I 10 moduli ERP principali e le loro funzioni

1. Gestione finanziaria

Il modulo di gestione finanziaria è alla base di un sistema ERP. Monitorando la contabilità fornitori e la contabilità clienti e aiutandoti a gestire il libro giornale, questo modulo mette a fuoco il tuo quadro finanziario e le prospettive attuali. Inoltre genera e memorizza i bilanci, le ricevute di pagamento e altri documenti finanziari chiave.

L'automazione svolge un ruolo cruciale. Il modulo finanziario automatizza le attività relative alla fatturazione, ai pagamenti dei fornitori, alla gestione delle spese, alla gestione degli asset e alla contabilità joint venture. Ad esempio, la gestione automatica dei flussi di cassa semplifica l'analisi delle transazioni di cassa e il miglioramento delle previsioni dei flussi di cassa. Il tuo team di contabilità può effettuare la chiusura finanziaria più rapidamente, a volte risparmiando una settimana o più, rispettando al contempo rigorose linee guida per il riconoscimento dei ricavi. L'automazione dello stato patrimoniale fornisce dati quasi in tempo reale per uno snapshot accurato della posizione finanziaria della tua azienda.

2. Procurement

Il modulo per il procurement migliora la capacità di acquistare i prodotti o i materiali necessari per creare o vendere merci. Automatizza, registra e analizza i preventivi aiutando al contempo a preparare e inviare gli ordini di acquisto. Utilizzando un elenco di fornitori approvati, il modulo può automatizzare gli acquisti di articoli specifici, cosa che accelera il processo, applica spese conformi, migliora le relazioni con i fornitori e, infine, aumenta la redditività.

Ma soprattutto, il giusto modulo semplifica il procurement end to end ottimizzando acquisti e spese, oltre al modo in cui gestisci gli acquisti diretti di materiali e servizi. Grazie ai dati in tempo reale utilizzati nelle negoziazioni dei fornitori e nelle aggiudicazioni dei contratti, può anche identificare il modo per consolidare il tuo potere di acquisto affinché tu possa ottenere i costi più bassi riducendo al contempo i problemi alla fornitura.

3. Gestione dei rischi

Un modulo di gestione e compliance dei rischi utilizza l'intelligenza artificiale (AI) e il machine learning per migliorare i controlli finanziari, aiutando i team finance a prevenire perdite di cassa, ad applicare gli audit e a proteggere dai rischi emergenti, il tutto risparmiando allo stesso tempo intere ore di lavoro manuale.

Grazie alle funzionalità di gestione dei rischi, puoi restare sempre conforme automatizzando processi come la separazione dei compiti (SoD, separation of duties), la generazione di report e la concessione e il controllo dell'accesso degli utenti. L'automazione accelera anche le transazioni di audit affinché tu possa identificare rapidamente frodi, errori e violazioni dei criteri. Puoi anche semplificare i flussi di lavoro per l'audit e la compliance a Sarbanes-Oxley Act (SOX), la gestione dei rischi e la pianificazione della continuità aziendale.

4. Supply chain management

I moduli di supply chain management (SCM) monitorano il modo in cui le forniture e le merci si muovono attraverso la supply chain: dai fornitori e dai subfornitori ai produttori, fino a distributori e retailer o ai consumatori. Ti consente di pianificare in modo efficiente domanda, offerta, evasione degli ordini e produzione in tutta l'azienda per ridurre le interruzioni e minimizzare i costi, garantendoti che il giusto livello di scorte sia disponibile al momento giusto e nel posto giusto.

Esempio calzante: i sistemi di supply chain management ti aiutano a determinare livelli ottimali di magazzino e rifornimento per tutte le ubicazioni degli articoli in base alle previsioni della domanda affinché tu possa evitare eccedenze o esaurimenti scorte. Inoltre, l'automazione consente di risparmiare tempo e denaro in tutti i processi della supply chain, come la gestione degli ordini, cosa che semplifica la registrazione degli ordini, i pagamenti e il customer service post-vendita.

Un modulo per la supply chain può anche aiutarti a prevedere la domanda con funzionalità come la segmentazione e il machine learning che ti aiutano a gestire la variabilità. Tali funzionalità creano una supply chain più resiliente in grado di affrontare i cambiamenti nel mercato e gli shock globali.

5. Enterprise performance management

I moduli di Enterprise Performance Management (EPM) migliorano i processi che supportano il piano aziendale, il budget, le previsione e i report sulle prestazioni. Consentono una pianificazione connessa (al contrario della pianificazione a compartimenti stagni tradizionale) offrendo una visione unificata della pianificazione finanziaria, operativa e delle linee di business. Questi moduli utilizzano anche l'automazione per accelerare il reporting dei risultati finanziari.

Attraverso l'uso della modellazione degli scenari, della pianificazione a lungo raggio e di altre funzionalità, i moduli EPM ti offrono una comprensione più approfondita dei costi e della redditività, ti aiutano a raggiungere gli obiettivi in termini di ricavi e semplificano la riconciliazione dei conti e il reporting fiscale. Con l'EPM, i tuoi team saranno in grado di modellare e pianificare in tutte le aree chiave, come finance, HR, supply chain e vendite.

6. Processo di manufacturing

Con un modulo per il manufacturing, è più facile per la tua azienda pianificare e gestire i cicli di produzione. Ciò include la garanzia che la struttura disponga delle materie prime necessarie per soddisfare la domanda, possa gestire in modo efficiente un reparto produttivo e tenga bassi i costi, garantendo al contempo la qualità dei prodotti finiti.

I moduli odierni ti permettono di eseguire la produzione in modalità mista, in modo da poter utilizzare una combinazione di processi di produzione, ad esempio la produzione discreta e quella di processo, anziché un solo tipo. Questo ti aiuta a diversificare il tuo portfolio e ad attirare nuovi clienti. Ad esempio, potresti utilizzare la produzione di processo per produrre una linea di bevande e utilizzare la produzione discreta, incentrata su parti e assiemi, per produtte le bottiglie e le lattine. Puoi anche monitorare i costi e gli scostamenti per impianto, tenere traccia dell'output rispetto alle previsioni e confrontare la fornitura con la domanda prevista dopo aver calcolato il tempo medio necessario per produrre un articolo.

7. Customer relationship management

I moduli di customer relationship management (CRM) ti aiutano a gestire i clienti migliorando i processi di vendita e marketing, in particolare quelli che supportano i lead di vendita. Questi moduli memorizzano tutte le informazioni su clienti e clienti potenziali, tra cui ogni interazione con i clienti e la cronologia degli acquisti, e offrono dati di segmentazione e consigli mirati di cross-selling.

Fra le funzionalità da cercare nei moduli CRM ci sono la gestione dei contatti, il monitoraggio delle comunicazioni, il monitoraggio delle opportunità o dei lead, la cronologia degli ordini, la ticketing dei problemi, la creazione dei preventivi e la produttività degli agenti di vendita. Cosa ancora più importante, il tuo modulo deve aiutarti a tenere traccia dei clienti dalla fase di marketing iniziale e attraverso un preventivo o un processo di vendita, culminando in una vendita e un customer service continuo.

Nota: non tutte le organizzazioni o tutti i fornitori ERP considerano il CRM un modulo ERP. Alcuni includono solo moduli più strettamente correlati alla gestione finanziaria e ad altre attività di back-office, mentre altri assumono una visione più ampia e includono le responsabilità di front-office, come la gestione delle relazioni con i clienti.

8. Human resources

Un modulo di human capital management (HCM), a volte chiamato anche human resources management (HRM), contiene registri dettagliati su tutti i dipendenti, tra cui valutazioni delle prestazioni, descrizioni delle mansioni, selezioni dei benefit e presenza/ferie. Come altri moduli ERP, soppianta i fogli di calcolo annuali con l'automazione che raccoglie continuativamente i dati a livello aziendale, riducendo i dati duplicati e aumentando la precisione, un vantaggio importante data la notevole quantità di dati HR che la maggior parte delle aziende ha.

Un modulo per le human resources automatizza i task, come la pianificazione dei dipendenti, il recruitment e la gestione delle retribuzioni. Grazie alla collaborazione semplificata tra flussi di lavoro interni, un modulo HR è in grado di connettersi ai dati CRM per determinare i bonus per i rappresentanti commerciali, in modo molto più semplice e accurato se questa operazione è stata eseguita manualmente.

9. Project management

Questo modulo migliora la gestione dei progetti con strumenti di visualizzazione condivisi che consentono di tenere traccia di programmi, budget e risorse. Ad esempio, puoi vedere più piani di progetto in un'unica visualizzazione, cosa che ti permette di allocare (e riallocare) facilmente le risorse. Puoi assemblare il team di progetto giusto utilizzando filtri di ricerca per ruolo, competenze e sede. Puoi anche gestire meglio i budget standardizzando il modo in cui si acquisiscono i costi in tutta l'azienda. Gli strumenti avanzati di gestione dei progetti ti aiutano inoltre a ottimizzare il flusso di cassa automatizzando le fatture dei clienti e la fatturazione dei progetti.

Prevedibilmente, l'uso di un modulo per il project management è comune nei settori a uso intensivo di progetti, come l'edilizia e il manufacturing. Grazie a una corretta implementazione, i moduli di project management possono aumentare il completamento puntuale dei progetti, monitorare e controllare i costi, migliorare l'accuratezza delle stime e dei costi basati sull'assistenza e ottimizzare l'uso del personale e delle apparecchiature.

10. Analytics ERP

Un modulo di analytics ERP aiuta i professionisti di finance, procurement e project management a comprendere i fattori che determinano la redditività, migliorano l'uso del capitale circolante e controllano le spese aziendali.

Gli analytics ERP forniscono insight del libro giornale sulla redditività e accelerano il processo di riscossione, migliorando il flusso di cassa. Inoltre, migliorano la contabilità fornitori aiutando i team finance a monitorare gli importi dei pagamenti dei fornitori puntuali e scaduti per determinare l'urgenza dei pagamenti. Questo modulo controlla le spese aziendali identificando i risparmi sui costi e i rischi finanziari. Ad esempio, consente ai team finance di monitorare le spese dei dipendenti con maggiore accuratezza rispetto a quanto possano utilizzando i processi manuali tradizionali per individuare rapidamente le frodi e garantire il rispetto dei criteri di spesa.