Co to jest oprogramowanie do budżetowania?
Oprogramowanie do planowania i budżetowania w ciągu ostatnich kilku lat bardzo się rozwinęło. Wraz ze zmianą sposobu planowania i budżetowania w firmach nastąpiła również ewolucja wymagań stawianych przed działem FP&A, który nie jest już odpowiedzialny jedynie za realizację planu finansowego, ale współpracuje także z liniami biznesowymi w celu stworzenia w pełni zintegrowanego planu przedsiębiorstwa łączącego finanse, linie biznesowe i plany operacyjne. Kiedyś działy finansowe tworzyły i śledziły budżety za pomocą arkuszy kalkulacyjnych; później pojawiły się rozwiązania lokalne takie jak Oracle Hyperion Planning.
Obecnie standardem w zakresie oprogramowania do budżetowania jest chmura. Oracle Cloud EPM Planning to najbardziej kompletna chmurowa platforma do budżetowania i planowania. Cloud EPM Planning oferuje szerokie możliwości zarządzania wszelkimi wymaganiami dotyczącymi planowania z wykorzystaniem wbudowanych najlepszych praktyk oraz nowoczesnych technologii, takich jak sztuczna inteligencja i analityka danych.
Co to jest budżetowanie?
Budżetowanie to taktyczna realizacja strategii lub planu strategicznego firmy. Aby zrealizować cele finansowe i operacyjne zawarte w planie strategicznym, organizacja musi przełożyć swój plan długoterminowy na szczegółowy zestaw oczekiwanych przychodów i wydatków, które można mierzyć w celu śledzenia efektywności. Zestaw ten można udoskonalać i dostosowywać, tak aby osiągnąć pożądane rezultaty biznesowe.
Proces budżetowania
Typowy proces budżetowania polega na przełożeniu długofalowego planu lub długofalowej strategii firmy na roczne plany operacyjne, które są przekazywane do działów finansowych i operacyjnych oraz linii biznesowych. W ten sposób informacje o celach finansowych docierają do każdej linii biznesowej w całej organizacji — od działu finansowego po operacyjny. Cele mogą być finansowe i dopasowane pod względem operacyjnym. Przykłady obejmują m.in. budżety przychodów i wydatków, koszty HR, wydatki marketingowe, koszty i przychody związane z projektami czy wydatki kapitałowe.
Proces budżetowania wymaga analizy i porównania rzeczywistych oraz oczekiwanych wyników finansowych w celu określenia sposobu alokacji wydatków organizacji, który umożliwi osiągnięcie założonych celów budżetowych.
Skuteczne budżetowanie i prognozowanie pomaga tworzyć plany zorientowane na cele, które są stale aktualizowane i analizowane. Proces obejmuje następujące elementy:
- szczegółowe budżety produkcyjne,
- budżety wydatków,
- budżety wydatków kapitałowych,
- szczegółowe budżety przychodów,
- budżety przepływów pieniężnych.
Oprogramowanie do planowania i budżetowania
Oprogramowanie do planowania i budżetowania jest zaprojektowane tak, aby działy finansowy i operacyjny mogły przeprowadzić ten proces z maksymalną efektywnością. Oprogramowanie do planowania i budżetowania dostarczane w chmurze umożliwia dziś interesariuszom zajmującym się finansami i budżetem operacyjnym łatwą współpracę na jednej platformie, dzięki czemu mogą oni pracować nad jednym, połączonym, obejmującym całe przedsiębiorstwo planem i budżetem.
Nowoczesne oprogramowanie do planowania i budżetowania musi być inteligentne, wykorzystywać planowanie predykcyjne oraz mieć wbudowaną sztuczną inteligencję i narzędzia analityczne, dzięki którym interesariusze odpowiedzialni za budżet będą spędzać mniej czasu na zadaniach o niskiej wartości, a więcej na zarządzaniu przedsiębiorstwem. Przy wyborze narzędzia do planowania i budżetowania dla swojej organizacji należy wziąć pod uwagę pięć głównych czynników:
1. Wbudowane inteligentne dane dotyczące planowania oraz frameworki planowania i budżetowania oparte na najlepszych praktykach
Sama baza do modelowania to za mało — rozwiązanie do planowania i budżetowania powinno także obejmować inteligentne dane dotyczące planowania i specjalnie opracowane funkcje z zakresu planowania predykcyjnego, budżetowania opartego na czynnikach rozwoju, rozbudowanego modelowania scenariuszy typu „co-jeżeli”, środowiska sandbox, budżetowania oddolnego i odgórnego, zatwierdzeń oraz przepływów pracy. Funkcje te powinny być dostępne w formie najlepszych praktyk, które można od razu zacząć stosować.
Należy również oczekiwać specjalnie skonstruowanych i wspieranych modułów — takich jak planowanie długofalowe, planowanie personelu, planowanie inwestycyjnych środków trwałych czy planowanie finansowe projektów — będących w pełni funkcjonującymi, zaprojektowanymi z myślą o współpracy rozwiązaniami, które można łatwo zintegrować z istniejącymi procesami planowania specyficznymi dla danego klienta.
2. Funkcje z zakresu planowania finansów, operacji i linii biznesowych oraz budżetowania
Należy szukać platformy do połączonego planowania, która jest kompleksowym rozwiązaniem umożliwiającym nie tylko planowanie finansowe, ale również planowanie operacyjne i modelowanie — dzięki temu można zająć się liniami biznesowymi takimi jak HR, IT, łańcuch dostaw i sprzedaż. Powinna być ona opracowana i utrzymywana przez dostawcę oprogramowania — nie należy korzystać z prostych dodatków dostępnych w sklepach z aplikacjami.
3. Użytkownicy mają możliwość przeprowadzania wielkoskalowego modelowania finansowego i operacyjnego w dowolnej formie
Dzisiejsze szybko zmieniające się, zwinne modele biznesowe wymagają zdolności do łatwego modelowania scenariuszy finansowych i operacyjnych. Kluczową cechą systemu jest jego zdolność do przyjmowania i przetwarzania dużych ilości danych, które mogą być wykorzystane podczas modelowania w dowolnej formie.
Kluczowe jest posiadanie potężnego silnika back-endowego, który poradzi sobie z ogromną ilością danych wykorzystywanych obecnie przez firmy na potrzeby tego typu analityki. Należy się także upewnić, że można łatwo skalować duże ilości danych i wielu użytkowników. Twoje rozwiązanie do planowania i prognozowania musi spełniać wszystkie obietnice dostawców dotyczące modelowania ad-hoc.
4. Solidne funkcje zarządzania i sprawozdawczości finansowej
Sprawozdawczość może oznaczać wiele różnych rzeczy. Możesz zdecydować się na przeprowadzenie analizy ad hoc, dzieląc dane na mniejsze części. A może po prostu chcesz korzystać ze standardowego pulpitu nawigacyjnego do aktualizacji statusu? Prawdopodobnie nadal będziesz potrzebować standardowego pakietu raportów „pixel-perfect”, które można łatwo wydrukować.
Większość organizacji stara się zmodernizować i usprawnić swoje procesy sprawozdawczości zarządczej poprzez dodanie elementów narracji opartych na współpracy podczas przygotowywania pakietów raportów. Upewnij się, że Twoje systemy planowania mogą wykonać wszystkie te operacje — nie tylko w formie demonstracji, jak ma to miejsce w przypadku rozwiązań opracowanych przez oszustów.
Kompleksowe rozwiązanie do planowania EPM powinno być w stanie spełnić wszystkie wymagania dotyczące sprawozdawczości, które obejmują m.in. pulpity nawigacyjne, analizy ad hoc, sprawozdania finansowe typu „pixel-perfect” oraz pełne raporty narracyjne. Funkcje te powinny być dostępne za pośrednictwem przeglądarek internetowych, urządzeń mobilnych i innych znanych narzędzi. Wszystkie wymagania dotyczące sprawozdawczości, od złożonych ksiąg budżetowych z narracją po analizy ad hoc, powinny być dostępne w interfejsach arkuszy kalkulacyjnych, które są dobrze znane przez specjalistów ds. finansów. Tego rodzaju elastyczność jest ważna, ponieważ szybko zmieniająca się natura globalnego biznesu wymaga wielu analiz ad hoc, które nie mogą zagrażać bezpieczeństwu danych.
5. Zautomatyzowana analiza danych finansowych dzięki wbudowanemu uczeniu maszynowemu (ML)
Nowoczesne technologie — takie jak uczenie maszynowe — szybko zmieniają sposoby prowadzenia biznesu. Analizy predykcyjne wykorzystują analitykę danych, dzięki czemu za ich pomocą można wykryć korelacje, wartości odstające lub wyjątki, których sam człowiek nie byłby w stanie dostrzec. Mogą one istotnie poprawić dokładność planowania i znacznie skrócić czas poświęcony na procesy planowania oraz analizę danych.
Budżetowanie i planowanie w chmurze
Oracle Fusion Cloud Enterprise Performance Management (EPM) oferuje wbudowane możliwości w postaci funkcji Intelligent Performance Management Insights (IPM Insights), która pozwala interesariuszom zajmującym się finansami oraz budżetowaniem i planowaniem operacyjnym skoncentrować się na podejmowaniu działań mających na celu wykrycie anomalii i wartości odstających oraz usunąć błędy z prognoz poprzez wykorzystanie wbudowanych rozwiązań z zakresu analityki danych — bez konieczności zatrudniania analityków.