19 funzionalità chiave dell'ERP
Natalie Gagliordi | Content Strategist | 13 maggio 2024
I software di enterprise resource planning (ERP) sono uno dei capisaldi dello stack tecnologico aziendale di un business, e supportano funzioni strategiche per contabilità, gestione del flusso di cassa, reporting finanziario, gestione del rischio, procurement, operations, analytics dei dati e altri elementi essenziali del mondo del business. I sistemi ERP generalmente sono stati progettati per gestire i processi aziendali di base in vari dipartimenti, come finance, human resources, supply chain e manufacturing. Le funzionalità incluse in una suite di software ERP varieranno almeno in parte a seconda del provider, ma ci sono elementi comuni e funzioni chiave che tendono ad esistere nella maggior parte delle versioni dei software ERP.
Quali sono le funzionalità dell'ERP?
Le funzionalità dell'ERP sono le capacità e le funzioni incluse in una suite di software ERP, come procurement, finance e contabilità, gestione degli ordini, supply chain management, analytics e reporting. Customer relationship management e human resources talvolta sono incluse come parte di una suite di software ERP. Queste funzionalità hanno lo scopo, fra i tantissimi vantaggi, di aiutare le aziende ad automatizzare le attività, migliorare gli insight, ridurre i costi operativi, aumentare l'efficienza, ridurre i rischi e migliorare i flussi di lavoro.
Concetti chiave
- Il software ERP è progettato per eseguire e automatizzare i processi aziendali di base in più dipartimenti, permettendo operations più efficienti, fornendo alle persone informazioni più tempestive e complete e aiutando i leader a prendere decisioni più informate.
- I sistemi ERP includono funzionalità che coprono molte aree di un'azienda, tra cui finance, contabilità, procurement, project management e human resources.
- Sebbene i sistemi ERP coprano un'ampia gamma di funzionalità, spesso hanno bisogno di essere integrati con software specializzati per funzionalità più avanzate per analytics, marketing, vendite, customer relationship management e altri importanti processi di business.
19 funzionalità chiave dei sistemi ERP
Le funzionalità ERP variano da sistema a sistema, ma in generale includono una vasta gamma di funzioni finanziarie e operative che supportano attività comuni che le aziende devono svolgere. Ecco alcune funzionalità ERP comuni da tenere a mente quando si cerca il sistema giusto per la propria azienda.
1. Gestione finanziaria
Gestione finanziaria è un termine generico che comprende tutte le funzioni che consentono a una piattaforma software di qualificarsi come sistema ERP. Sono incluse tutte le funzioni contabili standard, ad esempio contabilità fornitori e spese, contabilità clienti e gestione di cassa, riconoscimento dei ricavi e, talvolta, funzionalità più specializzate, tra cui definizione dei budget e previsione o gestione di asset e leasing. Insieme, queste funzioni aiutano le aziende a gestire centralmente tutti i processi e le attività finanziarie.
2. Contabilità
Le funzioni di contabilità di un sistema ERP sono simili a quelle presenti nei software di contabilità standalone, con, ad esempio, strumenti per la contabilità generale, i flussi di cassa, la contabilità clienti e fornitori e la gestione di spese e fatture. Il vantaggio di utilizzare un sistema ERP per i processi di contabilità è che può estrarre i dati da diversi sistemi di origine, sintetizzarli e quindi memorizzarli in un repository centrale dove possono essere utilizzati per il reporting, gli analytics e altre importanti funzioni finanziarie. Semplifica il collegamento delle informazioni finanziarie ai processi operativi per migliorare il processo decisionale.
3. Elaborazione degli ordini
L'elaborazione degli ordini è un flusso di lavoro per prendere gli ordini dai clienti ed evaderli, consentendo alle aziende di gestire il ciclo di vita degli ordini di acquisto, dall'acquisizione iniziale degli ordini fino alla fatturazione, alla consegna e al pagamento. Le funzioni di elaborazione degli ordini nei sistemi ERP semplificano la gestione delle informazioni provenienti da diversi dipartimenti, estraendo le informazioni da più sistemi in base alle esigenze, per fluire in un unico flusso di dati. Ciò permette l'automazione e aiuta a semplificare e rendere più efficiente l'elaborazione degli ordini.
4. Project management
I sistemi ERP spesso includono efficaci funzioni di project management che aiutano le aziende a pianificare, valutare, eseguire e monitorare i progetti dall'ideazione al completamento. Queste funzioni possono includere la possibilità di creare piani di progetto dettagliati, inclusi task, milestone e dipendenze. Altri elementi chiave del project management includono funzionalità per la definizione del budget e il controllo dei costi, la collaborazione e la gestione del rischio, nonché strumenti di analytics per valutare i progressi, identificare i colli di bottiglia e prendere decisioni basate sui dati.
5. Intelligenza artificiale integrata
I sistemi ERP leader stanno inserendo sempre più funzionalità di intelligenza artificiale nel software, affinché l'AI possa essere applicata per automatizzare o accelerare attività finanziarie e operative specifiche. Ad esempio, un chatbot basato sull'intelligenza artificiale potrebbe guidare i dipendenti attraverso il processo di invio di una nota spese tramite smartphone, consentendo loro di scattare una foto della ricevuta o dei dettagli del testo in una chat. Le funzionalità di intelligenza artificiale generativa possono essere applicate all'interno dell'ERP per eseguire operazioni quali la creazione di descrizioni che aiutano a riepilogare i report finanziari.
6. Dati in tempo reale
I dati in tempo reale in un sistema ERP sono un fattore chiave per individuare le mutevoli condizioni di business, rivalutare le strategie e prendere decisioni più informate per rispondere rapidamente alle esigenze del mercato. Quando le aziende operano con sistemi eterogenei e vecchi, ci vuole molto lavoro manuale per estrarre i dati da ogni sistema e renderli utilizzabili in tutta l'azienda. Ciò solleva preoccupazioni circa l'integrità e l'affidabilità dei dati, perché quando questi vengono poi inseriti in un report, i leader aziendali potrebbero prendere decisioni estremamente importanti sulla base di dati obsoleti o imprecisi. I sistemi ERP che supportano e facilitano i dati in tempo reale consentono alle aziende di accedere alle informazioni attuali da tutta l'azienda, come livelli di magazzino, carenze di cassa, performance di vendita, costi di input e altre informazioni finanziarie.
7. Automazione
I sistemi ERP automatizzano molti processi aziendali di routine in modo che richiedano meno sforzi manuali, o non li richiedano affatto, da parte dei dipendenti, permettendo a questi di dedicare il proprio tempo ad attività più strategiche e a valore aggiunto. L'automazione può essere abilitata dalle tecnologie di machine learning e intelligenza artificiale, che sono incorporate nel software per aiutare le funzioni principali all'interno del sistema a funzionare senza aver bisogno di molto intervento umano. I processi comunemente automatizzati in un sistema ERP includono l'evasione degli ordini, la gestione del magazzino e i processi finanziari, come la generazione di fatture, il tracciamento delle spese e la generazione di report. Sfruttando l'automazione in questi processi, le aziende possono ridurre il lavoro manuale, minimizzare gli errori umani, migliorare l'efficienza dei processi e aumentare la produttività complessiva.
8. Analytics dei dati
Molti sistemi ERP includono funzionalità di reporting e analytics di base per raccogliere e analizzare i dati sulle operations di un'azienda. Le funzioni di analytics dei dati associate più spesso ai sistemi ERP includono la generazione di report, gli strumenti di query, le dashboard e le visualizzazioni che aiutano a rendere i dati più facilmente digeribili per supportare il processo decisionale. Succede spesso che i sistemi ERP abbiamo bisogno di un software aggiuntivo che consenta analytics più estesi e sofisticati.
9. Controlli dei processi aziendali
I sistemi ERP includono controlli dei processi aziendali volti a ottimizzare e automatizzare attività e processi di routine per migliorare l'efficienza operativa, l'accuratezza dei dati, la gestione dei rischi e la compliance all'interno di un'organizzazione. Questi controlli possono includere strumenti per la definizione e la gestione dei flussi di lavoro, la creazione di processi di approvazione predefiniti e la definizione di controlli di accesso utente basati sui ruoli per una sicurezza dei dati e una compliance normativa migliori. Sebbene le funzionalità specifiche varieranno a seconda del fornitore ERP, l'inclusione dei controlli dei processi aziendali è un aspetto fondamentale dei software ERP.
10. Reporting
"Reporting" è un termine generico nel contesto dei sistemi ERP, in quanto può applicarsi a diverse funzioni, quali il reporting finanziario, il reporting operativo, il reporting esterno agli stakeholder e il reporting normativo e di compliance. Il reporting finanziario è il tipo più comunemente associato a un sistema ERP, offrendo alle aziende una panoramica delle loro performance tramite indicatori chiave. In generale, queste funzionalità di reporting aiutano le aziende a operare con maggiore trasparenza ed efficienza e a migliorare il processo decisionale in aree critiche quali vendite, magazzino, finance e produzione. Qualsiasi software che si autodefinisce come sistema ERP dovrebbe includere un qualche tipo di funzionalità di reporting.
11. Integrazioni
Le integrazioni vengono utilizzate per connettere un'applicazione software o un'origine dati a un'altra. Queste integrazioni permettono la condivisione dei dati aziendali tra i sistemi per insight più rapidi, un processo decisionale migliore, una collaborazione più agile e una maggiore coerenza dei dati senza avere bisogno di effettuare trasferimenti manuali dei dati. Un sistema ERP sfrutta le integrazioni per facilitare i processi aziendali end-to-end a livello di dipartimenti e business unit. Ad esempio, nella comune funzione ERP di procure-to-pay, le integrazioni permettono di convertire azioni come le richieste di acquisto, gli acquisti, la fatturazione e il pagamento dei fornitori in processi end-to-end che avvengono sistematicamente.
12. Database singolo
I sistemi ERP a database singolo permettono ai dati aziendali di esistere in una posizione centralizzata utilizzando un unico modello di dati comune. Con tutti i sistemi e i processi che operano sullo stesso modello di dati, i dipartimenti e le business unit dell'organizzazione possono lavorare all'interno dello stesso sistema integrato. I dati sono disponibili e accessibili ai dipendenti in tutta l'organizzazione senza che debbano fare clic su più sistemi o attendere che i dati vengano trasferiti manualmente tra le applicazioni, cosa che espone a rischi di errori umani e perdita di informazioni. Un altro vantaggio di un ERP a database singolo è che semplifica la gestione dell'infrastruttura IT, riducendo la complessità del data management, dei backup e della manutenzione del sistema.
13. Manufacturing
Andando indietro nel tempo, vediamo come i sistemi ERP sono nati con il settore manifatturiero e i suoi sistemi di pianificazione dei requisiti dei materiali degli anni '60. Queste radici sono ancora evidenti nei software ERP e nelle sue funzionalità relative alla produzione, alla pianificazione e alla gestione delle risorse ora considerate standard. I software ERP sono progettati per integrare questi tipi di processi in modo che le aziende del manufacturing comprendano come far corrispondere la produzione alla domanda e all'offerta per gestire i costi e ottimizzare allo stesso tempo i livelli di inventario. La pianificazione dei materiali, che ha lo scopo di semplificare il processo di procurement, continua a essere un elemento chiave delle capacità di produzione di un sistema ERP, consentendo alle aziende di eseguire scenari what-if per assicurarsi di avere la giusta quantità di materiali per la realizzazione dei prodotti.
14. CRM
Il termine customer relationship management (CRM) è utilizzato nel settore per i software che memorizzano i dati dei clienti, monitorano le interazioni con i clienti e i lead di vendita e gestiscono le campagne di marketing. Non è una funzionalità comune o standard di un sistema ERP e, spesso, le aziende utilizzano i sistemi ERP e CRM di provider diversi e li collegano tramite integrazione. Sfruttare le funzionalità CRM all'interno del software ERP può aiutare a migliorare l'identificazione dei lead, a rendere l'upselling più semplice ed efficace e a ridurre al minimo le spese associate al data management dei clienti. Il segreto per rendere utile un modulo CRM all'interno di un sistema ERP è consentire a entrambi i sistemi di archiviare e estrarre dati da un unico luogo, azione definita come "operare su un unico database".
15. Gestione delle vendite
Simili al CRM, le funzioni di gestione delle vendite si focalizzano sull'aiutare le aziende a gestire le relazioni con i clienti, ottimizzare i flussi di lavoro delle vendite e migliorare le performance di vendita complessive. Queste funzioni potrebbero includere funzionalità specializzate per le operations relative ai ricavi, le previsioni di vendita, la generazione di preventivi e proposte, gli analytics e la generazione di report sulle vendite e la segmentazione di aree di vendita e account. Sebbene la gestione delle vendite di base possa riguardare più un sistema CRM che un sistema ERP, tutte queste funzionalità sono progettate per migliorare i flussi di lavoro delle vendite e, in ultima analisi, favorire la crescita dei ricavi.
16. Marketing
Sta diventando sempre più comune vedere alcuni crossover tra le funzionalità dei sistemi ERP e i software di marketing standalone. Alcuni sistemi ERP offriranno strumenti di e-mail marketing di base per monitorare le campagne, inclusi parametri come copertura, engagement e tassi di conversione. È inoltre possibile includere strumenti di segmentazione dei clienti per categorizzare i clienti in base a determinati criteri, in modo da permettere attività di marketing più mirate. A seconda dell'azienda, un software di marketing specializzato può funzionare con un sistema ERP, che potrebbe essere necessario per supportare requisiti di marketing più completi e avanzati.
17. Gestione delle HR
La gestione delle human resources è una funzione tipicamente gestita all'interno di una soluzione dedicata di HR o human capital management (HCM), ma può anche essere inclusa come modulo per un sistema ERP. Le funzioni HR più comuni includono strumenti per la gestione delle informazioni sui dipendenti, l'amministrazione dei benefit, il ciclo paghe e il workforce planning. Possono essere inclusi anche programmi di formazione e sviluppo, nonché il monitoraggio di recruiting e candidati e l'onboarding dei dipendenti. Il vantaggio di avere funzionalità HR collegate a un sistema ERP è la capacità di aumentare l'efficienza nei processi HR e connettere strettamente pianificazione HR e budgeting finanziario. Il personale rappresenta il costo più elevato in molte aziende, quindi i dati HR sono un elemento chiave per la pianificazione finanziaria.
18. Supply chain e acquisti
Le funzionalità di pianificazione e acquisto della supply chain aiutano le aziende a ottimizzare e allineare il procurement, semplificando attività come la gestione degli ordini di acquisto e dei fornitori, l'esecuzione di pianificazione e previsioni della domanda e la gestione del magazzino e della logistica. Per i responsabili delle decisioni, avere funzionalità di supply chain integrate all'interno di un sistema ERP consente loro di rilevare, decidere e perseguire priorità strategiche e utilizzare le informazioni in tempo reale per prendere le decisioni più informate al momento giusto.
19. Business intelligence
Business intelligence è un termine usato da molto nel mondo dell'information technology, e in genere si riferisce agli strumenti all'interno di software (o una suite software standalone) che possono essere utilizzati per l'analisi dei dati, la visualizzazione dei dati, il reporting, la pianificazione strategica e il processo decisionale. Di base, la business intelligence è un mezzo per estrarre insight dai dati. Se integrati con un sistema ERP, gli strumenti di business intelligence possono essere utilizzati per creare report, dashboard e visualizzazioni personalizzate che aiutano le aziende a prendere decisioni più informate sulla base di dati più affidabili e aggiornati.
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Con un set di funzionalità così ampio, i sistemi ERP sono davvero una delle punte di diamante dei software aziendali. L'implementazione di un sistema ERP può migliorare significativamente l'efficienza organizzativa e fornire una piattaforma centralizzata per il data management e l'ottimizzazione dei processi, i quali possono portare grandi vantaggi alle aziende di qualsiasi settore. Tuttavia, per scegliere e implementare un sistema ERP serve un'attenta riflessione, con le esigenze specifiche dell'organizzazione che determinano quale software fa al caso suo.
Con strumenti per gestione finanziaria e project management, procurement, gestione dei rischi, enterprise performance management, compliance e analytics, Oracle Fusion Cloud ERP è ricco di funzionalità progettate appositamente per aiutare a gestire le sfide che le aziende di oggi devono affrontare. Oracle Cloud ERP è una suite ERP completa che integra completamente HCM, supply chain, vendite e marketing su un unico modello di dati comune, permettendo insight in tempo reale che aiutano le aziende con le attività e il processo decisionale più complessi. Le funzionalità di intelligenza artificiale integrate del sistema sono progettate per automatizzare i processi manuali e semplificare e ottimizzare il lavoro quotidiano, mentre le aziende possono anche scegliere di utilizzare Oracle Fusion ERP Analytics per potenziare le funzionalità di analytics già integrate nel sistema.
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Domande frequenti sulle funzionalità dell'ERP
Qual è la funzionalità più importante dell'ERP?
Determinare la singola funzionalità più importante di un sistema ERP è soggettivo, ma la capacità di eseguire su un unico modello di dati unificato e integrare i processi aziendali è una di quelle più essenziali, in quanto fornisce coerenza e precisione dei dati e consente la condivisione di questi tra diversi processi aziendali.
Cosa dovrebbe includere una soluzione ERP?
Le funzionalità incluse in una soluzione ERP variano a seconda dei fornitori, ma fra quelle principali che dovrebbero far parte di tutti i sistemi ERP ci sono strumenti per finance e contabilità, project management, procurement e gestione dei fornitori, gestione dei rischi e compliance, performance management e analytics.
Quali sono i principali vantaggi dell'ERP?
Uno dei vantaggi principali dell'enterprise resource planning è l'ottimizzazione dei processi aziendali, che può contribuire a migliorare l'efficienza operativa e la produttività, ad aumentare l'accuratezza e l'integrità dei dati e a supportare un processo decisionale basato sui dati.
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