ERP para contabilidade e gestão financeira

O software de planejamento de recursos empresariais (ERP) é um conjunto de aplicações que as empresas usam para gerenciar todos os seus negócios, não apenas as finanças. Mas o gerenciamento contábil e financeiro são os principais componentes de todos os sistemas de ERP. As empresas dependem da gestão financeira no ERP para executar com eficiência tarefas rotineiras, mas essenciais, como o envio de faturas, a cobrança de pagamentos em dinheiro e o cálculo de impostos, e também para analisar e aplicar dados financeiros de forma criativa para ajudar os gerentes a tomar decisões estratégicas de investimento e planejar o sucesso da organização.

O que é contabilidade e finanças no ERP?

Os módulos de contabilidade e finanças em um sistema ERP fornecem às equipes financeiras os recursos necessários para gerenciar centralmente os aspectos financeiros de uma organização. Essas ferramentas incluem a funcionalidade de contabilidade padrão, como relatórios, contas a pagar e despesas, contas a receber e gerenciamento de caixa e reconhecimento de receita. O ERP também pode fornecer recursos avançados, como orçamento, previsão e processamento de pedidos.

Principais conclusões

• O software ERP vai além dos conceitos básicos da contabilidade e ajuda as empresas em todos os aspectos da gestão empresarial e financeira, conectando todas as áreas do negócio.
• O software de ERP é um dos principais impulsionadores da automação em processos financeiros e contábeis, ajudando as equipes financeiras a trabalhar com eficiência e e a gastar mais tempo analisando, prevendo e orçamentando de maneira criativa.
• Ao reunir dados de toda a empresa, o software ERP ajuda as equipes de contabilidade e finanças a fornecer monitoramento e análise mais profundos e relevantes do desempenho financeiro.

ERP em finanças e contabilidade explicado

As funcionalidades financeiras e contábeis em um sistema ERP incluem o que está disponível no software de contabilidade padrão, oferecendo recursos para gerenciamento de contabilidade geral, rastreamento de fluxo de caixa, gerenciamento de contas a receber e a pagar e manuseio de despesas e faturas. Uma das principais vantagens de usar um sistema ERP para contabilidade e finanças é sua capacidade de coletar dados de várias fontes, consolidá-los e armazená-los centralmente para uso em relatórios, análises e outras operações financeiras importantes. Com essa visão consolidada, os recursos financeiros e contábeis do ERP podem fornecer a base de dados para colaboração entre unidades de negócios para planejamento estratégico, orçamento e tomada de decisões de investimento.

Importância do ERP em finanças e contabilidade

Ao pensar na importância do ERP para contabilidade financeira, há duas áreas principais a serem consideradas: automação e análise. O ERP fornece automação em tarefas rotineiras, mas importantes, como correspondência de faturas, cálculos de reconhecimento de receitas e reconciliações de contas. Os elementos dessa automação são cada vez mais gerenciados por meio da IA e do machine learning. Essa automação permite que os profissionais de finanças e contabilidade tenham o tempo necessário para fazer análises, planejamentos e previsões que orientam os negócios e ajuda a moldar as decisões mais importantes.

Em seguida, o ERP fornece os dados e os recursos necessários para que as equipes de finanças e contabilidade executem essa análise e planejamento e compartilhem os resultados de forma significativa e prática. Por exemplo, um sistema ERP pode ajudar a organizar quem são seus clientes, o quanto eles devem e com que frequência compram. Ele pode ser integrado a sistemas de vendas e cadeia de suprimentos para gerenciar suas operações de maneira inteligente. Além disso, pode ajudar as equipes financeiras e toda a empresa a fazer previsões e orçamentos com base nas informações mais recentes. No geral, os sistemas ERP ajudam as equipes de contabilidade e finanças a gerenciar a organização de maneira muito mais eficaz do que apenas adicionar números em uma planilha.

Benefícios do ERP em finanças e contabilidade

As equipes de finanças e contabilidade desempenham um papel importante em funções-chave, incluindo alocação de capital e gerenciamento de fluxo de caixa; monitoramento financeiro, relatórios e auditoria; e orçamento e previsão. Os benefícios que essas equipes recebem de um sistema ERP eficiente as ajudam a trabalhar com maior rapidez, fornecem melhores dados aos tomadores de decisão e aumentam a confiança em análises e relatórios.

• Automação: a automação de processos possibilitada pelos sistemas ERP ajuda as empresas a operar de forma mais eficiente, eliminando a intervenção humana em tarefas rotineiras e reduzindo o risco de erro humano. Por exemplo, no processo de revisão de despesas, quando uma despesa excede um determinado limite, ela pode ser automaticamente encaminhada para o executivo que tem autoridade para aprová-la, sem ter que esperar pela revisão e aprovação dos gestores de nível inferior. Assim que a fatura ou despesa é inserida, o sistema ERP consegue detectar quem tem autoridade para autorizá-la, ajudando o processo a funcionar com mais eficiência.
• Dados em tempo real: Ter as informações mais atualizadas permite que as empresas tomem decisões com base no cenário geral da organização. Um sistema ERP pode reunir dados continuamente de todos os departamentos e facilitar o acesso a esses dados por meio de painéis e outras ferramentas de visualização de dados para ajudar a empresa a operar melhor como um todo, especialmente quando as condições do mercado mudam rapidamente. Por exemplo, um sistema ERP pode acessar dados unificados e em tempo real para criar previsões contínuas de fluxo de caixa, examinando áreas como vendas, pagamentos de clientes, produção e custos de entrada para identificar problemas que possam impactar o fluxo de caixa.
• Velocidade e precisão dos relatórios: grande parte da responsabilidade das equipes de finanças e contabilidade está relacionada aos relatórios. Vamos usar o exemplo de ativos fixos, um componente importante do balanço patrimonial que os contadores devem acompanhar à medida que a empresa adquire novos ativos e dá baixa em outros. Com um sistema ERP, um gerente no nível de departamento pode adicionar informações sobre um novo ativo ao sistema. As equipes de finanças e contabilidade percebem essa mudança imediatamente e seus relatórios são atualizados automaticamente. Outro exemplo é consolidar e fechar os livros financeiros no final de um mês ou trimestre. Ao usar a automação e os recursos em um sistema ERP, as equipes de finanças e contabilidade podem fechar seus livros mais rápido, fornecendo aos executivos e gerentes de negócios insights importantes mais cedo e concedendo aos analistas de toda a empresa mais tempo para avaliar onde fazer melhorias.
• Previsão e análise: quando um sistema ERP consolida áreas como folha de pagamento, compras, contas a pagar, contas a receber e vendas, todas essas informações podem ser reunidas para criar relatórios, além de previsões e análises nas quais as empresas confiam para obter respostas rápidas e planejamento de longo prazo. Esse quadro completo de dados também oferece suporte ao planejamento de cenários e à análise de variação mais detalhados, ajudando os executivos a alinhar as metas financeiras com os objetivos estratégicos. Quando as equipes precisam combinar dados de sistemas individuais manualmente, é um esforço enorme, dada a grande quantidade de informações necessárias, e os dados rapidamente ficam obsoletos, tornando mais difícil fazer previsões precisas. Os sistemas ERP que usam dados em tempo real e têm acesso a informações de diferentes áreas da organização podem simplificar e melhorar a previsão, oferecendo às empresas uma melhor chance de atingir os seus objetivos.

Principais módulos de ERP para contabilidade e finanças

O software ERP é modular, o que significa que as empresas podem adicionar recursos gradualmente, com base nas necessidades das diferentes áreas do negócio. Para finanças e contabilidade, esses módulos de ERP se concentram em ajudar as equipes a gerenciar processos financeiros, atender aos requisitos de conformidade, previsão e orçamento e fornecer relatórios financeiros precisos à administração e às partes interessadas.

• Contabilidade: um sistema ERP eficaz serve como uma plataforma de contabilidade de toda a empresa que unifica dados financeiros de sistemas de transação diferentes e sistemas de fontes externas para criar lançamentos contábeis detalhados que atendam às necessidades de relatórios estatutários, corporativos, regulatórios e de gerenciamento. As equipes financeiras contam com as ferramentas contábeis dos sistemas ERP para administrar o razão geral, um componente central do sistema contábil que registra e consolida todas as transações financeiras e fornece a base a partir da qual uma empresa gera relatórios financeiros, incluindo a demonstração de resultados e o balanço patrimonial. Os dados dos livros razão e livros auxiliares podem ser usados ​​para gerar insights analíticos para a empresa, proporcionando aos tomadores de decisão uma visão mais detalhada dos resultados operacionais.
• Contas a pagar e despesas: as equipes financeiras usam o módulo de contas a pagar (AP) no ERP para automatizar e gerenciar pagamentos de fornecedores, ajudando a eliminar tarefas manuais, como entrada de dados e correspondência de faturas. O ERP permite que as equipes financeiras ofereçam um gerenciamento de caixa mais sofisticado de contas a pagar, normalmente medido pelo período de contas a pagar em aberto (DPO). Em geral, um DPO mais alto é melhor, porque você retém seu fluxo de caixa por mais tempo, e os sistemas ERP podem ajudar as equipes a alcançar o DPO ideal sem perder pagamentos. As equipes financeiras também poderiam usar o ERP para apoiar estratégias como descontos dinâmicos, em que um modelo de IA incorporado ao ERP recomenda quando a empresa deve pagar um fornecedor antecipadamente para receber um desconto por pagamento antecipado sem correr o risco de déficit de caixa.
• Contas a receber: o componente de contas a receber (AR) de um sistema ERP processa faturas vencidas e pagamentos recebidos de clientes. O sistema ajuda as equipes financeiras a registrar pagamentos, enviar e consolidar dados de faturas, bem como alocar e rastrear pagamentos de clientes e saldos pendentes. Os departamentos financeiros prestam muita atenção às contas a receber como um indicador de liquidez, garantindo que os pagamentos sejam recebidos dentro do prazo, proporcionando aos clientes as condições de pagamento e crédito adequados e que a empresa esteja mantendo um fluxo de caixa saudável. Os sistemas de ERP podem ajudar a automatizar muitas dessas tarefas de gerenciamento de contas a receber, como criar faturas de clientes, enviar lembretes de pagamento e coletar pagamentos, reduzindo a necessidade de entrada manual de dados e processamento de pagamentos, ao mesmo tempo em que aumentam a visibilidade financeira em tempo real, incluindo saldos e previsões de caixa. O sistema pode fornecer relatórios e painéis sobre KPIs de contas a receber, como dias de vendas pendentes (DSO).
• Gerenciamento de ativos fixos: os ativos fixos referem-se a todos os itens físicos que uma empresa possui e utiliza a longo prazo para administrar os negócios, como equipamentos de fabricação, escritórios, móveis, veículos, computadores e outros equipamentos. Em um sistema ERP, os módulos de gerenciamento de ativos fixos ajudam a descobrir oportunidades de economia de custos calculando a depreciação, a alienação e a manutenção de ativos, permitindo que as empresas gerenciem os ciclos de vida dos ativos desde a aquisição até a baixa. Os sistemas ERP também podem gerenciar a contabilidade de arrendamento complexa, incluindo o atendimento aos padrões de contabilidade de arrendamento ASC 842 e IFRS 16 durante a vida útil dos ativos e arrendamentos de direito de uso, garantindo que esses arrendamentos e passivos sejam devidamente capitalizados no balanço patrimonial.
• Gerenciamento de caixa: prever e otimizar o fluxo de caixa e a liquidez é uma das tarefas mais importantes das equipes financeiras e contábeis. Os sistemas de ERP otimizam o processo de gerenciamento de caixa reunindo dados de áreas como contabilidade, contas a pagar, contas a receber e folha de pagamento para dar às empresas uma visão direta dos fluxos de entrada e saída de caixa e garantir que sempre tenham dinheiro suficiente para financiar as principais operações de negócios. Os recursos de gerenciamento de caixa em um sistema ERP ajudam as equipes financeiras a monitorar e controlar o ciclo de caixa, permitindo o rastreamento de reconciliações bancárias, o gerenciamento de entradas e saídas de caixa e previsões de caixa.
• Relatórios financeiros: os relatórios financeiros são o que as empresas usam para comunicar a integridade e o desempenho de uma empresa aos líderes internos e às partes interessadas externas. Portanto, são um componente central do gerenciamento financeiro e um resultado padrão dos sistemas ERP. As equipes de contabilidade e finanças normalmente geram relatórios financeiros, como demonstrativos de receita, balanços patrimoniais e demonstrações de fluxo de caixa trimestralmente e, muitas vezes mensalmente, bem como relatórios personalizados para análise financeira detalhada e ad hoc. Os sistemas de ERP podem melhorar significativamente esse processo, automatizando a coleta e o processamento de dados financeiros para ajudar a reduzir erros e garantir precisão e consistência nos relatórios financeiros. O ERP também pode ajudar as equipes financeiras a monitorar relatórios continuamente, detectando problemas nas vendas ou nos custos bem antes do fechamento trimestral. Por exemplo, sistemas ERP mais avançados podem incorporar a IA no processo de relatórios para detectar anomalias em dados operacionais e transacionais.
• Orçamento e previsão: o módulo de orçamento e previsão em um sistema ERP ajuda as equipes financeiras a criar, gerenciar e analisar orçamentos que são a base do ciclo de planejamento e análise financeira de uma empresa. Os orçamentos criados usando módulos ERP incluem planos financeiros detalhados, como metas de receitas e despesas para um período futuro, que as equipes financeiras podem monitorar para observar desvios do orçamento. As previsões também são criadas usando ferramentas de ERP, combinando dados históricos de vendas e despesas com novos produtos e planos de investimento e as perspectivas econômicas. Com ferramentas de planejamento de cenários e análise de variação, o orçamento e a previsão dentro de um sistema de ERP ajudam as empresas a alinhar as metas financeiras com os objetivos estratégicos e a verificar se elas estão no caminho certo para alcançá-los. O módulo de orçamento e previsão também permite que as equipes financeiras analisem e comparem o que foi orçado e previsto em relação aos valores reais e determinem correções, conforme necessário.
• Gerenciamento de conformidade e auditoria: os recursos do ERP focados em conformidade e gerenciamento de auditoria ajudam as empresas a manter a conformidade com regulamentos, políticas internas e padrões contábeis. As equipes financeiras realizam auditorias de conformidade internas e externas para identificar pontos fracos no processo de conformidade regulatória da organização e incorporam padrões de conformidade em operações e fluxos de trabalho diários, com o objetivo de reduzir riscos e evitar problemas legais ou multas por violações de conformidade. Os sistemas ERP podem ajudar nesse esforço verificando automaticamente as solicitações de acesso ao sistema para evitar a violação da segregação de controles de responsabilidade. Os sistemas ERP também fornecem relatórios e trilhas de auditoria necessários para revisões de conformidade.

Migre as finanças da reatividade para uma abordagem estratégica com o Oracle ERP

O uso do software ERP nas funções contábeis e financeiras pode beneficiar toda a empresa, conectando as finanças às operações para melhorar a tomada de decisões e a eficiência. Os sistemas de ERP podem ajudar as empresas a operar melhor, estabelecendo uma fonte de dados comum em todas as partes da empresa, compartilhando dados atuais do departamento com equipes financeiras e contábeis para melhorar a precisão e a eficiência de orçamentos, previsões, relatórios, compras, gerenciamento de projetos, governança, risco e conformidade.

O Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP) oferece vários recursos integrados para ajudar as organizações a automatizar processos financeiros e contábeis e aumentar a eficiência operacional e a análise para responder às mudanças do mercado e impulsionar o crescimento. Como um conjunto abrangente de aplicações integradas, o Oracle Fusion Cloud ERP permite um fluxo suave de dados e uma colaboração mais fácil entre departamentos, melhorando a visibilidade e a tomada de decisões. Os recursos incorporados de análise e relatórios do Oracle Fusion Cloud ERP fornecem visibilidade em tempo real dos principais indicadores, permitindo que as organizações monitorem o desempenho financeiro, identifiquem tendências e tomem decisões assertivas rapidamente. Painéis interativos, relatórios personalizáveis ​​e análises preditivas ajudam a impulsionar a capacidade de resposta, enquanto a funcionalidade de conformidade integrada permite que as empresas a se mantenham atualizadas com os requisitos regulatórios, os padrões do setor e as melhores práticas.

Perguntas frequentes sobre ERP em finanças e contabilidade

Como o ERP pode afetar seu gerenciamento financeiro?
O software ERP ajuda as empresas a melhorar a eficiência, a precisão e a visibilidade em relação às funções financeiras e contábeis, apoiando seus esforços para atingir as metas financeiras e impulsionar o crescimento sustentável.

Quais atividades os componentes de ERP de contabilidade e finanças podem executar?
Os componentes de contabilidade e finanças em um sistema ERP executam atividades relacionadas ao gerenciamento do razão geral, contas a pagar e a receber, gerenciamento de caixa, orçamento e previsão, relatórios e contabilidade de custos, entre outros recursos.

Os contadores usam sistemas ERP?
Os contadores de vários setores geralmente usam sistemas ERP em seu trabalho diário, pois o software oferece muitos recursos essenciais para auditoria e gestão financeira.