Co to jest planowanie finansowe?

Planowanie finansowe, znane również jako połączone planowanie w przedsiębiorstwie, pozwala firmom modelować kierunek strategiczny i podejmować działania mające na celu optymalizację wyników finansowych i biznesowych. Podejście to jest ukierunkowane na przyszłość i pomaga działom finansowym kierować przedsiębiorstwem w taki sposób, aby skutecznie realizowało swoją strategię. Planowanie finansowe obejmuje plany długofalowe, modelowanie scenariuszy, budżetowanie i prognozowanie roczne, sprawozdawczość ad-hoc oraz analizy.

Dział finansowy wykorzystuje planowanie finansowe do przekazywania ogólnej strategii i celów firmy poszczególnym liniom biznesowym oraz działom operacyjnym. Dział finansowy pełni rolę partnera biznesowego i współpracuje z innymi działami w celu opracowania rocznych planów, takich jak plany sprzedaży i marketingu, plany projektów, plany kadrowe i inne inicjatywy w zakresie planowania operacyjnego, które przyczyniają się do realizacji celów finansowych organizacji.

W ciągu ostatnich kilku lat planowanie finansowe przekształciło się z okresowego działania w proces ciągły, który uwzględnia dane historyczne i dostosowuje czynniki rozwoju, aby upewnić się, że firma zmierza do realizacji swoich celów finansowych. Aby dostosować się do tej zmiany, aplikacje do planowania finansowego muszą być zgodne z innymi systemami, takimi jak HCM, ERP oraz systemy zarządzania łańcuchem dostaw i operacjami, co umożliwia tworzenie planów zapewniających spójny obraz całej organizacji.

Czy arkusze kalkulacyjne z danymi finansowymi są nadal wykorzystywane do celów planowania?

Oprogramowanie do planowania i budżetowania jest szeroko dostępne, jednak wielu specjalistów ds. finansów nadal korzysta z arkuszy kalkulacyjnych. Arkusze kalkulacyjne z danymi finansowymi nie umożliwiają jednak — z wielu powodów — przyszłościowego planowania. Po pierwsze, arkusze kalkulacyjne są obarczone ryzykiem ze względu na m.in. brak funkcji kontroli i zabezpieczeń, większą liczbę błędów ludzkich czy wiele wersji bez możliwości zarządzania. W przypadku arkuszy kalkulacyjnych gromadzenie danych trwa dłużej, więc mogą one być nieaktualne już w momencie ich dodawania. Organizacje mają więc do dyspozycji jedynie szczątkowe plany finansowe i operacyjne.

Arkusze kalkulacyjne służące do planowania finansowego są od siebie odseparowane i podzielone na różne obszary działalności. W związku z tym bardzo trudno jest uzyskać przejrzysty obraz, który jest niezbędny do planowania w całej organizacji. Trudno jest śledzić wiele arkuszy kalkulacyjnych zawierających liczne makra i łącza prowadzące do innych arkuszy.

Co jednak ważniejsze, arkusze kalkulacyjne nie zostały zaprojektowane z myślą o obsłudze dzisiejszych procesów planowania, budżetowania, prognozowania, sprawozdawczości i analiz w całym przedsiębiorstwie. Trudno jest je pobrać do systemu ERP lub innego systemu organizacyjnego. Ponadto arkusze kalkulacyjne nie są wyposażone w zaawansowane technologie, które pozwalają korzystać z wielu źródeł danych i funkcji predykcyjnych, takich jak np. szczegółowa analiza typu „co-jeżeli”.

Historia planowania finansowego

Dawniej planowanie finansowe było ręcznym, odseparowanym od innych obszarów działalności procesem. Nie był on zbyt elastyczny ani dokładny i odbywał się jedynie co kwartał i/lub co rok. Zazwyczaj wykorzystywano wiele arkuszy kalkulacyjnych programu Excel, co stwarzało problemy związane z bezpieczeństwem, podatnością na błędy, szybkością i niedokładnością. Z powodu niedokładnych i nieaktualnych informacji często trudno było dokładnie prognozować zmiany w biznesie i się do nich dostosowywać.

Niektóre organizacje postrzegały planowanie jako coroczne ćwiczenie, które należy wykonać, a nie jako zadanie o wartości dodanej, które można wykorzystać do rzeczywistego kierowania działalnością.

Plan wprowadzania oprogramowania do planowania finansowego

Dzisiejsze planowanie finansowe jest tymczasem oparte na danych. Planowanie zmieniło się z okresowej czynności wykonywanej zazwyczaj przez dział finansowy w bardziej ciągły i powiązany proces. Planowanie finansowe staje się coraz bardziej predykcyjne; wykorzystuje analitykę danych oraz najlepsze praktyki i metody, aby skupić się nie tylko na tym, co się wydarzyło lub dzieje obecnie, ale także na tym, dlaczego i jak się to dzieje — i co prawdopodobnie wydarzy się w przyszłości.

Na przestrzeni lat planowanie finansowe ewoluowało od ręcznego, wykonywanego przez człowieka procesu do procesu opartego na danych, który może obejmować również uczenie maszynowe, sztuczną inteligencję i inne zaawansowane technologie. Decyzje dotyczące planowania i prognozowania opierały się kiedyś na trendach historycznych. Obecnie firmy korzystają z prognoz opartych na uczeniu maszynowym, które bazują na wielu punktach danych, scenariuszach i trendach, dzięki czemu proces planowania jest jeszcze bardziej zwinny i dokładny.

Planowanie i budżetowanie

Oprogramowanie do planowania i budżetowania istnieje już od ponad 25 lat, ale przeszło w tym czasie znaczną ewolucję — od rozwiązań lokalnych lub działających w oparciu o klienta/serwer do rozwiązań chmurowych. Dzięki temu może być ono szeroko stosowane w całej organizacji w obszarze finansów, linii biznesowych i operacji, co pozwala na stworzenie w pełni połączonego planu przedsiębiorstwa.

Przy wyborze narzędzia do planowania i budżetowania dla swojej organizacji należy wziąć pod uwagę pięć głównych czynników:

1. Wbudowane inteligentne dane dotyczące planowania i frameworki planowania oparte na najlepszych praktykach

Sama baza do modelowania to za mało — rozwiązanie do planowania i budżetowania powinno także obejmować najlepsze praktyki, z których natychmiast można zacząć korzystać, takie jak inteligentne dane dotyczące planowania i wbudowane funkcje z zakresu planowania predykcyjnego, budżetowania opartego na czynnikach rozwoju, rozbudowanego modelowania scenariuszy typu „co-jeżeli”, środowiska sandbox, budżetowania oddolnego i odgórnego, zatwierdzeń czy przepływów pracy.

Należy również oczekiwać specjalnie skonstruowanych i wspieranych modułów — takich jak planowanie długofalowe, planowanie personelu, planowanie inwestycyjnych środków trwałych czy planowanie finansowe projektów — będących w pełni funkcjonującymi, zaprojektowanymi z myślą o współpracy rozwiązaniami, które można łatwo zintegrować z istniejącymi procesami planowania.

2. Funkcje z zakresu planowania finansów, operacji i linii biznesowych

Należy szukać platformy do połączonego planowania, która jest kompleksowym rozwiązaniem umożliwiającym nie tylko planowanie finansowe, ale również planowanie operacyjne i modelowanie — dzięki temu można zająć się liniami biznesowymi takimi jak HR, IT, łańcuch dostaw i sprzedaż. Powinna być ona opracowana i utrzymywana przez dostawcę oprogramowania — nie należy korzystać z prostych dodatków dostępnych w sklepach z aplikacjami.

3. Użytkownicy mogą przeprowadzać wielkoskalowe modelowanie finansowe i operacyjne w dowolnej formie

Dzisiejsze szybko zmieniające się, zwinne modele biznesowe wymagają zdolności do łatwego modelowania scenariuszy finansowych i operacyjnych. Kluczową cechą systemu jest jego zdolność do przyjmowania i przetwarzania dużych ilości danych, które mogą być wykorzystane podczas modelowania w dowolnej formie. Kluczowe jest posiadanie potężnego silnika back-endowego, który poradzi sobie z ogromną ilością danych wykorzystywanych przez firmy na potrzeby tego typu analityki. Jest to warunek konieczny, aby rozwiązanie do planowania i prognozowania spełniało wszystkie oczekiwania w zakresie modelowania ad hoc. Ponadto upewnij się, że można łatwo skalować duże ilości danych i wielu użytkowników.

4. Solidne funkcje zarządzania i sprawozdawczości finansowej

Sprawozdawczość może oznaczać wiele różnych rzeczy. Możesz zdecydować się na przeprowadzenie analizy ad hoc, dzieląc dane na mniejsze części. A może po prostu chcesz korzystać ze standardowego pulpitu nawigacyjnego do aktualizacji statusu? Prawdopodobnie nadal będziesz potrzebować standardowego pakietu raportów „pixel-perfect”, które można łatwo wydrukować.

Większość organizacji stara się zmodernizować i usprawnić swoje procesy sprawozdawczości zarządczej poprzez dodanie elementów narracji opartych na współpracy podczas przygotowywania pakietów raportów. Upewnij się, że Twoje systemy planowania mogą wykonać wszystkie te operacje — nie tylko w formie demonstracji.

Kompleksowe rozwiązanie do planowania EPM powinno spełniać wszystkie wymagania dotyczące sprawozdawczości, które obejmują m.in. pulpity nawigacyjne, analizy ad hoc, sprawozdania finansowe typu „pixel-perfect” oraz pełne raporty narracyjne —funkcje te muszą być dostępne za pośrednictwem przeglądarek internetowych, urządzeń mobilnych i innych znanych narzędzi. Wszystkie wymagania dotyczące sprawozdawczości, od złożonych ksiąg budżetowych z narracją po analizy ad hoc, powinny być dostępne w interfejsach arkuszy kalkulacyjnych, które są dobrze znane przez specjalistów ds. finansów. Tego rodzaju elastyczność jest ważna, ponieważ szybko zmieniająca się natura globalnego biznesu wymaga wielu analiz ad hoc, które nie mogą zagrażać bezpieczeństwu danych.

5. Zautomatyzowana analiza danych finansowych dzięki wbudowanemu uczeniu maszynowemu

Nowoczesne technologie — takie jak uczenie maszynowe — szybko zmieniają sposoby prowadzenia biznesu. Analizy predykcyjne wykorzystują analitykę danych, dzięki czemu za ich pomocą można wykryć korelacje, wartości odstające lub wyjątki, których sam człowiek nie byłby w stanie dostrzec. Mogą one istotnie poprawić dokładność planowania i znacznie skrócić czas poświęcony na procesy planowania i analizę danych. Skoncentruj się na podejmowaniu działań mających na celu wykrycie anomalii i wartości odstających oraz usuń błędy z prognoz poprzez wykorzystanie wbudowanych rozwiązań z zakresu analityki danych — bez konieczności zatrudniania analityków.

Budżet

Budżet wymaga analizy i porównania rzeczywistych oraz oczekiwanych wyników finansowych w celu określenia sposobu alokacji wydatków organizacji.

Do elementów większości budżetów firmowych należą:

• budżety wydatków,
• budżety wydatków kapitałowych,
• szczegółowe budżety przychodów,
• budżety przepływów pieniężnych.
• szczegółowe budżety produkcyjne,

Budżetowanie od zera

Budżetowanie od zera zazwyczaj jest stosowane w celu optymalizacji kosztów ponoszonych przez organizację. Model ten opiera się na zasadzie, że wszystkie koszty muszą być ujęte w budżecie i uzasadnione na bardzo szczegółowym poziomie. Poprzednie budżety nie są brane pod uwagę — wszystkie budżety są rozpoczynane od zera (bez uwzględnienia wcześniejszych kosztów). Budżetowanie od zera często jest postrzegane jako sposób na cięcie kosztów, ale można je wykorzystać, aby upewnić się, że zasoby są skoncentrowane na działaniach generujących przychody.

Budżetowanie odgórne a oddolne

Podejście odgórne polega na tym, że kierownictwo wyższego szczebla opracowuje na wysokim poziomie budżet dla całej organizacji i przydziela cele z perspektywy korporacyjnej do planu operacyjnego na niższym poziomie działu lub właściciela budżetu. W przypadku podejścia oddolnego proces rozpoczyna się od stworzenia budżetu przez poszczególne działy lub poszczególnych właścicieli budżetów, po czym jest on przedkładany do zatwierdzenia interesariuszom wyższego szczebla.

Prognozy

Termin „prognozy” lub „prognozowanie” odnosi się do procesu, w którym dokonuje się okresowych lub ciągłych korekt w oparciu o porównanie osiąganych wyników z celami budżetowymi. Polega on na modelowaniu i wdrażaniu korekt finansowych i operacyjnych w celu lepszego dostosowania podejmowanych działań do wyznaczonych celów. Proces ten nazywany jest również prognozą kroczącą — odbywa się on w sposób ciągły.

Różnica między budżetem a prognozą

Budżet nakreśla oczekiwania finansowe dotyczące tego, co firma chce osiągnąć w danym okresie w przyszłości. Pomaga on ustalić podstawy finansowe służące do planowania, w jaki sposób organizacja może realizować swoją strategię lub swoje plany długoterminowe. Budżet firmy jest zazwyczaj poddawany okresowej weryfikacji, najczęściej co pół roku lub co rok. Obejmuje on:

• szacunki przychodów i kosztów,
• oczekiwane przepływy środków pieniężnych,
• oczekiwane zmniejszenie zadłużenia,
• testy porównawcze pozwalające porównać rzeczywiste wyniki z oczekiwaniami.

Prognoza finansowa natomiast wprowadza korekty do planu w oparciu o przeszłe wyniki, aby odpowiednio dostosować priorytety, cele i działania w celu upewnienia się, że roczny budżet jest realistyczny. Zespół zarządzający może korzystać z prognoz finansowych i podejmować natychmiastowe działania na podstawie rzeczywistych danych. Prognoza jest opracowywana i ponownie oceniana znacznie częściej niż budżet. W wielu przypadkach prognozowanie jest procesem ciągłym przez cały rok.

Metody prognozowania finansowego

Istnieją różne metody prognozowania finansowego, które wykorzystują zarówno prognozowanie jakościowe, prognozowanie ilościowe, jak i połączenie obu tych metod.

Planowanie scenariuszy

Jednym z rodzajów modelowania finansowego jest planowanie scenariuszy, czyli proces, w którym pracownicy odpowiedzialni za FP&A tworzą mapę najlepszych, oczekiwanych i najgorszych scenariuszy, w których dążą do tego, aby firma znalazła się w jak najlepszej sytuacji finansowej. Na podstawie tych wyników organizacje mogą określić kroki, jakie należy podjąć w różnych sytuacjach. Prognozy te mogą również pomóc w przypadku planowania zatrudnienia, spadków na rynku, projektów, wprowadzania produktów na rynek, wydatków kapitałowych i innych inwestycji.

Symulacje Monte Carlo

Symulacje Monte Carlo są wykorzystywane do modelowania prawdopodobieństwa różnych wyników w procesie, którego przebiegu nie można łatwo przewidzieć. Czasami są wykorzystywane w celu zrozumienia wpływu ryzyka i niepewności na przewidywania i modele prognozowania. Możesz wykorzystać symulacje Monte Carlo do określenia prawdopodobieństwa wystąpienia różnych scenariuszy, co pozwoli Ci pewnie podejmować decyzje.

Metoda prognozowania liniowego

Metoda ta jest powszechnie stosowana, gdy stopa wzrostu firmy jest stała, aby uzyskać jasny obraz ciągłego wzrostu w tym samym tempie. Obejmuje ona jedynie podstawowe operacje matematyczne i dane historyczne. W ostatecznym rozrachunku dostarcza prognoz wzrostu, które pomagają wyznaczać cele finansowe i budżetowe.

Metoda prognozowania na podstawie średniej ruchomej

Średnia ruchoma stanowi obliczenie średnich wyników w obrębie danej metryki w krótszych przedziałach czasowych, takich jak dni, miesiące czy kwartały. Nie stosuje się jej w przypadku dłuższych okresów, takich jak lata, ponieważ powstaje wówczas zbyt duże opóźnienie, przez co nie jest ona przydatna w śledzeniu trendów.

Metoda prognozowania z wykorzystaniem prostej regresji liniowej

Służy do przedstawiania na wykresie linii trendu na podstawie zależności między zmienną zależną i niezależną. Analiza regresji liniowej przedstawia zmiany zmiennej zależnej na osi y względem zmian zmiennej objaśniającej na osi x. Korelacja między zmiennymi X i Y tworzy linię wykresu, wskazując na trend, który na ogół przesuwa się w górę lub w dół albo utrzymuje się na stałym poziomie.

Metoda prognozowania z wykorzystaniem wielokrotnej regresji liniowej

W ramach tej metody wykorzystuje się więcej niż dwie zmienne niezależne, aby uzyskać prognozę. Najogólniej rzecz biorąc, wielokrotna regresja liniowa (MLR) tworzy model związku pomiędzy niezależnymi zmiennymi objaśniającymi (parametrami) a zależną zmienną odpowiadającą (wynikiem).