O Que é Software de Recrutamento?
O Que é Software de Recrutamento?
O software de recrutamento oferece um sistema computadorizado que auxilia os gerentes de contratação e o departamento pessoal na administração do ciclo de vida do colaborador dentro da empresa, desde a atração de talentos até a contratação. Ele também ajuda na identificação de excelentes candidatos e no período de integração dos novos colaboradores.
O software de recrutamento geralmente é conhecido como sistema de rastreamento de candidatos (ATS Application Tracking System), mas à medida que a tecnologia evoluiu, essa categorização não está mais correta. Embora seja importante, um ATS é uma parte do software que, por sua vez, é muito mais abrangente. A transformação digital impactou profundamente a área de recrutamento e seleção, tornando esse sistema uma ferramenta essencial.
Benefícios do Software de Recrutamento
O software de recrutamento é uma ótima maneira de as empresas padronizarem e agilizarem o processo de recrutamento e seleção. Ele pode economizar tempo e dinheiro das organizações de gestão de RH ao recrutar os melhores candidatos para vagas de emprego. O sistema de gestão de RH se beneficia enormemente da automação proporcionada pela aplicação.
O software de recrutamento oferece uma solução para desafios muito reais e geralmente caros. São eles:
Produtividade e eficiência
Com a ajuda do software, o processo de contratação se torna otimizado, permitindo que gerentes de contratação e usuários de RH façam mais rápido. Processar, examinar e organizar candidatos, bem como analisar currículos, acontece com facilidade - ainda mais quando a inteligência artificial (IA) é incorporada à solução. A otimização de processos é um dos principais benefícios, permitindo melhoria em todas as etapas.
Fonte única de dados
A conformidade é fundamental para lidar com candidatos - antes e depois da contratação. Para alguns setores, a conformidade além de ser necessária, ela é monitorada. O software de recrutamento cria registros centralizados, garantindo uma única fonte de dados. Durante o processo de contratação, tanto os colegas, quanto as partes interessadas podem colaborar sem problemas uns com os outros em relação aos candidatos, sem se preocupar com informações e feedback incompletos ou incorretos.
Experiência do candidato
Quando você considera que 63% das pessoas em busca de uma oportunidade podem recusar uma oferta devido a uma situação ruim durante o processo, se torna essencial que essas pessoas tenham uma experiência do candidato positiva sempre que forem interagir com a sua marca. O software de recrutamento pode ajudar removendo o esforço de hospedagem manual de vagas, postando vagas em murais e sites de mídia, criando cargos a partir de elementos de dados comuns, solicitando referências, comunicações de profissionais e criando campanhas direcionadas.
Processo de integração
Um processo de integração simplificado permite que os colaboradores comecem em sua função imediatamente. Aproveite as informações que ficavam isoladas em determinados setores do RH. Use os dados sobre remuneração para melhorar as ofertas aos candidatos.
Software de recrutamento e sistema de rastreamento de candidatos (ATS) - Qual é a diferença?
O ATS surgiu como um repositório para currículos de papel que foram digitalizados. Conforme a tecnologia evoluiu, o sistema se transformou em um banco de dados projetado para manter as informações dos candidatos em um só lugar e rastrear a situação de cada um deles, por exemplo, determinando o ponto que algum candidato no processo de contratação e onde ele se encontra dentro do fluxo de trabalho da contratação.
Em outras palavras, o ATS engloba um software de recrutamento e seleção que acelera o processo de contratação, incluindo a classificação e gerenciamento de candidatos; publicação de vagas, avaliação dos currículos, e análise e pré-seleção dos profissionais. Novamente, essas funções são importantes, porém se limitam a apenas uma pequena porção da experiência do candidato. Por outro lado, o gerenciamento dos talentos está aqui e agora. Também é importante observar que quase todos os softwares de recrutamento incluirão um ATS. No entanto, o software geralmente inclui muitos outros recursos que aumentam a sua funcionalidade. Otimizar processos com um application tracking system é fundamental.
O software de recrutamento foca em cada passo da contratação. Recursos como e-mail marketing, ferramentas de design de site e recursos para dispositivos móveis estão incluídos e são exemplos que vão além do gerenciamento direto de candidatos e do processo de entrevista. O objetivo maior do software é oferecer interações positivas aos profissionais, ao passo que constrói um pool de talentos viável e desejável para a empresa. A gestão de talentos é a chave para o sucesso.
Quem usa Software de Recrutamento?
Empresas de todos os portes podem usar um software de recrutamento, pois eles são projetados para garantir o sucesso no processo de contratação. De acordo com a Jobscan, mais de 98% das empresas listadas no Fortune 500 usam um software de recrutamento. No entanto, ele não serve apenas para grandes empresas e organizações em geral, tampouco para setores e nichos específicos. Como qualquer profissional de RH sabe, encontrar, contratar e integrar candidatos de qualidade pode ser um processo longo, demorado e desafiador.
O software de recrutamento fornece aos usuários todas as ferramentas necessárias para contratar novos colaboradores em larga escala: gerenciamento de tarefas, recrutamento social, relações públicas, CRM, cobrança e integração. Esse é o motivo pelo qual as empresas de todos os portes, setores e nichos podem usar o software de recrutamento em vez de apenas um ATS. De fato, a Capterra constatou em sua pesquisa que 94% dos recrutadores e profissionais de contratação dizem que o uso de um software de recrutamento impactou positivamente seu processo seletivo.
Dentro de empresas maiores, as funções que usam e se beneficiam do software de recrutamento incluem CHRO, VP de RH, VP de Aquisição de Talentos e Gerentes de Contratação; dentro de empresas menores, os próprios proprietários usarão o software. Em setores com requisitos restritos de contratação, como o varejo e saúde, os recrutadores e gerentes de contratação podem e devem usá-lo. O sistema para RH também é fundamental para a eficiência.
Em quais Desafios o Software de Recrutamento pode ajudar?
O mundo do recrutamento está em constante evolução e passou por mudanças drásticas, em especial nesses últimos dois anos com interrupções sem precedentes e o boom no trabalho remoto. A única coisa que não mudou foi a busca incansável por grandes talentos. De acordo com uma pesquisa conduzida pelo ManpowerGroup em 2021, a falta de talentos nos Estados Unidos da América aumentou a taxa histórica de 69% de recrutadores que enfrentam dificuldades em preencher as vagas. Essa é a porcentagem mais alta já registrada em mais de uma década.
Os talentos são os ativos mais importantes para o sucesso de uma empresa. Enquanto as empresas ainda estão percebendo isso, elas ainda precisam encarar o desafio de atrair os mais variados tipos e perfis de candidatos necessários para alcançar o sucesso almejado. Eles também lutam para reter grandes colaboradores - os mesmos que também são atraídos para outras empresas, incluindo para a concorrência.
Algumas empresas lidam com problema de engajar os candidatos de forma a manter contato constante com eles. No passado, isso não era um problema. As empresas não tinham dificuldades em atrair talentos. Mas hoje, o poder de escolha está nas mãos deles. O LinkedIn descobriu que 75% dos profissionais pesquisarão a reputação de uma empresa antes de se candidatarem a uma vaga de emprego (PDF). Em sites como o Glassdoor que contam o lado bom e ruim de qualquer empresa, os candidatos podem determinar rapidamente se uma organização é a que desejam seguir, mesmo que essa decisão seja baseada no que os outros experimentaram.
As empresas sofrem uma grande pressão para se posicionarem de forma atrativa. A forma que uma empresa aparece online, a qualidade do processo de inscrição, as preferências de comunicação (alguns candidatos preferem mensagens de texto em vez de e-mails), todos esses fatores entram em jogo na hora de atrair os melhores talentos. Isso é especialmente verdadeiro para as gerações mais jovens que esperam uma experiência do candidato atraente e amigável para dispositivos móveis. Na verdade, de acordo com os dados mais recentes disponíveis do U.S. Census Bureau, mais de um em três (35%) dos participantes do mercado de trabalho americano são da geração Y.
Geralmente, as empresas tentam administrar o ciclo de vida do colaborador sem nenhum auxílio de software de recrutamento. Eles acabam gastando quantidades inadequadas de tempo em tarefas manuais que o sistema pode automatizar. A equipe deve compor e publicar manualmente as descrições de cargos em sites de contratação e quadros de cargos, plataformas sociais corporativas (como LinkedIn); interagir manualmente com os candidatos (pense em e-mails individuais) e agendar entrevistas um a um, juntamente com a preparação e realização de questionários de triagem.
Assim que os candidatos entram no sistema, a equipe consegue migrar as pessoas pelo fluxo manualmente, acompanhar os KPIs, sem o auxílio de recursos de métricas e análises. Essa abordagem retorna dados não confiáveis, além de consumir muito tempo. Após o candidato ser contratado, o processo de integração começa. Todos os profissionais de RH afirmarão que este é um passo importante que requer uma preparação cuidadosa e extensa de documentos. A automação dos sistemas de RH é crucial.
O Melhor Software de Recrutamento: Benefícios para Recrutadores e Candidatos
O software de recrutamento certo pode causar um enorme impacto na eficácia de toda a organização, especialmente quando permite:
Gerenciamento centralizado
O software de recrutamento ajuda você a gerenciar todos os aspectos do processo de recrutamento e seleção. Desde a publicação de novas posições nos quadros de empregos e nas mídias sociais até a filtragem de currículos para gerentes de contratação. Isso economiza tempo à medida que oferece uma parada única que coleta dados do candidato em um único local centralizado.
Personalização
A aplicação pode ser personalizada para atender às necessidades específicas da sua empresa. Não há custos adicionais associados à alteração ou à adição de recursos, se necessário. Ao usar esse tipo de tecnologia, você poderá conectar outras soluções ao seu software de recrutamento por meio da integração. Isso significa que tudo, desde entrevistas de seleção de candidatos até a aceitação da oferta, acontece em um único sistema.
Pesquisa qualificada
O uso dessa tecnologia também aumenta a probabilidade de encontrar talentos qualificados com a capacidade de pesquisar palavras-chave nos currículos. Isso é especialmente útil se você estiver avaliando um grande pool de candidatos e não tiver tempo para ler completamente cada aplicativo.
Processo consistente
O software de recrutamento também fornece um processo mais consistente quando se trata de decisões de contratação. Os membros da equipe têm acesso apropriado, podem fazer login a qualquer momento e todos aderem a um conjunto de padrões de contratação com facilidade.
Automatização
Esses programas simplificam tudo, desde sistemas de rastreamento de candidatos sem papel até automação de ofertas de emprego, comunicação de candidatos (e-mails e textos), avaliações baseadas em IA, triagem e criação de ofertas. A automação dessas tarefas não só ajuda a agilizar o processo, como também as torna menos propensas a erros.
Quais são as principais considerações ao escolher software de recrutamento?
Há uma quantidade incrível de softwares no mercado hoje. É por isso que ajuda se você tiver uma ideia clara sobre as necessidades da sua empresa antes mesmo de considerar qual sistema pode funcionar.
A maior consideração das empresas ao escolher uma ferramenta de recrutamento é garantir que ela se alinhe às suas necessidades e estratégia de contratação. Por exemplo, se a sua empresa está focada na diversidade e inclusão (D&I) em seus esforços de contratação, seria aconselhável investigar se a solução fornece ferramentas que ajudam a apoiar decisões de recrutamento sem viés.
Outros recursos a serem considerados ao avaliar as soluções recrutamento incluem:
Tipos de colaboradores
As empresas hoje são formadas por uma variedade de funcionários — contratados independentes, de período integral, de meio período, temporários e muito mais. Alguns tipos de software oferecem flexibilidade e permitem que as empresas adaptem o processo de seleção de candidatos a tipos de contratação específicos.
Adicione novos colaboradores
A principal função do sistema é converter novos candidatos em futuros colaboradores. Algumas soluções vão além disso e permitem que as empresas reatribuam os talentos existentes a novas funções. Isso geralmente requer visibilidade das experiências, aspirações e dos conjuntos de habilidades existentes dos funcionários que eles possuem.
Como requalificar e aprimorar oportunidades
Quando as organizações retêm funcionários, elas economizam dinheiro. De acordo com LinkedIn, a mobilidade interna subiu 20% no ano passado. Alguns softwares de recrutamento oferecem a capacidade de destacar esses indivíduos e mostrar a relevância, novas funções para as quais poderiam se mover.
Tendências atuais
Como no exemplo acima, algumas soluções de recrutamento respondem mais às necessidades atuais e modernas do que outras. Simplificar os processos de RH é uma grande questão: os candidatos podem se inscrever sem criar uma conta; os modelos facilitam para os usuários de negócios criarem uma presença mais moderna na web; ferramentas de recrutamento incorporadas permitem segmentar grupos de interesse de candidatos muito específicos, não apenas para preencher posições atuais, mas também criar um pipeline de talentos. Isso tudo é só uma parte da experiência do candidato.
Personalização
Nem todos na organização que usam o sistema precisam ter acesso aos mesmos recursos. Algumas soluções oferecem a capacidade dos usuários de ver as ações mais comuns e fazer relevantes apenas para sua função específica.
Sistemas de parceiros
O processo de contratação requer várias etapas, muitas das quais não são possíveis de realizar apenas com software de recrutamento. A triagem de medicamentos, as verificações de antecedentes e as entrevistas em vídeo geralmente requerem ferramentas de organizações terceiras. É importante que o sistema possa ser facilmente integrado a ferramentas adicionais.
Conexão com toda a empresa
Uma solução que conecta toda a empresa permite o acesso à totalidade dos dados organizacionais para tirar melhores conclusões; o ciclo de vida completo dos funcionários reside em um só lugar, fornecendo uma experiência consistente, sem a necessidade de integração para fazer isso acontecer.
Machine learning e inteligência artificial
Ajudam a orientar o processo de recrutamento, começando com a avaliação de candidatos, automatizando fluxos de trabalho, prevendo resultados (por exemplo, velocidade de contratação, aceitação da oferta) e aprimorando a experiência do candidato (com assistentes digitais, recomendações de emprego, personalização e triagem). Isso economiza tempo para os recrutadores, leva à melhores decisões de contratação e dá uma impressão positiva aos candidatos. A gestão de talentos se beneficia da inteligência artificial.