Che cos'è un software di recruiting?
Che cos'è un software di recruiting?
I software di recruiting forniscono un sistema computerizzato che aiuta i responsabili delle assunzioni e i professionisti delle human resources a gestire il ciclo di vita dei dipendenti dalla ricerca all'assunzione, identificando i candidati migliori per l'onboarding dei nuovi dipendenti.
I software di recruiting vengono spesso definiti come applicant tracking system (ATS), ma, poiché la tecnologia si è evoluta, questa categorizzazione non è più corretta. Anche se importante, un ATS è solo una parte del software recruiting, il quale è molto più completo.
Vantaggi di un software di recruiting
Il software di recruiting è un ottimo modo per le aziende di standardizzare e semplificare il processo di selezione del personale. Può far risparmiare tempo e denaro alle organizzazioni HR mentre seleziona i candidati migliori per le posizioni aperte.
I software di recruiting offrono una soluzione a sfide molto reali e spesso costose. Essi includono:
Produttività ed efficienza
Con l'aiuto del software per il recruiting, il processo di assunzione viene semplificato, consentendo ai responsabili delle assunzioni e agli utenti HR di fare di più in tempi più rapidi. L'elaborazione, l'esame e l'organizzazione dei candidati, nonché l'analisi dei curriculum, avvengono con facilità, ancor più quando l'intelligenza artificiale (AI) è integrata nella soluzione.
Un'unica fonte di verità
La compliance è fondamentale nella gestione dei candidati, prima e dopo l'assunzione. Per alcuni settori, la compliance non è solo necessaria, ma viene monitorata. Il software di recruiting crea registri centralizzati, garantendo un'unica fonte di verità. Durante il processo di colloquio, colleghi e stakeholder possono collaborare senza problemi tra loro per quanto riguarda i candidati senza preoccuparsi di informazioni e feedback incompleti o errati.
Esperienza del candidato
Se si considera che il 63% delle persone in cerca di lavoro probabilmente ne rifiuterà un'offerta a causa di un'esperienza dei candidati scadente, è fondamentale che in qualsiasi punto in cui le persone interagiscono con il tuo brand l'esperienza sia positiva. Il software di recruiting può aiutare rimuovendo lo sforzo di ospitare manualmente lavori, pubblicando lavori su portali di lavoro e siti di media; creando lavori da elementi di dati comuni; sollecitando referral; comunicando con i candidati e creando campagne mirate.
Onboarding
Un processo di onboarding semplificato consente ai dipendenti di diventare subito efficienti. Sfrutta le informazioni precedentemente suddivise in silos in diverse parti delle HR; utilizza i dati sulla retribuzione per giustificare offerte migliori per i nuovi assunti.
Software di recruiting e applicant tracking system (ATS): qual è la differenza?
L'ATS era originariamente un repository per i curriculum cartacei scansionati. Con l'evoluzione della tecnologia, ATS è diventato un database progettato per mantenere le informazioni sui candidati in un unico posto e per tenere traccia dello stato dei candidati, ad esempio per determinare a che punto del processo di onboarding e del flusso di lavoro di assunzione si trovano.
In poche parole, un ATS coinvolge un software che accelera il processo di assunzione, tra cui l'ordinamento e la gestione dei candidati, la pubblicazione di posizioni aperte, l'analisi dei curriculum e la valutazione e lo screening dei candidati. Queste sono funzioni importanti, ma ancora una volta, sono limitate solo a un aspetto dell'employee experience. Al contrario, la gestione dei candidati è il presente. È anche importante notare che quasi tutti i software di recruiting includeranno un ATS, ma che tuttavia comprendono anche molte altre funzionalità che ne aumentano le capacità.
Le soluzioni software per il recruiting si focalizzano sulla gestione di ogni area del processo di assunzione. Funzionalità come l'e-mail marketing, gli strumenti di progettazione di siti web e le funzionalità mobile sono incluse e sono esempi che vanno oltre la semplice gestione dei candidati e il processo di colloquio. L'obiettivo finale del software di recruiting è quello di fornire interazioni positive e coinvolgenti per i candidati creando al contempo pool di talenti validi e desiderabili.
Chi utilizza i software di recruiting?
Organizzazioni di tutte le dimensioni utilizzano i software di recruiting in quanto estremamente propizi per il successo delle assunzioni. Secondo Jobscan, più del 98% delle aziende Fortune 500 utilizza software di recruiting. Tuttavia, i software di recruiting non sono solo per grandi aziende e organizzazioni, o per settori specifici. Come chiunque nel settore delle human resources (HR) sa, trovare, assumere ed effettuare l'onboarding di candidati di qualità può essere laborioso e impegnativo.
I software di recruiting forniscono agli utenti strumenti per assumere dipendenti su larga scala: gestione delle attività, social recruiting, pubbliche relazioni, CRM, fatturazione e onboarding. Questo è il motivo per cui le aziende di tutte le dimensioni, industrie e settori utilizzano software di recruiting invece di un solo ATS. Di fatti, Capterra ha rilevato nella sua ricerca che il 94% dei recruiter e dei professionisti delle assunzioni afferma che l'uso di un software di recruiting ha influito positivamente sul loro processo di assunzione.
All'interno delle aziende più grandi, fra i ruoli che utilizzano e traggono vantaggio dal software di recruiting ci sono CHRO, VP of HR, VP of Talent Acquisition e hiring manager; all'interno delle aziende più piccole, gli stessi proprietari utilizzeranno i software di recruiting. Per i settori con requisiti di selezione del personale molto rigorosi come il retail e l'assistenza sanitaria, recruiter e responsabili delle assunzioni utilizzeranno software di recruiting.
Quali sfide risolvono i software di recruiting?
Il mondo del recruiting continua a evolversi e ha subito cambiamenti drastici, in particolare negli ultimi due anni con interruzioni senza precedenti e picchi nel lavoro da remoto. Ciò che non è cambiato è il bisogno di grandi talenti. Secondo un sondaggio di ManpowerGroup del 2021, le carenze di talenti negli Stati Uniti sono arrivate a livelli storici, con il 69% dei datori di lavoro che ha difficoltà a trovare personale per i posti di lavoro: la percentuale più alta da più di un decennio.
Il talento è la risorsa più importante per il successo di un'organizzazione e, sebbene le aziende se ne rendano conto, hanno difficoltà ad attirare i tipi di candidati necessari per avere successo. Fanno anche fatica a fidelizzare i dipendenti migliori, gli stessi che risultano allettanti per altre organizzazioni, compresa la concorrenza.
Alcune organizzazioni hanno difficoltà a coinvolgere i candidati di successo in quanto il processo richiede il mantenimento di comunicazioni costanti. In passato, questo non era un problema. Le aziende non dovevano lavorare sodo per attirare i candidati. Oggi, sono i candidati ad avere il potere. LinkedIn ha rilevato che il 75% dei candidati farà ricerche sulla reputazione di un'azienda prima di candidarsi per una posizione lavorativa (PDF). Con siti come Glassdoor che raccontano i retroscena (buoni o cattivi) di cosa si prova a lavorare in quasi tutte le aziende, i candidati possono determinare rapidamente se un'organizzazione è quella che desiderano perseguire anche se tale decisione si basa su ciò che gli altri hanno provato.
C'è molta pressione sulle organizzazioni affinché si dimostrino come un'opzione attraente. In che modo un'organizzazione appare online, la qualità del processo di candidatura, le preferenze di comunicazione (alcuni candidati preferiscono messaggi di testo anziché e-mail), tutti questi fattori entrano in gioco quando bisogna attirare i talenti migliori. Ciò è particolarmente vero per le giovani generazioni che si aspettano un'esperienza efficace e mobile-friendly. Infatti, secondo i dati più recenti del Census Bureau degli Stati Uniti, più di un partecipante su tre (35%) alla forza lavoro americana appartiene alla generazione dei Millennials.
Spesso, le organizzazioni cercano di gestire il ciclo di vita dei dipendenti senza alcun tipo di software di recruiting. Finiscono per dedicare una quantità eccessiva di tempo ad attività manuali laboriose che il software di recruiting potrebbe infine automatizzare. Il personale deve comporre e pubblicare manualmente le descrizioni dei lavori su siti di assunzione e bacheche di lavoro, piattaforme social aziendali (come LinkedIn); interagire manualmente con i candidati (ad esempio tramite e-mail targettizzate) e pianificare colloqui individuali, oltre a preparare e condurre questionari di screening.
Una volta che i candidati sono nel sistema, il personale deve anche spostare manualmente le persone nei flussi di lavoro e monitorare KPI, senza alcun tipo di funzionalità di analytics. Questo approccio produce dati inaffidabili e richiede molto tempo. Assunto il candidato, bisogna effettuare l'onboarding. Ogni professionista HR ne sarà testimone: è un passo importante che richiede un'attenta e approfondita preparazione dei documenti.
Il miglior software di recruiting: vantaggi per recruiter e candidati
Il giusto software di recruiting può avere un impatto enorme sull'efficacia per l'intera organizzazione, in particolare quando permette:
Gestione centralizzata
Il software ti aiuta a gestire tutti gli aspetti del processo di recruiting. Dalla pubblicazione di nuove posizioni su bacheche di lavoro e social media al filtrare i curriculum per i responsabili delle assunzioni. Ciò consente di risparmiare tempo grazie a uno sportello unico che raccoglie i dati dei candidati in un solo luogo centralizzato.
Personalizzazione
Il software di recruiting può essere personalizzato per soddisfare le esigenze specifiche della tua azienda. Se necessario, non ci sono costi aggiuntivi associati alla modifica o all'aggiunta di funzionalità aggiuntive. Quando si utilizza questo tipo di tecnologia, si avrà la possibilità di collegare altre soluzioni al software di recruiting attraverso l'integrazione. Ciò significa che tutto, dai colloqui di screening dei candidati all'accettazione dell'offerta, avviene all'interno di un unico sistema.
Ricerca qualificata
L'utilizzo del software di recruiting aumenta anche la probabilità di trovare talenti qualificati con la possibilità di cercare parole chiave all'interno dei curriculum. Ciò è particolarmente utile se si sta valutando un grande pool di candidati e non si ha il tempo di leggere attentamente ogni candidatura.
Processo coerente
Il software di recruiting offre anche un processo più coerente quando devono essere prese decisioni riguardo le assunzioni. I membri del team hanno accesso appropriato, possono accedere in qualsiasi momento e tutti aderiscono a una serie di standard di assunzione con facilità.
Automazione
Questi programmi semplificano tutto, dagli applicant tracking system senza supporti cartacei all'automazione delle offerte di lavoro, alla comunicazione con i candidati (e-mail e messaggi), alle valutazioni basate sull'intelligenza artificiale, allo screening e alla creazione di offerte. L'automazione di questi task non solo aiuta ad accelerare il processo, ma li rende anche meno soggetti a errori.
Quali sono le considerazioni chiave da fare quando si sceglie un software di recruiting?
Oggigiorno c'è una quantità incredibile di software sul mercato. Ecco perché può essere d'aiuto avere un'idea chiara delle esigenze della tua azienda prima ancora di considerare quale sistema potrebbe funzionare.
La più grande considerazione che le organizzazioni devono fare quando scelgono uno strumento di assunzione è che sia in linea con le loro esigenze e la loro strategia di assunzione. Ad esempio, se la tua organizzazione si focalizza sulla diversità e sull'inclusione (D&I) nelle tue attività di assunzione, è consigliabile indagare se la soluzione software fornisce strumenti che aiutano a supportare decisioni di recruiting senza bias.
Di seguito sono riportate alcune delle altre funzionalità da considerare durante la valutazione delle soluzioni software di recruiting.
Tipi di dipendenti
Oggi le organizzazioni sono composte da una vasta gamma di lavoratori: a tempo pieno, part-time, a termine, a contratto indipendenti e altri ancora. Alcuni tipi di software di recruiting offrono flessibilità e consentono alle aziende di personalizzare il processo di selezione dei candidati in base a tipi di assunzione specifici.
Aggiungere nuovi dipendenti
La funzione principale del software di recruiting è convertire nuovi candidati in dipendenti. Alcune soluzioni vanno oltre questo aspetto e consentono alle aziende di riassegnare talenti esistenti a nuovi ruoli. Questo spesso richiede visibilità sulle esperienze dei dipendenti esistenti, sulle aspirazioni e sui set di competenze che possiedono.
Opportunità di reskilling e upskilling
Quando le organizzazioni fidelizzano i dipendenti, risparmiano denaro. Secondo LinkedIn, la mobilità interna è aumentata del 20% nell'ultimo anno. Alcuni software di recruiting offrono la possibilità di mettere in evidenza queste persone e rilevare nuovi ruoli pertinenti a cui potrebbero passare.
Trend attuali
Come nell'esempio precedente sulla D&I, alcune soluzioni di recruiting sono più reattive alle esigenze attuali e moderne di altre. La semplificazione dei processi è considerazione importante da fare: le persone possono candidarsi senza creare un account; i template semplificano la creazione di una presenza web più moderna per gli utenti aziendali; gli strumenti integrati consentono di targettizzare gruppi di interesse di candidati molto specifici non solo per coprire le posizioni correnti, ma anche per creare una pipeline di talenti. Tutto questo fa parte dell'esperienza dei candidati.
Personalizzazione
Non tutte le persone nell'organizzazione che utilizzano il software di recruiting hanno bisogno di accedere alle stesse funzionalità. Alcune soluzioni offrono agli utenti la possibilità di visualizzare le azioni più comuni e i task rilevanti solo per il loro ruolo specifico.
Sistemi partner
Il processo di assunzione richiede diversi passaggi, molti dei quali non possono essere eseguiti solo con il software di recruiting. Lo screening dei farmaci, i controlli dei precedenti e i colloqui video di solito richiedono strumenti da organizzazioni di terze parti. È importante che il software di recruiting possa integrarsi facilmente con strumenti aggiuntivi.
Connettersi con l'intera azienda
Una soluzione software di recruiting che connette l'intera azienda consente di accedere alla totalità dei dati organizzativi per trarre conclusioni migliori; l'intero ciclo di vita dei dipendenti risiede in un unico luogo, fornendo un'esperienza coerente, senza la necessità di integrare per realizzarla.
Machine learning e intelligenza artificiale
Machine learning e intelligenza artificiale aiutano a guidare il processo di recruiting, a partire dalla valutazione dei candidati, dall'automazione dei flussi di lavoro, dalla previsione dei risultati (ad esempio, velocità di assunzione, accettazione delle offerte) e dal miglioramento dell'esperienza dei candidati (con assistenti digitali, consigli di lavoro per i candidati, personalizzazione e screening). Ciò consente di far risparmiare tempo ai recruiter, di prendere decisioni migliori sulle assunzioni e di fare sui candidati un'impressione positiva.