מהו ניהול כספים? מדריך מומחה

לין סמפסון | אסטרטגית תוכן ERP | ינואר 2023

כאשר רוב האנשים חושבים על ניהול כספים, לרוב הם חושבים על ניהול חשבונות הבנק שלהם: תשלום שכר הדירה או המשכנתא, תשלום חשבונות שירות, קניית מצרכים, אולי אפילו תכנון תקציב חודשי. אבל ניהול כספים עבור עסקים הוא עניין הרבה יותר מורכב. הוא כולל בקרה ומעקב אחר כל הכסף הזורם פנימה והחוצה מהעסק, ונקיטת צעדים במטרה להפוך את החברה לרווחית ובטוחה כלכלית ככל האפשר.

כדי לקבל תמונה ברורה יותר, בואו נפרט לגבי כמה מטרות ופונקציות עיקריות של ניהול כספים.

מהו ניהול כספים?

ניהול כספים הוא שליטה בזרימת הכסף שזורם לתוך הארגון ומחוצה לו. כל עסק צריך למכור מוצרים או שירותים, לשלם הוצאות, לאזן את ספרי החשבונות ולהגיש דוחות מס. ניהול כספים כולל את כל אלה, יחד עם תהליכים מורכבים יותר, כמו תשלום משכורות לעובדים, רכישת אספקה והגשת דוחות לסוכנויות ממשלתיות כדי להראות שהם מצייתים לחוקים ולתקנות החלים. פעולת הפיקוח על כל העסקאות האלה עבור עסק היא מה שאנחנו מתכוונים אליו כאשר אנחנו מדברים על ניהול הכספים של החברה. באופן כללי, ככל שהחברה גדולה יותר, ניהול הכספים נהיה מסובך יותר.

עובדים המתמחים בניהול כספים אחראים על כל הכסף שנכנס אל החברה ויוצא ממנה. בחברות קטנות יותר יהיה רואה חשבון או מנהל חשבונות אחד לפחות שעובד עם הבנק כדי לבצע עסקאות אלה ולעקוב אחר זרימת הכסף. לחברות גדולות יהיו לרוב צוותי כספים שלמים שבראשם עומד סמנכ״ל כספים (CFO), בקר, מנהל כספים או אדם בעל תואר דומה.

התפקיד העיקרי של צוות הכספים הוא לוודא שהחברה שומרת על כושר פירעון ושלעולם לא נגמר לה הכסף הנזיל - אבל זה לא התפקיד היחיד שלהם. הם גם אחראים על טיפול בהלוואות וחובות, איזון ספרי החשבונות, פיקוח על השקעות, גיוס הון סיכון וניהול הנפקות ציבוריות (כלומר מכירת מניות החברה בשוק הפתוח). למעשה, צוות הכספים מגן על המשאבים הפיננסיים של החברה, מפקח ושולט על כל העסקאות, ונוקט צעדים כדי להפוך את החברה לרווחית ככל האפשר.

מילות מפתח

  • הניהול הפיננסי עוסק בניטור, בקרה, הגנה ודיווח על המשאבים הכספיים של החברה.
  • לחברות יש רואי חשבון או צוותי כספים שאחראים על ניהול הכספים שלהן, כולל כל עסקאות הבנק, הלוואות, חובות, השקעות ומקורות מימון אחרים.
  • צוותי הכספים אחראים גם להבטיח שהחברה תעמוד בכל התקנות, תשמור על כושר פירעון, ותהיה רווחית ככל האפשר.

מבינים מהו ניהול כספים

ניהול פיננסי כולל תהליכים עסקיים המתפרסים על פני כל צוות וכל מחלקה בחברה. תחומי האחריות של צוות הכספים כוללים:

  • הפקת חשבוניות וחשבונות חייבים: כסף שהלקוחות משלמים או הבטיחו לשלם לעסק. צוותי כספים אחראים לשליחת חשבוניות ולעיבוד התשלומים בזמן שהם נכנסים. צוותי האיסוף אחראים לבצע מעקב אחר חשבונות שנמצאים באיחור (תהליך זה נעשה לפעמים במיקור חוץ על ידי צדדים שלישיים).
  • זכאים: כסף שהחברה חייבת לספקים ולספקים שלה. צוותי הכספים אחראים לתשלום חשבונות אלה ולתיעוד התשלומים.
  • צוותי כספים העוסקים בעסקאות והתאמות מול הבנק עובדים באופן צמוד עם הבנקים שלהם כדי להבטיח שכל עסקה שמתבצעת בבנק מטופלת כראוי. הם חייבים גם לוודא שהדוחות הבנקאיים תואמים לרשומות שלהם, שנשמרות בספר הראשי ובספרי העזר של החברה. צוות הכספים חייב לבצע מעקב, ולתקן כל אי-התאמה בין הדוחות הבנקאיים לבין ספרי חשבונות - תהליך הידוע בשם 'התאמת חשבון'.
  • סגירת ספרי החשבונות: בתאריך מסוים, החברה תחשב את העסקאות שהתבצעו מתקופה מסוימת כדי שתוכל לבצע התאמות עבור החשבונות שלה ולדווח על מעמדה הכספי. הסגירה, כפי שתהליך זה נקרא, מתרחשת בדרך כלל בסוף חודש, רבעון או שנה.
  • דיווח: חברות חייבות לדווח באופן קבוע על הביצועים הכספיים שלהן, בין אם מדובר במנכ"ל, בדירקטוריון, משקיעים, בעלי מניות או רגולטורים ממשלתיים. צוות הכספים אחראי להבטיח שדוחות אלה יהיו ברורים ומדויקים.
  • מודלים, תכנון ותקצוב של תרחישים: מידול תרחישים מתחיל בהנחות מסוימות לגבי תקופת זמן קרובה, כגון "ברבעון הבא, אנחנו מצפים להכנסות של 10 עד 15 מיליון דולר". צוות הכספים יריץ מספר תרחישי "מה אם" עבור המצבים האפשריים הטובים והגרועים ביותר כדי להעריך כמה כסף יהיה לחברה אם תנאים אלה יתממשו. בהתבסס על מודלים אלה, צוות הכספים יעריך מה הדרך הטובה ביותר להגיב, ויפתח תוכניות, תחזיות ותקציבים בהתאם. לעתים קרובות, צוות הכספים יעבוד עם מחלקות אחרות - כמו מכירות, משאבי אנוש, ניהול פרויקטים או צוותי רכש - כדי לבנות מודלים הכוללים נתונים מתחזיות מכירות, הוצאות על כוח אדם ועלויות מלאי. תהליך זה נקרא תכנון מחובר.
  • משכורות והוצאות: תשלומים אישיים לעובדים הם בדרך כלל תחום האחריות של מחלקת משאבי אנוש. עם זאת, עלויות כוח האדם הכוללות עוברות לצוות הכספים, כך שהם יוכלו להתחשב בהן בתכנון התקציבים והתוכניות שלהם. צוות הכספים אחראי גם להחזרי הוצאות של עובדים, כגון נסיעות וארוחות הקשורות לעבודה.
  • ניהול מזומנים וחיזוי: כשכסף זורם כל הזמן לתוך ומחוץ לעסק, חשוב שצוותי הכספים יסתכלו קדימה. הם חייבים להבטיח שלחברה יהיה מספיק כסף כדי לשמור על כושר פירעון לקראת הרבעון הבא, השנה הבאה - ואפילו שלוש עד חמש השנים הבאות. ברוב החברות, חיזוי המזומנים נעשה בדרך כלל פעם בחודש.
  • אסטרטגיות מס: כל חברה חייבת להגיש מסים, וכמו כולנו, היא רוצה לנצל כמה שיותר ניכויים כדי להימנע מתשלום יתר. יש צוותים פיננסיים שיש להם מומחי מס שמנהלים זאת. אלה שאין להם, יפנו לעתים קרובות למיקור חוץ של המשימה הזאת בעזרת שירותים של חברה של רואי חשבון.
  • סיכונים ותאימות ללכל עסק ישנם סיכונים פיננסיים,  החל משיעורי הריבית וכלה במגפות עולמיות. צוות הכספים אחראי לנהל סיכונים כאלה ולהפחית את החשיפה של החברה אליהם ככל האפשר. הם גם חייבים לוודא שהחברה עומדת בכללים ובתקנות שנקבעו על ידי ממשלות, רגולטורים וגורמי שיפוט אחרים כדי לשמור על תאימות ולהימנע מקנסות כבדים.
המדריך המודרני ל-ERP

המדריך המלא שלכם ל-ERP מודרני

גלו כיצד להגדיר פתרון ERP מודרני וכיצד ERP בענן מקדם את הגמישות והחדשנות של העסק.

מדוע ניהול כספים הוא דבר חשוב?

5 שיטות עבודה מומלצות שיעזרו לכם להפוך את הסגירה הפיננסית שלכם לאוטומטית

סגירה פיננסית אוטומטית ומקושרת היא קריטית עבור דיווח מדויק ומהיר למקבלי החלטות. הנה הדרך בה תוכלו להתחיל - ולעשות את זה נכון.

ניהול כספים הוא דבר חשוב כי הוא שומר על עושר הפירעון של החברה. המטרה הבסיסית ביותר שלו היא להבטיח שהעסק לא יגיע לפשיטת רגל. ניהול כספים עוסק בסוגיות הקריטיות ביותר שעסק יכול להתמודד איתן, כגון אובדן הכנסה (כפי שקרה במגפת COVID-19), אסונות טבע, שביתות, מלחמות וכן הלאה.

מעבר להישרדות בסיסית, ניהול כספים טוב - ותוכנת ניהול כספים טובה - יכולים לסייע לחברה לצמוח ולשגשג. לצוותי הכספים יש כלים רבים שבהם הם יכולים להשתמש במסגרת העסק כדי לסייע לקדם את צמיחתו. בתנאי שוק טובים, עם כלכלה צומחת ושערי ריבית נמוכים, צוותי כספים יכולים ללוות כסף מבנקים, לגייס כספים ממשקיעי הון סיכון, או להפוך את החברה לציבורית (כלומר למכור מניות בשוק המניות). החברה יכולה להשקיע את הכספים הללו עבור צמיחתה על ידי פתיחת אתרים חדשים, התרחבות לטריטוריות אחרות, שדרוג ציוד וכן הלאה. כאשר תנאי השוק הם פחות נוחים - לדוגמה, במהלך מיתון - טקטיקות ניהול הכספים עשויות לכלול קיצוץ בעלויות על ידי פיטורי עובדים או סגירת אתרים שאינם רווחיים.

שיפור הרווחיות הוא חלק חשוב בניהול כספים. צוותי כספים עובדים לעתים קרובות עם צוותי מכירות ושיווק כדי להגדיר מחירים עבור המוצרים או השירותים של החברה. הם חייבים להשיג איזון כדי לקבוע את המחירים הנכונים. אם המחירים גבוהים מדי, הלקוחות יכולים לרוץ למתחרים המציעים מחירים זולים יותר; אם המחירים נמוכים מדי, ייתכן שהחברה לא תביא מספיק הכנסות כדי לכסות הוצאות. באותו אופן, השליטה בעלויות היא גם אחד מתחומי האחריות המרכזיים של צוות הכספים, בין אם מדובר בעובדים, השכרה, חשמל, חומרי גלם או הוצאות משלוח.

דיווח הוא חלק מרכזי בניהול כספים יעיל. סמנכ"ל הכספים ומנהלים נוספים בעסק רוצים לדעת עד כמה ביצועי החברה טובים כדי שיוכלו לקבל את ההחלטות הטובות ביותר עבור בריאות העסק. הם רוצים לדעת שהעסק עומד בביצועים שנקבעו בתכנית, ושהוא מספק תשואה טובה למשקיעים של החברה. ניהול כספים טוב חשוב כי הוא עוזר לחברה לעמוד ביעדים אלה - או אפילו לעקוף אותם.

המטרות של ניהול כספים בעסקים

לצוותי הכספים יש מטרות רבות בכל הנוגע לניהול כספים. מטרותיהם העיקריות כוללות:

1. שמירה על כושר הפירעון של החברה על ידי כך שהם מונעים מצב של פשיטת רגל ומוודאים שלעסק יש מספיק כסף כדי להמשיך לפעול.

2. הגדלת הרווחיות על-ידי הגדרת המחיר הנכון עבור מוצרים ושירותים קיימים, הפסקת מוצרים ושירותים שאינם רווחיים והערכת הרווח הפוטנציאלי של מוצרים ושירותים חדשים.

הפכו את העולם למקום טוב יותר עם Oracle Cloud EPM עבור ESG (1:49)

3. צמצום עלויות על-ידי ניטור הוצאות וחיפוש דרכים להפחתת התקורה.

4. הבטחת תשואה טובה על ההשקעה (ROI) עבור משקיעי הון סיכון, בעלי מניות ומשקיעים אחרים.

5. העלאת הון על ידי משיכת השקעות נוספות באמצעות תשואה חיובית על ההשקעה.

6. תחזית מזומנים כדי לוודא שלארגון יש מספיק מזומנים - לא רק כדי לתפקד, אלא גם כדי להשקיע בצמיחה.

7. צמצום סיכונים והימנעות מקנסות על-ידי הבטחת עמידת החברה בתקנות המתאימות. באופן הולך וגובר, דבר זה כולל תכנון ודיווח בתחום הסביבה, החברה והממשל (ESG).

פונקציות ניהול כספים

בחברות קטנות יותר, אדם אחד או צוות קטן יכולים לבצע את כל תפקידי ניהול הכספים של העסק. לחברות גדולות יותר יש בדרך כלל צוותים האחראים על פונקציות ספציפיות. אלה כוללים:

1. חשבונאות

תחום זה כולל מעקב, רישום והתאמה של כל התנועות הכספיות בתוך החברה. צוות החשבונאות מנוהל לעתים קרובות על-ידי בקר או מנהל חשבונות ראשי, בסיוע תוכנת הנהלת חשבונות. לעתים קרובות הם משתמשים במערכות ERP בענן - במיוחד במערכות פיננסיות - כדי לבצע, לתעד ולדווח על כספי החברה. צוות החשבונאות הינו אחראי גם להתאמת חשבונות ולסגירת ספרי החשבונות (ראו לעיל).

2. ניהול פרויקטים

פרויקטים הם מקור עיקרי להכנסה ולהוצאות, במיוחד עבור שירותים מקצועיים, כגון מהנדסים, עורכי דין ויועצים. צוותי כספים אחראים על הקצאת תקציב לכל פרויקט ועל פיקוח על ההכנסות שכל פרויקט מקבל.

3. רכש

בדרך כלל הוא מחולק לשתי קטגוריות:

  • רכש ישיר כולל את החלקים וחומרי הגלם המשמשים לייצור מוצרי החברה. בדרך כלל, רכש ישיר נמצא תחת פיקוח של צוותי שרשרת אספקה ו/או תפעול שמנהלים ועובדים עם ספקים באמצעות מערכת רכש. המעקב אחר חלקים, חומרי גלם ומוצרים מוגמרים נעשה באמצעות מערכת ניהול מלאי. העובדה שמערכות אלה מחוברות זו לזו הופכת פעולות תפעול, בקרה ופיקוח על ספקים ועל מלאי לקלות הרבה יותר.
  • רכש עקיף מתייחס לאספקות שלא נכנסות למוצרים ולשירותים של חברה אך משמשות לפעולות יומיומיות. אלה עשויות לכלול פריטים כגון ריהוט משרדי, מחשבים ניידים ומכשירי כתיבה. צוות הכספים מאשר ומבצע מעקב אחר רכישות אלו באמצעות מערכת רכש.

4. תכנון וניתוח כספים (FP&A)

בחברות גדולות, זה לפעמים צוות נפרד בתוך מחלקת הכספים. מומחי FP&A אחראים למידול תרחישים פוטנציאליים וחיזוי התוצאות הסבירות עבור המצבים הטובים ביותר והגרועים ביותר שיכולים להתממש. הם משתמשים בתחזיות אלה כדי לפתח תוכניות כספיות ותקציבים עבור הרבעון או השנה הבאים. מומחי FP&A עובדים לעתים קרובות בשיתוף פעולה צמוד עם חלקים אחרים של העסק כדי לפתח תחזיות ותקציבים, כולל תוכניות מכירות, תוכניות כוח אדם ותוכניות תפעוליות. תהליך זה נקרא תכנון מחובר.

5. מסים

כל חברה חייבת להגיש דוחות מסים, אבל הדבר נעשה מסובך במיוחד עבור חברות גדולות שצריכות להגיש דוחות אלה במדינות שונות. בחברות כאלה לעתים קרובות יש צוותי מס ייעודיים שמשתמשים בתוכנה לדיווח מס בכל מדינה בנפרד, ולדיווחים נוספים.

6. גזברות

מחלקת הגזברות אחראית על מעקב וניהול נכסים הוניים, חובות, הלוואות ומזומנים בבנק. מחלקת הגזברות מייעצת לסמנכ"ל הכספים כמה כסף זמין עבור דברים כגון השקעות הון (לדוגמה, רכישות ציוד גדולות) או מיזוגים ורכישות (M&A). הם גם אחראים על מבנה ההון של החברה (ראו להלן).

7. סיכון ותאימות

פונקציה זו מנהלת בקרות עבור סיכונים כספיים - החל מביקורות וכלה באסונות טבע - ומפחיתה ככל האפשר את חשיפת החברה לסיכונים כאלה. הם גם חייבים לוודא שהחברה עומדת בכללים ובתקנות שנקבעו על ידי ממשלות, רגולטורים וגורמי שיפוט אחרים כדי לשמור על תאימות ולהימנע מקנסות כבדים.

סוגי ניהול כספים

באופן כללי, ניהול פיננסי מחולק לסוגים הבאים:

ניהול הון חוזר

סוג זה מתמקד בעיקר בתפעול יומיומי, כמו לוודא שיש מספיק כסף כדי לשלם לעובדים או לקנות חומרי גלם, הון חוזר כולל דברים כגון מזומן בקופה, מלאי זמין או נכסים אחרים שניתן למכור במהירות כדי לגייס כסף אם מתעוררות בעיות קריטיות.

ניהול מחזור הכנסות

סוג זה עוסק בהכנסה שחברה מרוויחה לאורך זמן על ידי מכירת הסחורות והשירותים שלה. באופן הולך וגובר, ככל שיותר חברות מתקדמות לקראת מכירת כל דבר "כשירות", ההכנסות חייבות להיות מוכרות בתקופה החודשית או הרבעונית שבה הן התקבלו, ולא בבת אחת בזמן המכירה. מחזור ההכנסה הפרוס הזה מוכר כהכנסה חוזרת חודשית או MRR.

תקצוב הון

תחום ניהול כספים זה עוסק בזיהוי של מה שהחברה צריכה מבחינה כלכלית כדי להשיג את מטרותיה לטווח קצר וארוך. מנהלי כספים משתמשים בתקצוב הון כדי להעריך את רווחיות ההשקעות ו/או הפרויקטים כדי לראות אם הם מוסיפים ערך לעסק.

מבנה הון

מבנה ההון הוא שילוב של החוב וההון המשמש למימון פעולות החברה, רכישות, השקעות וצמיחה. מבנה ההון של החברה מועבר בדרך כלל ביחס הון עצמי להתחייבויות.

נהלו את נתוני הכספים שלכם עם Oracle

ללא תוכנה לניהול כספים, לארגונים יהיה קשה לשרוד. ככל שהחברה שלכם צומחת, ניהול הכספים נהיה מסובך יותר - ואתם תצטרכו תוכנה לניהול כספים שיכולה לעשות יותר מאשר חשבונאות בסיסית. מערכות ניהול כספים מתקדמות יכולות לסייע לכם לא רק לנהל את זרימת הכספים - אלא גם מסייעות לכם למטב את הרווחיות, לקבוע התחייבויות מס, להפחית את הסיכון, לשמור על תאימות, לשפר את ניהול ההכנסות ועוד. עם מערכת תכנון המשאבים הארגוניים (ERP) הנכונה, תהיו מוכנים לכל מצב.

שאלות נפוצות בנושא ניהול כספים

מה המשמעות של ניהול כספים?
ניהול כספים מתייחס לניהול הכספים של החברה, כולל כל הכסף שמגיע לעסק, כל הכסף שיוצא ממנו, וכל המזומנים או הנכסים בעתודה.

מה התפקיד של ניהול כספים?
התפקיד הבסיסי ביותר של ניהול כספים הוא לשמור על כושר הפירעון של החברה. מעבר לכך, ניהול כספים טוב יכול לעזור לחברה לצמוח ולשגשג.

מהי דוגמא לניהול כספים?
דוגמה לניהול כספים היא למשל כאשר צוות ניהול כספים קובע כמה כסף החברה צריכה ללוות כדי להשקיע במפעל חדש, בקו מוצרים או בשירות חדש.

ראו כיצד Oracle Cloud ERP מספק לכם את הגמישות לאמץ מודלים עסקיים ותהליכים חדשים במהירות, עוזר לכם להפחית עלויות, לחדד תחזיות ולפתח חידושים מהר יותר.