O que é um módulo de finanças de ERP? Recursos e Benefícios

Adrian Alleyne | Estrategista de Conteúdo | 31 de maio de 2024

O módulo de finanças tem sido um componente central do Enterprise Resource Planning (ERP) desde as primeiras iterações da plataforma de software. Embora os sistemas ERP atuais incluam outros recursos e módulos como parte do pacote padrão, a função fundamental do ERP continua a mesma: ajudar as organizações a gerenciar a produção e a entrega de bens e serviços e — talvez o mais importante — o dinheiro recebido e gasto no processo. O módulo financeiro é essencial para esses esforços. Outros componentes principais do ERP incluem gerenciamento da cadeia de suprimentos, manufatura, gerenciamento de capital humano e recursos de gerenciamento de desempenho empresarial.

O que é um módulo de finanças de ERP?

Um módulo de finanças é um componente central de um sistema ERP que gerencia e automatiza as funções e o desempenho financeiro de uma empresa. Ele serve como um centro financeiro, onde vários fluxos de dados convergem, e foi projetado para organizar e automatizar tarefas relacionadas à contabilidade e à gestão financeira, incluindo contas a pagar e receber, despesas, faturas, reconhecimento de receita e gestão do ciclo de vida de ativos. Ele também fornece insights por meio de relatórios e demonstrações financeiras padrão e facilita a conformidade regulatória. Os módulos de finanças do ERP também oferecem suporte a análises mais estratégicas do desempenho de uma organização em relação aos principais indicadores de desempenho (KPIs), tendências mais amplas que afetam os negócios e impulsionadores subjacentes da lucratividade. Praticamente todos os escalões do departamento financeiro usam o sistema ERP todos os dias, desde os executivos mais seniores, como o CFO e o controlador, até analistas de orçamento juniores e auditores.

Principais conclusões

  • O objetivo principal desse módulo é rastrear, avaliar e relatar o desempenho das finanças de uma organização. Também é essencial para o planejamento e a previsão financeira de uma organização.
  • O módulo financeiro é mais amplamente utilizado e fica no centro de qualquer plataforma ERP, pois rastreia a receita e o fluxo de caixa.
  • Os principais benefícios do módulo de finanças do ERP incluem maior transparência, tomada de decisões mais claras, maior produtividade e menor risco de problemas financeiros, como falta de caixa.
  • Esses módulos estão cada vez mais adicionando recursos de inteligência artificial para dar suporte às deliberações comerciais, como análises preditivas para usar os recursos da forma mais eficiente e, ao mesmo tempo, minimizar o risco de déficit.
  • Eles podem garantir a integridade dos dados financeiros, facilitar a conformidade com os padrões e regulamentações contábeis e fornecer visibilidade imediata da integridade financeira de uma empresa.

Módulo de finanças do ERP explicado

Amplamente utilizados pelas equipes de finanças, contabilidade, auditoria interna e até mesmo gestão de ativos das organizações, os módulos financeiros do ERP oferecem suporte ao gerenciamento financeiro, capturando as transações e os dados relacionados de toda a organização. Isso fornece às equipes as informações necessárias para analisar, tomar decisões e automatizar processos relacionados à movimentação de dinheiro para dentro e para fora de uma empresa. Outro objetivo é fornecer relatórios sobre o desempenho financeiro de uma organização, incluindo requisitos regulatórios, como registros da Comissão de Valores Mobiliários dos EUA para empresas públicas.

Imagine que você é um fabricante global de pequenos eletrodomésticos e seus fornos de micro-ondas exigem transformadores de alta tensão. Considerando que você vende eletrodomésticos em vários países com moedas e regras contábeis diferentes, qual é a receita que você obtém por cada aparelho vendido? Quando e quanto você paga aos seus fornecedores de transformadores de alta tensão? Qual é o valor atual de cada uma das quatro fábricas onde você monta seus eletrodomésticos? Quão lucrativos são seus micro-ondas em comparação com suas torradeiras ou fritadeiras a ar?

Quando você considera diversas regiões geográficas, linhas de produtos, instalações de fabricação e redes de fornecedores, responder a essas perguntas pode ser extremamente difícil sem um módulo financeiro de ERP que monitore esses dados tão vastos e complexos. Também pode ser demorado e propenso a erros responder a esses tipos de perguntas, especialmente se os dados financeiros da sua organização estiverem espalhados por vários sistemas financeiros. Um módulo de finanças de ERP pode reunir automaticamente esses sistemas e fontes de dados distintos, facilitando o gerenciamento de todos os aspectos das suas finanças, incluindo relatórios, atendimento a padrões contábeis e planejamento financeiro.

Os módulos do ERP também podem ajudar a automatizar muitas tarefas financeiras de rotina, como contabilização de impostos intercompanhia, rastreamento de preços de transferência e processamento e correspondência de faturas.

Além disso, os módulos podem fornecer recursos avançados, como IA e previsão preditiva, para ajudar a otimizar o fluxo de caixa, para que você possa usar o dinheiro da forma mais eficiente possível, limitando o risco de déficit. Os módulos financeiros podem empregar reconhecimento de documentos e reconhecimento óptico de caracteres para ajudar a automatizar a entrada de faturas e aumentar a precisão. Eles podem incorporar machine learning nesse processo de entrada de faturas para melhorar progressivamente a leitura, aprendendo onde diferentes elementos aparecem nas contas de um determinado fornecedor ou cliente. Embora os módulos financeiros de ERP já existam há muito tempo, inovações como IA, machine learning, análise preditiva e reconhecimento de caracteres mudaram muito o valor e o impacto desses módulos. E como essas soluções são frequentemente oferecidas como serviços de nuvem, elas podem ser atualizadas com frequência para adicionar novos recursos à medida que são desenvolvidos, o que sugere que o ritmo acelerado de inovação de hoje provavelmente continuará.

Recursos do módulos de finanças do ERP

Esse tipo de módulo aborda muitas partes diferentes das responsabilidades do departamento financeiro. Para ter uma ideia melhor do que um módulo financeiro faz, vamos analisar alguns de seus principais recursos com mais detalhes.

1. Razão geral

Um razão geral registra as transações financeiras da sua organização, controlando vendas, despesas, compras, estoque, fluxo de caixa, ativos, passivos e patrimônio líquido. Qualquer módulo de finanças de ERP começa com o razão geral, pois ele é a base dos relatórios financeiros da sua organização e é usado para criar demonstrações financeiras.

2. Contas a pagar

Contas a pagar (CP) é um dos principais tipos de contas do razão geral. É um registro da dívida de curto prazo da sua organização com fornecedores e credores, aparecendo como um passivo circulante no seu balanço. Como parte do módulo financeiro do ERP, inclui recursos como gerenciamento de fornecedores e faturas e processamento de pagamentos para ajudar você a pagar fornecedores com precisão, eficiência e pontualidade.

3. Contas a receber

Contas a receber (CR) é outro tipo de conta no razão geral e é o oposto das contas a pagar. Trata-se de um registro do que é devido à sua organização por seus clientes. No contexto de um módulo financeiro do ERP, o recurso de contas a receber organiza e até automatiza o faturamento e o processamento de pagamentos. Isso pode ajudar você a melhorar o gerenciamento de caixa e, ao mesmo tempo, aumentar a produtividade da sua equipe financeira.

4. Gerenciamento de ativos

O gerenciamento de ativos, como o nome sugere, é o processo de administração de todo o ciclo de vida dos ativos da sua organização, como edifícios, fábricas, veículos e outras despesas de capital, bem como ativos intangíveis, como propriedade intelectual e dados. Um módulo de finanças de ERP com funcionalidade de gerenciamento de ativos é projetado para automatizar muitas das etapas de aquisição, capitalização, depreciação e aposentadoria de ativos.

5. Gerenciamento de caixa

O gerenciamento de caixa dentro de um módulo financeiro permite que sua organização administre a liquidez e controle melhor seu caixa. Essa função analisa todas as entradas e saídas para mostrar à equipe financeira os fluxos de caixa esperados para informar planos financeiros futuros. Ela permite que os gerentes analisem a posição de caixa de toda a empresa, as necessidades e as exposições cambiais, garantindo liquidez e o uso ideal dos recursos de caixa.

6. Planejamento e análise financeira

Os processos e as ferramentas que ajudam sua organização a planejar, prever e orçar finanças com precisão para dar suporte a decisões empresariais importantes e à saúde financeira futura se enquadram no planejamento e análise financeira (FP&A). O módulo financeiro do ERP contém os dados e os relatórios que a função de FP&A precisa para trabalhar com eficiência.

7. Gerenciamento de risco e conformidade

O gerenciamento de riscos ajuda sua organização a monitorar e controlar o acesso e a atividade dos usuários. Ele também ajuda sua organização a gerenciar controles internos para documentar, testar e certificar mandatos, incluindo Sarbanes–Oxley e Controle Interno sobre Relatórios Financeiros (ICFR). O módulo financeiro auxilia no gerenciamento de riscos ao automatizar fluxos de trabalho, permitindo que você defina e configure as regras e os processos para conceder e monitorar o acesso do usuário com base no que cada função exige. Ele também fornece trilhas de auditoria para transações e ajuda a aprimorar seus controles financeiros mais amplos.

8. Gerenciamento de fornecedores

O gerenciamento de fornecedores como função de um módulo de finanças de ERP pode ajudar sua organização a administrar relacionamentos de ponta a ponta com fornecedores. Isso inclui selecionar e definir termos e condições com fornecedores, monitorar desempenho e conformidade com seus padrões e lidar com a renovação ou a rescisão de contratos.

9. Gerenciamento bancário

Por meio de uma integração com as várias contas bancárias da sua empresa, um módulo financeiro de ERP permite que você visualize saldos e transações de contas, transfira fundos e concilie transações para criar demonstrações financeiras exatas.

10. Rastreamento de lucros

Se o seu razão geral serve como um registro do que você tem feito financeiramente, o rastreamento de lucros em um módulo de finanças de ERP informa o quão bem você tem se saído. Ele esclarece a saúde financeira geral da sua organização e, em um nível mais granular, como vários produtos e serviços estão contribuindo para seus resultados financeiros por meio de suas vendas e custos.

11. Gerencenciamento de múltiplas moedas

Muitas organizações fazem negócios em diversas regiões do mundo. Os recursos multimoeda homogeneízam as transações em diferentes locais, fornecendo uma visão geral fácil de entender do seu desempenho na sua moeda preferida. O sistema usará as taxas de câmbio mais recentes para manter esses dados atualizados. Muitos sistemas também podem detalhar o desempenho da sua empresa de acordo com o país ou a região.

12. Gerenciamento fiscal

Ficar por dentro das leis tributárias é essencial para o gerenciamento de caixa e lucros — e para evitar multas e penalidades pesadas. E, claro, a complexidade só aumenta quando você faz negócios no mundo todo. Os recursos de gerenciamento de impostos no seu módulo financeiro de ERP podem ajudar você a coletar e rastrear informações fiscais para fins de auditoria, arquivamento e relatórios. Muitos desses sistemas recebem atualizações regulares para refletir as regulamentações mais recentes.

13. Relatórios e análises

Embora algumas soluções de ERP também tenham componentes separados de relatórios e análises para aprofundar seus dados, a maioria dos módulos financeiros tem recursos integrados de relatórios e análises que oferecem também painéis, scorecards e outras ferramentas comuns que ajudam você a entender e visualizar suas finanças.

Principais benefícios do módulo de finanças do ERP

Conforme mencionado acima, finanças é um dos módulos principais de qualquer sistema ERP, pois ajuda os líderes a aumentar a precisão das previsões, encurtar os ciclos de relatórios, simplificar a tomada de decisões e gerenciar melhor os riscos e a conformidade. A seguir estão alguns dos principais benefícios para organizações e líderes.

  • Maior transparência financeira: As organizações ganham visibilidade das transações financeiras consolidadas e de toda a empresa com números atualizados regularmente, de preferência quase em tempo real. Os recursos de análise e relatórios também facilitam para os líderes financeiros e não financeiros obter uma noção rápida da integridade das finanças da organização.
  • Tomada de decisão mais bem informada: Essa transparência também se traduz na tomada de decisões, pois informações precisas e em tempo real e análises avançadas ajudam os líderes a entender melhor o impacto de suas escolhas e o que é do melhor interesse da empresa. Com esses dados, as organizações também podem prever custos e receitas para produzir orçamentos e planos mais precisos.
  • Maior produtividade: A capacidade de automatizar processos manuais que podem ser lentos e propensos a erros, como faturamento, acelera toda a função financeira, permitindo que as empresas fechem os livros mais rapidamente e finalizem relatórios fundamentais mais cedo. Isso dá às equipes financeiras mais tempo para se concentrar em análises, modelagem de cenários e outros trabalhos de alto valor.
  • Risco reduzido: Ao automatizar grande parte do trabalho envolvido em controles internos, conformidade e governança, as organizações podem reduzir os riscos e os custos associados à não conformidade.
Entre os benefícios dos modelos de finanças de ERP estão maior transparência, melhor tomada de decisões e mais produtividade com menos riscos.
Entre os benefícios dos modelos de finanças de ERP estão maior transparência, melhor tomada de decisões e mais produtividade com menos riscos.

Processos gerenciados por módulos de finanças de ERP

Muitos dos recursos mencionados acima desempenham um papel central nos processos financeiros comuns. Os recursos de contas a receber, por exemplo, são uma parte central do processo order-to-cash. À medida que os principais sistemas ERP continuam a inovar e evoluir, as organizações podem usá-los para gerenciar — e em muitos casos automatizar — processos mais sofisticados. Esses processos geralmente estão interconectados e exigem integração com outros sistemas. A lista a seguir descreve 13 processos que podem e devem ser gerenciados por meio do seu módulo financeiro do ERP:

  • Da aquisição até a aposentadoria de ativos. Isso inclui o gerenciamento de todo o ciclo de vida dos ativos, o que abrange aquisição, reconhecimento e registro; atribuição de amortização; desreconhecimento e alienação; e insights de gerenciamento de ativos. Os KPIs populares para medir esse processo incluem a taxa de rotatividade e a porcentagem de perda de ativos fixos.
  • Do orçamento à aprovação. Abrange a definição de estratégias e a alocação de metas orçamentárias, a criação e a validação de suposições, a geração de consenso, o monitoramento e a consolidação e a garantia da aprovação do orçamento. Os KPIs que ajudarão a medir esse processo incluem o tempo para produzir, aprovar e consolidar o orçamento, juntamente com a porcentagem de variação.
  • Do relatório de despesas ao reembolso. Esse processo se estende à definição de políticas de gastos, processamento de relatórios de despesas, extração de transações de feeds de cartão de crédito, gerenciamento de adiantamentos e realização de análises e auditorias. Despesas reais versus orçamento, relação despesas/vendas e tempo do ciclo de pagamento ajudarão você a monitorar o desempenho aqui.
  • Da fatura do fornecedor ao pagamento. O pagamento de fornecedores inclui o gerenciamento de pré-pagamentos e descontos, a liquidação de passivos, o gerenciamento do cronograma de fechamento de contas a pagar e o gerenciamento de auditorias, disputas e aprovações. Os KPIs populares para esse processo são o número de pagamentos processados, dias úteis pendentes (DPO) e a porcentagem de desconto aplicada.
  • Da fatura do cliente ao recibo. Para receber pagamentos pelos seus produtos ou serviços, você deve criar transações, enviar faturas, gerenciar quaisquer problemas de cobrança, processar pagamentos, inserir ajustes, lançar atividades e programar o fechamento de contas a receber. Métricas como idade média da fatura, dias de vendas pendentes (DSO) e porcentagem de faturas contestadas podem ajudar a avaliar o desempenho.
  • Do demonstrativo à cobrança. O processo completo de cobrança inclui gerar e enviar demonstrativos, gerenciar atividades de cobrança (transações, correspondências, disputas, etc.), lidar com liquidações, otimizar a eficiência da cobrança e monitorar contas a receber pendentes. Para esse processo, os KPIs incluem número de contas inadimplentes, tempo para liquidação e para gerenciar cobranças.
  • Da transação bancária à posição de caixa. A reconciliação de atividades bancárias, como desembolsos, folha de pagamento, cobranças, investimentos e empréstimos, envolve a revisão e a validação de transações, o início de atividades interbancárias e o gerenciamento de posições de fim de período. Os KPIs mais populares para esse processo são tempo de reconciliação e número total de reconciliações.
  • Do fechamento diário à previsão financeira. A atividade financeira diária fornece os dados que se tornam a base para a previsão. Isso inclui fazer lançamentos no razão auxiliar, identificar anomalias, converter para padrões corporativos, revisar atividades diárias e definir previsões financeiras. Os KPIs para medir o desempenho aqui incluem tempo de reconciliação e número total de reconciliações.
  • Do fechamento do período ao relatório financeiro. O fim de um período financeiro exige fechamento de subcontas, criação de razão geral proforma, reconciliação de contas, fechamento de livro-razão, consolidação dos resultados de subsidiárias no plano de contas corporativo, revisão e confirmação da gestão financeira e das contas, publicação e compartilhamento seguro das demonstrações financeiras e atualização das previsões. Para medir a eficácia, os KPIs comuns incluem tempo para fechar os livros e tempo para publicar relatórios.
  • Do relatório à previsão. O processo de transformar dados de relatórios na base para previsões requer a revisão do desempenho do período atual; a atualização das previsões com os dados mais recentes; a rolagem das previsões para incorporar dados reais; a avaliação de variações e a análise de tendências; a atualização, o monitoramento e a consolidação de previsões; e a atualização dos planos financeiros. KPIs comuns para esse processo incluem porcentagem de variação, tempo para analisar a variação e para atualizar a previsão.
  • Do fechamento do período à provisão de impostos. Esse processo verifica se, no fechamento do período, as disposições fiscais estão corretas em jurisdições diferentes. Inclui monitorar o status de fechamento de toda a empresa, calcular provisões fiscais, revisar e aprovar provisões de impostos, fazer lançamentos e criar e incorporar notas fiscais para relatórios financeiros. Para ver como você está se saindo, use KPIs como número e quantidade de ajustes de retorno à provisão e total de pessoas-hora para a preparação de impostos.
  • Da disposição fiscal ao arquivamento estatutário. O arquivamento oportuno e preciso de documentos fiscais estatutários em diversas regiões envolve o cálculo de provisões de impostos no fechamento do período, manipulação de dados suplementares, gerenciamento de preços de transferência, preparação de dados de relatórios, criação de documentos de declaração em conformidade com as regulamentações e conclusão de arquivamentos estatutários. Entre os KPIs mais amplamente utilizados estão a taxa efetiva de imposto (ETR) e a porcentagem de declarações fiscais dentro do prazo.
  • Do contrato do cliente à receita. O reconhecimento de receita a partir de contratos com clientes que geralmente são executados ao longo do tempo requer a coleta de dados de transações, a identificação de contratos contábeis, a identificação de obrigações de desempenho, a definição de preços de transação, a alocação de preços de transação, o reconhecimento de receita e o gerenciamento de revisões e variações. KPIs como tempo entre o evento e o reconhecimento da receita e número de lançamentos contábeis de receita por período de relatório são úteis para avaliar o desempenho.

Exemplo de módulo de finanças de ERP

Empresas que buscam um módulo financeiro de ERP têm vários sistemas para escolher. Como escolher o sistema financeiro certo é uma decisão importante, os líderes de finanças e de outros departamentos relevantes devem avaliar cuidadosamente cada oferta para entender como ela atenderia às suas necessidades.

Vamos analisar mais de perto duas opções.

  • Oracle Fusion Cloud Financials. Esse módulo financeiro de ERP centraliza os dados e os processos da equipe financeira com suporte para contas a pagar e a receber, ativos fixos, despesas, relatórios, previsões e muito mais. Juntos, esses recursos ajudam as empresas a obter acesso em tempo real a dados financeiros, resolver problemas proativamente usando processamento automatizado, melhorar a tomada de decisões com dados e previsões mais precisas, controlar custos e aumentar a visibilidade dos gastos, acelerar as entradas de caixa e gerenciar as posições. Esse módulo fornece recursos integrados, como melhoria contínua do tratamento de exceções com machine learning e análises orientadas por IA. O Oracle Fusion Cloud Financials também ajuda empresas globais a abordar vários padrões e leis contábeis, realizar transações em diversas moedas e idiomas, gerenciar contratos complexos e cronogramas de cobrança e automatizar o gerenciamento de ativos e arrendamentos, entre outros recursos. O Oracle Fusion Cloud Financials faz parte do Oracle Fusion Cloud ERP, que é regularmente classificado por analistas como um dos principais sistemas financeiros para grandes empresas.
  • Oracle NetSuite. A NetSuite oferece um sistema ERP baseado em nuvem usado por mais de 35.000 empresas. As finanças estão no centro do NetSuite ERP, pois ajudam a gerenciar processos financeiros como contas a pagar e a receber, razão geral, relatórios, consolidação financeira, risco e conformidade. O pacote ERP oferece módulos financeiros complementares para atender a necessidades adicionais, incluindo reconhecimento de receita, automação de contas a pagar e planejamento e orçamento. O NetSuite Global Business Management se baseia nos recursos do NetSuite ERP com suporte para empresas globais com várias subsidiárias ou unidades de negócios que lidam com diversas moedas. O NetSuite é um dos principais sistemas para pequenas e médias empresas que buscam estabelecer as bases para o crescimento futuro.

Todas as suas finanças em um só lugar com a Oracle

Organizações de todos os setores que buscam um módulo financeiro de ERP devem procurar um sistema de nuvem com recursos profundos com suporte de IA para atender às diversas necessidades de seus departamentos financeiros. O Oracle Fusion Cloud Financials preenche esses requisitos como uma plataforma financeira em nuvem que pode automatizar muitos processos fundamentais de gestão, dando às empresas uma visão clara da sua saúde financeira geral. O módulo faz parte do Oracle Fusion Cloud ERP, unificando dados financeiros com outras informações críticas de toda a cadeia de suprimentos, projetos, clientes, funcionários e muito mais.

O Oracle Fusion Cloud Financials ajuda a aumentar a produtividade dos departamentos financeiros e fornece os insights prospectivos necessários para tomar decisões mais informadas. Esse módulo financeiro de ERP é uma solução completa pronta para atender às necessidades de empresas globais, incluindo contabilidade básica e recursos baseados em IA que impulsionam ainda mais a automação, em diversos setores. Com essa solução em nuvem, os clientes também se beneficiam de atualizações frequentes que proporcionam inovação contínua, aproveitando tecnologias como machine learning, automação inteligente e análise para ajudar as empresas a obter mais resultados, mais rápido e com menos recursos.

Os sistemas ERP evoluíram significativamente ao longo dos anos, à medida que os provedores continuam a capitalizar sobre os mais recentes avanços tecnológicos e a expandir o que essa tecnologia pode fazer. Embora muito tenha mudado, algo permanece constante: para se manterem competitivas, as organizações precisam de um módulo ERP que possa monitorar e gerenciar todas as suas transações financeiras e gerar relatórios sobre seu desempenho. Dessa forma, o módulo financeiro continua sendo o componente principal de qualquer solução de ERP moderna.

Perguntas frequentes sobre o módulo financeiro de ERP

Como o ERP é usado em finanças?
O departamento financeiro é um dos principais usuários e beneficiários de um sistema ERP. Um sistema ERP pode rastrear, gerenciar, consolidar e relatar todas as transações financeiras de uma organização e automatizar muitos processos fundamentais. É a base de grande parte do trabalho contábil de uma empresa e de seus controles financeiros.

O ERP é um sistema transacional?
Sim, uma plataforma ERP é um dos principais sistemas transacionais para empresas, registrando as transações financeiras da organização, bem como outros dados importantes em toda a cadeia de suprimentos, entre funcionários, clientes, projetos e muito mais. Simplificando, serve como um sistema de registro para todo o negócio.

Qual ​​é o módulo de ERP mais comum?
O módulo financeiro é o mais comum e amplamente utilizado porque toda empresa deve monitorar de perto sua posição e perspectivas financeiras. Muitas empresas começam sua jornada de ERP com as finanças antes de adicionar módulos complementares que ajudam em outros aspectos da gestão.

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