De 10 beste ERP-modules en hun functies

1. Financieel beheer

De module voor financieel beheer vormt de basis van een ERP-systeem. Door crediteuren en debiteuren bij te houden en het grootboek te beheren, krijgt u met deze module inzicht in uw actuele financiële situatie en toekomstperspectief. Met deze module kunt u ook balansen, betalingsbewijzen en andere belangrijke financiële documenten genereren en opslaan.

Automatisering speelt een cruciale rol. Met de financiële module worden onder andere taken met betrekking tot facturering, leveranciersbetalingen, onkostenbeheer, activumbeheer en boekhouding voor joint ventures geautomatiseerd. Met geautomatiseerd kasbeheer kunt u bijvoorbeeld eenvoudiger kastransacties analyseren en cashflowprognoses verbeteren. Uw accountingteam kan de boeken sneller sluiten en soms een week of meer besparen, terwijl ze voldoen aan de strenge richtlijnen voor opbrengstenverantwoording. Automatisering van balansen levert vrijwel realtime data op zodat u een zeer nauwkeurig beeld krijgt van de financiële positie van uw bedrijf.

2. Inkoop

De inkoopmodule biedt verbeterde processen voor het aanschaffen van de producten of materialen die u nodig hebt om goederen te maken of verkopen. U kunt met deze module offerten automatiseren, volgen en analyseren en inkooporders voorbereiden en versturen. Aan de hand van een lijst met goedgekeurde leveranciers wordt de inkoop van specifieke artikelen geautomatiseerd, waardoor het proces wordt versneld, conforme uitgaven worden afgedwongen, leveranciersrelaties worden verbeterd en de winstgevendheid wordt vergroot.

Met de juiste module vereenvoudigt u bovenal het gehele inkoopproces en stroomlijnt u inkomsten en uitgaven en de manier waarop u de inkoop van directe materialen en diensten beheert. Aan de hand van realtime data die worden gebruikt bij onderhandelingen met leveranciers en contracttoewijzingen, kunt u met deze module ook manieren identificeren om uw inkoopkracht te consolideren, zodat u profiteert van de laagste kosten en tegelijkertijd onderbrekingen in de supply chain kunt beperken.

3. Risicobeheer

In een module voor risicobeheer en naleving worden kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning gebruikt om financiële controles te verbeteren. Met een dergelijke module kunnen finance-teams het weglekken van contanten voorkomen, audits afdwingen, bescherming bieden tegen nieuwe risico's en tevens uren aan handmatig werk besparen.

Met functies voor risicobeheer kunt u aan alle regels blijven voldoen door processen te automatiseren, zoals SoD-rapportage met scheiding van taken en het toekennen en beheren van gebruikerstoegang. Automatisering levert ook snellere controletransacties op zodat u snel fraude, fouten en beleidsovertredingen kunt identificeren. U kunt daarnaast ook workflows stroomlijnen voor audits en naleving van de Sarbanes-Oxley-wet (SOX), risicobeheer en planning voor bedrijfscontinuïteit.

4. Supply Chain Management

Met modules voor Supply Chain Management (SCM) kunt u bijhouden hoe voorraden en goederen zich door uw supply chain verplaatsen: van leveranciers, subleveranciers of fabrikanten naar distributeurs, retailers of de consument. U kunt vraag, aanbod, orderafhandeling en productie in uw hele bedrijf efficiënt plannen om verstoringen te voorkomen en kosten te minimaliseren. Zo zorgt u ervoor dat de juiste voorraad op het juiste moment en op de juiste plek beschikbaar is.

Met SCM-systemen kunt u bijvoorbeeld optimale voorraadniveaus en -aanvulling voor elke artikellocatie bepalen op basis van vraagprognoses. Als gevolg hiervan kunt u overtollige of ontbrekende voorraad vermijden. Door te automatiseren, bespaart u bovendien tijd en geld tijdens SCM-processen zoals orderbeheer, doordat het registreren en vereffenen van orders en klantenservice na verkoop eenvoudiger wordt.

Met een SCM-module kunt u ook de vraag voorspellen met functies zoals segmentatie en machine learning voor het beheren van de variabiliteit. Dergelijke functies leiden tot een meer veerkrachtige supply chain die bestand is tegen veranderingen op de markt en wereldwijde schokken.

5. Enterprise Performance Management

Met modules voor Enterprise Performance Management (EPM) kunt u de processen voor uw bedrijfsplan, budgetten, prognoses en rapportage van prestaties verbeteren. Als gevolg hiervan is een verbonden planning mogelijk (in plaats van een ouderwetse planning op basis van silo's) door een uniforme weergave van financiële, operationele en bedrijfstakplanning. Deze modules zijn geautomatiseerd om de rapportage van financiële resultaten te versnellen.

Door gebruik te maken van scenariomodellering, langetermijnplanning en andere functies, geven EPM-modules u een beter inzicht in de kosten en winstgevendheid en helpen ze u bij het behalen van omzetdoelen en het stroomlijnen van rekeningafstemming en belastingrapportage. Met EPM kunnen uw teams modellen en plannen maken voor belangrijke gebieden, zoals finance, HR, supply chain en verkoop.

6. Productieproces

Met een productiemodule kunt u eenvoudiger productieruns plannen en beheren voor uw bedrijf. Zo bent u ervan verzekerd dat uw fabriek over de grondstoffen beschikt om aan de vraag te voldoen, dat u op efficiënte wijze een werkvloer kunt runnen en dat de kosten laag blijven, terwijl u tegelijkertijd de kwaliteit van uw eindproducten kunt garanderen.

Dankzij deze moderne modules kunt u mixed-mode productie uitvoeren. Hierbij kunt u een combinatie van productieprocessen gebruiken, zoals discrete productie en procesproductie, in plaats van slechts één methode. Zo kunt u uw portfolio uitbreiden en nieuwe klanten aantrekken. U kunt bijvoorbeeld procesproductie gebruiken om een lijn van dranken te produceren en u kunt discrete productie, gericht op onderdelen en assemblage, gebruiken om de flessen en blikjes te maken. U kunt ook inzicht krijgen in de kosten en verschillen per fabriek, de uitvoer vergelijken met prognoses en de voorraad vergelijken met de voorspelde vraag nadat u de gemiddelde tijd voor het produceren van een artikel hebt berekend.

7. Customer Relationship Management

Met modules voor Customer Relationship Management (CRM) kunt u klanten beheren door de verkoop- en marketingprocessen te verbeteren, en dan met name de processen die betrekking hebben op verkoopleads. In deze modules worden alle data over klanten en potentiële klanten opgeslagen, inclusief alle klantinteracties, de aankoophistorie, data over aanbodsegmentatie en aanbevelingen voor gerichte cross-sell.

CRM-modules moeten onder meer functies bevatten voor contactpersonenbeheer, berichtenopslag, het volgen van verkoopkansen of leads, orderhistorie, probleemtickets, het maken van offerten en de productiviteit van verkoopmedewerkers. Het belangrijkste is dat u met behulp van de module klanten kunt volgen vanaf de eerste marketingfase en het offerte- of verkoopproces tot de uiteindelijke verkoop en doorlopende klantenservice.

Niet alle organisaties of ERP-leveranciers beschouwen CRM echter als een ERP-module. Sommige organisaties leveren alleen modules die betrekking hebben op financieel beheer en andere backoffice-activiteiten, terwijl andere organisaties een bredere aanpak kiezen en ook frontoffice-taken toevoegen, zoals het beheren van klantrelaties.

8. Human Resources

Een module voor Human Capital Management (HCM) (ook wel HRM genoemd) bevat gedetailleerde records voor alle medewerkers, waaronder prestatiebeoordelingen, functieomschrijvingen, geselecteerde vergoedingen en aanwezigheid/verlof. Net als met andere ERP-modules, worden met deze module automatiseringsfuncties toegevoegd aan jaarlijkse spreadsheets zodat er continu data worden verzameld uit het hele bedrijf. Dit leidt tot minder dubbele data en vergroot de nauwkeurigheid, wat een belangrijk voordeel is gezien de enorme hoeveelheid HR-data waarover de meeste bedrijven beschikken.

Met een HR-module worden taken geautomatiseerd, zoals het inplannen van medewerkers, werving en beloningsbeheer. Een HR-module kan eenvoudig in verschillende interne workflows worden gebruikt en zorgt door de verbinding met CRM-data voor een eenvoudigere en nauwkeurigere bepaling van bonussen voor verkopers dan met een handmatig proces.

9. Projectbeheer

Deze module biedt een verbeterd projectbeheer dankzij gedeelde visualisatietools waarmee u planningen, budgetten en resources kunt bijhouden. U kunt bijvoorbeeld meerdere projectplannen zien in één weergave, waardoor u eenvoudig resources kunt toewijzen en toewijzingen kunt wijzigen. U kunt het juiste projectteam samenstellen met behulp van zoekfilters voor rollen, vaardigheden en de locatie. Ook kunt u budgetten beter beheren door te standaardiseren hoe u de kosten in het hele bedrijf registreert. Met de geavanceerde tools voor projectbeheer kunt u bovendien de cashflow maximaliseren door klantfacturen en projectfacturering te automatiseren.

Modules voor projectbeheer worden uiteraard veel toegepast in projectintensieve sectoren, zoals de bouw en productie. Met de juiste implementatiemodules voor projectbeheer kunnen projecten op tijd worden voltooid, kunnen kosten worden bewaakt en beheerd, kunnen schattingen en kosten voor services worden verbeterd en kan het gebruik van personeel en apparatuur worden geoptimaliseerd.

10. ERP-analyse

Met een module voor ERP-analyse krijgen professionals op het gebied van finance, inkoop en projectbeheer inzicht in de factoren voor het verhogen van de winstgevendheid, het verbeteren van het gebruik van werkkapitaal en het controleren van zakelijke uitgaven.

Een ERP-analyse biedt via het grootboek inzicht in de winstgevendheid, versnelt het incassoproces en verbetert de cashflow. Ook worden betalingsprocessen verbeterd doordat financiële teams tijdige en achterstallige bedragen van leveranciersbetalingen kunnen bijhouden om de urgentie van een betaling te bepalen. Met deze module worden de bedrijfsuitgaven beheerd door het identificeren van kostenbesparingen en financiële risico's. Financiële teams kunnen bijvoorbeeld de onkosten van medewerkers nauwkeuriger bewaken dan met traditionele handmatige processen. Zo kunt u snel eventuele fraude opsporen en kan naleving van het onkostenbeleid worden gegarandeerd.