O software de recrutamento oferece um sistema computadorizado que ajuda os gerentes de contratação e a equipe de recursos humanos a administrarem o ciclo de vida do colaborador dentro da empresa, desde a aquisição até a contratação - ajudando também na identificação de excelentes candidatos e no período de integração dos novos colaboradores.
O software de recrutamento geralmente é conhecido como sistema de rastreamento de candidatos (ATS), mas à medida que a tecnologia evoluiu, essa categorização não está mais correta. Embora seja importante, um ATS é uma parte do software de recrutamento que, por sua vez, é muito mais abrangente.
O software de recrutamento é uma ótima maneira de as empresas padronizarem e agilizarem o processo de recrutamento. Ele pode economizar tempo e dinheiro das organizações de RH ao recrutar os melhores candidatos para vagas de emprego.
O software de recrutamento oferece uma solução para desafios muito reais e geralmente caros. São eles:
Produtividade e eficiência
Com a ajuda do software de recrutamento, o processo de contratação se torna otimizado, permitindo que gerentes de contratação e usuários de RH façam mais rápido. Processar, examinar e organizar candidatos, bem como analisar currículos, acontece com facilidade - ainda mais quando a inteligência artificial (IA) é incorporada à solução.
Fonte única de dados
A conformidade é fundamental para lidar com candidatos - antes e depois da contratação. Para alguns setores, a conformidade além de ser necessária, ela é monitorada. O software de recrutamento cria registros centralizados, garantindo uma única fonte de dados. Durante o processo de entrevista, tanto os colegas, quanto as partes interessadas podem colaborar sem problemas uns com os outros em relação aos candidatos, sem se preocupar com informações e feedback incompletos ou incorretos.
Experiência do
Quando você considera que 63% das pessoas em busca de uma oportunidade podem recusar uma oferta devido à experiência ruim durante o processo, se torna essencial que essas pessoas tenham uma experiência positiva sempre que forem interagir com a sua marca. O software de recrutamento pode ajudar removendo o esforço de hospedagem manual de vagas, postando vagas em quadros de vagas e sites de mídia, criando cargos a partir de elementos de dados comuns, solicitando referências, comunicações de candidatos e criando campanhas direcionadas.
Processo de integração
Um processo de integração simplificado permite que os colaboradores comecem em sua função imediatamente. Aproveite as informações que ficavam isoladas em determinados setores do RH. Use os dados sobre remuneração para melhorar as ofertas aos candidatos.
O ATS surgiu como um repositório para currículos de papel que foram digitalizados. Conforme a tecnologia evoluiu, o ATS se transformou em um banco de dados projetado para manter as informações dos candidatos em um só lugar e rastrear a situação de cada um deles, por exemplo, determinando o ponto que algum candidato no processo de admissão e onde ele se encontra dentro do fluxo de trabalho da contratação.
Em outras palavras, o ATS engloba um software que acelera o processo de contratação, incluindo a classificação e gerenciamento de candidatos; publicação de vagas, avaliação dos currículos, e análise e pré-seleção dos candidatos. Novamente, essas funções são importantes, porém se limitam a apenas uma pequena porção da experiência do candidato. Por outro lado, o gerenciamento do candidato está aqui e agora. Também é importante observar que quase todos os softwares de recrutamento incluirão um ATS. No entanto, o software de recrutamento geralmente inclui muitos outros recursos que aumentam a sua funcionalidade.
O software de recrutamento foca em cada passo da contratação. Recursos como e-mail marketing, ferramentas de design de site e recursos para dispositivos móveis estão incluídos e são exemplos que vão além do gerenciamento direto de candidatos e do processo de entrevista. O objetivo maior do software de recrutamento é oferecer interações interativas e positivas aos candidatos, ao passo que constrói um pool de talentos viável e desejável para a empresa.
Empresas de todos os portes podem usar um software de recrutamento, pois eles são projetados para garantir o sucesso no processo de contratação. De acordo com a Jobscan, mais de 98% das empresas listadas no Fortune 500 usam um software de recrutamento. No entanto, o software de recrutamento não serve apenas para grandes empresas e organizações em geral, tampouco para setores e nichos específicos. Como qualquer pessoa em recursos humanos (RH) sabe, encontrar, contratar e integrar candidatos de qualidade pode ser um processo longo, demorado e desafiador.
O software de recrutamento fornece aos usuários todas as ferramentas para contratar novos colaboradores em larga escala: gerenciamento de tarefas, recrutamento social, relações públicas, CRM, cobrança e integração. Esse é o motivo pelo qual as empresas de todos os portes, setores e nichos podem usar o software de recrutamento em vez de apenas um ATS. Na verdade, a Capterra descobriu que 94% dos recrutadores e profissionais de contratação dizem que usar um software de recrutamento afetou positivamente seu processo de contratação.
Dentro de empresas maiores, as funções que usam e se beneficiam do software de recrutamento incluem CHRO, VP de RH, VP de Aquisição de Talentos e Gerentes de Contratação; dentro de empresas menores, os próprios proprietários usarão o software de recrutamento. Em setores com requisitos restritos de contratação, como o varejo e saúde, os recrutadores e gerentes de contratação podem e devem usar um software de recrutamento.
O mundo do recrutamento está em constante evolução e passou por mudanças drásticas, em especial nesses últimos dois anos com interrupções sem precedentes e o boom no trabalho remoto. A única coisa que não mudou foi a busca incansável por grandes talentos. De acordo com uma pesquisa conduzida pelo ManpowerGroup em 2021, a falta de talentos nos Estados Unidos da América aumentou a taxa histórica de 69% de recrutadores que enfrentam dificuldades em preencher as vagas. Essa é a porcentagem mais alta já registrada em mais de uma década.
Os talentos são os ativos mais importantes para o sucesso de uma empresa. Enquanto as empresas ainda estão percebendo isso, elas ainda precisam encarar o desafio de atrair os mais variados tipos e perfis de candidatos necessários para alcançar o sucesso almejado. Eles também lutam para reter grandes colaboradores - os mesmos que também são atraídos para outras empresas, incluindo para a concorrência.
Algumas empresas lidam com problema de engajar os candidatos de forma a manter contato constante com eles. No passado, isso não era um problema. As empresas não tinham dificuldades em atrair candidatos. Mas hoje, o poder de escolha está nas mãos deles. O LinkedIn descobriu que 75% dos candidatos procuram pela reputação da empresa antes de se candidatarem a uma vaga. Em websites como o Glassdoor que contam o lado bom e ruim da história do que é trabalhar ao máximo em qualquer empresa, os candidatos podem determinar rapidamente se uma organização é a que desejam seguir, mesmo que essa decisão seja baseada no que os outros experimentaram.
As empresas sofrem uma grande pressão para se posicionarem de forma atrativa. A forma que uma empresa aparece online, a qualidade do processo de inscrição, as preferências de comunicação (alguns candidatos preferem mensagens de texto em vez de e-mails), todos esses fatores entram em jogo na hora de atrair os melhores talentos. Isso é especialmente verdadeiro para as gerações mais jovens que esperam uma experiência atraente e amigável para dispositivos móveis. Na verdade, de acordo com os dados mais recentes disponíveis do U.S. Census Bureau, mais de um em três (35%) dos participantes da força de trabalho americana são da geração Y.
Geralmente, as empresas tentam administrar o ciclo de vida do colaborador sem nenhum auxílio de software de recrutamento. Eles acabam gastando quantidades inadequadas de tempo em tarefas manuais que o recrutamento de software pode automatizar. A equipe deve compor e publicar manualmente as descrições de cargos em sites de contratação e quadros de cargos, plataformas sociais corporativas (como LinkedIn); interagir manualmente com os candidatos (pense em e-mails individuais) e agendar entrevistas um a um, juntamente com a preparação e realização de questionários de triagem.
Assim que os candidatos entram no sistema, a equipe consegue migrar as pessoas pelo fluxo manualmente, acompanhar os KPIs, sem o auxílio de recursos de métricas e análises. Essa abordagem retorna dados não confiáveis, além de consumir muito tempo. Após o candidato ser contratado, o processo de integração começa. Todos os profissionais de RH afirmarão que este é um passo importante que requer uma preparação cuidadosa e extensa de documentos.
O software de recrutamento certo pode causar um enorme impacto na eficácia de toda a organização, especialmente quando permite:
Gerenciamento centralizado
O software ajuda você a gerenciar todos os aspectos do processo de recrutamento. Desde a publicação de novas posições nos quadros de empregos e nas mídias sociais até a filtragem de currículos para gerentes de contratação. Isso economiza tempo à medida que oferece uma parada única que coleta dados do candidato em um único local centralizado.
Personalização
O software de recrutamento pode ser personalizado para atender às necessidades específicas da sua empresa. Não há custos adicionais associados à alteração ou à adição de recursos, se necessário. Ao usar esse tipo de tecnologia, você poderá conectar outras soluções ao seu software de recrutamento por meio da integração. Isso significa que tudo, desde entrevistas de seleção de candidatos até a aceitação da oferta, acontece em um único sistema.
Pesquisa qualificada
O uso do software de recrutamento também aumenta a probabilidade de encontrar talentos qualificados com a capacidade de pesquisar palavras-chave nos currículos. Isso é especialmente útil se você estiver avaliando um grande pool de candidatos e não tiver tempo para ler completamente cada aplicativo.
Processo consistente
O software de recrutamento também fornece um processo mais consistente quando se trata de decisões de contratação. Os membros da equipe têm acesso apropriado, podem fazer logon a qualquer momento e todos aderem a um conjunto de padrões de contratação com facilidade.
Automatização
Esses programas simplificam tudo, desde sistemas de rastreamento de candidatos sem papel até automação de ofertas de emprego, comunicação de candidatos (e-mails e textos), avaliações baseadas em IA, triagem e criação de ofertas. A automatização dessas tarefas não só ajuda a agilizar o processo, como também as torna menos propensas a erros.
Há uma quantidade incrível de software no mercado hoje. É por isso que ajuda se você tiver uma ideia clara sobre as necessidades da sua empresa antes mesmo de considerar qual sistema pode funcionar.
A maior consideração das empresas ao escolher uma ferramenta de contratação é garantir que ela se alinhe às suas necessidades e estratégia de contratação. Por exemplo, se a sua empresa está focada na diversidade e inclusão (D&I) em seus esforços de contratação, seria aconselhável investigar se a solução de software fornece ferramentas que ajudam a apoiar decisões de recrutamento sem viés.
Outros recursos a serem considerados ao avaliar as soluções de software de recrutamento incluem:
Tipos de colaboradores
As empresas hoje são formadas por uma variedade de trabalhadores: contratados independentes, de período integral, de meio período, de contingentes e muito mais. Alguns tipos de software de recrutamento oferecem flexibilidade e permitem que as empresas adaptem o processo de seleção de candidatos a tipos de contratação específicos.
Adicione novos colaboradores
A principal função do software de recrutamento é converter novos candidatos em futuros colaboradores. Algumas soluções vão além disso e permitem que as empresas reatribuam os talentos existentes a novas funções. Isso geralmente requer visibilidade das experiências, aspirações e dos conjuntos de habilidades existentes dos funcionários que eles possuem.
Como requalificar e aprimorar oportunidades
Quando as organizações retêm funcionários, elas economizam dinheiro. De acordo com LinkedIn, a mobilidade interna subiu 20% no ano passado. Alguns softwares de recrutamento oferecem a capacidade de destacar esses indivíduos e mostrar a relevância, novas funções para as quais poderiam se mover.
Tendências atuais
Como no exemplo acima, algumas soluções de recrutamento respondem mais às necessidades atuais e modernas do que outras. Simplificar os processos é uma grande questão: os candidatos podem se inscrever sem criar uma conta; os modelos facilitam para os usuários de negócios criarem uma presença mais moderna na web; ferramentas incorporadas permitem segmentar grupos de interesse de candidatos muito específicos não apenas para preencher posições atuais, mas também criar um pipeline de talentos. Isso tudo é só uma parte da experiência do candidato.
Personalização
Nem todos na organização que usam o software de recrutamento precisam ter acesso aos mesmos recursos. Algumas soluções oferecem a capacidade dos usuários de ver as ações mais comuns e fazer relevantes apenas para sua função específica.
Sistemas de parceiros
O processo de contratação requer várias etapas, muitas das quais não são possíveis de realizar apenas com software de recrutamento. A triagem de medicamentos, as verificações de antecedentes e as entrevistas em vídeo geralmente requerem ferramentas de organizações terceiras. É importante que o software de recrutamento possa ser facilmente integrado a ferramentas adicionais.
Conexão com toda a empresa
Uma solução de software de recrutamento que conecta toda a empresa permite o acesso à totalidade dos dados organizacionais para tirar melhores conclusões; o ciclo de vida completo dos funcionários reside em um só lugar, fornecendo uma experiência consistente, sem a necessidade de integração para fazer isso acontecer.
Machine learning e inteligência artificial
O machine learning e a inteligência artificial ajudam a orientar o processo de recrutamento, começando com a avaliação de candidatos, automatizando fluxos de trabalho, prevendo resultados (por exemplo, velocidade de contratação, aceitação da oferta) e aprimorando a experiência do candidato (com assistentes digitais, recomendações de emprego para candidatos, personalização e triagem). Isso economiza tempo para os recrutadores, leva a melhores decisões de contratação e dá uma impressão positiva aos candidatos.