrire tali vantaggi. Concorda con gli stakeholder circa le tempistiche entro cui le varie funzionalità diventeranno operative. Questo sforzo aiuterà a definire chiaramente gli obiettivi che desideri raggiungere alla fine del progetto e a concordarli. Rendi gli obiettivi il più specifici possibile. Potrebbero riguardare il miglioramento dell'efficienza operativa, la riduzione dei costi, il miglioramento della soddisfazione dei clienti o il miglioramento dell'accuratezza dei dati.
"Hai bisogno di un'articolazione chiara sul front-end della visione e degli obiettivi, del regolamento generale e dello stack per assicurarti che tutti capiscano cosa il programma sta cercando di raggiungere", ha dichiarato Keith Williams, vice president for ERP solutions delivery di Oracle Consulting. Un "piano di successo dell'implementazione" fungerà da punto di riferimento per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi, prevenire la modifica dello scope ed evitare il costo di un'implementazione lunga e incerta, afferma Williams.
Ad esempio, adottando un nuovo sistema ERP cloud, una delle principali società americane di fornitura di materiali edili ha stabilito questo come suo principio guida: "Costruisci un futuro, non reinventare il passato. Offri una migliore user experience e coinvolgi gli stakeholder per garantirne l'adozione.
2. Standardizza i tuoi processi aziendali: sfrutta un approccio pronto all'uso
Le personalizzazioni sono costose da gestire. La best practice nel SaaS prevede di utilizzare funzionalità predefinite che supportano i processi mirati nell'ambito. Poi ci poniamo la domanda: perché questo non funziona nel tuo caso? È importante tenere presente che le personalizzazioni possono anche complicare il processo di aggiornamento e impedire la possibilità di adottare nuove funzionalità. La regola d'oro è quella di personalizzare i processi solo dove sono un elemento chiave di differenziazione per la tua azienda.
3. Determina la timeline del tuo progetto in base agli obiettivi del programma
Il sequenziamento dell'implementazione spesso dipende dalle tue priorità. Potresti iniziare con il tuo più grande punto dolente o concentrarti sulle funzioni che favoriranno il ritorno maggiore. Oppure potresti identificare uno degli elementi più semplici e che rappresentano il rischio minore per dare alla squadra un obiettivo facilmente raggiungibile e aumentare la fiducia nel sistema. Pianificando la tua implementazione in base alle tue priorità, potrai identificare i passaggi più importanti da completare all'inizio, a metà e alla fine del progetto.
Ad esempio, un'importante società di carte di credito degli Stati Uniti in precedenza eseguiva sette sistemi ERP on-premise altamente personalizzati. L'azienda ha stabilito la semplificazione dei propri processi e sistemi di contabilità attraverso un'unica piattaforma ERP cloud era la sua priorità assoluta. Occupandosi in primo luogo di questo aspetto durante il suo progetto, l'azienda è stata in grado di implementare un sistema che offre un accesso più rapido alle informazioni finanziarie e proiezioni di pianificazione e analisi dei costi più accurate.
4. Mappa i progressi: attribuisci responsabilità per l'implementazione
Monitora i progressi dell'implementazione valutando regolarmente come sta andando rispetto a tempistica e budget. Altri indicatori da monitorare possono includere milestone correlate all'IT o percentuale di dati migrati.
Per rispettare le tempistiche, il team deve pianificare riunioni di aggiornamento del progetto con gli stakeholder principali per condividere lo stato del progetto e risolvere eventuali problemi chiave. Il team di implementazione può fornire questi aggiornamenti utilizzando dashboard che monitorano la timeline e i deliverable per il progetto. Usa un meccanismo di feedback per raccogliere e rispondere alle domande degli utenti man mano che il nuovo sistema viene implementato.
Dopo l'implementazione, dovresti pianificare il monitoraggio e il supporto dell'implementazione ERP per soddisfare gli utenti e garantire che la tua azienda raggiunga i risultati desiderati. Per fare ciò bisognerà ascoltare il feedback degli utenti, formare continuamente il nuovo personale (e partner e fornitori) circa il sistema, regolare il sistema di conseguenza ed eseguire qualsiasi sviluppo e configurazione aggiuntivi necessari quando vengono aggiunte nuove funzionalità al sistema. Un sistema ERP basato sul cloud implementerà aggiornamenti software più volte all'anno che puoi scegliere (o non scegliere) di attivare.
5. Previeni gli errori in modo proattivo
Non farti cogliere da una situazione difficile perché il tuo piano non era stato adeguatamente sviluppato.
Molti progetti di implementazione tentennano perché il loro piano non era chiaro o la timeline sviluppata era irrealistica. Le implementazioni possono anche fallire a causa della mancanza di pianificazione delle emergenze, come preparare l'organizzazione a rispondere in modo efficiente a un ritardo o a un problema. Il tuo team di implementazione dovrebbe considerare quali ostacoli potrebbero verificarsi e prevedere i modi per affrontarli. Ciò potrebbe significare identificare eventuali punti deboli nel modello di business della tua azienda che dovrebbero essere corretti prima dell'implementazione dell'ERP.
Il giusto partner di distribuzione ERP, il supporto dei dirigenti e le pratiche leader provenienti da altre aziende del tuo settore possono portare l'azienda ad effettuare un'implementazione di successo.
6. Comunica presto e spesso
La comunicazione è un aspetto essenziale di tutte le fasi dell'implementazione ERP. Il tuo team di implementazione dovrebbe ricordarsi di comunicare regolarmente l'obiettivo dell'implementazione ERP, i risultati e i vantaggi desiderati e le aspettative di ogni fase alla tua organizzazione. Inoltre, il tuo team dovrebbe anche dare la priorità all'ascolto dei problemi degli utenti sia prima che dopo l'implementazione.
Quando Taylor Corporation, una società globale diversificata che gestisce aziende di stampa, dati e marketing, ha implementato una soluzione ERP per modernizzare il back office, il CEO Charlie Whitaker ha convinto i 10.000 dipendenti dell'azienda del fatto che il progetto avrebbe portato alla crescita dell'azienda. Whitaker ci è riuscito organizzando riunioni del comitato direttivo e sessioni di lavoro con i membri del team di progetto. Grazie alla comunicazione e al consenso dei dipendenti, Taylor Corporation è stata in grado di spostare le sue applicazioni finanziarie, di supply chain e di manufacturing nel cloud e di generare rendimenti significativi.
7. Confronta obiettivi e progressi effettivi
Una parte importante del processo di implementazione consiste nel misurare e analizzare le performance del sistema appena implementato rispetto agli obiettivi iniziali impostati dall'organizzazione prima e durante la fase di implementazione.
Per registrare le performance del sistema bisogna raccogliere dati e KPI. Alcuni di questi saranno correlati alle performance delle applicazioni, ad esempio tempi di attività, velocità e sicurezza. Alcuni riguarderanno l'utilizzo, ad esempio il numero di dipendenti che utilizzano il sistema e quanto lo stanno utilizzando. Infine, alcune saranno metriche operative, correlate all'efficienza dei dipendenti o ai risultati finanziari, come ricavi, flusso di cassa e spese. Dovresti scegliere metriche che possono essere confrontate direttamente con gli obiettivi impostati all'inizio del progetto. Quando confronti gli obiettivi e i risultati effettivi, puoi identificare le aree in cui il nuovo sistema raggiunge, supera o non raggiunge tali obiettivi.
Confrontare gli obiettivi con i risultati effettivi ti aiuterà a vedere se il tuo progetto rimane in linea con i tuoi obiettivi aziendali e a identificare le aree di miglioramento per le performance del tuo sistema e i tuoi processi aziendali.
Fase 3: crea un piano di gestione delle modifiche ERP
Una parte essenziale di qualsiasi implementazione ERP è un piano di gestione delle modifiche efficace che preparerà la tua organizzazione a pianificare e realizzare il progetto e quindi a operare utilizzando il tuo nuovo sistema ERP. Un piano di gestione delle modifiche ERP aiuterà la tua organizzazione ad allineare il sistema ai tuoi processi aziendali, a migliorare la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team, a favorire l'adozione da parte degli utenti e a ridurre il rischio di ritardi o insuccessi del progetto.
Ci sono molte cose da considerare nella creazione di un piano di gestione delle modifiche efficace che aiuterà la tua organizzazione ad accettare il cambiamento. Ci sono diversi fattori culturali chiave che portano a una gestione delle modifiche di successo durante un'implementazione ERP, afferma Betsie Reynolds, Vice President of Transformation and Strategic Services di Oracle. Fra questi driver ci sono incoraggiare la collaborazione all'interno della tua organizzazione, ispirare i tuoi dipendenti ad adottare nuovi modi di lavorare e guidare il cambiamento sin dal primo giorno.
"Non è solo un progetto tecnologico, è un cambiamento nei processi che le persone useranno per svolgere il loro lavoro giornaliero", afferma Reynolds, "Sappiamo tutti che i cambiamenti non sono facili, ma sono inevitabili. Quando le persone sanno cosa sta arrivando, sono meno propense ad avere paura e possono trovare invece la trasformazione aziendale come stimolante e motivante".
Per stare al passo con il passaggio a un nuovo ERP, la tua organizzazione dovrebbe anche considerare l'implementazione come un'opportunità per trasformare e semplificare i processi aziendali, invece di replicare semplicemente ciò che è stato fatto in passato. "Costruisci una squadra che eviti di passare per 'il sentiero delle mucche', cioè che eviti di camminare dove hanno sempre camminato", ha affermato Hallin. "Ciò di cui hai bisogno nel tuo team sono persone aperte a creare un nuovo percorso basato su pratiche leader".
L'introduzione di un nuovo sistema ERP può significare che l'azienda chiede alle persone di svolgere il proprio lavoro in modo diverso per adottare le best practice del settore integrate nelle applicazioni ERP basate sul cloud. Equivale a un allontanamento dai piani di implementazione del vecchio mondo dei software on-premise quando le società di consulenza facevano ampie personalizzazioni per rendere il software adatto al modo specifico in cui un'azienda fatturava i clienti, pagava i fornitori, riconciliava gli estratti conto bancari o si occupava di qualsiasi numero di attività aziendali comuni. Con i sistemi ERP cloud di oggi, gli esperti di implementazione consigliano alle aziende di aderire a pratiche leader pronte all'uso ed evitare personalizzazioni non necessarie. La città di Tampa, ad esempio, è stata in grado di cominciare a operare in 10 mesi su ERP cloud, human capital management (HCM) e supply chain management (SCM) eseguendo un'implementazione pronta all'uso ed eliminando le 8.500 personalizzazioni del sistema ERP precedente. Il loro consiglio: vai subito al cloud e itera.
Fase 4: migra i dati e gestisci le integrazioni
La migrazione dei dati dalle fonti precedenti alla nuova piattaforma ERP è un processo importante che prevede lo spostamento dei dati da vari sistemi e formati in un unico sistema. A seconda della linea di business, questi dati possono essere dati relativi a prodotti, clienti, partner, magazzino, fornitori e gestione finanziaria. Una migrazione dei dati di successo si basa sull'ispezione, l'estrazione, la pulizia e la trasformazione dei dati prima del loro spostamento nel nuovo sistema. Questo processo è fondamentale per garantire che i dati migrati siano accurati e completi, il che aiuterà le persone di tutti i dipartimenti che dipendono da questi dati storici. Una migrazione dei dati ben pianificata permetterà al tuo progetto di implementazione rispettare la sua timeline e, di conseguenza, anche il budget.
L'implementazione di un nuovo sistema ERP rappresenta anche un'opportunità per esaminare i dati della tua organizzazione e decidere cosa vale la pena passare al nuovo sistema. Alcune organizzazioni eseguiranno la migrazione di tutti i dati storici, ma il trasferimento di ogni dato renderà l'implementazione più lunga. Alcune delle informazioni contenute nel vecchio sistema potrebbero essere irrilevanti, ad esempio fornitori non più utilizzati, clienti che non ordinano da anni o prodotti non aggiornati. Potresti anche trovare imprecisioni sui dati che devi pulire. Quando stai scegliendo quali dati conservare, pensa a quali dati sono necessari per prendere decisioni a livello aziendale e includi ogni dipartimento. Generalmente, le aziende eseguono la migrazione di due anni di dati storici, a meno che non esistano regole di compliance che richiedono più dati storici. Questo semplifica i tuoi sforzi di implementazione e ti consente di concentrarti sul futuro, mantenendo i tuoi dati puliti e gestibili.
Per la migrazione dei dati, dovrai prima assemblare un gruppo di migrazione dei dati, che può essere composto da membri che fanno già parte del tuo team di implementazione generale. Questo gruppo esaminerà i dati in ciascuno dei sistemi di origine ed eliminerà le ridondanze e le incoerenze dei dati menzionate in precedenza. Devono inoltre mappare i dati alla struttura di database ERP prima di importarli. Questo processo, noto come mappatura dei dati, colma la differenza tra il vecchio sistema e il nuovo per garantire che i dati che vengono spostati dalla loro origine primaria siano accurati e utilizzabili nel sistema in cui si stanno spostando.
Una volta eseguita la mappatura dei dati, questo gruppo estrarrà i dati dal vecchio sistema, li trasformerà in un formato adatto per il nuovo ERP e li caricherà nel sistema più recente. Successivamente, dovranno verificare che i dati siano completi, accurati e migrati correttamente confrontando i dati che sono stati spostati con i dati di origine e cercando eventuali incongruenze o errori tra i due. Infine, il gruppo condurrà dei test per confermare che i dati migrati siano integrati con il nuovo ERP e funzionino correttamente con i moduli del sistema. Assicurati di testare tutti gli aspetti del sistema, come la sicurezza, le performance e gli aspetti funzionali.
Un'altra considerazione fondamentale per qualsiasi implementazione ERP è la gestione delle integrazioni con altri sistemi software. Ad esempio, potresti voler integrare applicazioni di confine legacy che si trovano su una piattaforma diversa. Le integrazioni possono causare ritardi imprevisti e far saltare le tempistiche dei progetti se si rivelano più complicate del previsto. Idealmente, i tuoi nuovi sistemi ERP hanno adattatori predefiniti che semplificano le integrazioni. Un enorme vantaggio di un nuovo sistema ERP dovrebbe derivare dall'avere dati affidabili che l'organizzazione può utilizzare per prendere le proprie decisioni operative. La condivisione di tali dati probabilmente comporterà integrazioni, quindi devono far parte del piano di implementazione, con il tuo nuovo sistema che funge da hub aziendale da cui gestire tutti i dati e le integrazioni.
Fase 5: lancia l'ERP e preparati per il futuro
Il completamento del lancio del tuo nuovo sistema ERP includerà molti processi che devi pianificare attentamente, come la progettazione, il test dello sviluppo dei piani di progetto, l'implementazione e la valutazione dei risultati. Per garantire il successo di questi passi, devi identificare i task e i deliverable per ognuno di essi e assegnare i ruoli e le responsabilità ai membri del team di lancio.
Sarebbe anche utile per il tuo team definire le aspettative per il budget e le tempistiche per il processo di lancio, monitorare questi due aspetti lungo il percorso e avere piani di emergenza per eventuali modifiche o problemi che potrebbero presentarsi lungo il cammino. Per ottenere una soluzione ERP di successo a lungo termine, potrebbe anche essere utile sviluppare un piano per continuare a rivedere e ottimizzare i processi aziendali dopo l'attivazione dell'ERP. Ciò potrebbe comportare l'aggiunta graduale di nuove funzioni e funzionalità lungo il percorso.
"Non considerare il lancio come una fine, ma più come un inizio", ha affermato Williams. "Come succede quando ci si trasferisce in una nuova casa, è necessario pianificare bene in modo da poter prendersi del tempo per adattarsi a vivere nella nuova casa".
Crediti aggiuntivi: evita i costi di implementazione dell'ERP nascosti
Una volta che il tuo team di implementazione ERP ha studiato, incontrato i fornitori e preso la scelta finale sul software, il tuo partner di implementazione ERP può fornire non solo un piano di successo dell'implementazione ERP, ma anche una stima dei costi per implementare il tuo nuovo sistema. Tuttavia, ci sono quasi sempre costi imprevisti durante il percorso di implementazione dell'ERP. Per evitare questo grattacapo, ecco i costi nascosti che dovresti cercare di prevenire:
- Superamento dei costi del personale: una parte cruciale dell'implementazione ERP consiste nel garantire che tu abbia abbastanza persone e le giuste competenze per eseguire il progetto. Il personale rappresenterà gran parte del costo del progetto, poiché è necessario pagare il team di progetto e potenzialmente assumere personale temporaneo per svolgere i lavori che i membri del team lasciano "incustoditi" mentre danno priorità all'implementazione. Inoltre, potresti aver bisogno di consulenti esterni di project management o IT per fornire competenze e supporto aggiuntivo durante questo processo.
- Ritardi: il tempo è denaro, e più a lungo la tua implementazione rimane bloccata a causa di ritardi, maggiori saranno i costi in cui incorrerai, inclusi i vantaggi che non stai traendo dal nuovo sistema. I ritardi sono spesso causati da aspettative irrealistiche rispetto alla portata e alle tempistiche all'inizio del progetto, da carichi di lavoro pesanti per i membri del team che si destreggiano fra l'implementazione e le loro mansioni quotidiane, dal fatto che il team di implementazione e la leadership aziendale non sono allineati agli obiettivi del progetto, da un processo decisionale lento e dalla mancanza di interesse da parte della leadership dell'azienda. Puoi mitigare questi ritardi e i costi che ne conseguono pianificando attentamente e sapendo cosa aspettarti da ogni fase di implementazione, condividendo informazioni con il tuo team di implementazione, con la tua leadership e con l'organizzazione più ampia, e prendendo le misure necessarie affinché i membri del tuo team di implementazione si focalizzino sul progetto.
- Costi di formazione: un altro aspetto fondamentale dell'implementazione da prendere in considerazione è preparare i dipendenti ad apprendere nuovi processi. Ad esempio, un dipendente dell'azienda potrebbe sapere come creare un ordine di acquisto, ma con il nuovo sistema i passaggi per effettuare lo stesso ordine di acquisto potrebbero variare. La tua forza lavoro dovrà anche apprendere nuovi processi che non ha mai seguito prima. Immaginiamo, ad esempio, che i dipendenti abbiano copiato in precedenza i dati in un foglio di calcolo come parte della pianificazione e della generazione di report finanziari. Ma ora, il tuo nuovo ERP consentirà loro di creare dashboard e report all'interno del sistema e dovranno essere istruiti su come eseguire questo nuovo processo. Considera le tempistiche della tua formazione affinché le persone possano iniziare a utilizzare il nuovo sistema nella loro vita quotidiana non appena finisce la formazione. Tieni presente che la formazione richiede tempo e che le persone imparano in modi diversi, quindi offri una formazione continua e diversi modi per apprendere, come lezioni di persona, online, video e all'interno dell'applicazione utilizzando uno strumento di adozione digitale, come Oracle Guided Learning.
- Tempo perso: i principali aggiornamenti software richiedono quasi sempre un periodo di adattamento per permettere alle organizzazioni di imparare a navigare il nuovo sistema. Ciò potrebbe significare un rallentamento delle operations o una perdita di produttività una volta che il sistema ERP diventa operativo e la tua forza lavoro effettua questa transizione. La tua implementazione potrebbe anche richiedere alcuni tempi di inattività pianificati per i vecchi sistemi. Entrambe queste istanze possono causare un ritardo delle operazioni aziendali, rendendo probabili perdita di ricavi e insoddisfazione dei clienti.
Passa all'ERP cloud con Oracle
Sebbene la creazione di un piano di successo dell'implementazione ERP possa essere un processo ampio e dettagliato, i benefici che la tua azienda può trarre potrebbero essere grandi. Ciò che devi ottenere scegliendo un nuovo sistema, migrando i dati esistenti e lanciando la tua piattaforma è un unico sistema in grado di sbloccare numerosi vantaggi per il tuo business. Ciò include fornire alla tua azienda una fonte di dati finanziari e operativi connessi e in tempo reale, i quali possono contribuire a migliorare il processo decisionale. Un sistema ERP cloud può avere sia la scalabilità che l'agilità necessarie per supportare la crescita della tua azienda e gestire le priorità in evoluzione.
Oracle Fusion Cloud ERP è una piattaforma cloud completa in grado di automatizzare ed eseguire centinaia di processi necessari per eseguire le operazioni e generare report sui risultati. Oracle Cloud ERP include l'intelligenza artificiale integrata per automatizzare i processi manuali che rallentano le operations e gli analytics per permetterti di rispondere rapidamente ai cambiamenti del mercato. Come soluzione cloud ERP leader del settore, Oracle Cloud ERP fa parte di una suite di Oracle Fusion Applications che fornisce dati unificati, team connessi e insight preziosi che possono consentire alla tua azienda di funzionare in modo più efficiente e aiutare i tuoi leader a prendere decisioni di business migliori.
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