Wat is HRIS?

HRIS vs. HRMS vs. HCM - Wat zijn de verschillen?

De termen HRIS, human resources management system (HRMS) en human capital management (HCM) worden vaak door elkaar gebruikt. Er kunnen echter subtiele verschillen zijn tussen de drie, afhankelijk van de functies waarvan een bedrijf gebruik wil maken.

HRIS was oorspronkelijk een basissysteem voor de personeelsadministratie. Naarmate HR-functies complexer werden, ging HRIS processen omvatten zoals talentacquisitie, rekrutering en doorlopend beheer en verwerking van werknemersgegevens.

HRMS werd toegepast toen organisaties steeds complexere software en automatiseringen voor hun HR-functies gingen gebruiken, maar is als tool nog steeds inwisselbaar met HRIS. HRIS kan tegenwoordig salarisadministratie en urenregistratie omvatten.

HCM verwijst naar een bredere of overkoepelende oplossing, die elk aspect van de afdeling HR en personeelsbeheer afdekt. De extra functionaliteit omvat geavanceerde taken voor talentbeheer, zoals prestatiebeheer, opvolgingsplanning, beloningsplanning, strategische personeelsplanning en alle andere HR-planningactiviteiten. HCM bestrijkt het hele scala aan HR-functies, of het nu gaat om op gegevens gebaseerde, transactionele of strategische functies.

Wat is een HRIS? De twee pijlers

Een HRIS is gebaseerd op twee pijlers die de basis vormen voor het beheer van personeel en beleid om de algehele effectiviteit van de organisatie te ondersteunen.

Organisatieontwerp

Vanuit structureel perspectief omvat HRIS rollen, functies en rapportagehiërarchieën. Door de organisatiestructuur te definiëren, biedt HRIS een heldere verantwoording en baant het de weg voor operationele functionaliteit en consistentie.

Het juiste HRIS helpt u zakelijke uitdagingen aan te pakken door voor u het juiste talent te vinden. Door het consistente, geautomatiseerde beheer van acquisitie- en wervingsgegevens kan uw HRIS bijdragen aan het opbouwen van een personeelsbestand met de juiste mensen met de juiste vaardigheden, die werken in de juiste functies en onder de juiste structuur, om uw strategische doelen te bereiken.

Meer informatie over strategische personeelsplanning (pdf)

Beheer van werknemersgegevens

Vergelijkbaar met Customer Relationship Management, maar dan voor werkgevers/werknemers, het HRIS biedt een uitgebreid overzicht van elke werknemer, inclusief naam, adres, datum van indiensttreding, beloning, secundaire arbeidsvoorwaarden en nog veel meer. Met de juiste data kunt u beter contact maken met uw werknemers en hen helpen loopbaanplannen te ontwikkelen, de juiste trainingen te vinden en hun prestaties naar een hoger niveau te tillen.

HRIS biedt automatische en gestandaardiseerde functies voor registratie, rapportage en selfservice. Dit kan leiden tot nauwkeuriger en meer up-to-date informatiebeheer dat efficiënter werkt en tegelijkertijd gebruiksgemak voor werknemers biedt.

Meer informatie over talentbeheer

HRIS-eigenschappen, -functies en -gebruikers

Een typische HRIS bevat basisfuncties die ondersteuning bieden bij talentacquisitie en werving, beloning, organisatiebeheer en afwezigheidsbeheer (zoals vakantie, ziekteverlof en privéverlof). Extra functies kunnen worden toegevoegd om aan zakelijke behoeften te voldoen.

Door HR-gerelateerde taken te automatiseren en selfservicetoegang te bieden tot procedures en beleid, creëert het systeem standaardisering en consistentie in de hele organisatie terwijl de operationele efficiëntie van HR wordt vergroot en werknemers een betere ervaring wordt geboden.

Hoewel iedereen binnen het bedrijf een HRIS-gebruiker is alleen al door werknemer te zijn, zijn de voornaamste gebruikers van HRIS de HR-beheerders, salarisspecialisten, talentbeheerspecialisten en wervers. Bij een aanzienlijk deel van hun werk gebruiken deze werknemers het HRIS regelmatig.

De uitdagingen van HR-systemen

Elk bedrijf is uniek en heeft zijn eigen uitdagingen. Een HRIS moet voor deze zorgen een oplossing bieden. Hier volgen enkele van de meest voorkomende HRIS-uitdagingen.

• Gegevensbescherming en beveiliging Een van de grootste zorgen bij het beheer van een HRIS is het waarborgen van privacy en de beveiliging van werknemersgegevens. Deze systemen bevatten grote hoeveelheden gevoelige en vertrouwelijke gegevens die moeten worden beschermd. Een belangrijke HRIS-uitdaging waarmee organisaties worden geconfronteerd, is de vraag hoe ze een oplossing kunnen implementeren die zo geavanceerd is dat elke gebruiker die het systeem opent, precies de informatie kan krijgen die hij nodig heeft om een taak uit te voeren, zonder toegang te krijgen tot de informatie die hij niet mag zien.
• Voorschriften en naleving. HRIS-regels voor gegevenstoegang moeten ook overeenkomen met regelgeving. Elke organisatie moet ervoor zorgen dat zijn HRIS aan steeds veranderende regelgeving blijft voldoen. Dit is met name een uitdaging voor bedrijven die een wereldwijde aanwezigheid hebben. Bruikbaarheid en functionaliteit zijn afhankelijk van het feit dat elke gebruiker in staat is om snel en eenvoudig transacties via het systeem uit te voeren zonder de vertrouwelijkheid of de wet te schenden.
  
  Meer informatie over een alles-in-één HR-systeem dat u wereldwijd kunt implementeren
• Bedrijfsonderbreking. Voortdurende wijzigingen in HRIS-functionaliteit kunnen ook uitdagingen met zich meebrengen. In een tijdperk van voortdurende innovatie worstelen organisaties soms om gelijke tred te houden met HRIS-upgrades en -verfijningen. Ook het selecteren van het juiste HRIS voor uw bedrijf kan ingewikkeld zijn. Met zoveel beschikbare opties en functies is het belangrijk dat u een systeem kiest dat het beste aansluit bij uw bedrijfsdoelen en niet wordt afgeleid door componenten die mogelijk niet nuttig zijn.
  
  Meer informatie over een alles-in-één HR-systeem dat u wereldwijd kunt implementeren

Wat zijn de voordelen van het verplaatsen van een HRIS naar de cloud?

Het implementeren van een HRIS in de cloud heeft talloze voordelen ten opzichte van een lokale HRIS, zoals:

• Eenvoudige schaalbaarheid. In de cloud kunt u gemakkelijk op- en neerschalen wanneer de bedrijfsbehoeften veranderen. U krijgt ook meer financiële flexibiliteit en kunt de kosten beter beheren wanneer u uw activiteiten verbetert of verlaagt.
• Betere controle over operationele uitgaven versus kapitaaluitgaven. In de cloud betaalt u alleen voor wat u gebruikt en hoeft u niet in dure infrastructuur te investeren. U hebt meer operationele uitgaven dan kapitaaluitgaven.
• Snelle en eenvoudige toegang tot innovatie. Omdat ontwikkeling en implementatie zeer snel plaatsvinden in de cloud, hebt u veel sneller toegang tot upgrades en innovaties.

Belangrijke overwegingen bij het kiezen van het beste HRIS

Om aan de specifieke behoeften van uw bedrijf te voldoen, moet u uw HRIS-oplossing aanpassen. Elk bedrijf moet er echter voor zorgen dat twee belangrijke functies beschikbaar zijn bij de door hen gekozen HRIS-oplossingsaanbieder.

1. De oplossing moet alle facetten van HR-management dekken. Dit omvat werving, onboarding, training, opvolgingsplanning en een HR-helpdesk. U hebt toegang nodig tot een complete end-to-end oplossing die aan al uw behoeften voldoet, want die behoeften veranderen. Wat op dit moment goed genoeg is, is later misschien niet goed genoeg meer voor u.

2. De oplossing moet onderdeel zijn van een bredere bedrijfsoplossing die HR verbindt met het financiele team. Arbeid is een van de hoogste kostenfactoren in elke organisatie. Elke beslissing die betrekking heeft op mensen heeft een financiële implicatie. Het is essentieel dat uw bedrijf volledig inzicht heeft in zowel de mensen als de financiën – en de relatie tussen beide. Het beste HRIS is een HRIS dat nauw verbonden is met de financiën. Idealiter zal dat systeem hetzelfde platform en dezelfde technologie benutten als de financiën van het bedrijf.

De toekomst van HRIS

Naarmate geautomatiseerde technologieën geavanceerder worden, verandert de werkplek aanzienlijk. Mensen werken steeds meer samen met technologie op steeds geavanceerdere wijze. Hoewel dit veel zakelijke voordelen oplevert, brengt het het risico van dehumanisering van de werkplek met zich mee. Ironisch genoeg biedt de technologische vooruitgang op HR-gebied de mogelijkheid om HRIS te transformeren van een onpersoonlijk gegevensbeheersysteem naar een systeem dat een meer menselijke ervaring op de werkplek creëert.

Het HRIS van de toekomst zal nuttiger en intuïtiever zijn, waardoor het voor werknemers gemakkelijker wordt om hun doelstellingen eenvoudiger, sneller en met betere resultaten te bereiken. Deze systemen maken gebruik van AI en machine learning (ML) om in te schatten wat werknemers proberen te bereiken en proactief oplossingen te bieden. Van het wijzigen van een adres tot inschrijven voor de beste training. Vanuit het operationele back-endperspectief worden HRIS-innovaties beheersbaarder. De installatie van upgrades en nieuwe releases wordt gemakkelijker en afgestemd op de behoeften van de klant.

Organisaties die nieuwe en opkomende technologieën omarmen in hun HRIS zullen niet achterblijven in de transformatie van de werkplek tot een omgeving waarin technologie en mensen samenwerken om betere resultaten voor iedereen te creëren. HR vormt de kern van deze transformatie. Laat ons u helpen uw HRIS naar de cloud te verplaatsen, zodat de menselijkheid op de werkplek toeneemt en technologiegestuurde prestaties naar een hoger niveau worden getild binnen uw bedrijf.